法令改正への取り組み

大規模な法令改正はこれからも続きます。2023年に予定されているインボイス制度は大きな影響が予想されますし、行政手続きの電子化もますます加速していきます。

今回の消費税法改正については、10月1日に交通機関などでシステムトラブルが発生するなど、一部で混乱が見られましたが、徐々に落ち着きつつあります。弥生へのお問い合わせ状況としては、9月に入って以降急激に増加しましたが、事前準備もあり致命的な混乱には至っていません。今後も実務として成立するようコンテンツ提供なども含め、しっかりサポートしていきます。

ただ、会計の観点では本当に大変なのはこれからです。キャッシュレス・ポイント還元では、按分での値引き処理とするのか雑収入計上とするのか。どちらの処理にしても手間がかかります。

会計業務3.0を実現するスマート取引取込にとっては、大きなチャレンジです。OCRによるレシート読み取りでは、レシート上の記載方法が多岐にわたる中で、多くの項目を読み取る必要があり、精度が悪化しました。また、銀行明細やクレジットカード明細には税区分の情報は含まれておらず、このままでは軽減税率の自動仕訳ができません。このような状況の中で、一定の時間はかかりますが、改善を続け、段階的に対応できる範囲を広げていきます。

次の山はインボイス制度の導入です。2023年10月1日から適格請求書等の発行が必要になり、これは今回の軽減税率以上の大きな影響が見込まれます。商流から排除されかねないという意味で、免税事業者も含め、すべての事業者に影響が生じます。発行・受領両面での請求書等の管理負担が増す中で、システム対応が不可欠でしょう。弥生として、お客様と会計事務所が支障なく業務が進められるように着実に対応を進めます。

電子申告・電子申請については、今後、個人所得税の電子申告等優遇措置や、大法人の社会保険の電子申請義務化といった「アメ」と「ムチ」の使い分けで普及が加速することが見込まれます。弥生は、自社開発による確定申告e-Taxモジュールの提供や、エフアンドエム社オフィスステーションとの連携により社会保険電子届出義務化に対応するなど、しっかり取り組んでいきます。

デジタル化の先にあるもの

これまでの電子化は、あくまでも紙を前提として、その一部の電子化を進めてきましたが、今後は電子データが前提となり、業務のあり方自体も変わりうる、いわば業務デジタル化の新しいステージが視野に入ってきました。

これはオーストラリア、イギリス、イタリアなどの海外事例を見れば明らかです。この三つの事例の共通点は、納税システムのあり方自体が大きく変わりつつあるということ。これまでの着目点は申告以降でしたが、これからは申告以前に、申告が正しくなるような仕組みを作り込むという方向に変化しつつあります。これは、OECD(経済協力開発機構)が提唱する“Tax Compliance by Design”の考え方ですが、実はこの考え方は日本の政府税制調査会総会においても議論が始まっています。

あくまでも長期的な話にはなりますが、Tax Compliance by Designの世界では、会計ソフトも会計事務所もその意義が問われるようになります。ただ、同時に、業務のあり方自体を見直すことによって、事業者の負担を大幅に減らす大きなチャンスにもなると考えています。国だけでなく、事業者にも会計事務所にもメリットのある仕組みを、ステークホルダーを巻き込み、必要な時間をかけて進められるよう、弥生としてもしっかり音頭をとっていきます。

弥生は、長期的な社会全体のデジタル化をしっかりと見据え、着実に準備を進めると同時に、短中期的に必要となる、法令改正対応、そして業務効率化にしっかりと取り組んでまいります。

「弥生 20 シリーズ」主な強化ポイント

弥生会計

令和元年分確定申告への対応をいたします。
今までは国税庁で提供していたe-Taxソフトでの電子申告のみ対応しておりましたが、より使いやすいUIで電子申告を行っていただくため、確定申告e-Taxモジュールを2020年1月よりご提供いたします。
消費税法改正への対応として、軽減税率制度への改善対応も進めます。
現状は弥生が提供している軽減税率対応のフォーマットでのみCSVファイル取込の対応をしていましたが、独自フォーマットへの対応もいたします。

