様々な記帳ツールをとことん比較した結果、選んだのは弥生の『記帳代行支援サービス』

導入前の課題

従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか？

独立当初、ひとりで始めた頃より、証憑をスキャンして、デジタルデータとして保存していたことから、当事務所では、お客様から証憑をお預かりしたら、まず、スキャンをしてPDF化、そのデータを担当スタッフが受け取り、記帳をしていくという流れで業務を行っていました。

もちろん、スキャンするよりも自分で入力したほうが早く、時間の面では合理的ではないことは承知していましたが、電子帳簿保存法に対応できるようにしたいという意図があった事と、当時は自宅開業で書類を保存しておく場所の余裕がなかったので、PDF化したらすぐ返却できた点でもメリットがあったからです。

何か課題はありましたか？

選んだきっかけ

『記帳代行支援サービス』を利用しようと思ったきっかけは何ですか？

弥生のPAPカンファレンスに出席したときに、『記帳代行支援サービス』の説明を聞き、これだ！と感じました。
それまでは、AIだけの記帳サービスは精度が高くなく、どのサービスも同じだと諦めていました。ところが、弥生の『記帳代行支援サービス』は、AIによる記帳に加えて、2人のオペレーターがクロスチェックをしてくれると聞き、これは良さそうだと思いました。

比較したサービスはありますか？

実は、PAPカンファレンスの１、２ヶ月前に他社の記帳サービスを契約して利用し始めたところでした。また、自分自身の確定申告で、他社の記帳サービスも利用していましたし、記帳サービスを行っている各社に問い合わせをして、記帳サービスについてかなり調べました。
そして、各社の営業の方からもお話を伺い、デモやトライアルで実際に利用し、すべてのサービスを見比べた中で、弥生の『記帳代行支援サービス』がずば抜けて良いと感じました。

まず、2人のオペレーターがクロスチェックをしているので、AIだけのものと比べて精度が高いのが良かったです。
また、弥生のサービスなので弥生会計との連携がスムーズで、取り込みも簡単でした。

さらに、文字が大きく操作方法が分かりやすいのも良かったです。
他社のサービスには、今風のおしゃれな格好、良い見た目のものもありましたが、会計ソフトはわかりやすさが大事だと思っています。当事務所では、会計知識がない人も作業を行うので、弥生の文字が大きく見やすいといった見た目や操作性も大きな決め手でした。
そこで、契約したばかりの他社のサービスも解約し、弥生に切り替えることにしました。

弥生の記帳代行支援サービスは、当事務所にとって非常に利便性が高く、自分が求めていたサービスにようやく出会うことができました。

導入の手順や手間

『記帳代行支援サービス』を導入して、業務の流れに何か変化はありましたか？

記帳代行支援サービス導入前は、仕訳はすべて在宅勤務のスタッフや外注が入力していましたが、導入後は、お客様から証憑をお預かりしたら事務所にいるスタッフがすぐスキャンをして、データを『記帳代行支援サービス』に送り、納品された仕訳データを在宅勤務のスタッフがチェックするという流れに変わりました。

スタッフの方の仕事内容は変わりましたか？

入力の手間が減り、弥生から納品された仕訳のチェック業務と、試算表を完成させる業務がメインになりました。

導入に関して、事務所内での反応はいかがでしたか？

導入に際しては、入力が好きで自分でやりたい人もいれば、新しい業務に意欲的にチャレンジする人、新しいサービスの導入を面倒だと感じる人など、様々でした。特に、会計事務所経験者の中には、これまでのように全部自分で入力したいと言う声もありました。

ただ、私自身は、弥生の『記帳代行支援サービス』の良さを理解していましたし、導入すれば業務効率化につながると確信していました。
スタッフのうち4名は会計事務所経験者で、葛藤もあったと思いますし、私も導入はしたいけどスタッフには辞めないで欲しいという気持ちが強かったので、最終的に事務所に残り新しい体制に頑張って付いてきてくれているスタッフには感謝しています。

導入後の成果

記帳代行支援サービス導入で、何か成果は感じていますか？

『記帳代行支援サービス』のおかげで、スタッフ一人分以上の労働時間が節約できて、業務効率化を実現できました。

在宅勤務のスタッフの業務も、以前は記帳だけでしたが、現在は試算表の作成も担当していて、スキルアップが図れているだけではなく、以前は私が行っていた試算表の作成を任せられるようになったことで、自分自身も時間に余裕ができたことは、非常にありがたいです。
将来的には、数字の分析にもっとリソースを回せるようにしていきたいと思っています。

使ってみた印象と感想

『記帳代行支援サービス』は、具体的にどの辺が良かったのでしょうか？

仕訳の精度が高い点を評価して導入しましたが、実際に使ってみたところ、「証憑ビューアー」の機能が一番良かったです。
弥生会計AEで証憑ビューアーのボタンが表示されるので、確認したい仕訳を選択して「証憑ビューアー」をクリックすると、画面上でその仕訳に関連する証憑を確認することができます。
お客様を訪問した際にも、気になった取引の証憑がすぐ確認できるのでとても便利です。

『記帳代行支援サービス』の値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか？

これから導入する方へ

今後の展望はありますか？

今までも、少しずつ電子帳簿保存法対応を進めて来ましたが、今後はもっと多くの時間を充てたいです。
また、弥生会計に対応した分析ソフトなどを利用するなど、試算表や決算書の分析の時間も増やし、サービスの品質を向上していきたいとも考えています。

導入を検討している会計事務所の皆さまに向けて、メッセージをお願いします。

私自身もそうでしたが、『記帳代行支援サービス』を利用するにあたり、一番ネックとなるのは証憑をスキャンしデータ化する作業でした。
特に税理士先生お一人の事務所の場合は、自らスキャンをしなければならないため、その手間から諦めてしまうことが多いのではないかと思います。
ですが、実践してみた結果、事務所で書類を保管する必要もなく、寝る前にデータを送っておけば、１営業日で仕訳データが納品されます。

実は、以前、日本と時差のある海外に事務所を作れば24時間体制で夜の間に作業が進むのでは？と考えたことがあったのですが、弥生の『記帳代行支援サービス』ができて、その夢も実現してしまいました。
おかげで今は、木曜日にデータを送れば金曜日に納品データが届き、月曜日から作業を一気に進められて、良いリズムができています。
特に、年に1回でまとめて入力するお客様は、入力の量が膨大になるので、自分でデータ化をしてでも、導入するメリットは大きいと実感しています。 データ読み込みに必要なスキャンスナップも、弥生で買えるので、ぜひ試してみて欲しいです。

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