9,000件の記帳代行を使い慣れた『弥生会計』で高品質&効率的に行う体制を構築

ベンチャーサポート税理士法人(東京都渋谷区)
坪井 伸樹さん(税務コンサルタント)

2003年の創業から、全国14拠点、1万件の顧問先をサポートし、順調に事業規模を拡大しているベンチャーサポート税理士法人。顧問先件数が多い分、記帳代行件数も9,000件と膨大なボリュームだ。業務量、携わるスタッフも多い中で抱えていた課題と解決方法を伺った。

導入前の課題

従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか?

弊社では拠点ごとに「センター」という部署を設けています。

センターで行う業務は様々ですが、業務内容の共通点として下記のような特徴があります。

  • ルーティン業務であること
  • 専門的な技術・知識が求められないこと
  • 物量がある程度確保できること

税務担当者や税務アシスタントが行う業務について精査していくと意外と上記に該当する業務がたくさん存在し、具体的には下記のような業務をセンターで行っています。

  • 領収書の入力(経費集計)
  • 決算後の納品作業(弊社の場合、証憑関係を預かっているので整理して返却する)
  • 各種ファイルの作成
  • PC設定(各種ソフトウェアのインストール等)
  • スキャン業務(弥生の『スマート取引取込』やペーパーレス化含む)
  • 消費税延長届出書の作成
  • 年末調整業務のうち個人情報や控除証明書の入力
  • 医療費控除の集計

当初は、センターの記帳担当スタッフが紙の証憑をExcelに手入力し、そのExcelを『弥生会計』へ取込み、修正、登録するという流れで業務を行っていました。その後、膨大な量の記帳を効率的に処理していくために、センターに他社の記帳サービスを導入し、そちらを利用して記帳を行っておりました。

『記帳代行支援サービス』を導入する前はどのような課題がありましたか?

領収書の入力は専門的な知識を要しない作業であるため、一定のルールが定めてあればどの担当者が行っても均一の品質になると思っていたのですが、過去処理を確認して処理する者、業種を考慮して処理する者、納品時に細やかなフィードバックを行う者などいろいろなスタッフがおり、スタッフによって品質のムラが出てきてしまい、想定したよりも標準化が難しい業務であることを痛感しました。

また、当初導入していた他社が提供している記帳サービスは、専用のWEBサイトにログインして利用するものであったため、都度、WEBで画面を開いて仕訳を編集し、その後で『弥生会計』に取り込む必要があり、『弥生会計』の他にもう一つソフトを導入するのと同じぐらいの手間がかかっていました。

そのため、従業員数が700名を超える大所帯である当事務所での利用は難しく、積極的に利用しようという感じにはなりませんでした。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか?

導入を決めた理由は、使い慣れた『弥生会計』上で作業を完結できたためです。

他社の記帳サービスでは、『弥生会計』に加えて記帳用のツールを使う必要がありましたが、『記帳代行支援サービス』であれば、ボタンを押すだけで『弥生会計』に仕訳を取り込むことができます。また、『弥生会計』の証憑ビューアーからエビデンス(原始証憑)を確認できるなど非常に便利だと感じました。

導入の手順や手間

『記帳代行支援サービス』を導入する際に気になる点はありましたか?

弊社は従業員数が多いため、全スタッフが使用するサービスなら変更にかなりの苦労を伴ったかもしれませんが、記帳代行はセンターのみで行っている作業でしたので、センターにだけ導入すれば良く、変更に際して大きなストレスはありませんでした。

お客様との資料のやり取りなど、業務の流れに何か変化はありましたか?

以前はセンターが領収書の入力から仕訳の修正、登録まですべて行っていましたが、導入後は、センターは紙証憑をスキャンしてアップロードするだけになりました。その後、各拠点のアシスタントに、アップロードの完了と取込可能日を記載してメールを送り、アシスタントが仕訳の修正、登録、取込みを行う流れとなりました。

導入した当初は、一部のアシスタントから「センター担当者の記帳の方が品質が良いので元のオペレーションに戻してほしい」という要望もありましたが、担当者によって品質にムラが出てしまうことや、『記帳代行支援サービス』であれば、学習機能で自動的に仕訳の精度が上がっていく点を説明し、納得してもらいました。

また、全国で統一のオペレーションにするためにオンライン研修の実施や、マニュアルを作成しました。それまでの業務との変化が少なかったため、スムーズに導入することができました。

導入後の成果

『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか?

