東京と長野の2拠点で弥生販売ネットワークを利用し、業務を効率的に分担

全国に約2万人の会員を持つ日本絵手紙協会の推薦教材等の通信販売と、画廊や美術館の運営・企画を行なっている絵手紙株式会社。業務は東京で行なっていたが、長野県栄村へ国際絵手紙タイムカプセル館と山路智恵絵手紙美術館を新設するにあたり、倉庫機能と通信販売業務も移すことになり、東京と長野を結ぶシステムを弥生販売ネットワークで構築。以前から要望のあったコンビニ決済システムや複数台での利用も同時に実現している。

事務所概要

今やひとつの文化になりつつある「絵手紙」。その普及活動を行なう日本絵手紙協会の、推薦教材を販売する「絵手紙株式会社」は、絵や字をかくと独特の味わいが出る画仙紙はがきや、筆、硯など数多くの教材に加え、うちわや羽子板、手作りカレンダーなどの季節商品も扱っており、全国に数万人もの顧客を持つ。また、日本はもとより世界中からとどいた100万通もの絵手紙を収蔵した「国際絵手紙タイムカプセル館」や、絵手紙作家の山路智恵氏の作品を展示している美術館の運営も行なっている。さらに、2008年北京五輪にともなう文化事業として絵手紙が認可され、全国の小学校から中国に向けた絵手紙を募集するといった取り組みも進めている。

日本をはじめ、世界から届いた絵手紙を収蔵・展示している国際絵手紙タイムカプセル館（長野県栄村）。こちらで通信販売業務を行なっている。

「導入前の状況と問題点」

1拠点で他社製の販売管理ソフトを利用していたが、新拠点の開設にともない、複数拠点での利用に対応したシステムに変更する必要性が生じた。

導入前の状況	1拠点で他社製の販売管理ソフトを長年利用していた。スタンドアロンだったため、複数の利用者が同時に情報を確認できなかった。顧客の支払い方法は郵便振替のみだった。
問題点	複数拠点での利用に対応するシステムを新たに構築する必要があった。セット商品が多いのに、セット商品の登録に対応していなかった。売上データの確認などでシステムを参照するには、PCの空きを待つ必要があった。顧客からコンビニ決済に対する要望が大きかった。

「問題解決のポイント」

希望していたシステムのイメージに弥生販売ネットワークが合っていた

絵手紙株式会社は、東京本社内で8年ほど他社製の販売管理ソフトをスタンドアロンで利用していた。2007年に長野で国際絵手紙タイムカプセル館と山路智恵絵手紙美術館を開設するのにともない、それまで東京本社で行なっていた販売管理業務と倉庫機能を長野に移すことになり、販売管理システムを広域ネットワーク環境で利用できるようにする必要があった。それまで利用していた販売管理ソフトでもネットワーク化は可能だったが、絵手紙株式会社では、従来使っていた販売管理ソフトではセット商品が登録できないなど、機能面で不満があったことから複数のソフトを比較検討し、機能、操作性、価格面を総合評価し、弥生販売ネットワークの導入を決定した。また、顧客からの要望が多かったコンビニ決済システムの導入も同時に実現することにしたため、販売管理システムと連動させる必要があった。

絵手紙から生まれた作家の山路智恵氏の作品を展示している山路智恵絵手紙美術館（長野県栄村）。中国の世界遺産を描いた大きな作品も展示している。

解決すべき問題点	スタンドアロンでの利用から広域ネットワークでの利用に切り替える。複数ユーザーが同時にアクセス可能なシステムにする。コンビニ決済に対する要望が多かった。
導入すべきシステム構成	広域ネットワーク環境で使える販売管理システム。利用できる端末の数を増やす。弥生販売ネットワークとコンビニ決済システムを連動させる。

「導入にあたって」

システム構築は弥生ビジネスパートナーに依頼した

絵手紙株式会社は、ソフト選定にあたり、弥生株式会社のホームページから問い合わせをし、紹介を受けた弥生ビジネスパートナーの株式会社ディー・マネージによるデモを見て導入を決定した。ネットワークやシステム構築の知識はなかったが、実現したいシステムのイメージをディー・マネージに伝え、それをディー・マネージが形にしていった。コンビニ決済システムについては、「SMBCファイナンスコンビニ決済収納代行システム」の採用が決まっていたため、弥生販売ネットワークとの連動はディー・マネージがデータインポート用のプログラムを開発することで対応。前システムからのデータ移植もディー・マネージが行なった。広域ネットワーク環境での利用を実現するため、Citrix Presentation Server?、弥生販売ネットワーク、コンビニ収納連携ツールからなる販売管理システムが、導入決定から2ヶ月弱で実現し、すぐ利用を開始することができた。ライセンス数については、以前のシステムがスタンドアロンだったため、複数の社員が気軽に販売データを参照できず、顧客からの問い合わせに即答できないことがあったことから、複数台での利用が必要だと考え、弥生販売ネットワーク5ライセンスを導入。当面は東京本社に1台、長野に2台が必要だったことから3ライセンスでの利用をスタートした。