弥生給与

2020年4月より大法人を対象に社会保険一部届出の電子申請が義務化になります。
弥生給与のデータを利用して社会保険の電子申請を行えるよう、エフアンドエム社提供のオフィスステーション労務（e-Gov対応）と連携いたします。提携時期は2020年4月上旬を予定しております。

弥生ドライブ

弥生PAP会員向けのデータ容量を、これまでの20GBから40GBへ拡大いたします。
記帳代行時に必要なデータ保存や、BCP対策にもお役立てください。顧問先向けのデータ容量については今後拡大を予定しております。

業務3.0に向けた進捗状況

業務3.0に向けての準備を着実に継続していきます。

会計業務

記帳代行支援サービスの他、銀行API連携の強化を進めます。API連携は1行ごとの契約が必要なため、電子決済等代行業者として地方銀行含めて順次対応を進めます。

給与・労務業務

まずは直近の法令改正への対応を優先に、今後のデジタル・ガバメントの動きを踏まえて、電子申請の中小企業への義務化を見据えて対応を進めます。

商取引業務

中小企業EDIの実現に向けて、各団体と共に活動すると同時にインボイス制度への対応に向けてもまずは要件を検討して対応を進めます。

その他

昨年8月に提供を開始しました会計事務所紹介サービスはご紹介実績が着実に増えております。その中でお客様の要望ニーズは多様化しておりますので、マッチング強化のため情報収集のご協力をお願いいたします。

2020年1月14日にMicrosoft社によるWindows7の延長サポートが終了します。弥生シリーズの対応も準拠しておりますので、顧問先含めまだWindows7をご利用の方はお早めにWindows10への移行対応をお願いいたします。

また、弥生では不要となったパソコンの無償回収キャンペーンを実施しておりますのでぜひご活用ください。

生産性を最も単純に説明すると、投入に対する成果となります。つまり労働時間に対する付加価値、売上高と言ってもいいでしょう。ここで、生産性を高めるための施策は2つあります。1つは売上高を増やすこと、もう1つは労働時間を減らすことです。

図：生産性とは何か

実際は両方やらなくてはなりません。これをさらに突き詰めると、「その人の労働時間にどれだけ有効時間（お客様にサービスを提供して対価を得ている時間）が含まれているか」、さらに「その有効時間でどれだけ売り上げているか」という2つのポイントが浮かび上がってきます。前者はお客様ごとに決定される「稼働率」、後者は従業員の能力によって異なる数値となる「パフォーマンス」です。「稼働率×パフォーマンス」ではじき出される数字をいかに大きくするかが、生産性に直結することになります。

実は、会計事務所の稼働率はそれほど低くありません。「何の成果も生まない時間」が意外に少ない分、成果を生んでいる時間である「有効時間」の比率は高くなる傾向にあります。しかし、全体としては高い生産性には結び付いていません。これは、有効時間の中身に問題があることを示しています。有効時間は、主体業務、付随業務、付帯業務の3つに細分化できます。本当の意味で顧客に成果をもたらす主体業務の比率を現状より高めること、それこそが、会計事務所が生産性を高めていくための施策の本丸です。

また、未来投資時間（将来の成果の種となる時間、自分を成長させるための時間）を増やしたり、削減対象時間（過去の成果を処理する時間、何の成果も生まない時間）を減らしたりすることも大切です。

図：目指すべき時間配分

業務の抜本的見直しによる生産性向上

ここで生産性向上への具体策を見てみましょう。いくつか視点はありますが、業務フローの抜本的見直しが最も重要です。以下のような項目について、その作業や工程そのものをなくす、複数を一緒にする、順番を変更する、単純化する、等で効率化できないかを考えます。

• 1.業務手順書＆フローチャート
• 2.業務進行チェック表
• 3.作業指示書＆確認書
• 4.業務進捗管理表
• 5.各種マニュアル
• 6.各種チェックリスト

