弥生販売ネットワーク 、弥生会計、やよいの顧客管理 導入事例

多拠点間での利用、Web受注システムとも連携した販売システムを弥生販売NEで実現

モノ・インターナショナル株式会社 (東京都北区)

新しい花材として注目されているプリザーブドフラワーの輸入卸販売をおこなっているモノ・インターナショナル株式会社。弥生販売プロフェッショナルと弥生会計を連動させたシステムを構築していたが、ユーザー数の増加や利用拠点の分散などが原因で弥生販売の利用が限界になっていたため、弥生販売ネットワークを導入。問題を一気に解決し、より高度なシステム利用へ踏み出している。

ユーザーの増加、離れた場所での利用など販売システムの利用環境が限界 だった

モノ・インターナショナル株式会社では、花や葉などの単体「花材」と、アレンジメント商品を販売している。

「営業、商品部、本社が違うビルに分かれているので、以前は弥生販売のデータをコピーしてハンドデリバリーをするなど、色々と苦労していました」。
生花でもドライでもない、新しいカテゴリーの花材としてテレビ・雑誌でも注目されているプリザーブドフラワーの輸入卸販売を中心に、フラワーアレンジメントスクールやショールームショップを経営しているモノ・インターナショナル株式会社。1996年の創業当時から花材を中心とした輸入卸販売をおこなっていたが、プリザーブドフラワーを扱いはじめてから顧客数や売上が急激に伸び、2002年から弥生販売プロフェッショナルと弥生会計の利用をスタートしている。

「創業当初は顧客数や取扱商品数が少なかったですし、会計も決算用に数字をまとめるだけでしたから、販売管理や請求書印刷、経理もエクセルで処理していました。ところがプリザードフラワーを日本で初めて輸入販売し始めた頃から急激に顧客・商品数とも増え、これはもう無理だということで業務ソフトを使うことにしました」。商品部マネージャーの張涛(ちょう・とう)さんは、ソフトの選定にあたりOA機器を納入している業者や、量販店などでヒアリングした結果、ユーザー数が多いことと、インターフェイスのわかりやすさや操作性の良さが決め手となり弥生販売プロフェッショナルの導入を決定したと話す。

「会計とも連動させたかったので2002年に弥生販売と弥生会計を同時に導入しました。しかし業績の伸びにともなって社員数が増えたため、弥生販売を2 ユーザー、5ユーザーと拡張させていきました」。ところが業務拡大にともない弥生販売プロフェッショナルの利用者がさらに増えてしまい、5ユーザーでも充分ではない状況になってしまったという。

「営業はもちろん商品部も利用しますし、社長が売上状況を確認したくても常に誰かが使っている状態でしたので、急いで使いたい時は他の社員に使用を中断してもらうとか、自分は夜に使うとか、弥生販売のシステムを利用するのにやりくりが必要になりました。お客様あっての商売ですから、販売に使うセールスアシスタントの方を優先させる必要があります。弥生販売のシステムは弥生会計とも連動させているため、特に月末の締めの作業をするときは、もう夜中しか開いている時間がないような状態になりました」。さらにモノ・インターナショナルでは、社員数の増加にともなって本社とは別のビルにもう1つオフィスを開設したため、同じオフィス内での利用が不可能になってしまった。

独自のネットワーク構築など、さまざまな取り組みをおこなった

商品部マネージャーの張さん。弥生販売の操作を新入社員に指導することもあるが、「GUIが分かりやすく、誰でも操作できる点が良いですね」と話す。

オフィスが分かれた問題は、本社と別オフィスの場所が隣接していたため「原始的な方法ですが窓を通してLANを組みました」という対処で解決できたが、利用者同士がやりくりし合う運用は2、3年続き、限界を感じていたと張マネージャーは話す。

モノ・インターナショナルの取扱商品数は当初300アイテム弱だったが、現在は常時在庫で800アイテム、全アイテム数は2700を超えている。さらに販路は対企業のBtoBと対消費者のBtoCがあり、自社倉庫と物流や在庫の確認をする必要もある。「花の種類に加えて色やサイズがありますし、花材だけでなくアレンジメントとしても販売しています。BtoBは本社で直接管理していますが、青山と銀座にあるスクールや直営店のBtoCは日々の結果だけを本社で取込むようにし、倉庫へは電話連絡で対処していました。データの管理が煩雑でリアルタイム性にも欠けていました」。利用者の増加による運用面の問題と、システム管理の問題が徐々に大きくなっていた。

セールスマネージャーの長谷川さん。以前は、使いたいときにすぐ使える状況ではなく業務に支障が出ることもあったが「弥生販売ネットワークになってからはスムーズで、顧客サービスも向上しています」と話す。

