記帳代行も会計システムも弥生に統一で業務効率アップ、シンプルで快適な会計事務所を実現

導入前の課題

従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか？

4年ほど前は、他社の記帳サービスを導入していました。
2人しかスタッフがいませんでしたので、記帳にかける時間を削減しようと、レシート類が届くとそのままそれをスキャンし、そのデータを記帳サービスに読み取らせて、仕訳を行い、それを会計システムに連携させるという形でした。

現在、当事務所は弥生会計をメインで利用しているので、他社の記帳サービスで仕訳されたデータを一度CSVで出力し、『弥生会計』に取り込むという作業が必要だったのですが、そのひと手間があったのと、CSVの取り込みミスが生じる可能性に懸念を持っていました。

また、そちらのサービスでは、例えば医療費明細の読み取りは別料金で、それらもすべてスキャンして仕訳していたので、ややコストも高くなっていました。

選んだきっかけ

『記帳代行支援サービス』の導入を決めたポイントはありますか？

弥生の営業担当の方から、「弥生の『記帳代行支援サービス』が始まりました、試してみませんか。」とお話をいただいたことがきっかけです。

当事務所は、『弥生会計』の利用割合が9割以上なので、『弥生会計』と連携できる『記帳代行支援サービス』であれば、利便性が高くなるのではないかと思い、使い始めました。

導入の手順や手間

使い始めたときの率直な印象はいかがでしたか？

移行への抵抗はありませんでした。
ただ、少数ですが他社の記帳サービスの方が使い慣れているスタッフもいたので、所長としてどちらかに絞るべきか悩みました。

最終的には、私自身弥生が好きでしたし、事務所の業務効率も考えて、思い切って弥生の『記帳代行支援サービス』に統一しましたが、結果として、事務所の運営がしやすくなり、ふたつのサービスやスタッフの間で悩むストレスから開放されたので良かったです。

切り替えに伴い、手間がかかった点はありますか？

他社の記帳サービスを使っていたときも、仕上がったデータは、『弥生会計』に取り込んでいました。そのため、『弥生会計』の顧客情報の設定も済んでおり、移行に伴う追加作業はありませんでした。

『記帳代行支援サービス』に関して、マニュアルやルールの作成、従業員教育はどうしましたか？

また、弥生の営業担当の方から、「新人の方のサポートもいつでも行いますよ」と言っていただき、サービスの導入時だけでなく、新しい機能が追加された際に、教えに来て頂くこともあります。
私が知らない機能を、いつの間にかスタッフが使えるようになっていることもあり、弥生の営業担当の方には非常にお世話になっています。

導入後の成果

記帳代行支援サービス導入後は何か変化はありましたか？

当事務所は9割が『弥生会計』を使っていますが、記帳サービスは他社のサービスだったため、記帳されたデータをCSVで出力して、さらに『弥生会計』に取り込むという作業を行っていました。

今は、『記帳代行支援サービス』と『弥生会計』が直接連携できるようになり、業務プロセスがシンプルになりました。

また、会計事務所未経験で入社するスタッフも仕事が覚えやすくなり、成長のスピードが早くなりました。おかげで、サービスのクオリティも高めることができました。

料金の面では、以前と比較していかがですか？

利用料金は下がりました。

以前はどんな資料でも記帳サービスを使っていましたが、弥生に切り替えてからは、手作業での入力が早いと思えば打つし、領収書の枚数が多ければ『記帳代行支援サービス』を利用するようになりました。

下がった金額はそれほど大きくなく、全体を見れば手作業での入力が増えた側面もあるのですが、それによって事務所全体ではスピーディーに記帳できる方法を選択できるようになりました。

また、他社のサービスでは、追加料金のかかる医療費明細も取り込んでいましたが、手作業でExcelに入力したものを取り込むことに統一したので、その分もコスト、作業の両方で効率が良くなりました。

残業時間や、スタッフの皆さんの環境の変化はありましたか？

使ってみた印象と感想

他社サービスとの併用から弥生の『記帳代行支援サービス』に統一しようと思った決め手はなんだったのでしょうか？

当初は2つのサービスを併用し、どちらを使うかそれぞれのスタッフに任せていましたが、サービスによって業務フローが異なり、AIによる学習機能も分散することになるので、効率良く進みませんでした。また、スタッフの習熟度によってもどちらが良いかが分かれるため、新しく入所したスタッフは迷ってしまうといった問題が発生していました。

そんな中、統一する決め手となったのは、「会計システムの入力のしやすさ」でした。

極端な話をすると、記帳サービスはITを活用して自動で仕訳をするサービスなので、他社のサービスと弥生との間で特別な差があるかというと、スキャナの速度も同じで、仕上がりまでの時間もどちらも十分に早く、そこだけでは大きな差はつきにくいのですが、『弥生会計』のデスクトップアプリは、ブラウザ上で入力する他社のクラウド会計システムと比較しても、圧倒的に入力が早くできます。
また、『記帳代行支援サービス』のデータが『弥生会計』に直接連携されるため、業務フローもシンプルにもなり、事務所全体の効率もとても良くなりました。

あわせて、『弥生会計』を利用しているお客様も多く、私達も弥生のファンだったので、弥生の『記帳代行支援サービス』に一本化することを選びました。

最近の会計業界では「自動化」がうたわれていますが、取り込み時に仕訳の修正、確認作業などを行うため、実際は「半自動化」であり、手作業での入力が全くなくなっているわけではありません。
そういった点からも、ふたつのサービスを併用してみて、会計システムとの連携や手作業も考慮すると弥生のほうが良いと考えました。

これから導入する方へ

今後の展望はありますか？

今後は、スタッフの会計知識向上のための教育を充実させたいと考えています。

従来の会計事務所は、仕訳はすべて手作業での入力だったので、会計知識がなければ仕訳は行えず、スタッフは会計知識を持っていることが当然でした。しかし今は、会計知識がなくても、取り込みさえすれば、仕訳ができてしまう時代になりました。
極論ですが、仕訳チェックをせずに取り込むと、取り込んだ100本の仕訳がすべて間違っていることもあり得て、会計事務所にとってはとても怖いことだと思います。

そこで、自動で仕訳ができるからこそ、スタッフにはまずは会計知識をしっかりと身に付けてもらい、業務に取り組んでいって貰えればと考えています。

また、これまでは記帳や月次試算表の作成などが中心だったスタッフも、今後は決算書の作成までスムーズに行っていけるように、徐々に仕事の範囲も拡大させていきたいと考えています。

導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。

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