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スキャナ保存制度とは

個人事業主や中小企業でも利用できるスキャナ保存制度とは

スキャナ保存制度とは、日々の取引で発生する契約書や領収書といった紙の書類を「事前に所轄税務署長の承認があれば電子データに変換して保存してもいいですよ」というもので、電子帳簿保存法※1に規定されている国税関係書類の保存方法の1つです。スキャナで読み取ってデジタル化したデータを一定の要件に従って保存していれば、紙の書類は処分することができます。

スキャナ保存制度自体は2005年からありますが、これまでは要件が厳しく、ほとんどの企業で利用されていませんでした。しかし、2015年、2016年と2年連続で法令改正が実施されたことにより要件が大幅に緩和され、使いやすい制度へと変化しています。

「導入コストがかかりそう」「大企業が利用する制度なのでは」と思うかもしれませんが、2016年度税制改正で新たに制度化された「小規模企業者の特例」より、小規模企業者※2に限って通常3名必要なところ、税理士※3のほかもう1名がいればスキャナ保存制度を利用することができるようになり、個人事業主や中小企業でも十分に活用ができる制度に変わっています。
また、ルールに従って電子データを準備し、適正な管理を行わなければなりませんが、書類の保管コストが不要になります。たとえば、紙では7年間の保存義務がある領収書※4は、電子データに変換した後、そのデータが適正かどうかのチェック、タイムスタンプ※5を付与するなど一定の要件を満たすことで廃棄※6することができます。
いったん電子データにしてしまえば、領収書や証憑を様々な条件でかんたんに検索できたりするなど、コスト削減や業務効率化にもつながる制度なのです。

2015年の税制改正で変わったのはおもに以下の2点です。

  • 3万円以上の契約書や領収書もスキャナ保存可能に
  • 電子署名の付与が不要に

2016年の税制改正で変わったものはおもに以下の2点です。

  • スキャナの要件が緩和され、スマホやデジカメもOKに
  • スキャナ保存制度対応の最低人数が、3人から2人(税務代理人含む)に ※2、※3、※5
  • ※1
    税法で規定されている帳簿書類の保存方法の特例法。税法では帳簿書類は紙での保存が義務付けされているが、事前の承認により電磁的記録で保存が容認される。
  • ※2
    小規模企業者(おおむね常時使用する従業員の数が20人(商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、5人)以下の事業者)が対象
  • ※3
    税理士は、定期検査を行う必要がある
  • ※4
    法人の欠損金が生じた事業年度は、帳簿書類の保存期間が9年間(2017年(平成29年)4月1日以降開始する事業年度において生じた欠損金は10年間)
  • ※5
    受領者がレシート等を読み取る場合、レシート等に受領者が署名の上、タイムスタンプは特に速やかに(3日以内に)付与する必要あり
  • ※6
    適正に入力処理がされているかの定期検査を経た後に廃棄可能

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