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導入事例詳細
業務に影響するほど大変だった手書き処理を弥生シリーズで大幅に改善
株式会社タナカライナー (埼玉県さいたま市)
大手印刷会社の印刷物輸送を24時間体制で請負っている株式会社タナカライナー。通常の業務をおこないながら複雑な請求書作成と給与計算を手書き処理していたため、担当者の負担がかなり大きくなっていたが、弥生シリーズによる業務改善で、大幅な時間短縮と労力の軽減を実現した。
株式会社タナカライナー
使用ソフト 弥生販売、弥生給与
事業内容 運送業
所在地 埼玉県さいたま市 TEL 048-624-4521
設立 1975年 年商 約3億円 従業員数 33名
導入時期 2004年〜 導入支援 オフィスサポートK
請求と給与を手書き処理していたため時間を有効活用できなかった
「会計も給与も手書きでしたから、月末は事務所に泊まり込んで計算することもありました」と話す田中専務。弥生シリーズ導入後、労力は8割から9割も軽減しているという。
「以前は請求書も給与も全部手書きでやっていたのですが、本当に大変でした」。株式会社タナカライナーは、大手印刷会社の印刷物輸送の請負を中心におこなっている運送業だ。専務取締役の田中弘司さんは、請求書発行や給与計算の大変さを次のように語る。

「1回の輸送単価は印刷物の部数、重さ、送り先によって異なります。さらに印刷会社の工場が各地にあり、輸送先も出版物取扱会社や、別の印刷工場などさまざまで、客先の担当窓口が異なるため、それぞれに個別の請求書を作成する必要があります。その集計と請求書の作成にはかなりの時間がかかるのです。また、給与の計算も24時間体制なので、日勤、夜勤専属、交代勤務で異なりますし、4トントラックと大型でも給与体系が異なります。支払い形態も日給月給が混在していますから、手書きの頃は月の半分を事務処理に費やしている状態でした」。田中専務は営業と輸送が担当で、事務的な処理は専門でなかったこともあり、大きな負担になっていたという。

「運転日報に書かれている運送時間と荷物の重量をベースに計算しますので、請求書は間違いがないように何回も検算していましたし、給与の計算はまる2日、事務所に泊まり込んでやっていました。小さな会社ですし、人員に余裕がありませんから私がやるしかなかったのです」。しかし、このままでは営業活動にも支障が出てしまう危惧があったことから、弥生パートナーのオフィスサポートKに相談をした。
パソコン初心者でも操作が簡単な弥生シリーズの導入を決定
タナカライナーは、さいたま市にある本社のほか、大手印刷会社の工場にも出張所があり、24時間体制で印刷物輸送をおこなっている。
「実は、請求書に関しては、パソコン処理を以前に試したことがありました。しかし当時、パソコン経験がゼロの状態で、導入を決定した社長がパソコン教室に通ってみたのですが覚えきれず、私の妻も通ったのですが、結局使い始められるところまでパソコン操作を習得できませんでした」。田中専務はオフィスサポートKにこうした状況を説明し、パソコン初心者でも操作しやすい弥生シリーズの導入と、段階的な利用という提案を受けた。

「最初は給与から利用を始めました。給与は、例えば支払日が休日になる場合は前倒しで支払っているのですが、社長が現金支給にこだわっていたこともあり、手書き処理の頃は、時間的な制約が多かったのです。それを弥生給与で処理するようにし、支払いは銀行振込に変えることでかなり楽になりました」。続いて請求管理を弥生販売で処理することにしたが、細かな設定をどう反映させるかが課題だったという。

「請求も給与も、ベースになるのはドライバーの運転日報に書いてある、運んだ荷物の重量と要した時間です。そのデータを弥生販売へ入力して集計することにしました」。こうした業務改革を進めた結果、現在の処理時間は、以前と比較して8割から9割減っていると田中専務は話す。「給与は半日で終わりますし、以前は4人が徹夜して計算していた年末調整も1人が半日で済むようになりました。毎日時間をかけて計算していた請求データも楽になって、大幅に負担が減りましたね」。操作面では、当初はオフィスサポートKに電話質問をしていたが、今はほとんど電話しなくてすむようになっているという。
会計処理もパソコン化して、リアルタイムな状況判断に役立てたい
タナカライナーが扱う印刷物は数千種類にもなる。「社員は各地にある印刷工場に常駐していますし、配送計画も完全にまかされています。扱う印刷物は書籍から雑誌まで幅広いのですが、1つ1つがお客様の大切な商品ですから、誠実、正確、責任の3Sをモットーにしながら、社員全てが安全な運送を心がけています」。

印刷物の扱いにはパレットという専用の荷台を使う必要があり、トラックは設備を特別に整えなければならない。タナカライナーには、大型トラックが8台、4トントラックが8台、ライトバンが1台あるが、そのほとんどが通常の車両より多くのコストがかかる。「数年前に東京都が排ガス規制を設けましたので、業界全体がトラック自体を新しくしなければならない時期がありました。当時、新規車両を購入できず、倒産の道を選んだ同業者もいました。たまたま弊社は規制が発表される前に全ての車両を最新のものにしていましたので急な出費をせずにすみましたが、お金の管理の大切さを痛感しました」。

タナカライナーの経理処理は、現在、外注の事務員にまかせているが、現金出納帳や資金台帳などは、数ヶ月遅れでしか確認できていない。田中専務は「やはりお金の流れはリアルタイムに把握しておくべきですし、こちらも近い将来パソコン処理を導入していたいと考えています」と話してくれた。
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