月次決算とは？業務の流れや月末処理を効率的に行う方法を解説

2023/07/13更新

この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所

事業年度末に行う年次決算とは別に、1か月ごとに行われる決算のことを、月次決算といいます。月次決算は、年次決算のように法律で義務づけられているものではなく、行うかどうかは企業の任意です。

そのため、月次決算を行う必要はないと考える方や、月次決算にともなう業務負担の増加を懸念する方もいるかもしれません。しかし、月次決算は年次決算と同じように重要なものであり、経営上もさまざまなメリットがあります。

ここでは、月次決算の目的や経営に与えるメリット、月次決算の流れや効率的に行うための方法などを解説します。

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月次決算とは1か月単位で行う決算のこと

月次決算とは、1か月単位で行う決算業務のことです。月次決算は年次決算のような法的な義務はなく、実施するかどうかは企業の自由です。

月次決算の大きな目的は、1か月ごとの財政状態や経営成績を明らかにして、経営管理に役立てることにあります。

法人決算についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

法人決算とは？法人決算の目的や必要書類、流れなどを詳しく解説

売上高や利益を具体的な数字で提示し、月ごとの状況変化や季節変動なども可視化できるため、スピーディーな経営判断が可能になるでしょう。

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月次決算の流れ

月次決算では、月末ごとに会計を締め、年次決算とほぼ同じ決算作業を行います。ここからは、月次決算の具体的な流れを見ていきましょう。

1　現金預金残高を確認する

まず、帳簿上の残高と現金預金残高が一致しているかどうかを確認します。現金は、現金出納帳の残高と、金庫にある実際の現金残高を比べましょう。また、預金は、通帳を記帳して帳簿の残高と照らし合わせます。もし差異がある場合はその原因を特定し、修正処理を行います。

2　月次の棚卸しを行う

次は在庫などの棚卸資産が帳簿と一致しているかを確認し、月末における在庫数と金額を確定します。まとめてチェックしようとすると大変なので、こまめに確認するようにしましょう。

3　仮払金・仮受金を整理する

仮払金や仮受金は、正確や金額や用途が決まっていないときに一時的に使用する勘定科目です。これらの内容が確定したかを確認し、確定している場合は、すみやかに適切な勘定科目に金額を移動させます。同時に、仮払金・仮受金の精算漏れがないかどうかもチェックしましょう。

4　経過勘定を計算する

その月に行われるべき支払いや入金が未実施だった場合は、未払費用・未収収益として経過勘定に計上します。対象科目や計上基準をあらかじめ設定しておくと、作業時間の削減につながります。

5　通年でかかる費用を計上する

通年でかかる費用を12等分し、その月の費用として計上します。通年でかかる費用には、固定資産の減価償却費や固定資産税、退職給付金、賞与、各種保険料などが挙げられます。それぞれ年間費用を見積もったうえで、12分の1の金額を計上しましょう。

6　月次試算表を作成する

その月に行われた取引や計上すべき費用が明らかになったら、月次試算表を作成します。月次試算表は年次決算書のベースとなるもので、勘定科目の貸借それぞれの合計を記した合計試算表、勘定科目の残高のみを記載した残高試算表、どちらも記載した合計残高試算表の3つがあります。

試算表についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

試算表とは？種類と見方、作り方や作成するメリットを解説

7　月次業績報告を行う

作成した月次試算表をもとに、月別予算や前年同月実績との数値の差を分析し、年間計画との差異を予測します。それらの情報から、現時点での経営成績についての報告を行いましょう。月次業績報告は、経営層が意思決定を行ううえで重要な情報になります。正確さと迅速さを心掛けることが大切です。

月次決算を効率的に行う方法

月次決算は毎月行うものであり、経営層の意思決定にも影響する重要な業務です。月次決算が遅れると経営判断の遅れにもつながるため、スピーディーかつ正確な作業が求められます。月次決算を効率良く行うには、次のような点を意識するとよいでしょう。

締め日の周知を徹底する

社内外からの必要書類の提出が遅れると、月次決算の作業全体が滞ってしまう可能性があります。そのような事態を防ぐために、各部署に締切日をあらかじめ知らせておき、経費精算書類や納品書、請求書といった必要書類が早めに集まるようにすることが大切です。同時に、取引先や仕入先に対しても締切日厳守の協力を仰ぐと、より効率良く月次決算を進められるようになります。

