実録!弥生会計導入体験レポート 第3回「勘定科目を設定、取引入力をいよいよ開始」

第3回「勘定科目を設定、取引入力をいよいよ開始」

前回は右脳事件株式会社の大塚さんに右脳事件の会計処理における課題を説明していただき、インストールと事業所設定まで行いました。続く今回は、弥生PAPゴールド会員で税理士・宮原裕一先生のご指導のもと、実際の会計処理を行うための入り口となる取引データの入力にチャレンジしていただきます!

取引入力より先に開始時の残高を正しく入力する

こんにちは、右脳事件の大塚です。この連載もすでに3回目を迎え、いよいよ今回から実際の取引の状況を弥生会計に入力する会計業務らしい作業に入っていきます。 今回は税理士の宮原裕一先生に直接ご指導いただいくことになりました。

大塚さん
新年度からいよいよ弥生会計で帳簿を付けていくのですが、まず何から始めたらよいでしょうか?

宮原先生

会社の帳簿をつけるというのは、すべての会社の財産を数字で表し、その動きを把握することです。 取引の入力よりも先に、まず開始時の残高を正しく入力しておくことが、会計作業を始める上で必須の準備になります。 新年度から弥生会計を新しく使い始める場合は、前期繰越残高の数字を「科目残高入力」画面から正しく入力してください。

部門やプロジェクト単位で管理するなら「部門管理」機能が便利!

弥生会計※には「部門管理」機能というものが備わっています。 通常は会社全体で交通費や食費などの費目でしか把握できませんが、この機能を使うと、 売上や経費を部門やプロジェクト単位で管理できるようになります。 部門ごとやプロジェクトごとに分けて集計することで、各部門や各プロジェクトにどれだけ経費がかかっているのか、 収益率はどれくらいかといった細かな事実を見ることができます。この機能を使うときは、取引の入力を始める前に部門を設定しておきましょう。

※「部門管理」は弥生会計プロフェッショナルまたはネットワークのみ対応しています。

青山学院大学経済学部卒業。鹿児島県出身。パソコン会計に精通した税理士。 弥生会計を使いこなすための情報サイト「弥生マイスター」は好評を博している。 著書・監修に「黒字会社はここが違う」(TAC出版)「確定申告なら、必ずトクする青色申告」(朝日新聞出版)など。

入力の基本は「いつ」「何に」「どこで」「いくら」の4つ

宮原先生

いよいよこれから実際の取引を入力していきます。まずは帳簿を使って経費の取引を入力してみましょう。

入力するのは「いつ」「何に」「どこで」「いくら」の4つです。たとえば、「品川マート」というお店で 「文房具」を「1,050円」の現金で購入したときの領収書を入力するケースで考えてみましょう。

現金で購入した取引を入力するときは「現金出納帳」を開いてください。 ここに、先ほど説明した「いつ」=日付、「何に」=事務用品費(※)、 「どこで」=品川マートで、「いくら」=1,050円(出金欄)を入力しましょう。

※文房具をどのような科目で処理するかは会社によって異なります

大塚さん

まずはこの4つの項目を入力すればいいんですね。でも、どこに何を入力すればいいのでしょうか?

宮原先生

現金出納帳には「仕訳辞書」という機能が付いているので、これを使ってみましょう。 この機能を使うと「文房具代を現金で支払った」など、わかりやすい言葉で選ぶことができます。

選んだあとに領収書と紐づけしやすいよう、「どこで」の「品川マート」を「摘要」欄に追加し、支出金額の欄に「1050」と入力しておきましょう。

このように「仕訳辞書」を使うことで、勘定科目を自動的に入力し日付や金額だけを追加・変更するといった使い方ができます。 仕訳辞書はあらかじめ登録されているものだけでなく、自分で編集することもできます。 自社にあわせた辞書を充実させていくことが、取引入力を効率化する早道です。

また、仕訳辞書をはじめ、勘定科目などには「サーチキー」を設定することもできます。 ローマ字、カナ、数字などのキーワードで登録しておくことで、途中まで入力すればすぐに任意の科目や辞書が選択できます。

「預金取引」は通帳の右左に注意

宮原先生

では次に「預金出納帳」を入力していきましょう。

預金出納帳では、まず当座預金/普通預金の種別を選択し、次に補助科目で登録している銀行を選びます。 基本的な入力方法は現金出納帳と同じです。売掛金の回収や買掛金の支払いで銀行振り込みにした場合など、使われる機会が多い帳簿です。

