マイナンバー取得・保管セット(20人用)一覧

「個人番号台帳兼届出書」の特徴

個人番号台帳を兼ねる取得用紙

個人番号台帳兼届出書とは、マイナンバーの取得を従業員個人別に、世帯単位で取得することのできる帳票です。
取得後はそのまま台帳として管理・保管することができます。

特徴1個人別・世帯単位の様式設計

特徴1 個人別・世帯単位の様式設計

マイナンバーの取得やその後の管理が効率的に行えるよう、従業員ごと、世帯単位の様式設計になっています。
最上段に従業員本人記入欄、その下に国民年金第3号被保険者欄、最後に8名連記の扶養親族欄を設けています。

特徴2切り離せる「個人番号」記入欄

特徴2 切り離せる「個人番号」記入欄

マイナンバーは番号法で限定的に明記された事務を処理する必要がある場合のみ、保管が許されますが、それらの事務を処理する必要がなくなった場合には速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
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扶養親族でなくなった場合等、扶養親族のマイナンバーを処理する必要がなくなった場合に、ミシン目で該当者のマイナンバー部分を切り離すことができますので、台帳そのものを廃棄せずに該当者だけのマイナンバーのみ廃棄することができます。

特徴3委任状を兼ねる「第三号被保険者」欄

特徴3 委任状を兼ねる「第三号被保険者」欄

国民年金第3号被保険者の届出では、第3号被保険者が事業主に対して届出を行う必要がありますが、実務上は従業員本人を経由して取得することになることが多いと思います。
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この代理の関係については、扶養親族欄とは別に第3号被保険者の欄を設け、「個人番号の提供に関する事務について、本人に委任します」との文言を明記し、個人番号の提供を本人に委任する委任状を兼ねる形で住所、氏名、押印の項目を設けるとともに、代理人である本人欄にも住所欄を設け、番号法の求める委任状の様式要件を満たしています。

特徴4取得日等の履歴が取れる「会社記入欄」

特徴4 取得日等の履歴が取れる「会社記入欄」

この届出書では会社担当者が本紙を用いてマイナンバーを取得した「取得年月日」のほか、本人確認を行った書類名、責任者、取扱者が確認を行ったことの証としての押印欄を設けています。後々のリスク管理に役立ちます。

特徴5利用目的の特定・明示

特徴5 利用目的の特定・明示

番号法に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりませんが、この帳票はその利用目的の特定・明示文書を裏面にあらかじめ印刷し、その機能を兼ねています。
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利用目的の特定部分である取扱事務一覧は現段階で想定できる事務を記載しています。この一覧に記載のない事務で利用しなければならない場合が生じたときには、別途利用目的の変更の事務が必要です。

【注】平成28年4月1日に「所得税法施行規則の一部を改正する省令」が施行され、平成28年4月1日以降にマイナンバーの記載を要しない書類の一覧が公表されました。
「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の配偶者特別控除申告書」には、マイナンバーの記載を必要としない事になりましたが、弥生の「マイナンバー取得・保管セット(20人用)」の【取扱事務一覧】としては『保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書』で取扱うことを記載しています。 従業員にマイナンバーの使用用途を伝える際は、『保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書』にマイナンバーを使用しない事を必要に応じて口頭や別紙などを利用してお伝えのうえご利用ください。

別紙:従業員配付用【個人番号利用目的について】

特徴6裏面に、ひと目でわかる本人確認書類のチェック一覧を印刷

特徴6 裏面に、ひと目でわかる本人確認書類のチェック一覧を印刷

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要ですが、自身に必要な本人確認書類が複数のパターンあるので迷ってしまうケースも考えられます。このチェック一覧を見れば必要な書類がひと目でわかるようになっています。

「個人番号取得用封筒」の特徴

ひと目でわかる「重要書類」専用封筒

このマイナンバー専用の封筒の表面には朱書きで、「重要書類在中」の文字を記載し、内容物の重要性を簡単に視認できるように工夫されています。

特徴1厚手の紙の内面に地紋を印刷

特徴1 厚手の紙の内面に地紋を印刷

封入書類が透けないよう、色をグレー、紙を厚手にしたうえで、さらに封筒内面には地紋印刷を施し、大切な特定個人情報を守ります。

特徴2誤配時の開封リスクを防ぐ専用封筒

特徴2 誤配時の開封リスクを防ぐ専用封筒

誤配等の事故の際にも、関係者以外が誤って開封することのないよう、裏面に「担当者以外開封厳禁」の朱書きや心当たりのない場合には「受取人」又は「差出人」まで連絡をもらう旨の注意喚起文を印刷しています。

「個人番号台帳保管パック」の特徴

従業員の個人番号と
本人確認書類等を世帯単位で保管

個人番号台帳兼届出書と本人確認書類等を世帯単位で保管・管理ができる専用封筒です。

特徴1関係書類も一括「保管」。法の求める履歴(ログ)管理にも使える履歴管理表付

特徴1 関係書類も一括「保管」。法の求める履歴(ログ)管理にも使える履歴管理表付

個人番号台帳兼届出書はもちろん、本人確認書類のコピー等の関係書類をすべてまるごと、この保管パックに入れて一括管理できます。切り込み窓の位置は届出書にピッタリ一致。
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また、紙でのアナログ管理を行う場合にも、特定個人情報ガイドラインでも示されているとおり、特定個人情報の取扱状況のわかる記録を作成し保存する必要がありますが、この封筒型の保管パックの表、裏面には保管されている個人番号に関する取扱履歴を記載できる管理表を設けてあります。

「個人番号台帳保管バインダー」の特徴

長期保管に適した「マイナンバー」保管用バインダー

長期保管に適した「マイナンバー」
保管用バインダー

関係書類を封入した従業員人数分の前記個人番号台帳保管パックを綴りこむための専用バインダーです。
このバインダーはいわば書類ベースの「特定個人情報ファイル」にあたるものですので、そのまま金庫等で保管し、管理者を特定し、物理的安全管理措置が施された方法で管理することで、簡単でわかりやすく、かつ安全なマイナンバーの管理が可能です。

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