『記帳代行支援サービス』でコスト構造を改善、会計事務所の経営効率アップ

導入前の課題

滝沢先生の事務所では、記帳代行業務にどのように取り組んでいますか？

弥生さんの『記帳代行支援サービス』を導入する以前は、他社のサービスを利用していました。

独立した当初は、規模の大きいお客様が多く、自計化しているところがほとんどでしたが、開業してから時間が経つにつれて、徐々に記帳代行の依頼が増えていきました。

新規のお客様以外にも、既存のお客様から、人材不足で自計化できなくなったから、経営分析のために詳細な試算表が欲しいけど自社では作れないからなどの理由で依頼されるケースもあります。このようなケースの場合、会社の規模が比較的大きくて、記帳量も多く、税理士一人では対応しきれません。

そのため、人を採用すべきか悩んだのですが、記帳サービスやITツールを活用することにしました。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか？

弥生さんのサービスの導入前に、他社の記帳サービスを2社利用していました。

そのうち1社は、スキャンした証憑をデータ化してくれるサービスでした。仕上がりのスピードは弥生と同じくらい早かったのですが、証憑データを確認したい時に、パソコン上で『弥生会計』と他社の記帳サービスのソフトの両方を立ち上げなければならず、片方で証憑データを確認しながらもう片方で『弥生会計』の仕訳を確認することになってしまい、手間を感じていました。

また、記帳されたデータをCSVで『弥生会計』に仕訳データを取り込まなければならず手間がかかっていたので、そこをやめて弥生さんに切り替えました。

もう1社は証憑を郵送する必要があるので仕上がりまで時間がかかってしまうのですが、スキャンする手間がかからないところが便利で、主に『弥生会計』以外のソフトのお客様を中心に利用しています。

私自身、新しいものが好きでいろいろなことに挑戦していますし、スタッフもアレルギーが起きることなくどんどん取り組める事務所なので、皆が楽になることであれば積極的に取り入れるようにしていますが、弥生さんの『記帳代行支援サービス』は、『弥生会計』の中で証憑と仕訳を照合でき、ひと手間省けるところが導入の大きな決め手だったと思います。

導入の手順や手間

最初はどのように使い始めましたか？

サービスを弥生に切り替えるにあたって、お客様から反応はありましたか？

会計事務所内で使うサービスなので、弥生さんに切り替えることは特にお客様には伝えていません。

業務の流れについても特に変化はありません。レシートなど紙の書類はお客様がPDFや写真で送ってくださることも多いので、我々の手元に紙の証憑がある状況というのは割と少ないです。

導入後の成果

記帳代行が徐々に増えて先生一人では対応するのが難しくなっていたということでしたが、導入後は何か変化はありましたか？

今までは、記帳代行の資料がまとめて届いた場合、残業をして対応することもありましたが、『記帳代行支援サービス』を利用することで業務量のピークを抑えられ、スタッフの残業も減るなど働き方改革にもつながりました。

私は、会計事務所は残業が多くて大変だという時代を体験した世代ですが、このようなサービスを利用することで働きやすい職場を実現できています。

使ってみた印象と感想

成果物の品質についてはいかがでしたか？

『弥生会計』上に取り込まれたものを修正すると、次から学習機能が働き、次に取り込んだ仕訳に自動で反映されるので、手間が省けて良いです。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか？

記帳代行に必要な人件費と『記帳代行支援サービス』の料金を比較すると、弥生さんのほうが少し割安でしょうか。慣れた職員なら1時間に60から70仕訳ぐらい単純な入力処理ができますが、それと比較しても割安です。

また、人を雇って給料を払うとなれば固定費になってしまいますし、交通費や採用コストもかかってしまいますが、『記帳代行支援サービス』は利用に応じた変動費で、人を増やしすぎなくて良い、固定費ではなく変動費という点で事務所の経営へのメリットが非常に大きいです。

スタッフの皆さんの反応はどうでしたか？

記帳を弥生さんに依頼したおかげで、付加価値業務に集中できるようになりました。

ですがその反面、単純作業が無くなり、頭を使う作業が中心になったので、スタッフにとってはしんどい部分もあるのではないかと思います。ただ、記帳代行に時間を使っているままだと、スタッフのレベルも事務所のレベルも上がりませんし、この機会を通じてスキルアップにつなげていってもらいたいと思っています。

これから導入する方へ

今後、事務所の運営について展望はありますか？

当事務所では、『スマート取引取込』を使っており、そこでカバーできない紙の証憑の処理を補う形で『記帳代行支援サービス』を使い始めました。

これから10年後には紙の資料はもっと減っていくと思いますし、長期的に見れば、いつか『記帳代行支援サービス』も不要になる時代が来て、その際には違うことを考えなければいけないでしょう。

そういった時代の変化に合わせて、今後も弥生さんから新しいサービスが出てくると思いますので、良いところを活用して、効率的に事務所経営をしていくことが最高の状態だと思います。

今後はどのような業務に力を入れたいと考えていますか？

判断や意思決定の部分に力を入れていく必要があると思っています。

入力には必ず意思決定が必要なので、記帳代行業務が完全に無くなることはないと思います。例えば、ある支出が交際費か消耗品なのかという判断には人間の意思決定が必要で、機械が記憶した過去の経験値だけでは測れないものがあります。

また、経営判断に役立つ試算表を作るためには、収益や費用をどの部門に配分するのか考えたり、経営分析のためにどういった試算表が必要なのか考えたりしなければなりませんが、それらはすべて人間の意思決定が必要なもので、絶対に機械にはできないところです。

そういった「人間がやらなければならない部分」を重点的に行っていくつもりです。

これから『記帳代行支援サービス』を導入する他の会計事務所に向けてメッセージをお願いします。

新しいサービスを導入するのは面倒だと感じる会計事務所さんも多いと思います。

弥生さんの『スマート取引取込』や『記帳代行支援サービス』は、導入した当初は手順が分からず戸惑うことが少しありましたが、そこをクリアした後は便利さやスピードを実感したため、今も活用し続けております。

わからないことがあったら、ヘルプデスクを利用させていただいたので、当事務所は円滑に導入できました。慣れ親しんだ方法を変えることは抵抗があったのですが、変化を取り入れることによって更に業務の効率化を図ることができたと思います。

現在は、人手不足で記帳代行を引き受けられない会計事務所さんも多いと思うので、『記帳代行支援サービス』は採用面でも有用なサービスだと思います。当事務所では、記帳代行の依頼が増え始めたのと同時に利用し始めたので、本来なら必要であった入力担当者の採用をせずに済みました。

『記帳代行支援サービス』は業務の効率化もでき、採用面でもメリットがあるので、ぜひみなさんにも試していただきたいです。

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