ここでは、売掛金の回収を例にやってみましょう。大崎商店から売掛金30万円が預金口座に入金されたケースで考えてみてください。

相手勘定科目は「売掛金」、相手補助科目に「大崎商店」、摘要に「掛代金振込(大崎商店)」、 預入金額に「300000」を入力します。もちろん、これも現金出納帳と同様に仕訳辞書を使って入力できます。

預金出納帳は、通帳をそのまま記載するようなイメージです。 そのため、振込手数料差引で入金される場合の手数料負担分など、預金に出てこない部分は別途処理する必要があります。 なお、預金出納帳と通帳は入金と出金の位置が逆になっているので入力する際には注意してください。

相手先ごとの取引をピックアップして見られる「売掛帳」「買掛帳」

大塚さん

右脳事件の売掛先は年々多くなっており、金額規模もさまざまです。 買掛先も一緒に協力して業務を行う会社さんやフリーの方も多いので、経理業務は複雑になってきています。 そういった中で、取引先ごとにお金の出入りを見たい時はどうすればよいでしょうか?

宮原先生

弥生会計の売掛帳や買掛帳では、補助科目(勘定科目を得意先・取引先ごとに細分化したもの) を選択することで相手先ごとの売掛金・買掛金のチェックができます。

複雑な仕訳は振替伝票から

大塚さん

いろいろな帳簿があるんですね。ところで、帳簿以外で入力が必要な場合もあるのでしょうか。

宮原先生

給与の振り込みや借入金の返済の入力は「振替伝票」が便利です。 振替伝票とは、たとえば総合振込のように、出金はひとつの金額でもその内訳がバラバラなものを ひとつの伝票上にまとめて入力するためのものです。弥生会計では、振替伝票を一度入力すれば、 関連する他の帳簿に自動転記されます。振替伝票にも辞書機能はあるので、あらかじめ伝票の形を登録しておいて、 それに従って入力するのが効率的でしょう。給与の支払いなど、一般的によく使われるものはあらかじめ辞書の中に定型で入っています。

部門やプロジェクト単位で管理するなら「部門管理」機能が便利!

弥生会計※には「部門管理」機能というものが備わっています。 通常は会社全体で交通費や食費などの費目でしか把握できませんが、この機能を使うと、 売上や経費を部門やプロジェクト単位で管理できるようになります。 部門ごとやプロジェクトごとに分けて集計することで、各部門や各プロジェクトにどれだけ経費がかかっているのか、 収益率はどれくらいかといった細かな事実を見ることができます。この機能を使うときは、取引の入力を始める前に部門を設定しておきましょう。

※弥生会計の画面中の金額、取引先名はサンプルです

今回は宮原先生の協力もあって、取引入力の仕方はひととおり理解できました。 宮原先生ありがとうございました。これから実際の右脳事件の取引を入力していこうと思います。どうぞ皆さま、引き続きの応援をお願いします!

(1) テンキーで000を簡単入力

電卓の一部に000キーが備わったものがありますが、弥生会計でもテンキーで同様の入力が可能です。 テンキーの上の方を見てください。「8」の上に「/」のキー、斜め線のスラッシュというキーがあります。 この「/」キーを金額欄で押すと、「000」とゼロが3つ入力できます。たとえば1万なら「1」「0」「/」です。

(2) ミニ電卓機能

ちょっとした計算をしてから入力をしたいとき。たとえば123円と456円を足した金額を入力したいときは、 金額欄で[F4]キーを押してみましょう。 電卓の画面が表示されます。そのままテンキーで「123+456」と入力して[Enter]キーを押すと、計算結果の「579」が金額欄に入ります。

資本金: 300万円
代表者: 影山二郎
創業: 2003年1月
所在地: 東京都渋谷区千駄ヶ谷2-2-7
事業概要: 映像の企画制作、およびWeb制作、ならびにイベントの企画運営
URL: http://www.unou-jikenn.com/

右脳事件は「広告の機能美」を、従来までの広告業界の枠に捕われることなく、 純粋に追求していきたいとの思いから2003年に結成されたクリエイティブユニット。 アイディアの着想からその実現に至るまでのすべてのプロセスを、映像、音楽、デザイン、 イベントといった各分野のエキスパートが自由な発想のもと、 ひとつ屋根の下で集中的に作り上げるというコンパクトな制作スタイルをとることで、 「クライアントのメッセージがダイレクトに伝わる」ピュアで力強い広告表現を追求している。

  1. Vol.1 手間のかかる経理作業からの脱却を目指せ!
  2. Vol.2 いよいよインストール、そして導入設定へ
  3. Vol.3 勘定科目を設定、取引入力をいよいよ開始
  4. Vol.4 弥生会計でできる資金繰り管理
  5. Vol.5 会社がもっと儲かる改善提案!

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