実録!弥生会計導入体験レポート 第1回「手間のかかる経理業務からの脱却を目指せ!」

第1回「手間のかかる経理業務からの脱却を目指せ!」

製品PRのための映像制作やWebの企画・制作、イベント運営などを行う右脳事件株式会社さん。これまで経理データは、Excelを使って管理してきました。しかし、何分にも使い勝手が悪い。そのため、経理専用のソフトで更なる効率化を図りたいと考えていたそうです。そんな時に出会ったのが、会計ソフトのスタンダードと言われている「弥生会計」。ということで、右脳事件さんでの弥生会計導入レポートが始まりました!

2005年4月、右脳事件に入社。前職はイベント運営会社で、会場の手配や集客などのイベントプロデュース全般を担当。右脳事件では、イベントの企画・運営のほか、広告コンテンツ全般のプロデュース業務、各種調整などを手がける。

広告制作会社の会計業務

はじめまして、右脳事件株式会社の大塚弘久と申します。

この連載では、私がこれから会社の経理業務を遂行するために、「弥生会計」を導入する過程をレビューとしてご紹介します。まさに一からの体当たり企画なので、不安は多々ありますが、皆さんの会社の参考になればうれしく思います。

では、本題に入る前に、少し私の会社の紹介をさせてください。

右脳事件の設立は2003年、今からちょうど7年前になります。主な業務は映像制作などの広告コンテンツの企画・制作で、たとえば化粧品メーカーさんが店頭やインターネットで流す広告映像などを手がけています。最近では広告の企画から実際の制作まで、制作フロー全体に関わらせて頂くようになり、イベント運営やWebサイトの制作にまで、仕事の幅が広がってきました。

今回の「弥生会計」を使った業務は私が担当させて頂きますが、実はこれまでの私のキャリアの中では経理業務の経験はありません。右脳事件はその構成人員のほとんどが制作部門の人材であり、経理業務専門の人材は社内に置いていません。そんな中、プロデューサーという肩書きで、案件ごとの予算管理を行う立場でもある私が、今回の導入体験を担当させて頂くことになりました。経理業務に関しては素人同然の私ですが、そんな私が「弥生会計」を一から導入することで、どのような変化がもたらされるのか、これから皆さんにお伝えしていこうと思います。

経理業務における2つの問題点

それでは早速、私の会社の経理業務について現状をお話しましょう。

右脳事件は設立当初、JR大塚駅近くのある会社の事務所に間借りさせてもらっていました。間借り先の会社で経理を担当していた方が、会社を立ち上げるのなら経理の面倒もみてくれるというのでお願いしたのが、右脳事件の経理業務の始まりです。

今、私が実際に担当している主な経理関連の業務は、請求書の発行や外注項目の整理です。あと各スタッフが負担した小口現金の精算などもありますね。そういう細々としたお金の面倒は私が一通り見ています。

毎月の「試算表」と「資金繰り表」は経理担当のスタッフがExcelを使って作成しています。そのファイルを弊社代表取締役の影山と私とで目を通しながら、“この分野は売上が落ちているので力を入れていこう”といったように会社の動き方を決めています。大体毎月の頭に、3か月ぐらいの売上概算を2人で確認しています。

試算表って何ですか?
決算を確定する前に作成する集計表のこと。集計方法によって、合計試算表、残高試算表、合計残高試算表という3種類に分けられます。いずれも総勘定元帳(大元の台帳)の各勘定科目(現金、預金、手形といった経理上の項目)の金額(残高や合計)が一覧で確認できます。
資金繰り表って何ですか?
その名のとおり、資金繰りの状況がわかる集計表のこと。会社が利益を上げていても、手元の資金がマイナスになった場合は倒産につながるため(黒字倒産)、資金繰り表の作成は必須だといえます。

しかし、今のやり方には大きな問題点が2つあると考えています。1つは、“データ”の問題。経理担当スタッフが作成している試算表や資金繰り表はExcelで作られていて、その使い勝手が悪いということです。