売上処理担当の山上奈央さん。システム構築の知識はなかったが、弥生ビジネスパートナーのディー・マネージに依頼することで、広域ネットワーク環境でのシステム構築がスムーズに実現できた。

弥生販売ネットワークのシステム	弥生販売ネットワークは3ライセンスで構成。コンビニ決済システムと連動。サーバは東京本社へ設置。

ネットワーク構成図

「導入後の効果」

東京・長野で利用する販売管理システムが実現

絵手紙教材の受注は以前からFAXや郵便、インターネットで受けていたため、販売管理業務を行なう拠点が東京から長野県の山間部にある栄村に移っても、スムーズな利用が実現している。業務フローに大きな変更はなく、利用できる端末数が増えたことから、受注から出荷までの販売・請求業務と、在庫管理、入金後の消込み作業などは栄村で一括して行ない、支払伝票の入力などは東京本社で行なう分担作業ができるようになった。東京本社は営業活動の拠点で、請求書の支払いが中心の経理業務と給与計算を行なっているが、売上データをすぐに確認できるようになった。コンビニ決済については、毎日受信している銀行からの入金データをコンビニ決済システムへ取り込み、そのデータを弥生販売ネットワークへインポートすることで、請求書の伝票番号を利用した自動消し込みが実現。顧客の利便性を向上させると同時に、効率よく業務処理ができるシステムになっている。

導入後の効果	販売管理業務の拠点を東京から長野へ移しても業務はスムーズ。利用できる端末数が増えたことで、分担作業が可能になった。顧客からの要望が多かったコンビニ決済システムを導入できた。

担当者からのコメント

絵手紙株式会社で売上処理を担当し、今回のシステム構築も担当した山上奈央さんは、長年使い続けていた販売管理ソフトからの移行について「操作に慣れていた部分よりも、求めていた機能が弥生販売ネットワークにあったことの方が選択のポイントになりました」と話す。「弊社はセット商品が多いのですが、以前使っていた販売管理ソフトはセット商品を登録できなかったので、棚卸しの際にすごく大変でした。弥生販売ネットワークは、セットとして登録できて、しかも単品で管理しておけば在庫にも反映されますので、この機能はとても魅力的でした。それと、1日の出荷数は少ないときで60件ほどあり、多いときで100件を超えますので、売上伝票（納品書）をすぐ出せて、プリントアウトできるといったレスポンスの良さもポイントになりました。比較検討した販売管理ソフトの中には通販業務に特化したものもあったのですが、高額でしたし、細かい機能がかなり多く、誰でも使いこなせるシステムという弊社の希望とはマッチしませんでした」。

販売管理ソフトの候補に弥生を入れたことについて、山上さんは「母が勤務先で弥生会計を使っていて、他の業務ソフトに比べて使いやすいと言っていたので、自分のところでも候補に入れてみようと思ったのがきっかけでした（笑）」と話す。

また山上さんは、システム構築時や利用開始当初について、特に苦労した点はなかったと話す。「システムについては、ディー・マネージにこちらの希望を伝えると、すぐに理解してもらって、何が必要になるかも教えてもらえたので、私自身は何も苦労はありませんでした。ただ、業務で使う通信回線には光ファイバー網を利用するというイメージを抱いていたのですが、こちらは山間部で、農協が運営している有線放送ADSL回線しかありませんでした。もちろん何の問題もなく利用できていますが、光ファイバー網がないとわかったときは、ちょっとショックでした（笑）。利用開始当初は、帳票レイアウターでオリジナルの帳票を作成したのですが、サーバに登録しなければいけなかったのに、それが分からなかったということもありました。でも、ディー・マネージに来てもらったり、電話で質問したりして、徐々に慣れて行きました。操作性が違いますし、初めてのネットワーク環境ですから色々あるだろうと思っていましたが、大きな問題はなかったですね」。絵手紙株式会社では、販売管理ソフトを使えるスタッフは以前から2名いたが、長野に販売管理拠点を移したことをきっかけに、操作できるスタッフの数を増やすためトレーニングを開始するなど、導入計画時に描いていたシステム利用のイメージが確実に形になっている。