“脱入力作業”で顧客満足度アップ
『記帳代行支援サービス』で効率化とサービス向上を両立

税理士法人総合会計事務所(埼玉県さいたま市)
左から沖山さん、後藤さん、弦間さん、大塚さん

税理士法人総合会計事務所では、記帳業務の入力には極力時間をかけず、顧問先とのコミュニケーションの時間を増やすことに注力している。『記帳代行支援サービス』も早速取り入れ、“脱入力作業”を進めている真っ最中だ。

『記帳代行支援サービス』導入の効果や、“脱入力作業”の先に何を見て経営のかじ取りをしているのかなど話を伺った。

会計データを分析し顧問先の意思決定をサポート

事務所の概要についてお聞かせください。

沖山
職員数は現在35人で、私を含めて6人の税理士がいます。顧問先数は、法人390件、個人440件ほどです。
基本的には、顧問先1件につき監査担当者1人、アシスタント1人の組み合わせで対応していますが、顧問先の規模によっては監査担当者が2~3人で対応することもあります。
医療関係や資産税、組織再編などの特殊な分野は得意な職員が担当し、後は全員がどの税目も担当できるようにしています。
極力税理士が顧問先と接することが大事だと考えており、できれば職員の3分の1を税理士などの有資格者にしたいと思っています。そのため積極的に税理士採用をしていますし、内部からも税理士を輩出するよう養成しています。

力を入れているサービスはなんですか。

沖山
経営者の相談役として深く関わっていくことです。深い関与を通じて会計・税務にとどまらず、ときには各種士業と連携しながら、経営者のあらゆる相談に対応しています。
資産税のアドバイスや申告もやりますし、M&A(合併・統合)の支援もしていますが、付加価値業務という意識にはとらわれず顧問先ニーズに応えていくことを最優先に取り組んでいます。
顧問先には表面的な月次報告で済ますのではなく、管理会計の観点から損益を示し、今後どうしていけばいいのかといった具体的な提案や分析までを行い、1歩踏み込んだアドバイスをしています。経営者の意思決定のサポートができるよう、1社1社をしっかり見ていくスタンスで関わっています。

事務所を開設した当初から、そのような姿勢を続けてきたのですか。

沖山
はい。そのため、記帳業務の入力要員をあまり増やさず、顧問先には自計化を推進し、付加価値業務を提供できる人材を採用、教育してきました。

コロナ禍で、業務の進め方や事務所の体制に変化はありましたか?

沖山
実は、昨年4月7日に緊急事態宣言が発令される前からテレワークの準備はできていました。というのも最近、女性職員の割合が増えており、産休・育休などで1度職場を離れてもすぐに戻れるように書類をデジタル化し、事務所に居なくても閲覧できる環境を作ってきました。また、IT環境も並行して整備し、クラウドストレージやチャットツールなども積極的に取り入れてきました。
そのため、コロナ禍においては早い時期から全員出勤停止にして強制的にテレワークにしましたが、支障なく業務を進めることができました。
今後は、決済業務関係もデジタル化していく予定で取り組んでいきます。
営業面では、従来は顧問先からの紹介中心でしたが、最近はネットからの問い合わせが増えてきました。

『弥生会計』と連動しているから便利な『記帳代行支援サービス』

設立当初から自計化を推進されていたとのことですが、入力代行サービスを利用するに至った経緯を教えてください。

沖山
基本的には自計化を推進していますが、顧問先が増えるにしたがって記帳代行せざるを得ないケースも増えていきました。会計事務所を変えられた顧問先、ご高齢でペーパーレス化がどうしてもできない、などです。
その結果、生産性が落ちました。そんな折、さまざまな入力代行サービスが出てきたので積極的に使おうという話になりました。入力代行サービスも決して安いわけではないのですが、弊所の場合は職員が入力するよりはコスト面で若干安くなります。採算性からも内部で処理するより外部サービスを使った方が良いということになりました。

『記帳代行支援サービス』導入のきっかけはなんですか。

沖山
弊所の顧問先は『弥生会計』の利用率が高く、『記帳代行支援サービス』なら『弥生会計』にそのままデータを取り込めるからです。
大塚
『記帳代行支援サービス』で入力されたデータは『弥生会計』を立ち上げながら、画像データ化された紙証憑と確認作業ができるなど実務的に大変便利です。

所内ではどう周知されましたか。

沖山
会議などを通じて利用推進を働きかけています。短期的には職員が入力した方が早いと感じても、長期的に見ればサービスに慣れた方が自分たちも楽になります。
弊所は他社の記帳代行サービスも使っており、『記帳代行支援サービス』と併用しています。そのため、事務所全体の入力作業は相当少なくなっています。
大塚
現在も多少職員自身で入力することもありますが、外注したものをチェックすることがメインになりました。
沖山
それが事務所のルーチンになってきているので、入力が早いことが評価される、といったことはありません。

