弥生販売 ネットワーク 導入事例

社員全員が使うために弥生販売ネットワーク10ライセンスへアップグレード

田代珈琲株式会社(大阪府東大阪市)

トップオブトップと呼ばれる世界でも最高品質のコーヒー豆を扱い、「素晴らしい風味特性」を持ったスペシャルティコーヒーを中心に、インターネット通販で業績を着実に伸ばし、日本全国に顧客を持つ田代珈琲株式会社。業務・通販・店舗の社員全員が営業との考えから、管理部門を持たず、受注した社員が弥生販売上で稼働する連動製品のマイティ通信販売を使い、顧客対応をする体制で使い続けてきた。社員の増加にともない弥生販売ネットワークへアップグレードし、より充実した顧客サービスを実現している。

導入前の状況と問題点

業績の伸びに合わせて弥生販売をアップグレードして来たが、利用者数の増加で誰でもすぐ使える状態ではなくなっていた
導入前の状況 問題点
弥生販売を利用し続けていた
2ユーザー、5ユーザーとアップグレードしていた
弥生連動製品のマイティ通信販売を使っている
社員増加にともないライセンス数が不足していた
誰でもすぐ使える状態ではなくなっていた

問題解決のポイント

売上の大半を締めるインターネット通販の処理はマイティ通信販売だが、弥生販売は全社員が営業という経営方針の要で重要だった
焙煎機 田代珈琲は焙煎機を複数台所有している。コーヒー豆の種類と量ごとに焙煎する日を決めて、最高級のコーヒー豆をできるだけ安く提供することで人気を得ている。
田代珈琲は管理部門をおかず、社員全員が営業という経営方針のため、電話やFAXによる注文を受けた社員がどの担当であっても責任を持って弥生販売へ入力する業務フローとなっている。売上の大半を締めるインターネット通販の場合、インターネット経由での受注から商品発送までに必要な業務処理は弥生連動製品のマイティ通信販売で自動的に処理されている。しかし、顧客のデータは全て弥生販売で管理しており、過去の履歴などを参照しながら顧客それぞれにメールでの返信をしているため、弥生販売は社員全員が使える必要がある。田代珈琲では業績拡大にともなう新入社員が育ち、社員数が増えたため、弥生販売の利用待ちが発生するようになっていた。
解決すべき問題点
弥生販売のライセンス数が足りないため社員の利用待ちが発生
導入すべきシステム構成
弥生販売5ユーザーからネットワーク版へアップグレードする
マイティ通信販売の利用は継続する

導入にあたって

ライセンス数は5ユーザーから倍の10ライセンスが最適と判断
弥生販売ネットワークへのアップグレードが必要と考えていたが、導入コストの増加に対する生産性の向上がどれほど見込めるかが課題になっていた。しかし、顧客へのサービスを維持・向上させるためには早急に導入すべきとの判断を下し、マイティ通信販売のメーカーであり弥生パートナーでもある三愛ケーアールディ株式会社に相談。20名いる社員全員が必要な時に使える環境が必要だったが、8ライセンスでは少ないと考え10ライセンスに決定した。
弥生会計ネットワークのシステム
・弥生販売ネットワークは10ライセンス
・マイティ通信販売は従来通り
ネットワーク構成図

導入後の効果

必要な時に誰でもが弥生販売を使える環境が実現
店舗内 田代珈琲にはJCQAコーヒーインストラクターが5名おり、海外でラテアートの修行をするなどコーヒーに精通したスタッフがいる。
田代珈琲は15年以上前から弥生販売シリーズを使用しており、顧客データだけで5万件を超えているが、過去のデータは全て移行し、短期間でのアップグレードが実現した。受注のボリュームに大きな変化はないが、今まで以上にスピーディな顧客サービスにつながっている。また、将来の事業拡大にも備えられる体制が整った。