経理上の数字が管理されたそれぞれの表は、別々のファイルとなっていて、そこから新しい表を作成する際には、元のシートを見ながらデータを再度入力し直す必要があります。お客様の支払いサイトなども毎回手入力しています。さらにどこか1箇所の数字を修正する際も、その数字を参照している箇所が他にあれば、すべて手作業でデータを入力し直さなければなりません。関数を使った計算処理がされているというわけでもありません。

“もっとこうしたほうがいいのに”と思う箇所が多々あっても、こちらでは変更を加えられないため、余計に作業時間がかかってしまうことも多く、もっと簡単に効率的にできないかと感じていました。

もう1つは、“人”の問題です。今後会社がもっと大きくなっていけば、今のような個人のノウハウに依存した進め方では、経理業務の遂行に支障をきたす時がきっと来ると思います。今のうちに合理的な進め方を決めて、仕事の引き継ぎがスムーズにできる環境を作っておく必要がある、と考えていたのです。

私は経理にかかわる業務も担当していますが、会社全体の業務フローを考えれば専任で、というのはなかなか難しいのが実情です。というのも制作部門の業務として、影山が作成した演出プランに沿ってスタッフの手配をしたり、撮影日のスケジュールを調整したり、といった実務部分を私が担当しているからです。

まさにそんな時、今回の企画を紹介されました。会計ソフトのスタンダードと言われる「弥生会計」を使えるようになれば、経理業務をもっと効率化できるのではないかと期待したことが、この企画へチャレンジする始まりとなったのです。

目標は税理士さんにきちんと決算用の書類を提出できること

先にお話したように、右脳事件の仕事の幅は広がってきました。それにつれて、当然仕事の件数も、種類も、外注先も増えています。私たちは、それにきちんと応えられるような合理的な経理業務のシステムを作る必要があります。

たとえば、本来ならば入力し直す必要のないデータであるにもかかわらず、会議費、交通費、接待費という仕訳をするために別のシートを作ってコピー&ペーストしなければならない、というような現状の進め方は、やはり無駄が多いと言わざるをえません。

さらに会計ソフトを利用するメリットとして、経営に必要な数字がより見やすくなるという点もあると思っています。もちろん、今も必要な数字は把握しており、最初に見積もりを立てる時に、案件ごとにどれぐらいの利益が出るのかということもチェックしています。しかし、これをもっと簡単かつ手軽に見られるようにできればと思います。

今回のこの企画、最終目標は私自身が税理士さんにきちんと決算用の書類を提出できるようになることです。将来的に必要なら、簿記の知識もぜひ身に付けたいと思います。

次回からは、パソコンにインストールして、実際に使っていきます。皆さん、ぜひ応援してください!

資本金: 300万円
代表者: 影山二郎
創業: 2003年1月
所在地: 東京都渋谷区千駄ヶ谷2-2-7
事業概要: 映像の企画制作、およびWeb制作、ならびにイベントの企画運営
URL: http://www.unou-jikenn.com/

右脳事件は「広告の機能美」を、従来までの広告業界の枠に捕われることなく、 純粋に追求していきたいとの思いから2003年に結成されたクリエイティブユニット。 アイディアの着想からその実現に至るまでのすべてのプロセスを、映像、音楽、デザイン、 イベントといった各分野のエキスパートが自由な発想のもと、 ひとつ屋根の下で集中的に作り上げるというコンパクトな制作スタイルをとることで、 「クライアントのメッセージがダイレクトに伝わる」ピュアで力強い広告表現を追求している。

  1. Vol.1 手間のかかる経理作業からの脱却を目指せ!
  2. Vol.2 いよいよインストール、そして導入設定へ
  3. Vol.3 勘定科目を設定、取引入力をいよいよ開始
  4. Vol.4 弥生会計でできる資金繰り管理
  5. Vol.5 会社がもっと儲かる改善提案!

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