会計事務所の業務効率化に貢献『記帳代行支援サービス』

村山公認会計士事務所（山形県山形市）
代表 村山 秀幸さん

請求書や領収書などの紙証憑をスキャンし、アップロードするだけで自動仕訳される『記帳代行支援サービス』。本サービスをいち早く導入した村山公認会計士事務所（山形県山形市）にサービス導入の経緯や狙いについて聞いた。

“消費税”の処理ミスはゼロ

『記帳代行支援サービス』を導入した経緯を教えてください。

確定申告作業における省力化の必要があったからです。

例年、年明け１月から３月までは紙証憑の入力作業に追われます。１月は年末調整や償却資産税の申告もあるのでかなりキツイ。特に2020年分以降は税制改正で確認項目が増えました。年末調整の作業にもかなり神経を使います。こうした中で、年１回だけの個人のお客様が１年分の証憑類をどさっと持ってきます。１人ではなく何十人も、です。

当事務所のスタッフはベテランぞろいで入力が非常に速い。なので普段は『記帳代行支援サービス』がなくても問題ありません。でも、確定申告の時期だけは別です。膨大な作業を短期間で効率よくこなすには、短時間で仕訳を行うサービスを利用するしかありません。弥生の『記帳代行支援サービス』はこれにぴったりでした。

同業他社にも似たようなサービスはあります。

最大のポイントは、「問い合わせ先が１か所なので安心」だからです。レシートなどをスキャンすれば仕訳してくれるサービスは他社でもあることは知っています。同じようなサービスなら他社のサービスでもいいかもしれませんが、心配なのは「何かあったとき」です。

スキャンの読み込みがうまくできない、仕訳が反映されない、仕訳そのものが間違っている……。そういったとき、会計ソフトと『記帳代行支援サービス』が異なる事業者の場合、どちらに問い合わせても「分からない」と言われてしまう恐れがあります。そうなると、業務そのものが進まなくなります。これが同じ事業者ならば、問い合わせ先は１か所で済みます。問題解決までのスピードも速くなるでしょう。ならば元々使っている弥生の『記帳代行支援サービス』を使った方が合理的だと感じました。

また、弥生以外の会計ソフトならば連携作業も必要です。けれど、弥生ならその手間を省けます。料金も同業他社に比べて安かったのも理由ですかね（笑）。こうした理由から弥生のサービスを導入することにしたのです。

導入してみての感想は？

昨年に引き続き今年も新型コロナの影響で申告期限が延長になりました。しかも当局からの告知も割と早く２月上旬でした。この結果、「急がなきゃ！」という気持ちが緩んでしまい、『記帳代行支援サービス』を何が何でも使わなくてはいけない理由が薄れてしまいました。そういう点を踏まえると、「非常に助かった！」とは言いにくいのが本音です。

ただ、来年はおそらく通常通り、3月15日が申告期限になるでしょう。それまでの間に事業所得や不動産所得のお客様の証憑の読み込みを閑散期に行っておけば、スキャンの作業にも慣れるはずです。次回の確定申告で効果を実感することになるだろうと思っています。

今回は挑戦のつもりもあって導入しましたが、読み込み作業そのものは非常にスムーズでした。スキャンエラーはありませんでしたし、手書きの領収書もきちんと仕訳してくれます。何より消費税の処理が非常に正確です。ミスが全然ありませんでした。

より生産性の高い業務を行うための第一歩

「ここを改善してほしい」という点はありますか。

補助科目の認識がもう少しという点ですね。当事務所は不動産賃貸業を営むお客様が多く、物件ごとに補助科目を設けています。交際費一つにしても「この交際費はA物件」「あの交際費はB物件」と物件ごとに分けて入力し、収益性を測っています。

しかし、現段階ではこの補助科目の学習が一回で済むとは限らないようです。スキャンして学習するときもあれば間違えた補助科目を使うときもあります。これは今後改善してほしい点です。

一方で、処理スピードは以前より格段に速くなりました。『記帳代行支援サービス』が始まった2020年秋頃、スキャンしてから３日後に仕訳内容が反映されるので「遅いな」と感じていたんです。それが今では翌日に仕上がります。「使い勝手は徐々に良くなっている」というのが全体の実感です。

今後も継続して活用していく予定ですか。

もちろんです。確定申告時期は一つ一つ入力していると作業が追いつきません。スキャンして自動的に仕訳ができれば、あとは少しの修正と確定申告書の作成で完結します。量をこなせれば生産性が上がります。

特に個人の確定申告作業には効果的です。個人、つまり所得税の確定申告は一般的に単価が低く、利益が少ない。そして手間がかかります。けれど弥生の『記帳代行支援サービス』を使えば効率化が可能です。当然、生産性も上がるでしょう。

ただ、入所したばかりのスタッフにはあえて手入力で記帳してもらうつもりです。なぜかというと、お客様の特徴を身体で覚えてほしいからです。仮に領収書１枚であっても、手で入力作業を行えばお客様の“像”を理解できます。スキャン作業をしてもらうのはそれからですね。

『記帳代行支援サービス』は今後の成長にどうつながりますか。

税理士はサムライ業、つまり職人です。常に知恵を磨き、お客様のプラスになる存在でいなくてはなりません。そのためにはスタッフの育成が重要です。多少コストをかけてでも単純作業にかける時間を減らし、知識と知恵を磨く時間を確保する必要があります。当事務所のスタッフは優秀ですが、やはり徐々に年を取ります。仕訳自体もかなり神経を使う作業です。以前できたことが、いつまでもできるわけではありません。

仕訳という単純作業より、お客様への提案内容や節税策を考えることにエネルギーや時間を使い、より生産性の高い業務を行いたい。『記帳代行支援サービス』はそのための第一歩だと思っています。

（協力：税務ライター 鈴木まゆ子　税理士新聞 2021年5月25日号より引用）

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