導入後の効果
全社員が必要な時に使える環境が実現
よりスピーディな顧客サービスが実現

担当者からのコメント

田代社長 国際品評会の審査員もつとめる田代和弘社長(左)と、インターネット通販事業を始めた田代好宏専務(右)。
焙煎機 田代専務はコーヒー鑑定士の頂点を極めた者に与えられる称号SCAA(アメリカスペシャルティコーヒー協会) 認定カップ審査員の資格を持っている。
「弥生販売シリーズは本当に長く使っています。弊社は喫茶店向けの食品全般を扱っていた時代があったのですが、バブル崩壊後は事業が縮小していました。そこで当時の社長だった父が自身で処理するために導入したのが最初です。その後、私と弟が事業を引き継ぎ、コーヒー豆の小売りや多店舗展開を始め、インターネット通販とスペシャルティコーヒーを扱うようになってから弥生販売 2ユーザー、5ユーザーを使うようになりました」。田代珈琲の田代和弘代表取締役は、事業の拡大にともなって弥生販売もアップグレードして来たと話す。インターネット通販事業を担当した田代好宏専務取締役は「当初はパソコンにもあまり詳しくなく、ホームページを作るのも初めてで大変でした。インターネット通販を始めてもすぐには軌道に乗りませんでしたが、高品質なコーヒー豆を扱うようになって徐々に売上が伸び、弥生販売5ユーザーにしたものの、処理が大変でなんとかしたいと思っていた所、弥生株式会社のサイトでマイティ通信販売の存在を知り、すぐ導入しました」と現在に至る経緯を振り返る。田代珈琲では過去に、レジデータを弥生販売へ取り込むソフトを外部委託で開発したことがあるが、OSの更新にソフトの更新が間に合わず、使わなくなってしまった経験があった。「弥生販売と連動するソフトならそういった心配はありませんし、導入後は各種の通販サイトから受注した分を全て自動で処理できましたから処理はかなり楽になりました(田代専務)」。
マイティ通信販売は受注から請求伝票の発行までおこなえ、弥生販売へ販売情報を取り込めるため、顧客毎のデータ保存も自動的に処理できている。「インターネット通販の業務処理はマイティ通信販売ですが、電話やFAXでの受注、店舗での売上は直接入力しています。両方の顧客データは弥生販売ネットワーク上で管理しています。過去の履歴が全て入っていますから、インターネット通販でも電話やFAXでの受注でも、それを見ながら同じように対応できます(田代社長)」。田代珈琲では、取扱上の注意事項はあるものの、弥生販売ネットワークに保存されているデータを全社員が閲覧できるように設定している。「全ての社員が営業という方針で、コーヒー豆を製造する担当者も、通販の担当者も、店舗の担当者も、そしてもちろん私達経営陣も全員が弥生販売ネットワークを使えるようにしています。情報はオープンにして売上の推移なども見られるようにしているのですが、社員は興味を持って色々と使っています」と導入後の状況を話す田代社長は、「10ライセンスは投資額として小さくはありませんが、弊社のようなトップオブトップの通販は他の会社があまりやっていませんから充分にペイしています」と評価している。
最後に田代社長は「長く使い続けて来た間、商品コードの振り分けがバラバラになっていて、在庫管理の機能が使えない状態になっています。現在は商品を国際的な品評会で高い評価を得たコーヒー農園の豆に絞っていますので、在庫管理はExcelでもできますからなんとかなっていますが、いずれどこかのタイミングで整理したいと思っています。顧客データの面では、継続してご購入頂いている顧客数は2万ほどですが、数年ぶりに電話で注文して来て、いつもの、と言われるお客さまもいらっしゃいますので、過去の数万にもなる履歴は消しにくいですし、大切な部分でもあります。加えて個人情報保護法もありますし、バランスをとるのは大変ですが、お客さまの満足を追究することが第一の目標ですから、そこに合わせて使って行きます」と、今後の課題と展望を話してくれた。会社の状況によって使い方を変えてきた田代珈琲を、弥生販売ネットワークはこれからも支えて行く。
企業名 田代珈琲株式会社
使用ソフト 弥生販売ネットワーク
事業内容 コーヒー豆の輸入、製造、販売
所在地 大阪府東大阪市
TEL 06-6723-3701
設立 1933年
従業員数 20名
導入時期 2011年にネットワーク版へ移行
導入支援 三愛ケーアールディ株式会社

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