『記帳代行支援サービス』が、予期せぬクライアント増加の心強い味方に

YDK日本橋税理士事務所(東京都中央区)
山口 晴啓さん

2020年1月に開業されたYDK日本橋税理士事務所。開業から1年余りで顧問先を順調に増やしながらご活躍されている。顧客の記帳代行率95%という状況で、クラウドサービスや様々なツールを駆使しながらも感じていた課題や解決方法について、また『記帳代行支援サービス』を導入された理由を伺った。

導入前の課題

従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか?

弊社は、記帳代行割合が高く、資料の効率的な回収方法を試行錯誤してきました。現在は、基本的に郵送を使わず、通帳、請求書、領収書などの証憑類はお客様ご自身でスキャンしてクラウドにあげていただき、我々はそれを回収して弥生に取り込むという仕組みを構築しています。これによって、月次入力のスピードが向上し、お客様への情報提供のスピードも格段にアップしました。お客様にとって大きなメリットになっていると思います。

ただ、通帳やクレジットカード明細のように、画像をそのまま取り込んで自動仕訳ができないものは、手入力が必要でした。

そこで、当事務所を設立してすぐに外部の記帳サービスを利用しようと考えましたが、以前勤めていた事務所で使っていた記帳サービスは新規の契約を受け付けておらず、申し込むことが出来ませんでした。そのため、2020年1月に開業してから2020年8月に弥生の『記帳代行支援サービス』を利用するまでの間は、納得の行くサービスが見つけられず、手入力で記帳していました。

『記帳代行支援サービス』を導入する以前はどのような課題を感じていましたか?

記帳サービスを使わず手入力していたため、業務量が増えてしまい、残業が多くなっていました。新しい記帳サービスを見つけて、早く解決しなければいけないと思っていました。

選んだきっかけ

今回、弥生の『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか?

何か良い記帳サービスはないかと探していたとき、弥生が『記帳代行支援サービス』を始めたことを知りました。当事務所ではほぼすべてで弥生会計を利用していて、弥生会計を中心にオペレーションを組んでいるので、記帳サービスも弥生で一本化できたら効率的だろうと考えていたので、早速申し込みました。

記帳を行う入力担当者にとっても、色々な会社のサービスを使うと大変になりますし、また、弥生は大きい会社なので、今後どんどん精度も良くなっていくだろうと考えて選びました。

以前、他社の記帳サービスを利用していたということですが、弥生との違いはどのように感じましたか?

スピードが違うと思います。前職では、入力を依頼してから納品されるまで4日以上かかっていましたが、弥生は1~2営業日で納品になるので早い点が良いと思いました。

一方で、前職では伝票入力も対応してくれていたので、弥生も、伝票入力に対応していただけたら、よりありたがいと感じています。

導入の手順や手間

初めはどのようなお客様から導入しましたか?

年1回まとめて決算を行っているお客様の中で、特に資料が多いお客様の中から1~2件を選んで試しました。実際に使ってみて、特に支障もなくスムーズに使えたことと、出来上がりも早かったので、このまま継続して利用しようと決めました。

現在の導入状況はどのような感じですか?

現状では、通帳やクレジットカード明細の量が特に多いお客様10社程度に『記帳代行支援サービス』を利用しています。実は、手入力が必要な証憑すべてで活用しているわけではなく、会計業務を覚えるトレーニングの一環として、入社年次の浅いスタッフには手入力してもらっています。将来的にスタッフが入力業務をマスターして、次のステップに進むタイミングで、記帳は弥生にすべてお願いすることになると思います。

『記帳代行支援サービス』の導入の手順や手間については、気になることはありましたか?

初めて使うサービスだったので、最初は戸惑いがありました。また、納品された仕訳を検証する作業にも時間がかかりました。

現在では、使い続けることによって学習効果で精度が上がっていますので、納品データを取り込んだらほぼ終わりという状態になってきて、非常に楽になりました。

導入後の成果

『記帳代行支援サービス』導入後は何か変化はありましたか?