まず、顧問先を標準化しやすい順にA、B、C、Sと分類します。Sは「特別対応」が必要な例外的な顧問先であり、採算があっているなら標準化の対象外とします。

標準化をする上で、まずは事務所として望ましい標準業務フローを確定させます。その上で、うまく標準化できそうな顧問先Aから標準化に取り組み、成功体験を積みながらB、Cへと進みます。1～3年を目安に抜本的見直しを実施していくのです。

採算性の抜本的見直し

業務フローと併せて、もう1つ重要なのが採算性の見直しです。特に、どの作業にどれだけの人と時間が投入されているかを示す「工数管理」が大事です。該当作業への投入工数の妥当性を示します。これは、従業員ごとに時間の使い方に着目する「時間管理」とは異なります。

工数管理を実施する際のポイントは「業務分類」にあります。あまり細かく分析すると認識の差が出てしまい、かえって採算性が見えなくなります。大まかな課題が見えればいいと割り切り、分類を増やし過ぎないようにします。また、月次、年次などの収益単位にできるだけ一致させることも分かりやすさの観点で重要です。

また、会社の方針があればそれを盛り込みましょう。相続と贈与を強化したいという方針があれば、それに応じて業務を明確に分類することで、会社を将来的に正しい方向へと導くことができるのです。

その上で、実際に工数の集計・分析を行います。分析のポイントは「高すぎる」「低すぎる」に注目することです。高すぎる場合、それ自体が問題でないかを確認し、低すぎる場合は当然改善がテーマになります。低すぎること自体ではなく、どう改善したかの推移を評価、具体的な工夫を全体で共有して、全体での改善に活かしましょう。

業務フローと採算性の見直しで、生産性1.5倍を目指しましょう！

業務においては、以前は日々の予定と実績をOutlookで管理し、Windows Exchange Severを利用して所内で共有していました。OutlookからExcelに変換し、実績を集計していました。しかし、集計に時間がかかるため、うまく活かせていませんでした。そこで、タイムマネジメントのセミナーに参加しました。

タイムマネジメントのセミナーにおいては、時間を次のように分類することを学びました。

• A今成果を生んでいる時間（月次訪問、申告業務、税務調査、年末調整、確定申告）
• B将来の成果の種となる時間（研修・改善、工夫）
• Cその他の時間（顧問先以外の業務、訪問レポート）

現在は、日々の予定や実績を、会計事務所向けのクラウドサービスである「MyKomonグループウェア」で管理しています。顧問先、業務分類、スタッフごとに実績を集計します。顧問先の報酬額を登録することで個別の単価を計算できるため、業務分類別の単価の分析が可能です。また、Cの時間を削ってAやBの時間を増やせるようになりました。

生産性向上に役立てているMyKomonの機能

訪問担当者の業務フローは、顧問先から会計データを受け取ることから始まり、訪問を終えて訪問レポートを提出するまでが１つのサイクルです。このフローを1つずつ紹介します。

図：訪問担当の月次業務フロー

1. 顧問先から会計データを連携

会計データや必要書類は顧問先からMyKomon共有フォルダに保存してもらいます。利点は、100メガバイトの大容量ファイルでも添付できる点です。共有フォルダに書き込みがあった場合にはメールで通知されます。また、お客様が弥生ドライブをご利用されている場合は、直接データを確認できますし、データの受け渡し、決算修正などで手間取ることなく便利です。スマート取引取込を活用すれば、顧問先のデータを確認・修正することも可能です。

2. 修正点や疑問点などを顧問先に問い合わせ

データ受け取り後、チェックします。不足資料があれば、電子会議室で問い合わせます。電子会議室は顧問先とのやり取りだけでなく、所内に向けてのメッセージも書き込めます。所内でのチェックの内容から、業務指示や作業者からの相談など顧問先ごとに対応ができます。事務所内で共有しており、担当者の不在や担当の変更時にもそれまでの流れが見えるため、それぞれが不安を感じることなく、また顧問先に迷惑をかけることなく対応できます。メールとは大きな違いです。

3. プロダクトグループに訪問資料作成依頼

資料作成については、アドバイザーではなくプロダクトグループが担当します。正確な連絡が必要になるため、進捗管理表を利用します。メール通知があるので、作業の引継ぎに漏れがなくスムーズです。進捗率や期限も一目で分かるようになっています。

