『記帳代行支援サービス』で営業活動に余力も!ひとり会計事務所の可能性が広がる

大森順子税理士事務所(東京都八王子市)
大森 順子さん

さまざまな経営スタイルの税理士事務所がある中で、従業員を雇わずひとり会計事務所として経営されている大森順子税理士事務所。仕事と育児や家事との両立で感じていた課題、『記帳代行支援サービス』導入の背景と導入後の変化などを伺った。

導入前の課題

従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか?

当事務所では、資料回収の方法として、お客様のスマートフォンに弥生の『レシート取込アプリ』をインストールしてもらい、お客様がスマートフォンで撮影したレシートの画像をアップロードしてもらっていました。

『レシート取込アプリ』で取り込んだ画像は、『スマート取引取込』に入り自動仕訳されるのですが、仕訳としてうまく読み込めないものや、通帳などレシート以外の紙資料などは、手入力で記帳していました。繁忙期にはかなり作業量が多くなるので、入力作業のアルバイトをお願いしていました。

『記帳代行支援サービス』を導入する前はどのような課題がありましたか?

『レシート取込アプリ』を『スマート取引取込』に連携していましたが、正確に読み取れないものも発生していたため、私自身が手入力で打ち直すこともありました。

また、通帳やクレジットカードの明細も手入力していましたが、単純な取引を一本ずつ入力しなければならず、大量に入力していると間違えることもあり、記帳に時間がかかっていました。

さらに、お客様は自身のご都合の良いタイミングでこちらに資料を送られますので、資料が届いたタイミングで私の手が空いていないことも多く、期日がある仕事でもあるため、お客様から資料が届いたらすぐ入力しなければならないということも多々ありました。

そのため、子どもが小さいときには寝かしつけてから夜中に起きて仕事をしたこともありましたし、資料が届くと急に忙しくなってしまい、時間に追われていました。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか?

弥生さんからDMが届き、『記帳代行支援サービス』が始まったと知りました。

以前から他社の記帳代行サービスがあることは知っていたのですが、当事務所では『弥生会計』しか使っていなかったので他社のサービスを使うことは考えていませんでした。

また、ちょうどDMが届いた頃、業務量が増えてマンパワーで記帳することに限界を感じ始めており、タイミングがうまくマッチしたこともあって迷わず導入を決めました。

導入の手順や手間

2月という繁忙期直前で新しいサービスを導入することに、躊躇や導入のデメリットはありませんでしたか?

確定申告のタイミングでしたが、未入力の資料がちょうど手元にあり、スキャンスナップも持っていたので、無料体験プランを利用して試してみようと思いました。

自分で入力すると2、3日かかったかもしれませんが、『記帳代行支援サービス』に依頼すれば入力にかかっていたはずの時間で別のことができると思い、躊躇なく導入しました。

初めはどのようなお客様から導入しましたか?

最初はレシートが多いお客様2、3件で試して、効率が良いことを実感しました。導入時は、弥生の営業担当の方にフォローしてもらい、色々と質問しながらスムーズに導入することができました。

『記帳代行支援サービス』を導入して、お客様との資料のやり取りなど、業務の流れに何か変化はありましたか?

以前は、レシートはお客様がスマートフォンで撮影して、『レシート取込アプリ』に画像をアップしてもらい、それ以外の紙の証憑は郵送してもらうこともありました。

『記帳代行支援サービス』を導入してからは、資料がデータ化されていると証憑アップローダーへの取込が効率的に行えるので、より多くの資料をデータで集められるように回収方法をお客様と一緒に考えながら進めています。

『レシート取込アプリ』は引き続き利用していますが、通帳やクレジットカード明細をスマートフォンで撮影してLINEで送ってもらったり、Dropboxに保存してもらったりもしています。

当事務所のお客様は比較的若い方が多いので、スマートフォンを使った作業も協力してもらいやすいのではないかと感じています。

導入後の成果

『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか?

記帳業務の時間が減り、労働時間がかなり減りました。サービス導入後、1日あたり約3時間の労働時間削減ができました。

また、以前は繁忙期だと私一人では手が回らず、アルバイトも頼んでいましたが、作業の内容をいちから説明をしなければなりませんでした。『記帳代行支援サービス』は、夜6時までに頼んでおけば、翌営業日には仕訳が納品されるので、アルバイトに説明する手間もかからず、効率化が図れました。

空き時間ができたため、営業活動をはじめとした別の仕事ができるようになり、新規のお客様も増やすことができました。以前は時間が足りなくて新規のお客様を増やすことに抵抗がありましたが、『記帳代行支援サービス』を導入してからは、新規の契約を受けることが怖くなくなりました。

使ってみた印象と感想

『記帳代行支援サービス』の使い勝手や、成果物の品質についてはいかがでしたか?

以前使っていた『レシート取込アプリ』と比較すると、仕訳の精度が高く、とても使いやすいと感じています。現在は記帳代行を受けているすべての顧問先でサービスを導入しています。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか?

以前、繁忙期にアルバイトを頼んでいたときは、同じぐらいの仕訳本数で月に6~7万円程度の人件費がかかっていたので、『記帳代行支援サービス』は人件費よりも安い料金でコストを抑えることができ、コストパフォーマンスは良いと思います。

また、アルバイトの方に業務を説明する手間を考えても、弥生のサービスのほうが断然良いと感じています。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入し、時間に余裕ができたとのことですが、今後の展望はありますか?

手入力をしていた頃は、時間が足りなくて新規のお客様を増やす余裕はありませんでしたが、時間ができたおかげで新規契約に前向きになれるようになりました。

今は、AIなどのテクノロジーを活用しながら、自分一人の力でどこまで事務所を大きくできるのか限界を探っているところです。

そのために、『記帳代行支援サービス』でできた余力を使って土台作りをしたいと思っています。

そして将来的には、『記帳代行支援サービス』を積極的に活用しながら、事務所を大きくしていきたいと考えています。

導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。

『記帳代行支援サービス』は、アルバイトを雇う人件費よりも安く、労力も時間もかからず、メリットがたくさんあります。無料体験プランもあるので、勇気を持って試してみて欲しいです。

また、わからないことがあっても、サポートの方が丁寧に教えてくれ、とても心強いです。 『記帳代行支援サービス』は、新たな業務を拡大するための時間、寝る時間、家事の時間、色々な時間を創出できるとても魅力的なサービスです。試してみて損はないと思います。

大森順子税理士事務所

代表者
大森 順子
所在
東京都八王子市
設立
2016年
従業員数
1人
記帳代行支援サービス利用開始時期 2021年2月
サービスの方針 月に1回、Zoomや対面での面談を基本とし、お客様とコンタクトをとることでコミュニケーションを心がけている
なんでも相談できる、また安心してもらえるよう心がけている
事務所経営における方針 地元のお客様とつながりたい、地元密着型
ワークライフバランスを重視

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