規模の小さい企業において、売上に関する請求書は1件でも漏らしてしまうと、企業の存続自体に大きな影響を与える可能性があります。さらに、その入金を元にした支払い、領収書発行などはミスが信用を毀損することもあり、注意が必要です。請求管理の3つのポイントと、仕入管理について、より簡単で効果的な方法を学び、スムーズな企業運営を行いましょう。

「請求書控」で突き合わせを簡単に

1つ目は、請求書発行です。ここで必須項目となるのが、見積書、納品書、請求書の3つの数字が合っているかを確認することです。また、請求書には入金口座と入金の期限、あわせて銀行振込時には「領収書発行を省略」する旨を記載しておきましょう。現金や小切手での回収は避け、振込を依頼すると通帳を見るだけで帳簿を作成でき、一番手間がかかりません。

請求書の管理ポイント 入金されたら請求書に入金日と回収口座を記載

より簡単に請求と入金を管理する方法は、請求書発行後に請求書の控えを紙に印刷し、回収済みと未回収の請求書を分けて管理することです。また、入金があった請求書には、入金日と回収口座を記載しておくと、後で突き合わせが楽になります。

領収書束には“連番”を振って管理

現金や小切手で売上の代金を受領した場合に領収書の発行・回収が必要になります。ここでのポイントは連番を振り、書き損じても破らないようにすることです。もし、領収書を破って捨ててしまった場合は、税務調査の際に、全部の売上が計上されていることを証明できなくなりますので注意が必要です。

また、5万円以上の領収書には収入印紙が必要です。ただし、クレジットカードで販売した場合や、領収書のうち書きで消費税を区分することで税抜額が5万円未満であることがわかる場合は、収入印紙が不要になります。

【参考】領収書の書き方

支払一覧表で支払いミスをゼロに!

支払い漏れには支払い一覧表をつくるのが一番オススメです。以下のサンプルを参考に作成してみてください。どんなものに利用したか、外注費などの費目が記載できる項目を追加することで、会計ソフト入力用の資料として利用できます。

取引先 費目 請求額 相殺 手数料 振込額 前月
振込額
A社 消耗品 32,400 0 324 32,076 20,784
B社 仕入 324,000 54,000 864 269,136 149,136

ポイントは、前月との差異がチェック可能になること。さらに、振込手数料は支払時に引いて払う場合があるため、表に記載して管理するとわかりやすくなります。

松波 竜太 まつなみ りょうた
会計事務所業界に20年、税理士資格取得後独立し12年間となる。
500社以上の中小企業に関与し、特に資金繰りと銀行交渉については113社をサポート。
お客様の手元資金をサポート前の最大17倍(平均3倍)金利は1/2以下とした目からウロコの手法を、誰にでもできるよう再現性のあるセオリーにまとめ、書籍「借入は減らすな! 新しいウィンドウで開く」(あさ出版)を出版。
「決算書が読めない経営者でも銀行交渉ができる」をコンセプトに説明資料の準備から、アピールすべき点、想定される質問、さらには交渉の継続判断など具体的な「次の一手」をアドバイスし、中小企業経営者から絶大な信用を得ている。
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