『記帳代行支援サービス』でお客様も家庭も大事にできる独立を実現

導入前の課題

髙野先生の事務所では、従来は記帳代行業務をどのように提供していますか？

当事務所は、私ひとりで経営しているので、お客様には基本的に自計化をお願いしており、記帳方法の指導やお客様が作ったものをチェック・修正することを基本としています。

ただ、一部のお客様から、自分で記帳をする余力がないので、当事務所で記帳をしてほしいというご要望をいただくこともあります。その結果、法人の月次決算が完了するとすぐに記帳代行に取りかかる必要があり、月初が忙しく大変な状況でした。

また、確定申告シーズンの2月、3月は私自身が記帳を行うこととなり、ワークライフバランスが保てないという課題がありました。

一方で、私自身は、子育てと税理士業を両立していることから、家事や育児を行う必要がある朝や夕方を避けた、時間に柔軟な働き方をしています。

そのため、本来であれば人を雇って記帳業務を任せた方がよいのかもしれませんが、9時に事務所を開けて17時に閉めるという働き方が難しく、採用にも踏み切れない状況でした。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか？

私自身、時間がなくて記帳代行を引き受けられず悩んでいたときに、弥生さんの営業担当の方から勧められたのがサービスを知ったきっかけでした。

3ヶ月無料キャンペーンがあったので、最初はお試しで始めてみたところ、効果を実感できたので導入させていただきました。無料期間で効果を確かめてから決断できたので、導入しやすかったです。

導入の手順や手間

初めはどのようなお客様から導入しましたか？

記帳代行のお客様のうちスキャンをしやすい1、2社を選んで試してみました。

そうしたところ使い勝手が良かったので、導入できるところはすべて『記帳代行支援サービス』を利用しようと思い、どんどん増やしていきました。現在は、記帳代行を行っている10社弱のお客様すべてに『記帳代行支援サービス』を導入しています。

『記帳代行支援サービス』を導入するとき気になる点はありましたか？

システムの仕組みや操作方法、システムの構造を覚えること、スキャナに慣れることなど、すごく難しいわけではないのですが最初のところで少しとまどいを感じました。

ただ、私の場合は、弥生さんの営業担当の方が、Zoomの画面共有や、電話で懇切丁寧に何度も説明してくださいました。最初の接続や、導入もしていただけましたし、スキャナで読み込ませた後のデータ取り込みや確認の方法、付箋の意味など、本当に細かく説明をしてもらえたのでとても助かりました。

『記帳代行支援サービス』を導入して、お客様との資料のやり取りなど、業務の流れに何か変化はありましたか？

導入後の成果

『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか？

12月、1月の繁忙期は、お客様から記帳代行の資料をお預かりしてもなかなか対応できず、申告期限まで時間がなくプレッシャーもありましたが、『記帳代行支援サービス』は短期間で納品してくれるため、早めにお渡しできるようになり、精神的にも楽になりました。

今年はコロナ禍の影響で確定申告の申告期限が伸びたので、資料をお預かりするタイミングが例年より遅いお客様もいましたが、『記帳代行支援サービス』のおかげで去年より早く仕上げることができて、「もうできたの！？」と驚かれることもありました。

使ってみた印象と感想

『記帳代行支援サービス』は使いやすかったということですが、具体的にどの辺が良かったのでしょうか？

実は、導入前は、スキャンが手間になるのではないかと心配していましたが、実際やってみると、自分で入力するよりも早くできたので、そこが一番大きかったです。

実は、以前、スキャナを使った記帳代行を試みたのですが、操作性が悪く、フォローアップもなくて頓挫しました。しかし、今回は、弥生からScanSnap（スキャンスナップ） iX100というスキャナをお借りしているのですが、そちらが高機能でとても助かっています。

ScanSnap（スキャンスナップ） iX100は、小さくて、自宅に持ち帰って夜に作業もできます。操作も簡単で、電源につないでカバーをあけたら起動しますし、色々ボタンを押さなくてもスタンバイ状態になるので、使い方がとてもわかりやすいです。

また、解像度も高くて、読み込みが早く、上下逆に読み込んでも自動で補正されるので便利でした。想像した以上に使いやすくて満足しています。

成果物の品質についてはいかがでしたか？

最初は直さなければいけないこともありました。例えば、仕入先から購入したものでも、仕入で処理するものもあれば消耗品費になることもあります。納品されたデータは、仕入先と取引したものは仕入と決まってしまうので、修正が必要でした。仕訳登録が細かくできるようになると助かると感じました。

ただ、このようなチェックや修正の時間を入れたとしても、以前と比較してかなり楽になっていることは確かです。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか？

当事務所としては、『記帳代行支援サービス』を利用することで、その分の費用がかかることになりますが、記帳にかかる時間が減った分色々なことができるので、メリットの方が大きく、料金としては安いと感じています。

もともと人を雇いたいという気持ちはありましたが、教える手間や、辞めるリスクなど、色々気を配らなければいけないこともあり躊躇していました。それを考えると、この料金は本当に安いと思います。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入し、時間に余裕ができたということですが、今後の展望はありますか？

『記帳代行支援サービス』を導入して、時間がかなり確保できるようになったこと、お客様に早くサービスを提供できるようになったこと、お客様の相談に時間が使えるようになったこと、人を雇わなくて良くなったことなど、本当にたくさんの成果が上がっています。

私は、事務所を大きくすることよりも、お客様に柔軟にサービスを提供すること、家庭と両立し自分の時間を大切にすることを重視して、ひとりで行う経営スタイルを意図的にとってきたため、弥生さんの『記帳代行支援サービス』は私の仕事のスタイルにとても合っていると感じています。

今後は、確保できた時間でお客様を大事にしつつ、家庭もより大事にしていきたいと考えています。

導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。

弥生さんの『記帳代行支援サービス』を導入する前までは、私も「自分で入力したほうが早い」と思っていましたし、他人様にお願いすることを躊躇して自分で記帳を行っていましたが、誰かにお願いすることで、自分のキャパシティが広がるので、使ってみて損はないと実感しています。

事務所規模に関わらず先生の時間は一番大事ですし、すべての源になるものなので、先生の時間は作業ではなく別のことに使うのが良いと思います。弥生さんの『記帳代行支援サービス』を導入してから、おかげさまで私もそれができるようになっています。ご自身の時間を創出して、自分の幸せのために時間を使っていただきたいと思います。

弥生さんには、有効に活用できるサービスを開発していただいてありがたいと感謝しています。

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