4. 訪問レジュメを作成し所長確認

訪問レジュメを作成し所長へ確認依頼する際に、予定としての「ToDo登録」が利用できます。繰り返し機能もあって、臨機応変に使えます。他のスタッフに依頼するToDoも、処理が終われば、依頼元に報告メールが行くので安心です。そして、顧問先への訪問につながります。

5. 訪問レポート提出

業務報告書テンプレート、顧客管理の項目は自由にカスタマイズ可能です。データ化した報告書の最大のメリットは、過去の報告書からワード検索ができることです。過去の内容がすべて見えますので、MyKomon上にデータベースが生成されるイメージです。

ここまでが一連の流れです。これ以外にもMyKomon上に便利な機能がありますので、いくつかご紹介します。

1つ目は顧客管理です。訪問時の連絡や資料作成マニュアルなどいろいろなものを登録しています。CSVとして書き出しも可能です。印刷し、顧問先への配布物としても活用しています。

2つ目は資料回収機能です。毎年決算時に回収する資料一覧を登録して、PDFで出力できるので、そのまま顧問先に配布できます。これは進捗管理表にも連携できます。

当所は、ツールを決めつけるのではなく、先行導入して試すことにしています。長年試行錯誤してきた結果として、今はMyKomonの機能と弥生の機能を融合させた状態で落ち着きつつあります。

課題として、現状の業務の可視化ができていないことがありました。また職員によってやり方が異なるなどの業務の標準化ができていないこと、顧問先への訪問に大きく時間を取られてしまっているなど効率化の問題も抱えていました。

そういった課題の解決に向けて、ITツールの活用に取り組みました。グループウェアのMyKomon、リモートサポートby弥生PAP、スマート取引取込などです。

図：ITツールの活用による課題解決の取り組み

進捗管理表による業務可視化

以前は紙で管理していましたが、現在はMyKomonの進捗管理表を使っています。これにより、各作業が完了した際にステータスの記入作業を自席で完結できます。また、作業をステータスごとにソートできるため、作業の進捗状況を簡単に管理できるようになりました。

日報も、PCとスマホの両方から記入できます。管理側も職員の一日の業務内容や、紙では把握できなかった顧問先ごとの工数が一目で分かるようになりました。労働時間と所定外労働時間をすぐに確認できるなど、無駄な時間の削減に成功しました。

工数も可視化して分析できるようになりました。顧客情報として月次顧問料、決算料、年末調整などの費用を入れると、時間ごとの報酬が自動集計できます。サービスの見直しやさらなる付加価値を提供するべきかどうか、また顧客満足度によって対応を考えるといったこともしやすくなりました。時間あたりの報酬が低い順に並べ替えると、事務所の業績にとってネガティブな顧問先が分かります。工程の見直し、合理化の必要性、一定額以下の場合は値上げの交渉をするなど、事務所運営として非常に重要な情報が得られます。

標準化のカギは月次業務手順書

会計事務所の標準手順を「月次業務手順書」で決めています。誰が、何を、何の目的で、どのような手順で実施するかを明確にできます。担当者ごと、顧問先ごとに異なる業務を集約できるという大きなメリットがあります。また、事務所全体として工数削減を進めたい場合は、この手順書をブラッシュアップすればよいため、改善の効率が非常に高いことも大きなメリットです。

もう1つのアプローチは「作業指示書」です。これは顧問先ごとに用意する指示書で、項目もそれぞれ異なります。例えば、銀行の支店情報や現金出納帳のExcelを弥生会計にインポートするといった手順などの情報です。指示内容をブラッシュアップすることでミスがなくなるなど、品質向上につながります。

「月次業務チェック表」も有効です。これはトヨタ生産方式のカンバンに似ています。紙ではなく、「Docuworks」などの電子文書を使っています。役割が終わったかどうかのチェック表として使っています。準備、資料確認、入力、入力確認、報告、面談、最終確認などの工程ごとに表を作成します。可視化、仕事の漏れが少なくなるといったメリットがあります。