「弊社では2005年5月から営業が利用する第二事務所を新たに開設し、拠点は全部で3カ所になりました。営業の利用頻度が一番多いですから、弥生販売の 5ユーザーとサーバはその第二事務所へ設置しました。距離が離れているため以前のようなLANを組むことができず、商品部のスタッフが作業したい場合は、データ保存したディスクを第二事務所へ持って行き、営業のパソコンを使ったり、最新データをコピーして商品部へ戻るなどハンドデリバリーで対応し、急いで数字を確認したい場合は電話で聞いていました」。

こうした状況になったため、モノ・インターナショナルではシステム変更の検討や独自のネットワーク構築にも取り組んだという。「実は、他社の販売管理パッケージへの乗換や独自システムの構築も検討しました。しかし利用者が操作に慣れていて、しかも簡単な点と、コストパフォーマンスなどの問題もあって弥生販売を使い続けることにしました。ただ、なんとか状況を改善する必要がありましたので、本社、商品部、営業の3カ所が同時に使えるようにするため、サーバを導入し3カ所をVPNで結んでみました。弥生が動作保証していないのは知っていましたが、とにかくやってみようと。でも、エラーが頻繁に出ましたし、5ユーザーなのに4台しか稼動しないなどトラブルが多くて使えなかったため、結局ハンドデリバリーの使い方を続けることになりました」。

しかし間もなく弥生販売ネットワークが発売されることを知り、すぐに導入が決定した。

弥生販売ネットワークで問題は一気に解決、より進んだシステム利用が可能になった

商品部は新商品の購入、輸入手続きから、アレンジメントフラワーの企画、在庫管理まで幅広い業務を担当している。

モノ・インターナショナルでは、2006年4月に『弥生販売 ネットワーク 06<10ライセンス>』での利用を開始した。弥生販売ネットワークの利用頻度が高い営業を統括しているセールスマネージャーの長谷川浩一さんは、以前と比較してかなり使いやすくなったと評価する。「空いている弥生販売を探したり、割り込んだりする時間のロスがなくなりました。大きな効果としては、入力しようとしてもすぐに使えないので忘れてしまい、受発注が遅れてしまうといったミスや、商品が輸入してあって出荷できるのに、受注残がどれだけあるかが解らないという状況が夜まで解決せずに、遅れてしまうといった深刻な事態がなくなったことですね。また、以前は、社長が弥生販売の売上のデータを見て、なぜこんなに少ないのかと私に電話してきても、私が弥生販売を開けず、内容や状況を確認できないといったこともありました。都合が悪いときは弥生販売のせいにしていたのですが、これはもうできなくなりました(笑)」。

営業部では、8台のパソコンで弥生販売ネットワークを利用している。データへのアクセス権限は、マネージャー、一般社員、アシスタントでコントロールしている。

また、張マネージャーは、一番の課題だったネットワーク対応が解決した以外にも、弥生販売 ネットワークになって便利になった点があると話す。「弊社には出荷センターと在庫の保管センターがあるのですが、倉庫別在庫管理ができるようになってすごく楽になりました。商品がどこにあってどこに出荷すれば良いかがすぐわかります。それと、マネージャー、一般社員、アシスタントでアクセス権限をコントロールできるため、社内情報のセキュリティの面でも安心できます」。

モノ・インターナショナルでは、BtoBのWeb受注システムを構築しており、受注データを弥生販売ネットワークへ1日3回インポートし、弥生販売ネットワークの在庫データをWeb受注システムにアップロードするなど、在庫を弥生販売ネットワークで一元管理するようにしている。「Web受注システムとの連動は、弥生ビジネスパートナーの『株式会社ビジネスポイント』に依頼したのですが、連動のポイントは、商品データと顧客データを必ず共有できるようにする点でした。こうした情報共有は顧客サービスに直結していくものですので、これからも進めていきたいと考えています。今後、地方拠点や直営店舗から、直接弥生販売ネットワークに入力できるようにしたいですね」。こうした他システムとの連携や、都度請求や入金消し込みといった機能など、弥生販売ネットワークをより使いこなすことで、今後のビジネス展開に対応させていきたいと張マネージャーは語ってくれた。
企業名 モノ・インターナショナル株式会社
使用ソフト 弥生販売ネットワーク 、弥生会計、やよいの顧客管理
事業内容 花材の輸入卸販売、フラワーアレンジメントスクール、ショップの経営
所在地 東京都北区
TEL 03-3893-0168
設立 1996年
年商 約9億円
従業員数 34名
導入時期 2002年

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