記帳業務の自動化で生産性・業務品質の向上が図れる理由

ペンデル税理士法人
左から早川 広毅さん、代表社員 戸島 潤吏さん、赤松 陽平 さん

多くの会計事務所が抱える業務効率化上の課題は、自計化を図れない顧問先の記帳業務をいかに効率良く行うかだ。ペンデル税理士法人(東京都新宿区)でも、かねてより記帳代行業務の効率化に取り組んでいるが、昨年からは弥生の『記帳代行支援サービス』を利用することで、さらなる効率化を進め始めたと言う。

そこで、どのように同支援サービスを事務所内で運用しているのか、運用に際して注意していること、現在課題になっていることなど話を伺った。

記帳代行業務の改善で生産性と品質の向上を実現

事務所経営の課題として、業務効率化と生産性向上が挙げられますが、自計化できない場合はどうしていますか。

戸島
当事務所では、10年以上前から「製販分離」を進めるため、業務サポート室という部署を設け、パート職員が入力作業に対応してきました。担当する職員の入力作業の手間を少しでも和らげるためです。入力作業に充てるはずの時間を顧問先業務に専念できるため、顧問先に寄り添ったサービス提供に力を入れられるようになりました。
今業界の中では、領収書やレシートなどの紙証憑をPDFで送ると、入力データとして返してくれるサービスがあります。当事務所でもより一層の効率化を図るため昨年より弥生の『記帳代行支援サービス』を導入しました。『記帳代行支援サービス』は、『弥生会計』とデータ連携しているので、戻ってきたデータの仕訳作業の手間がかからず、会計上でデータ化された証憑と照らし合わせての確認もスムーズにできます。
早川
当事務所では記帳代行業務の入力作業は、勤務状況によって複数のパート職員が一つの案件に関与することがあり、経験などによって処理にばらつきが出ることがありました。それが、『記帳代行支援サービス』や『スマート取引取込』などを活用することで改善されたと思っています。

職員に『記帳代行支援サービス』のメリットを伝え積極活用

事務所での運用で重要になるのが、職員が利用してくれるかです。職員にどのように説明し、理解してもらいましたか。

早川

職員にとってもメリットがあるということを伝えました。例えば、

  • 銀行通帳を取り込んだ場合、残高が必ず一致している
  • 通帳などの「摘要」も取り込めるため入力する必要はない
  • 『弥生会計』と連動しており、弥生の記帳代行に依頼した仕訳は1回取り込めば学習するため、2回目以降の確認、修正の手間が大幅に軽減できる

などです。

運用面で、これまでの業務を見直したところはありますか。

戸島
特にありません。製販分離を進めた段階で、担当者が記帳業務をパート職員に依頼するにあたり、企業の特性や入力ルールをマニュアル化していたので、『記帳代行支援サービス』の運用でもその流れを活かしています。ただ、紙証憑のスキャニングは事務所の複合機で行っていたのですが、大量だったため専用のスキャナを導入しました。

『記帳代行支援サービス』を運用するにあたって顧問先にお願いしていることはありますか。

赤松
以前から領収書などは郵送してもらうか、訪問時に専用の回収ファイルで回収し記帳してきたので、顧問先の作業が変わることはほとんどありません。
早川
お願いしていることは、領収書の但し書きは裏面でなく表に書いてもらうことぐらいですね。

どのような顧問先が利用対象ですか? 

早川
毎月記帳代行が必要な顧問先が挙げられます。当事務所には、税務部と医療部の2部門があり、毎月記帳代行が必要な医療部では利用が進んでいます。一方、記帳が数か月に1回程度の顧問先もいる税務部では、まとめて数か月分で利用している顧問先もあります。また、ExcelやCSVのデータではなく、紙やPDFで資料を回収している顧問先は、利用対象となってきます。
赤松
利用に関しては担当者に一任していますが、メリットを理解してもらいどんどん使用してもらうよう推奨はしています。

『記帳代行支援サービス』と『スマート取引取込』を使い分け

『スマート取引取込』も利用されていますが、『記帳代行支援サービス』との使い分けについて教えてください。

早川
どういう資料を使い、どういう処理をしているかを担当者が顧問先へヒアリングして、CSVファイルやExcelデータで回収できれば、『記帳代行支援サービス』ではなく『スマート取引取込』を利用するようにしています。

『記帳代行支援サービス』を利用した場合の、戻ってきた取引データのチェック体制など教えてください。

早川
記帳代行で入力された内容は、チェックリストに沿ってパート職員に残高や損益に異常値がないかチェックしてもらい、担当者に引き継ぎます。最後に担当者が、顧問先に提供できる資料になっているかをチェックし、修正点などあればパート職員へフィードバックするようにしています。

『記帳代行支援サービス』を使って便利だなと思った機能などありますか。

早川
『記帳代行支援サービス』で入力されたデータは、確認作業が効率的にできるようになっています。例えば、重複の可能性がある、日付が漏れているなど、確認が必要な仕訳に付箋が付いた状態で『弥生会計』に取り込まれ、重点的にチェックができるようになっています。業務品質の向上が図れるため、付箋機能が便利なことを職員には伝えています。それと、PDF化した紙証憑については、『弥生会計』を立ち上げながら、証憑ビューアーを開くことができるため、仕訳の確認作業などが効率的にでき、職員からはよく使っている機能だと聞きます。

導入して業務が効率化された実感はありますか。

早川
今まではパート職員によって摘要や科目の入力がバラバラだったのが、導入後はほぼ1回で学習し、すべて同じように処理されるようになったので、確認する負担はかなり減っています。記帳工数と確認作業を含めおおよそ3割ぐらい負担は減ったと体感しています。

『記帳代行支援サービス』の有効活用にあたり、今年取り組みたいことはありますか。

早川
フローチャートを作って、この場合は『記帳代行支援サービス』を利用する、この場合は『スマート取引取込』を利用するという基準を浸透させていくことですね。さらに顧問先からの資料回収方法を統一していくことです。

ペンデル税理士法人

代表社員
戸島 潤吏
所在
東京都新宿区
設立
2007年1月
従業員数
40人

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