業務効率化のための運用ワークフローやIT活用

業務効率化のための運用ワークフローとして、記帳代行の顧問先にはなるべく資料をデータ化してMyKomonの共有フォルダやDropboxに保管してもらっています。受領したデータの入力はスマート取引取込で自動化しています。自計化顧問先とは弥生ドライブを活用して、会計データの受け渡しや、試算表や決算書のチェックを進めています。

また、リモートサポートby弥生PAPの活用で、事務所からインターネットを通じて顧問先の画面を見ながら弥生会計の操作を指導できます。これにより、移動時間の削減や工数削減につながるだけでなく、訪問しなくても顧客満足度を向上させることができるのです。

このような運用フローにより、生産性を向上させ、残った時間でお客様の明るい未来に投資するように努めています。実際に工数削減により、総務や経理などの負担を加味した総工数単価が、4,079円から4,477円へと大幅に向上しました。

ツール導入のコツは、ある程度まで、導入を決めた所長が強い意思を持って進めていくことです。例えば、業務の中にツールの利用を埋め込むといったルールをつくるようにしました。次第に、ツールの便利さに従業員が気付き、自発的にツールを活用するようになっていきます。

今後も、見える化・標準化・効率化に取り組み、より工数単価を上げていきます。結果として居心地の良い事務所にしていきます。

IT人材採用、事務所のIT環境整備

ITスキルに不安があったため、経理業務の経験を持ちITスキルがある人材を期間限定で採用しました。3カ月ほどの期間で、スキャナとスマート取引取込の設定、チャットアプリであるChatworkの設定、名刺管理アプリであるEightの設定、事務所内の共有ドライブ、顧問料などの自動引落システムなどの環境を整えてもらいました。

記帳業務効率化　手入力しない仕組み

顧問先のレシートや領収書を事務所でスキャンしてデータ化します。Excelの現金出納帳やインターネットバンキングの明細、仕入経費におけるクレジットカード明細を事務所でCSVに変換し、それを弥生会計で自動仕訳します。売上は、お客様が売上管理アプリなどを使っている場合、事務所で弥生インポート形式にデータ加工してから取り込みます。紙を見て入力するプロセスをいかに減らせるかが重要です。

時間を創出する取り組み

移動時間削減のため、顧問先は極力事務所に近い場所に集約しました。また顧問先と事務所職員の間でChatworkを活用しグループを作成してスムーズなやり取りを行っています。LINEやChatworkで顧問先と連絡を取ることで移動時の隙間時間を活用しています。臨機応変かつタイムリーに対応できるので、直接の訪問は3カ月に1度くらいになっています。

顧問先の資料が足りない時も、スマートフォンで画像を撮影してLINEなどで簡単に送っていただけるので、顧問先も事務所も大変助かっています。

顧問先にITツールを導入してもらうには

事前にLINEやChatworkなどツールでのやり取りをご承知いただきます。ご承知いただけない場合は、著しく業務効率が下がりますので依頼をお断りすることもあります。

設立したばかりの会社や若い経営者、特にIT系の方が、スマートフォンを活用したコミュニケーション方法に対応してくれることが多い傾向があります。初めは導入ハードルの低いLINEを提案し、その後Chatworkに移行することが多いです。顧問先がPCでデータ処理をする場合はお互いChatworkの方が便利です。

導入による顧問先メリットの説明

ITツールの導入により、入力作業を効率化することで、事務所の人件費と作業時間を削減できることを説明します。時間の削減で業務全体に余裕が生まれることで、相談や提案業務に時間を使えるようになることなどをご理解いただいています。

売上をどう上げるか

• 1.既存顧客を減らさない
• 2.既存顧客の単価アップ
• 3.紹介による新規顧客獲得

売上を上げるためには、1から3の取り組みが必要と考えています。税務会計以外の付加価値を提供するために、相談されたら絶対に「NO」と言わないような姿勢で取り組んでいます。具体的には、異業種の信頼できる人脈づくりを心掛けています。顧問先が自身で解決できない課題を解決できる会社や人材を紹介しています。人脈づくりのために、ロータリークラブや法人会など地元のイベントに参加するようにしています。

