やっと出会えた納得のいく『記帳代行支援サービス』で業務効率化に挑戦中

導入前の課題

三八城税理士法人様では、記帳代行業務をどのように提供していますか？

弊社は代表税理士3名がそれぞれチームを持っていて、私のチームには10名のメンバーがいます。

お客様は、法人が約100件、個人が240～250件なのですが、そのうち９割近いお客様から記帳代行のご依頼を受けています。

チームの10名は、さらに複数のチームに分けていまして、記帳代行については各チームがそれぞれ判断して経験の浅い人やその時に手が空いている人などが入力を担当する体制をとっていました。

『記帳代行支援サービス』導入前の課題はありましたか？

記帳代行に非常に手間がかかっており、特に確定申告時期の多忙さを解消したいと思っていました。

実は、過去には他社の記帳代行サービスや、会計のアウトソーシングサービスを利用していたり、クラウド会計ソフトを使って自動化を試みた時期もあったのですが、入力したほうが早かったりコストが見合わなかったりで、納得の行くサービスに出会えていませんでした。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか？

これからの時代は、AIやRPAを積極的に活用して効率化する必要があると感じていましたが、我々のような小規模な会計事務所がそれらを開発するには高額なため、経済合理性を考えて、出来上がったシステムを活用しようと考えていました。

そのタイミングで、弥生さんから『記帳代行支援サービス』を始めるにあたって、ベータ期間に参加頂ける会計事務所を探しているとのご連絡をいただき、これまで納得のいく記帳代行サービスに出会えていなかったこともあり、迷わず参加させていただきました。

まずはひとつのお客様で導入してみて、徐々に使い方に慣れながら、現在は20数社のお客様の記帳代行で利用させていただいています。

他に比較したサービスはありますか？

弥生さんのサービスが始まる以前にいくつかの記帳代行サービスやクラウド会計ソフトでの自動化を試してみたことがありますが、フィットするものが見つかりませんでした。

以前利用していた記帳代行サービスでは、証憑のPDF化が手間で、量が多くないお客様は入力した方が早いという理由でスタッフの利用が進みませんでした。

また、アウトソーシングサービスも利用しましたが、青森は人件費が安いため、アウトソーシング会社に青森の人件費と比較して割高な報酬を払うことにあまりメリットが感じられませんでした。

クラウド会計ソフトも自動取込は便利なものの、入力などその他の作業がスムーズでなかったため、一度クラウド会計ソフトに取り込んで自動仕訳されたものを、さらに弥生会計に取り込んで利用するなど結果的に非効率になってしまいました。また、ネットバンキングを利用していないお客様も多いので、自動取り込みも限られた件数しかできないという難点もありました。

そんな中で弥生の『記帳代行支援サービス』はそういった点でも問題なく助かっています。

導入の手順や手間

初めはどのようなお客様から導入しましたか？

最初は、導入しやすそうなお客様を１件選んで試しました。その後、1件ずつ増やしていき、現在では、法人23件と個人22件で利用しています。

弥生の『記帳代行支援サービス』の導入で、特に苦労したところはありますか？

他社の記帳代行サービスを利用した経験があったため、切り替えの手間は特にありませんでした。

お客様には、守秘義務の説明をして承諾書をもらいながら切り替えていきましたが、弥生さんの認知度も高いため、お客様からもスムーズに協力してもらうことができました。

導入後の効果

『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか？

記帳代行については、「資料をお預かりしてから、法人のお客様は2週間以内に、個人の確定申告のお客様は1週間以内に着手する。」という事務所ルールを設けていますが、以前は、資料をお預かりしてから着手するまで1、2週間ほどかかっていました。

弥生さんの『記帳代行支援サービス』に依頼しておくことで、従来であれば手つかずのまま資料が放置されていた１～２週間の間に仕訳が終わっているので、効率的に進められるようになりました。

また、先日、1名退職者が出ましたが、『記帳代行支援サービス』で業務が効率化していたおかげで、代わりの人を採用せずにすみました。また、繁忙期の残業も減っていると実感しています。

使ってみた印象と感想

『記帳代行支援サービス』はどの程度利用していますか？

今回の確定申告では、22件のお客様で利用しました。ただ、スタッフに声掛けをしたのが確定申告の直前であったため、もう少し早めに始めれば利用は伸びると思っています。

数多く利用した方が業務効率化の効果が実感できると思うので、次回は夏場から準備するつもりです。

利用しているスタッフの皆さんの反応はいかがですか？

現場のスタッフからは、スキャンする資料の印字が薄い場合にPDF化に時間がかかるという意見が出ていました。うまく読めるか何回も確認作業を繰り返しているうちに、10分、20分と時間が経ってしまうようです。

ただ、今までは複合機でスキャンを行っていたため、より早くスキャンができるようモバイルスキャナを試してみることや、スキャン以外にもカメラで撮影したデータを利用するなど、まだまだ利用方法に改善点はあると感じています。

『記帳代行支援サービス』の値段に関してはいかがですか？

人件費と比較すると割安感があり、コスト的に満足しています。

現在は人件費でいうと1人分相当の利用を行っていますが、利用が増えるほど生産性も上がる感じがするので、今後はもう少し利用を増やしていきたいです。

改善して欲しいところや、要望はありますか？

これまでは証憑のスキャンに時間がかかっていましたが、弥生さんから複合機ではなくScanSnapであれば1分間に50～60枚を一気に読み込むことができ、領収書1,000枚でも30～40分でスキャンが完了する機種もあると教えていただきました。非常に便利そうなので、早速購入して試してみたいと思います。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入して時間に余裕が持てるようになってきたということですが、今後の展望はありますか？

人がやらなくて良いことや、機械に任せたほうが良いことはどんどん任せて、効率の良い事務所を作っていきたいです。導入前はじっくりと試算表を眺めながらお客様のご相談にのる時間がありませんでしたが、削減した時間でサービスレベルを向上させていきたいです。

またスタッフのワークライフバランスの面では、確定申告時期の残業を減らすことが出来ました。スタッフ皆が幸せになることが一番良いと思っています。

導入を検討している会計事務所の皆さまに向けて、メッセージをお願いします。

会計事務所は、新しいことに積極的に取り組むタイプの人が集まる職場ではないかと思いますので、スタッフがなかなか利用してくれないと悩まれる所長もおられるかと思います。 私も以前、CSVを使ってデータを取込む方法をスタッフに勧めたものの、最初はなかなか利用してもらえませんでした。その際、私がスタッフの隣について一緒に作業をして見せることで導入を進めました。

その経験から、今回もまず最初の1件は私が試すところから始めました。所長自身が手を動かすのは大変かもしれませんが、一番最初のきついところを自身が率先してやってみせることで、スムーズな導入につながると思います。

また、今回は確定申告直前で利用を開始したため、準備不足な部分もありましたが、弥生の記帳代行サービスには仕訳の学習機能があることから、次回はさらに効率的に行える手応えがあります。

社内の動きとしても、次回はお客様から早めに資料を頂いて仕訳のルール整備をするなどの工夫をしていくつもりです。

当事務所も以前は確定申告シーズンは寝る時間も削られる状況でしたが、弥生さんの『記帳代行支援サービス』を活用させていただいたことで、残業時間が減り、労働環境が改善しました。

導入初期は慣れないことに時間がかかるかもしれませんが、そこを越えてしまえば、繁忙期をスムーズに乗り切っていけるのではないでしょうか。

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