やよいの顧客管理、弥生会計 導入事例

患者さんに連絡を取る顧客管理システムをやよいの顧客管理で構築

さとうたけし歯科医院(宮城県仙台市)

先端歯科治療から予防歯科まで幅広く対応し、患者さんに最適な治療を提供して信頼を得ているさとうたけし歯科医院。患者さんの再来院をうながすために利用していた歯科専用の顧客管理システムを、やよいの顧客管理による顧客管理システムに一新した。

患者さんとの連絡に使う顧客管理システムが限界だった

さとうたけし歯科医院は現在の場所で20年以上開業しており、仙台市内はもちろん遠方からも来院する患者さんがいる。

「新しい歯科専用の顧客管理システムをどうするか悩んでいるときにやよいの顧客管理の存在を知り、導入を即決しました」
さとうたけし歯科医院は、宮城県仙台市で歯科医院として長年地域医療に当たり、「しっかりと説明し、共に納得して治療する」ことをモットーに、一般の治療からインプラント、矯正歯科、美容歯科、レーザー治療、予防歯科などを行ない、高い技術と安心できる治療で患者さんからの信頼を得ている。

佐藤健院長は、現在では一般的な、患者さんに対する診療の再開時期や定期検診、予防検診の告知の重要性を早くから認識し、患者さんと定期的な連絡を取り、再来院を促すための電話連絡やハガキを送るために使う歯科専用の顧客管理システムを2000年頃に導入し活用していた。「顧客管理システムは450万円ほどかけて構築していたのですが、Windows95対応の古いシステムでした。近年はだましだまし使っている状態でしたが、開発したメーカーが倒産してしまい、使用するには限界でどうするか悩んでいました。もちろん他のパッケージソフトはありますが、歯科医院専用のものだと200万円以上していて高価だと思っていました」。

佐藤院長は宮城県歯科医師会の青色申告連合会の財務部部会の部長に就任しており、以前、弥生会計を使った歯科版の会計ソフトを開発した経験があった。「そのとき開発を担当した株式会社アイ・フィードが、2007年12月に開催した歯科版弥生会計のセミナーの講師をしていたので相談したところ、やよいの顧客管理ならできるのではないかと薦められました。私自身、弥生会計を使った経験はあるものの、やよいの顧客管理については見たことがあるという程度で、まさか顧客管理システムを構築できるとは思っていませんでした。そこで本当にやよいの顧客管理で実現できるのかの検証をその場で依頼しました」。

やよいの顧客管理による顧客管理システムはすぐに構築できた

「100人いれば100通りの治療があります。それぞれの患者さんに応じた治療を提案し、ご納得頂いたうえではじめることが重要だと考えています」と話す佐藤院長。

佐藤院長から検証を依頼されたアイ・フィードは、以前使用していた顧客管理システムの使い方や内容を確認し、やよいの顧客管理によるシステム構築が可能だと判断。すぐに導入が決定した。「以前のシステムは電話をそのままかけられましたが、やよいの顧客管理ではそれはできません。でも、電話の回数が多いわけではありませんし、連絡のほとんどはハガキですので何も問題はないと判断しました。やよいの顧客管理を使うために新しいパソコンとプリンタ、印刷用ソフトの筆まめを導入する必要がありましたが、それを含めても歯科医院専用のシステムより価格面では10分の1だったことも魅力でした。なにより、導入決定から稼動まで1週間ほどの短期間だったことが一番嬉しかったですね」。

「やよいの顧客管理は操作が簡単で、導入した当日からすぐに使い始められました」と話す歯科衛生士の高橋さん。

やよいの顧客管理による顧客管理システムで使用するデータは、患者さんの名前、住所、電話番号、年齢、生年月日、初診日などの来院履歴、担当医師名に絞られている。システム構築に要した作業は、さとうたけし歯科医院の用途に合うようなテンプレートの作成とデータ移行だけで済んだため、1週間ほどでやよいの顧客管理と筆まめによる5000名の患者さんを対象にした新しい顧客管理システムが稼動した。