スケジュールを共有する

必要書類の締め日を設定すれば、その後に行うデータの取りまとめや書類作成などの具体的なスケジュールを立てられるようになります。締め日以降の毎月のスケジュールは経理業務の担当者全員で共有し、それぞれの担当業務や進捗を把握できるようにしておきましょう。また、月次決算の目的や全体のスケジュールについて社内全体にアナウンスしておくと、作業効率アップにつながります。

経費精算システムを活用する

経費精算など日々の業務を改善することも、月次決算の効率化につながります。例えば、経費精算システムの中には、スマートフォンで領収書などを撮影するだけで自動入力が可能なものや、銀行やクレジットカードの取引データを自動で取り込めるものなどがあります。

さらに、電子帳簿保存法に対応しているシステムなら、紙の領収書をスキャナ保存することも可能です。このようなシステムを活用することで、月次決算業務の効率化に加え、ペーパーレス化やテレワーク対応なども進めることができるでしょう。特にクラウド型のシステムなら、場所を選ばずアクセスできてとても便利です。

月次決算が経営に与えるメリット

月次決算を行うことで、企業にはさまざまなメリットが生まれます。代表的なメリットを以下にご紹介します。

タイムリーな戦略検討ができる

月次決算を行うと、1か月ごとの売上や費用が明確になります。それによって、年初に定めた事業計画に対して順調に進んでいるかどうかを判断でき、タイムリーな事業戦略の検討につなげることが可能になります。計画と現状に差がある場合は、原因を探り、いち早く有効な改善策を実行することもできるでしょう。もし年次決算しか行っていなかった場合は、問題の発見が遅れ、軌道修正が困難になってしまう可能性があります。

年次決算の負担が減る

月次決算は、事業年度末に行う年次決算の負担軽減にもつながります。年次決算は、1年間の会社の利益や負債、資産運用など、すべてのお金の流れを明らかにする重要な業務です。1年間の書類や帳簿などを整理したうえで、期限までに決算書類を作成して確定申告を行わなければならず、経理担当者には多大な負担がかかります。

しかし、月次決算を行っていれば、年次決算で行うべき作業を毎月少しずつ進めていることになり、担当者の負担が大幅に軽減されます。毎月書類や帳簿を整理するため、年次決算を行う際に、必要書類が足りないということや、過去の取引の正確な情報がわからないというような事態も避けられるでしょう。年次決算のタイミングで行うべき作業が減り、慌てて処理する必要がなくなるため、ミスや漏れの防止にもつながるはずです。

月次決算を行う上での注意点

月次決算を行う上で、いくつか注意すべき点があります。月次決算を行う際には注意点についても把握したうえで、適切な対策をとるようにしましょう。

混乱やトラブルが起きる

月次決算をスムースに行うためには、複数の部署・部門との連携が必要不可欠です。しかし、導入当初は締め日の周知などに時間がかかり、社内で混乱やトラブルが発生する可能性があります。月次決算の重要性やメリットを社内で共有したり、書類の提出期日をある程度余裕を持って設定したりするなど、混乱やトラブルが生じにくい対策を考えておきましょう。

業務負担が大きくなる

月次決算は毎月繰り返し行われるものなので、担当者の業務負担が大きくなる可能性があります。月次決算を導入する前に役割分担や業務フローを決めておくなど、できるだけ効率良く進められるような仕組みづくりを心掛けることが大切です。

さらに、会計ソフトを活用することで、業務負担を大幅に軽減できます。月次決算に欠かせない帳簿つけも、会計ソフトを使えば自動化が可能です。月次決算を取り入れる際には、併せて会計ソフトの導入も検討するとよいでしょう。

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月次決算を活用して企業の業績向上へつなげよう

月次決算は各企業が任意で行うものであり、年次決算のような法的な義務はありません。しかし、月次決算を行うと、会社の現状をタイムリーに把握し、スピーディーな経営判断につなげることが可能になります。

また、月次決算で帳簿の整理を行うことで、年次決算の業務負担を軽減できるといったメリットもあります。月次決算の導入による経理担当者の負担増を心配する方もいるかもしれませんが、社内の連携やスケジュールの共有などを工夫することでスムースに進めることが可能です。

さらに、会計ソフトを利用すれば、帳簿づけにかかる時間や手間を大幅に軽減でき、ミスの予防にもつながります。経営上もメリットの多い月次決算を活用して、迅速な戦略検討と企業の業績向上を目指しましょう。

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この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所

四谷と国分寺にオフィスのある税理士法人。税理士、社会保険労務士、行政書士等が在籍し確定申告の様々なご相談に対応可能。開業、法人設立の実績多数。
「知りたい！」を最優先に、一緒に問題点を紐解き未来に向けた会計をご提案。