今まで手入力していた紙の通帳を取り込めるようになったことは大きいです。お客様によっては処理時間が4分の1に削減したところもあります。

通帳の入力は、売掛金の回収、買掛金と未払金の支払など、補助科目の設定が必要な取引が多く、センターですべて仮払金の処理をしておいて、後からアシスタントが修正をする、という二重オペレーションで対応していました。

『記帳代行支援サービス』導入後は、学習機能付きで取り込みができるようになり、A社からの入金はA社の売掛金の回収と仕訳がされるので、効率化につながりました。

使ってみた印象と感想

『記帳代行支援サービス』を使ってみて、どのような印象でしたか?

当法人ではベータ期間から利用をスタートしたのですが、当初は仕訳データが今のように『弥生会計』のボタン一つで取り込むことが出来ず、不便さのあるところから使い始めました。

そこからどんどん開発が進んで課題も解決されていき、現在では大変使いやすくなっています。

前述の、『弥生会計』だけを起ち上げれば良い点もそうですし、証憑ビューアー機能においても詳細不明な取引データの証憑の確認だけでなく、会計監査など色々な場面で活躍するポテンシャルを秘めた機能だと思います。スタッフたちも便利だと気に入っている者が多いです。

成果物の品質についてはいかがでしたか?

『記帳代行支援サービス』を使う前には他社の記帳サービスを使っており、そちらも学習機能が働いていたのですが、弥生のサービスへの切り替えによって他社サービスで学習されたものが一度リセットされました。

そのため、弥生を使っての初回取込み時には修正が必要でしたが、弥生の学習機能もすぐに働いて、徐々に修正が減り仕訳も高精度になっていったため、すぐに問題ない品質に至るだろうと将来を見据えて取り組むことができました。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入し、業務を効率化できたとのことですが、今後の展望はありますか?

これまで『記帳代行支援サービス』を軸として業務を構築してきましたので、これからは弥生の『スマート取引取込』も活用し、通帳とクレジットカードの自動連携も顧問先に普及していきたいと思っています。

有り難いことにお客様が毎年たくさん増えていますので、新規のお客様には『スマート取引取込』を使った自動連携の便利さを広めていき、将来的には弥生の『記帳代行支援サービス』と『スマート取引取込』とで、紙とデジタルの両方をカバーできるようになればと考えています。

導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。

会計業界でも技術革新が進んでいますが、取り込んだ仕訳を監査し、修正、追加仕訳を入れる作業は、まだまだメインの業務から外れることはないと思っています。そして、データの取込みではクラウドを使用し、その後の編集はオフラインのツールで処理することが、現時点で最適な処理スキームだと思います。

この要件に当てはまり、かつ、作業環境の変化が小さく会計事務所が導入する際の負荷も少ないという点で、『記帳代行支援サービス』はおすすめです。

また、スキャンやデータのアップロードなど、電子化の作業はとっつきにくいと感じる方もおられると思いますが、所長さんや税務担当者の方がそういった作業を担うのではなく、弊社の「センター」のように専任の担当者を設けると導入しやすくなると思います。

『記帳代行支援サービス』には、学習機能や証憑ビューアーなど非常に便利な機能が内包されていますので、ぜひこういった機能を役立てていただければと思います。

ベンチャーサポート税理士法人

代表者
中村 真一郎
所在
東京都渋谷区、他全国14拠点
設立
2003年
従業員数
716人
記帳代行支援サービス利用開始時期 2020年5月(ベータ期間含む)
サービスの方針 創業期の企業に対して、税務会計だけではなく弁護士、社労士、行政書士業務なども含めてグループでワンストップ提供
「即レス、即アポ、即対応」を基本にサービスを提供
事務所経営における方針 創業支援に特化
税務会計をベースに何でも相談できるビジネスパートナー

サービス導入事例一覧

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