さとうたけし歯科医院は、インプラントの専門医と認定医の資格を持ち、20年ほど前から取り組んでいる。治療実績は1,000件を超えており、患者さんからの信頼も高い。患者さんの中には神奈川県に住んでいる人もいるなど、仙台市だけではなく幅広い。「以前のシステムに入っていたデータに加え、別に使っている保険請求用のシステムに入っていた患者さんさんのデータも、必要な部分だけ抜き出して移行してもらいました。当院は仙台駅近くでも開業していた時期がありますので、患者さんさんの数はかなり多いのですが、これでデータとしては完璧なものになったと思っています」。

やよいの顧客管理は操作性が良く、稼動当日からすぐに使い始められた

さとうたけし歯科医院はインプラント、矯正歯科、美容歯科、レーザー治療などの先端治療に加え、できるだけ歯を長く使うための予防歯科にも積極的に取り組んでいる。

「以前の顧客管理システムは完全に使える状態ではなかったこともあって、ほとんど使ったことがありませんでしたが、使いにくいという印象が強かったです。例えば患者さんさんの管理は番号でおこなっていたのですが、ソート機能がありませんでしたので、Aさんは何番、Bさんは何番と控えておいて、その番号で検索して情報を出すという面倒なものでした。やよいの顧客管理になってからは、日常業務で使っているパソコンの操作と同じ感覚で使えていますので、わからないことはほとんどありませんでした」。やよいの顧客管理による顧客管理システムの操作を担当している歯科衛生士の高橋さんは、使い始めて半年以上経つが、やよいの顧客管理のマニュアルはほとんど読んだことがない。
「使い方がシンプルなこともありますが、画面がわかりやすいですし操作も簡単なので、使って行くうちに今まで使っていなかった機能を試す余裕も生まれました。それは付箋機能なのですが、ちょっと試してみたら患者さんの区分けに便利だったので使っています(高橋さん)」。

患者さんが再来院する時期は、治療が終わった段階で担当した医師や歯科衛生士が判断する。患者さんによって1ヶ月後、2ヶ月後、3ヶ月後、半年後とバラバラになるため、その情報は随時入力しているが、ハガキを送るタイミングは1ヶ月後の患者さんが一番多いので、その患者さんだけ付箋にチェックを入れ、一覧表を一目で見て分かるようにしている。「1ヶ月に送るハガキは50枚ほどあります。漏れがないようにすることが大切ですからこの機能は重宝しています(笑)」。

近年はパソコンや携帯電話の普及率が上がり、メールの利用も一般的になってきていることから、さとうたけし歯科医院では、やよいの顧客管理による新システムでメール送信できるようにすることを視野に入れている。「今の所、年配の患者さんはまだメールには慣れていませんし、ハガキと電話で充分対応できていますが、これだけ携帯電話が普及しているといずれ対応する必要はあると思っています。今の時代は患者さんが医師を選ぶ時代ですから、治療だけでなくサービスの質を高めることが必要です」。一番大切なのは人と人のつながりで、コミュニケーションのためのツールはできるだけ使うようにしたいと話す佐藤院長は、「その点、使いやすくて誰でもはじめられる弥生シリーズは優れていると思いますね」と評価している。
企業名 さとうたけし歯科医院
使用ソフト やよいの顧客管理、弥生会計
事業内容 歯科医院
所在地 宮城県仙台市
TEL 022-285-6444
設立 1979年
年商 -
従業員数 7名
導入時期 2008年より
導入支援 株式会社アイ・フィード

今回ご紹介した製品

今すぐご相談したいお客様

弥生製品に精通した弥生カスタマーセンターのオペレーターがお客様の状況をおうかがいしながら、お電話にてお応えします。

0570-001-841

※ナビダイヤルは東京または大阪に着信し、通話料はお客さまのご負担になります。
ナビダイヤルをご利用いただけない場合は、050-3388-1000をご利用下さい。

受付時間:9:30~12:00/13:00~17:30(土・日・祝日、および弊社休業日を除きます)