2年前と比べ、これらの取り組みで事務所の生産性は大幅に向上しました。入力業務が必要な顧問先が減少し、土日出勤がなくなりました。対応件数は12件から30件に増えました。従業員の給与も増え、時給が200円アップ。顧問先は30件から2倍の60件に増えています。

図：取り組みによる効果

弥生への要望と他の会計事務所へのアドバイス

弥生への要望としては、IT人材の支援を希望します。少人数の事務所ではIT人材の採用は二の次になります。有償でもよいので支援してもらえると助かります。

最後に、他の事務所の皆様にお勧めしたいのは、ITツールはとにかく導入したほうが良いということです。導入が遅くなると先々追いつくことが大変になります。加えて、税務会計以外の付加価値を提供することです。顧問先の相談に対応して、お客様から頼られる存在となることです。

2つめは、ピーク時の残業時間が多いといった働き方改革への課題です。弥生会計の「スマート取引取込」を活用し、電子化、クラウドを活用することで入力業務の効率化を徹底しました。

図：課題と取り組み

仕事を切り分けて分業体制を整備

以下の順で、仕事を切り分けて分業体制を整備しました。

• 1.業務部の専門的な能力を持つものが行うべき業務を把握
• 2.それ以外の人でもできる業務を把握
• 3.2.を標準化して誰でも作業ができるように整備

専門性の必要がない作業の効率化で、より多くの時間を生み出せると考えました。自社の総務部内には、以前から決算書の製本や電子化などを行う部署があります。２．の業務を総務部に移管できないかを検討しました。

総務部の体制

分業前は資料収集や入力チェックはすべて業務部が対応し、作業も属人的で付加価値業務を十分に対応できていませんでした。そこで、スマート取引取込を活用し、会計知識のない総務部内で対応できるように業務フローを変更しました。分業に成功し、業務部の負担が軽減したことで、業務部は付加価値業務に注力できるようになりました。

弥生会計の「スマート取引取込」を活用

弥生を利用する顧問先が増えたことと、スマート取引取込が使いやすくなったことが背景にありました。以前のカンファレンスで弥生会計利用の成功事例を聞き導入イメージが湧きやすかったので、弥生会計のスマート取引取込を活用しています。また業務上Excelなどで入力したデータを取り込む機能が必要だったので、ExcelデータをCVSに変換し「CSV取込」を利用しています。そして社内で分業化を図り、入力時間を効率化しました。

分業体制による運用方法

業務部で顧問先から資料を回収し、スキャンした資料をPDFもしくは直接写真で総務部に送ります。送られたデータは総務部でスマート取引取込に取りこみます。そして業務部で弥生会計を開き、勘定科目を設定して取り込みます。なお、１度行った設定作業はスマート取引取込が学習するので、2カ月から3カ月目には95％ぐらいそのまま取り込みできるようになります。

社内の効率化を図るためのスマート取引取込導入ルール

対象となる顧問先は、「記帳代行である」「最新の弥生会計で処理ができる」「通帳や出納帳など残高管理ができている」の3パターンです。収支の判別を行いやすい、通帳、手書き出納帳、Excel出納帳を対象とし、窓口収入管理表や窓口収入月報のような収支の判別が難しい資料は会計知識のない者が入力するため、現在は対象外としています。

スマート取引取込導入手順の動画作成

スマート取引取込は、最新バージョンのデータが対象です。スマート取引取込ができそうな記帳代行先の顧問先をピックアップします。業務部と総務部での受け渡しのために、Chatworkでグループチャットを作成しています。

社内でのルールを徹底するために、導入準備から依頼手順、タスク処理の手順動画を作成しました。動画を用いることにより新人への説明回数を削減し、導入ルールが勝手に変わることを防ぎます。