『記帳代行支援サービス』の運用はどのように行っていますか。

大塚
顧問先から通帳のコピーを毎月郵送もしくはお持ちいただき、それをスキャナーで読み込んで画像データ化し、『記帳代行支援サービス』の証憑アップローダーに取り込んでいます。
弦間
PDFでいただく場合は、そのまま『記帳代行支援サービス』の証憑アップローダーに取り込んでいます。

読み込まれたデータの確認はどのように行っていますか。

弦間
証憑データ化サービスを利用して『スマート取引取込』で自動仕訳された仕訳を『弥生会計』へ取り込んだ後、元となる証憑画像を参照しながら仕訳を確認、修正します。『スマート取引取込』で取り込んだ仕訳には、取り込み状況に合わせて付箋が表示されますので、修正が必要かどうかは一目瞭然です。また、科目や摘要項目などは1回利用すると学習し、すべて同じように処理されるので、学習済みのものは確認しません。

『記帳代行支援サービス』を利用した効果はいかがですか。

沖山
入力で作業が滞ることもなく、スキャンして送った数日後には必ず戻ってくるので以前よりスピード感が増しました。業務が溜まって処理が追い付かないということがなくなり、作業完了までの日数を計算できるのもありがたいです。
後藤
学習機能により勘定科目を覚えてくれ、すべて同じように処理してくれることから、確認作業の負担がかなり減りました。『記帳代行支援サービス』に依頼することで記帳業務にかかっていた時間は3分の1程度になったと感じます。
引継ぎの際にも、先輩が入れたものを学習してくれているので、細かいところまで勘定科目を教える必要がなく、楽になっています。入力の仕方が人によりバラバラで、過去の仕訳検索をかけるのが難しかったのですが、統一されたことで楽になりました。顧問先には均一化された商品としてサービス提供できるので、とても良いものだなと思っています。
また未払金は支払ベースなのか発生ベースなのかを選べるのは、記帳代行サービスの中でも弥生しかなく、会計事務所のことを考えた機能で非常に助かっています。
大塚
『弥生会計』を立ち上げながら、画像データ化された領収書などの紙証憑を見られることから、テレワークのときは、資料を持ち帰らなくても確認できるため非常に便利な機能だと感じています。

顧問先の満足度アップに『記帳代行支援サービス』が不可欠

職員の間では『記帳代行支援サービス』は欠かせないものになっているようですね。

後藤
基本的に記帳代行の入力業務はしたくないですね。今では、『記帳代行支援サービス』に依頼をかけている間に別の仕事ができているので、なくてはならないサービスです。
入力作業に割く時間がなくなった分、別のことに挑戦できるようになりました。自分の幅を広げるためにも記帳入力の時間がなくなればなくなるほどありがたいです。

『記帳代行支援サービス』の利用で、付加価値業務の幅が広がれば、相対的に売上アップにつながっていくと思いますがいかがですか。

沖山
入力作業の負担が減ることで、今後は本来私どもが提供したい提案業務が増えていくと思います。結果として、顧問先の満足度が高まり、今後いただく報酬が増えていくことにも結び付いていくのではないでしょうか。『記帳代行支援サービス』を活用するようになって一番の成果は、顧客満足度アップにつながっていることだと思います。

これからは、無理に自計化を進めるよりも、自計化できていない顧問先には『記帳代行支援サービス』を使って対応していく考えでしょうか。

沖山
基本的には自計化の推進と、『スマート取引取込』の利用を呼び掛けていく方向性は従来と変わりません。ただ、今後も完全に記帳代行業務がなくなることはないと思っています。自計化を目標にしながらも、今の段階では『記帳代行支援サービス』を活用したほうが業務品質、生産性向上につながるのであれば積極的に使ってほしいという話はしています。

今後の会計事務所運営の展望はどうお考えですか。

沖山
会計事務所の付加価値は記帳でなく、会計データに基づいた経営支援にあるため、記帳については今後も省力化していきたいです。そして経営戦略会議を開くなど、顧問先支援のための時間を増やしていきたいと考えています。

税理士法人総合会計事務所

代表社員
沖山 伸広/石澤 英男
所在
埼玉県さいたま市
設立
1994年
従業員数
35人
記帳代行支援サービス利用開始時期 2020年5月(ベータ期間含む)
サービスの方針 基本的には顧問先に自計化を推進
経営者の相談役として深く関わっていくスタンス
事務所経営における方針 税理士が顧問先を直接担当する

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