記帳業務の自動化で生産性・業務品質の向上が図れる理由

ペンデル税理士法人
左から早川広毅さん、代表社員戸島潤吏さん、赤松陽平さん

多くの会計事務所が抱える業務効率化上の課題は、自計化を図れない顧問先の記帳業務をいかに効率良く行うかだ。ペンデル税理士法人（東京都新宿区）でも、かねてより記帳代行業務の効率化に取り組んでいるが、昨年からは弥生の『記帳代行支援サービス』を利用することで、さらなる効率化を進め始めたと言う。

そこで、どのように同支援サービスを事務所内で運用しているのか、運用に際して注意していること、現在課題になっていることなど話を伺った。

記帳代行業務の改善で生産性と品質の向上を実現

戸島: 当事務所では、10年以上前から「製販分離」を進めるため、業務サポート室という部署を設け、パート職員が入力作業に対応してきました。担当する職員の入力作業の手間を少しでも和らげるためです。入力作業に充てるはずの時間を顧問先業務に専念できるため、顧問先に寄り添ったサービス提供に力を入れられるようになりました。
今業界の中では、領収書やレシートなどの紙証憑をＰＤＦで送ると、入力データとして返してくれるサービスがあります。当事務所でもより一層の効率化を図るため昨年より弥生の『記帳代行支援サービス』を導入しました。『記帳代行支援サービス』は、『弥生会計』とデータ連携しているので、戻ってきたデータの仕訳作業の手間がかからず、会計上でデータ化された証憑と照らし合わせての確認もスムーズにできます。
早川: 当事務所では記帳代行業務の入力作業は、勤務状況によって複数のパート職員が一つの案件に関与することがあり、経験などによって処理にばらつきが出ることがありました。それが、『記帳代行支援サービス』や『スマート取引取込』などを活用することで改善されたと思っています。

早川

職員にとってもメリットがあるということを伝えました。例えば、

などです。

戸島: 特にありません。製販分離を進めた段階で、担当者が記帳業務をパート職員に依頼するにあたり、企業の特性や入力ルールをマニュアル化していたので、『記帳代行支援サービス』の運用でもその流れを活かしています。ただ、紙証憑のスキャニングは事務所の複合機で行っていたのですが、大量だったため専用のスキャナを導入しました。

早川: 毎月記帳代行が必要な顧問先が挙げられます。当事務所には、税務部と医療部の２部門があり、毎月記帳代行が必要な医療部では利用が進んでいます。一方、記帳が数か月に１回程度の顧問先もいる税務部では、まとめて数か月分で利用している顧問先もあります。また、ExcelやCSVのデータではなく、紙やPDFで資料を回収している顧問先は、利用対象となってきます。
赤松: 利用に関しては担当者に一任していますが、メリットを理解してもらいどんどん使用してもらうよう推奨はしています。

早川: どういう資料を使い、どういう処理をしているかを担当者が顧問先へヒアリングして、CSVファイルやExcelデータで回収できれば、『記帳代行支援サービス』ではなく『スマート取引取込』を利用するようにしています。

早川: 記帳代行で入力された内容は、チェックリストに沿ってパート職員に残高や損益に異常値がないかチェックしてもらい、担当者に引き継ぎます。最後に担当者が、顧問先に提供できる資料になっているかをチェックし、修正点などあればパート職員へフィードバックするようにしています。

早川: 『記帳代行支援サービス』で入力されたデータは、確認作業が効率的にできるようになっています。例えば、重複の可能性がある、日付が漏れているなど、確認が必要な仕訳に付箋が付いた状態で『弥生会計』に取り込まれ、重点的にチェックができるようになっています。業務品質の向上が図れるため、付箋機能が便利なことを職員には伝えています。それと、PDF化した紙証憑については、『弥生会計』を立ち上げながら、証憑ビューアーを開くことができるため、仕訳の確認作業などが効率的にでき、職員からはよく使っている機能だと聞きます。