経理の流れ 日々の経理（日次・月次）

会計ソフトを導入して効率化を図ろう

商売を始めたら、日々の業務で発生した取引、お金の動きは1つ残らず記録していかなければなりません。取引の記録には、会計ソフトを使うのが効率的です。1件ごとの取引は、日付や金額、勘定科目(お金の使いみち)といった情報も一緒に記録しないといけません。この作業を仕訳と呼びます。会計ソフトに取引ごとの仕訳を登録していけば、紙の伝票は基本的に不要となります。もし紙の伝票が必要になったときは、会計ソフトから随時印刷できます。
登録した仕訳は自動集計され、必要な帳簿が自動作成されます。起業したばかりでは、経理専門の担当者を置けないことも多いでしょう。会計ソフトを利用すれば、専門的な会計知識がない人でもかんたんに取引を記録できるだけでなく、決算に必要な帳簿を作ることができます。

掛け取引の場合は請求書の発行を忘れずに

商品を現金で販売した場合は、レジ打ちをして取引の記録を残しておきます。相手にはレシート、または領収書を渡します。レジ打ちした売上データが記録されたロール紙のことをジャーナルと呼びます。ジャーナルは通常、一日ごとに出力して保存します。
代金を後で回収する掛け取引で商品を販売した場合は、請求書を発行します。販売するたびに都度請求するか、取引先と請求書発行の締日を決めて一定期間分（通常は1か月分）をまとめて請求するか、2つの方法があります。請求書の発行が遅いと事務能力を疑われてしまい、信用問題になってしまうこともあります。締日請求の際は、締日から5日以内に発行するようにしましょう。

レシートや領収書を受け取って保管しよう

業務に必要な物を買ったときは、購入したことの証明となる書類を受け取っておきます。現金で買った場合は、レシートや領収書を必ず保管しておきます。掛けで購入した場合は、取引先からの請求書などです。請求書は、翌月10日ごろまでには手元に届くように先方と調整しておきましょう。なお支払いは入金よりも遅く設定するのが基本です。

入金予定日には必ず振込の有無をチェック

掛けで商品を販売した場合は、取引先に商品を納品してから入金するまで時間がかかります。場合によっては、数か月かかる場合もあります。そのため、入金予定日は常に把握しておきます。入金された金額と請求した金額が一致しているかを確認する必要があります。

一覧表を作って支払い漏れを防ごう

掛けで購入した商品代金は、決められた日に支払います。できる限り預金口座からの振込をオススメします。預金口座を利用することで、通帳にすべての取引が記載され管理できますし、税務調査があった場合も客観的な証拠として提出可能です。さらに資金を1カ所で管理できるため、資金繰りの計画も立てやすくなります。

勤怠データは従業員に集計してもらおう

従業員がいる場合は、就業規則に従って給料の計算をします。締日にタイムカードや出勤簿を集計し、各従業員の1か月の勤務時間数を算出します。残業がある場合には、割増賃金も計算して、総支給額を決定します。総支給額から社会保険料や源泉所得税を計算して差し引き、給料日に指定の口座へ振り込みます。なお、差し引いた社会保険料や労働保険料、源泉所得税は、決められた日に社会保険事務所や税務署に支払います。

業績を試算表で確認して次の一手を考えよう

試算表は、伝票から総勘定元帳への記載ミスがないかなどを調べると同時に、勘定科目ごとの取引量とその時点の残高を把握するために作成します。試算表を作成することで、転記ミスが早期に見つかるほか、月々の業績をいち早く知ることができます。

毎月1回、将来の資金予測をしておこう

事業は、資金が足りなくなると継続できません。それを回避するために毎月、資金繰り表を作成します。売上の入金予定日、経費の支払予定日ごとにそれぞれ金額を集計し、将来の資金予測を立てましょう。もし足りなくなりそうな場合は、早めに金融機関などからの調達を検討します。資金繰り表には、金融機関への支払金額、税金の支払金額も加えて作ります。

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