弥生会計 オンラインのデータ共有機能で
経理作業の効率化と会計事務所とのスムースなやり取りを実現

関東全域を中心に電気設備の保守メンテナンスを行う株式会社マルチテクニカ。代表取締役の福田正巳さんは、起業当初から社内のデータはすべてクラウド化することを目指していたという。現在は「弥生会計 オンライン」のデータ共有機能を活用し、会計事務所ともリアルタイムで経理情報を共有している。

クラウドで使えることが「弥生会計 オンライン」導入の決め手に

福田さんが定年退職後に、同じ会社に勤めていた同僚と2人で2017年に設立した株式会社マルチテクニカ。現在は20名の従業員を抱え、オフィスの業務用空調や家庭用燃料電池、高速道路や河川などの監視カメラシステム、通信機器など幅広い範囲で保守メンテナンス業務を行っている。

会社経営に関してはまったく知識がなかったため、起業前にコンサルタント会社にいろいろ相談をしたという福田さん。設立当初は、記帳も含めてすべての経理作業をその会社に依頼していたが、記帳のために帳票関係の資料を月に一度まとめて先方に郵送する手間や、月々のコンサルタント料金が負担に感じるようになり、数か月ほどで契約を解除。その後、会計作業を自分たちで行おうと、「経費が安いこと」「オンラインで使えること」「実績があること」といった条件で会計ソフトを探したそうだ。

「もともと会社を始めた時に、社内のデータ関係はすべてクラウド化すると決めていたんです。現在は自社サーバーにもクラウドサーバーを使っています。値段も手頃ですし、安全性も考えたら大手のクラウドを使うのが一番合理的かなと。会計ソフトも当然クラウドで使えるものを探して、いくつか試してみた中で、自分たちの条件にあっていたのが『弥生会計 オンライン』でした。起業から間もない状況では、1年間無料で使えるというのも魅力でしたね」

導入後は、まず福田さん自身が記帳を始めた。貸借対照表などについて多少の知識はあったものの、いわゆる簿記は未経験。とにかく見よう見まねで行い、わからないことが出てきたらネットで調べるなど、自力で取り組んだそうだ。1年半ほど続け、ひととおり流れを理解したところで、奥さまにバトンタッチ。奥さまも経理経験はゼロだったが、現在は記帳から内容チェック、書類整理までを担当している。

「伝票や取引の証憑が発生する度に自宅に持ち帰り、妻に入力してもらって私が確認しています。よく使うのは仕訳入力とスマート取引取込。記帳件数も月300〜400件程度と多い方ではないので、経理作業はそれほど複雑ではないですね。残高確認は、1年に一度だと間違えたところを探すのが大変なので、毎月自分で確認しています」

税理士・会計事務所とやり取りがスムースにできる「データ共有機能」

自身で「弥生会計 オンライン」を使い始めたころ、決算などはいずれ税理士に頼まなければいけないだろうと思い、税理士事務所を探していた福田さん。「弥生会計」を使っていて、できるだけ会社に近い場所という条件で見つけたのが、税理士法人グリュックだった。

「当時は税理士滝沢事務所という名前で、ちょうど弊社の近くに事務所を移してきたばかりだったんですよね。そこでいろいろお話しをして、初年度の決算前に見積書を出していただいてはいたのですが、1回くらいは自分で決算と税務申告をやってみて流れをつかんでおこうという思いもあり、初年度は自分で決算・申告まで行いました。実際にやってみるとなかなか大変で、税務署へも何度も足を運びました。そこで翌年には契約をして、それ以来、決算はグリュックさんにお願いしています」

データ共有機能に関しては、当初から「使うのが当たり前」と考えていたそうだ。税理士事務所も「弥生会計」を使っていれば、当然オンラインでつなげるに決まっているだろうと、グリュックとの契約に際してもオンラインでのデータ共有が前提にあった。そのため最初から連携もスムースで、2年目以降の決算も効率よく進められたという。
契約当初からマルチテクニカを担当している、グリュックの荒木幸子さんも、データ共有にはまったく抵抗はなかったそうだ。

「弊社は直接訪問よりも、オンラインやメール、LINEでのやり取りをしている取引先が多いので、福田さんからご相談があった時もすんなりお話しできました。現在、ほとんどの資料は電子データで頂くので、事務所も書類が少なくてスッキリしているんですよ」（荒木さん）

ただ、データ共有はしていても、オンラインで連携している取引先はまだ少ないという。荒木さんいわく、オンラインでデータを共有するメリットは「同じデータを見て、スムースに話ができること」。オンラインならば、もらったオリジナルのデータを直接修正でき、そのデータを基にやりとりできるので、古いデータの誤送信や修正とそのチェックにかかる工数も減らせる。

「例えば、ある数字について質問されたとして、その場で最新の数字が入った同じデータを共有できていれば、状況も理解しやすい。やはりオンラインでつながっていると便利ですね。やりとりが効率化されて時間に余裕ができると、『勘定科目をこう変えた方がいいですよ』とか『補助科目をもう少し細かくしてはどうでしょう』といった経理作業に対する提案もできます。それはお互いにとってメリットになります。最初の設定作業は少し必要にはなりますが、複雑なものではないですし」（荒木さん）

オンラインでデータ共有することが正しい経営判断につながる

福田さんは「税理士事務所にお願いするなら、オンラインでのデータ共有を活用した方が便利でしょう」と言う。

「データをメールでやり取りするのも悪くはないけれど、基本的によく使うデータはクラウドで共有化しておかないと、正確性と時間という点で、デメリットが大きいと思います。会計データに限らず、オンラインで共有する最大のメリットは『最新のデータを、だれもが、どこからでも確認できる』こと。それによって、会計に携わる全員が同じように判断できるし、動けるようになりますから」

福田さんがこう考えるようになったのは、会社員時代にいろいろな仕事をしている中で、最新のデータベースが共有されていないことによる弊害を多く見てきたからだという。全員が同時に最新のデータを見られる状況にないと、データを「送った」「受け取っていない」という行き違いや、送ったデータが最新ではなかった、といった無駄なやりとりが起きてしまう。

「正しいデータベースは1つだけ、それにどこからでもアクセスでき共有されていることが、事業にとっては不可欠だと思います。反対にオンラインでデータ共有をしていない状況を考えてみると、日常のやりとりが不正確になり、スピードも遅くなる。それは経営上の問題にもつながるデメリットではないでしょうか。正しい経営判断をするためにも、業務の正確さとスピード感が大切だと思います。この2つの点を実現させるために、クラウド化は重要だと思いますね」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。