事務所全体の残業削減に効果がありました。

新規のお客様が常に増えている状態なので、具体的な残業の削減効果については分析しきれていませんが、業務が集中している数名を除いて残業が減り、1社にかかる時間も確実に減っていると感じています。

今後は、記帳代行支援サービスを今以上に使いこなして、事務所すべての残業をなくして、ワークライフバランスを重視した働き方ができるようにしていきたいです。

使ってみた印象と感想

使ってみた印象はいかがでしたか?

当事務所の方針としては、事務所の規模を拡大して、なるべく記帳も内部でこなそうと考えています。ですが、予想以上にお客様が増えて人材の確保が追いつかなくなり、業務量をコントロールできなくなるタイミングが来るのではないかという不安もあります。そういったときに、弥生の『記帳代行支援サービス』のように、いつでも仕事をお願いできる先があることは、安心感にもつながっています。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか?

非常に良心的だと思います。学習機能があるので、何度も利用しているうちにどんどん精度が高まり、さらに安く感じるようになりました。人件費と比較しても間違いなく安いです。

弊社は、採用を増やして事務所を拡大していく方針ですが、弥生の『記帳代行支援サービス』を使えば、人を雇わなくても業務をこなせてしまうという事務所も出てくるのではないでしょうか。

これから導入する方へ

『記帳代行支援サービス』を導入し、時間に余裕ができたとのことですが、今後の展望はありますか?

今後、会計事務所業界は、記帳代行と自計化の2極化が進むのではないかと予測しています。そのような中、弊社としては、今後も記帳代行を受けていくスタンスでいます。

自計化を選んだ場合、令和5年から導入されるインボイス制度で、適格請求書として適切なものなのかをお客様ご自身が判断しなければなりません。お客様の判断をどこまで我々がチェックする必要があるのかという問題もありますが、資料の判断をお客様任せにして我々が申告を行うと、お客様にとって良い判断にならないこともあると思うからです。

また消費税も含めて、今後、税制がどんどん複雑化することも考えられます。

そのような視点から、自計化よりもアウトソーシングの方が、お客様が本業に集中できるうえに、経理の人材を雇う必要もなくなり良いのではないかと考えており、当事務所では、記帳代行の契約件数を増やしていきながら、将来的に50人規模まで人員を増やすことを目指しています。

課題としては、色々なサービスやオペレーションを試行錯誤しながら、少しずつ成果が出て、業務効率化が進んでいるものの、一部ではまだ残業が残っている点です。

これから『記帳代行支援サービス』を一層活用しながら業務効率化を図り、ワークライフバランスをより重視し、働く時間や場所に制限のある方などより多様な方々が安心して働けるような事務所にしていきたいと考えています。

導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。

新しいものを導入しようとするときは、抵抗があるケースも多いですし、最初からすべてうまくいくことも期待できません。

私自身も、最初は戸惑いがありましたが、長いスパンを見据えて踏み出すことで、繰り返していくうちにどんどん効率化されていくことが分かりました。

将来的に効率化したいと考えている事務所の皆様には、ぜひ一度、小さいクライアントからでもいいので試してみて、効果を実感していただきたいと思います。

効率化が高まっていけば、従業員さんの満足度も高まり、離職が減り、定着率もアップします。

また、若い方たちは、新しい活動をしている最先端のところで働きたいという意欲を持っている方が多いので、新しいサービスを活用して成長できる環境作りをすることで、採用活動への効果も期待できると思います。

YDK日本橋税理士事務所

代表者
山口 晴啓
所在
東京都中央区
設立
2020年
従業員数
8人
記帳代行支援サービス利用開始時期 2020年8月
サービスの方針 チャットワークを活用しお客様ごとのチーム制を導入。質問や相談にスピーディーに対応
ZOOMや対面での面談は2ヶ月に1回程度
資料の受取はクラウドサービスを活用
事務所経営における方針 事務所を拡大する方針
ワークライフバランスを重視

サービス導入事例一覧

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