導入効果

• 1.業務部の入力にかかる時間を短縮したことにより、産休や退職などで不在となった社員の補充をしなくても業務を継続できています。
• 2.削減した時間で、シニア（入社3年以上の社員）が付加価値業務、ジュニア（入社１～2年の社員）がそれまでのシニアの仕事、パート社員がジュニアの仕事を担当できるようになりました。上の人の仕事をすることで、スキルアップにつながりました。
• 3.LINEやFAXなどで顧問先から通帳などの書類を早く送ってもらえ、仕訳を早く行えるので、全体的に処理が早く進みます。そして、月の後半に集中していた工程を分散することに成功しました。

課題解決への具体的な取り組み

①弥生ドライブ

最初のステップとして顧問先に弥生ドライブを導入しました。事務所主導で弥生ドライブの導入から、ID/パスワード管理や運用を指導しました。最近はスマート取引取込の設定もしています。メリットは、社長と経理担当、会計事務所間でデータを共有できることです。クラウド上にもバックアップを保存できるので、データ保全が可能です。また、クラウド上のデータをPC上で復元して入力するため、従来のスピードと変わらない速さで入力ができます。他のクラウド会計ソフトでは、PCの性能やネット環境によって、接続状況が左右されてしまいます。

図：弥生ドライブによる会計データの共有

②クレジットカード

顧問先の経理処理課題に対しては、現金払いからクレジットカード払いへの変更を提案しました。過去にクレジットの支払いを滞納したことがある場合は、カード発行が困難なので、デビットカードの使用を検討します。カード会社からの明細書だけでは、建前上課税仕入れが認められない場合があるので、税務調査対策としてカード会社からの利用明細書とは別に、レシートや領収書もしっかり保存するように指導しています。

クレジットカードを導入したことで、現金精算の煩わしさから解放され、現金出納帳の作成も省略できます。スマート取引取込で、カード会社からの請求明細書が弥生会計に取り込めるので、記帳業務が大幅に削減できました。また、ETCカードや資材仕入にもクレジットカードを利用できるというメリットがあります。

③インターネットバンキング

インターネットバンキングを提案しています。スマート取引取込により、タイムリーに銀行明細が取り込めます。スマートフォンを使用しての振り込みや振込予約も可能で、銀行へ行く時間を削減できます。インターネットバンキング契約への手間や、プランによる月額料金の別途発生に対しては、インターネットバンキングのメリット・デメリットを把握して顧問先へ説明しています。

また、導入することで、顧問先は銀行明細の入力作業とミスを軽減し、あんしん保守サポートの満足度もアップしました。私たちの事務所側でも、スマート取引取込での共有により、取込状況が確認できるようになりました。

④Misoca

これまで利用していたExcelの請求書フォーマットに合わせた形で、Misocaで作成することを提案します。そうすると、自動的にスマート取引取込に仕訳が連動されます。導入当初、郵送機能を利用した際、得意先から法人角印の印影がないため差し戻しがありましたが、印影画像を作成して、印影付きで発行することができるようになりました。その郵送機能が一通160円でできるので、忙しい顧問先から好評です。

⑤コミュニケーション

IT系の顧問先はシェアオフィスなどが多く、電話をかけるのにためらいがありました。そこで、基本的にチャットアプリであるChatworkを使用してやり取りをしています。顧問先担当者と会計事務所とのやり取りをグループ化することによって、社長も見ることができます。

注意点として、LINEの使用はプライベートと一緒にならないよう対策が必要です。また、顧問先が一覧で表示されるチャットアプリでは、資料の添付ミスに気を配る必要があります。Googleドライブとの併用により、チャットアプリ上にリンクを貼り付けることで、万が一の場合でも閲覧を制限できます。

Chatworkの導入により、外出先や休暇中のやり取りが可能になりました。1つのグループチャットで共有できるので、顧問先の満足度が上がりました。デメリットは、時間に関係なく連絡がくることでしょうか。できるだけ業務時間内の返信を意識し、急ぎの要件は電話するようにしています。

今後の取り組み

今後の取り組みは、定型業務を効率化し、削減した時間でMAS（Management Advisory Service）監査などを実施したいです。また、経営者の気づきとなるよう経営分析（ABCなど）の資料提供、中期事業計画書の作成提案をしてサービスレベルの向上や業務効率化を支援し、さらなるIT導入を支援していきたいと考えています。