『記帳代行支援サービス』で業務量を削減、補助金の申請代行にも余裕を持って対応

導入前の課題

冨岡先生の事務所では、記帳代行業務をどのような体制で行っていましたか？

担当者がそれぞれ入力していました。

1年ほど前に、他社の記帳サービスやクラウド会計ソフトを試してみましたが、当時はまだ精度が低く、レシートを見直すことも多くあり、コストのほうがかかってしまう状態でした。

そのため、積極的に使っていこうとはならず、従来どおりの手入力でこなしている状況でした。

『記帳代行支援サービス』を導入する前はどのような課題を感じていましたか？

日中はお客様からのご相談に対応しているので、入力作業はどうしても日が沈んでからになっていました。そのため、確定申告のシーズンでなくても、入力は夕方以降からという働き方が常態化していて、毎日のように残業が発生していました。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか？

ベータ期間のときに、弥生の担当の方から声をかけていただき、最初は、無料だからとりあえず試してみようという感じで使い始めました。

もともと他社サービスを使っていたので、使用感の違いについて入力担当のスタッフの意見を聞きながら、これなら事務所で進めていけるということで、導入することにしました。

導入の手順や手間

初めはどのようなお客様から導入しましたか？

ベータ期間で無料ということでもあったので、お客様ひと通りに一気に試してみました。その後、現在では、記帳代行をお受けしているお客様ほぼすべてで利用しています。

最初の印象はどのような感じでしたか？

システムの使い方やスキャンなど、スムーズにできましたか？

スキャナはScanSnapとポータブルスキャナを使っていますが、うまくスキャンする方法を見つけるまで、最初は苦労しました。

スキャナとの相性もあると思いますが、レシートは枚数が多すぎたり、長すぎたりすると詰まってしまうので、スキャンには慣れが必要です。慣れた人がスキャンしたほうがスムーズにできるので、スキャンを誰が担当するかということは、今後、所内で検討していこうと思っています。

導入後の成果

以前は残業が常態化していたというお話でしたが、『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか？

昨年の確定申告時期は、私自身もたくさん担当を持ち自ら確定申告をおこなっていましたが、今年は１、２件だけでスムーズに終わることができました。

正社員も昨年より一人減っていますが補充をしない状態で残業も減っているので、実質二人分の作業量が減ったように感じています。

今年はコロナ禍によって、助成金や補助金の申請など例年にはなかった業務が多くありましたが、弥生さんの『記帳代行支援サービス』で記帳にかける時間を削減できていたこともあり、問題なく対応することができて助かりました。

使ってみた印象と感想

成果物の品質についてはいかがでしたか？

ベータ期間から利用を開始したため、当初は、レシートから仕訳で使うべきものとは違う日付や数字を読み取っているケースもあり、戻ってきた成果物のチェック作業が多く大変でしたが、今は改善されてそのようなことはなくなりました。

現在も念のためスタッフには成果物のチェックをしてもらっていますが、上長が再チェックする必要はなくなっており、満足する品質となっています。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか？

この料金なら人件費よりも安いと思いますし、残業も減って非常に助かっています。

記帳代行の料金は変更しましたか？

ワンストップでサービスを提供することを理念としているので、そもそも顧問料と記帳代行料を別には設定していません。弥生さんのサービスを利用することで当事務所にコストは発生しますが、仕事がとても楽になっているので、プラスマイナスするとコストアップしたという感覚はありません。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入し、時間に余裕ができたということですが、今後の展望はありますか？

弥生さんのサービスを使い始めてから、当事務所の作業スピードが明らかに上がってしまったため、お客様の資料提出を待つ時間が目立つようになりました。

お客様からより早く資料を頂ければ、さらに作業が早く進むので、タイムリーに資料をお預かりするためにはどうすれば良いのか、お客様への働きかけについて社内で検討しています。

また、残業が減り余裕が出てきたことから、今年から、従業員の皆さんにはワンランク上のスキルを身につけてもらおうと、新たな取り組みを始めたところです。

例えば、今まで入力しかしていなかった人は申告書の作成ができるようになること、試算表を読めない人は読めるようになることなど、ワンランク上のやりがいある仕事に取り組んでもらおうと考えています。税理士事務所で働いている方は、いずれは申告書を作成してみたいと思っている方が多いので、前向きに取り組んでもらえているように感じています。

今後は、時間を作って、Web研修も受けてもらおうと考えています。

導入を検討している会計事務所に向けて、メッセージをお願いします。

導入するかどうか迷っている会計事務所さんには、絶対に導入をおすすめします。

手入力をされている方は、自分で入力したほうが早くて安いと思っているかもしれません。ですが世の中は、そもそも入力は仕事ではないという価値観へと変わりつつあります。お客様にとっては、記帳よりも相談に乗ってくれることのほうが大切で、丁寧に話して対応するほうが感謝されることが多いと思います。

我々も、より付加価値の高い業務に時間がかけられるように、シームレスにできるところはサービスを活用して、発想を転換して取り組んでいきたいと考えています。

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