場所や時間にとらわれない新しい働き方を追求
会計事務所インタビュー -川村会計事務所-
さまざまなツールを活用してテレワークを実施している川村和弘所長に、テレワークを成功させるコツやこれからの時代の事務所の運営方法、今後の課題について話を伺った。
テレワークの全体像
会計事務所でテレワークを実施するにあたっては、まず「オフィス」「テレワークの職員」「顧問先」の3者間において行うべきことを整理していくことが重要です。
下記の図では、大きく7つのプロセスについて説明しています。
①～⑤については会計事務所内での作業環境の構築について記載しています。
職員が自宅で業務を行うにあたり、従来のオフィスでの勤務と遜色のない環境を構築することで、作業効率や生産性を維持したままテレワークを実施することが可能になります。
⑥～⑦については顧問先との情報共有、コミュニケーションについて記載しています。
従来、オフィスへの来所や顧問先への訪問といった対面での対応が前提となっていますが、テレワーク実施においては対面以外での情報共有手段、コミュニケーション手段をきちんと確立しておくことで、顧問先の満足度を落とすことなく円滑な対応が可能になります。
各プロセスにおける有効なツールについては「各プロセスにおける有効なツールの解説」をご覧ください
テレワーク時における弥生製品の利用
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各プロセスにおける有効なツールの解説
テレワークに適したPC環境の構築
- ①テレワーク時の安全性、利便性の高いPC利用
多くの会計事務所では、個人情報が保存された業務で利用しているPCそのものを持ち帰り、テレワークを行っているケースが見られます。PC自体を持ち帰り作業を行う場合、個人情報・機密データも一緒に持ち帰ってしまうため、PC自体の紛失や情報流出のリスクが増大します。
理想的な運用形態としては「リモートデスクトップ接続」を行い、業務PCを外部からは遠隔操作しているだけという環境を構築することです。個人情報・機密データ自体はオフィス内で管理を行うことで、万が一、PC自体を紛失した際でも情報流失を防ぐことができます。
現状
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個人情報を含むPC自体の持ち帰りが多い
理想
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個人情報漏洩防止のためのリモートデスクトップ接続
クラウドストレージ
- ①テレワーク時の安全性、利便性の高いPC利用
- ②会計事務所全体での円滑な資料・情報共有
- ⑥訪問・来所しない資料・情報共有
会計事務所内と自宅において、資料共有を行うにはクラウドストレージの利用が便利です。
場所を問わず、アクセスできることやユーザーごとの権限管理が比較的容易に行えるのが特徴です。
また顧問先との弥生会計のデータ共有を行う際、メール添付やUSBメモリでのやり取りを行うケースが見られますが、「弥生ドライブ」を利用することにより、所内でのデータを一元管理できることや外出先や自宅からアクセスできるなど多くのメリットがあります。
「弥生ドライブ」を用いた顧問先とのデータ共有方法についてはこちら
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現状
理想
チャットツール
- ③職員間のコミュニケーション
- ⑦顧問先とのコミュニケーション
テレワーク時は普段以上に円滑なコミュニケーションを意識することが重要です。
各職員が自宅で勤務を行う際、所内コミュニケーションや情報共有が低下しがちになります。メールや電話といった従来の手段もありますが、チャットツールを利用することも対策に有効です。
メールとは異なり、より会話に近い形でやり取りできることや、少ない操作で意思表示ができる点など、メールでは不向きな点を補うことができます。
チャット
メール
オンライン会議ツール
- ③職員間のコミュニケーション
- ⑦顧問先とのコミュニケーション
テレワークを行う職員との会議や遠隔地とのコミュニケーションにはオンライン会議ツールが最適です。メールや電話のように文章や言葉だけでなく、画面や資料を共有しながら説明を行うことができるため、円滑なコミュニケーションが実現します。また顧問先への対応についても、感染症対策の観点から訪問を控える場合の代替手段として有効活用できます。
メリット
デメリット
クラウド型勤怠管理ツール
- ④職員の勤怠管理
オフィスへ出社の際は紙のタイムカード等を使った方法で、細かく勤怠時間等を管理できますが、テレワーク時には勤怠時間の管理が疎かになりがちです。クラウド型勤怠管理ツールを利用することで、出社とテレワークどちらの場合でも勤怠打刻を確実・正確に行うことができます。また働き方改革や残業規制への対応が求められる点にも考慮された機能が充実しているため、職員の労務管理にも役立ちます。
紙のタイムカード
- 出社しないと打刻できない
- テレワーク時の正確な勤怠管理が行えない
- テレワーク時に別の代替手段（運用方法）が必要
- 集計作業に時間がかかる
- 有休管理や残業時間管理が煩雑となる
- リアルタイムな管理監督・分析が難しいため、長時間労働や違法残業が発生しやすい
クラウド型勤怠管理ツール
- 場所を問わず打刻が可能
- テレワーク時でも正確な勤怠管理が行える
- 集計作業は基本的に自動
- 給与計算ソフトとの連動で効率化が可能
- 有休管理や残業時間管理の機能も付属している
- リアルタイムな管理監督・分析が可能
クラウド型工数管理ツール
- ⑤職員の業務、顧問先の管理
テレワーク時には作業している姿が実際に見えない分、各職員の作業内容や進捗状況が不明確な状態が起きやすいです。特定の職員へ業務量の偏りが発生したり、顧問先の対応漏れ等が発生することを防ぐため、作業の進捗状況や作業工程を明確に管理することが重要です。
ツール無し
- 出社し、同じオフィス内であれば把握可能だが、テレワーク時は各個人が何を行っているのかが見えない
- 特定の個人に仕事量の偏りが発生しやすい
- 各顧問先の進捗状況が見えない
- 作業やタスクの抜け漏れが発生する可能性あり
- 生産性や労働効率の分析が難しい
- 職員の管理監督が客観的、数値的に行えない
ツール有り
- テレワーク時でも業務内容の把握が可能
- 全体のバランスを考慮した仕事配分が可能
- 進捗管理、タスク管理が同時に行える
- 抜け漏れや遅延の防止につながる
- 生産性や労働効率の分析も行える
- 職員の管理監督、評価等の資料となる
ツール・サービス一覧
各ツール・サービスについての詳細や仕様などにつきましては、提供元各社様へお問い合わせいただきますよう、お願いいたします。
テレワークに適したPC環境の構築・導入支援
テレワークを実施するのに最適なPC環境の構築をお手伝いいたします。
取り扱い可能な商品一例
- リモートデスクトップサービス
- PC本体、周辺機器各種
- 光回線、モバイルWi-Fi回線
- セキュリティ対策ツール
上記以外にも幅広く商品を取り扱いしており、導入から運用のサポート体制も充実しております。
また、全国に販売網を有しており、遠方の事務所様でも対応可能です。
支援パートナー
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「グローバルキャスト」は「NTTPCコミュニケーションズ」の販売パートナーです
「グローバルキャスト」を紹介希望の際は、弊社営業担当者もしくはカスタマーセンターへお問い合わせください
クラウドストレージ
FRONTIER 21
「FRONTIER21」は弥生会計のデータやエクセルデータ等を保存するだけで、テレワーク時の社内共有や顧問先との共有がすぐに始められます。PC自体にデータを残さないため、テレワークにも最適です。また、ユーザーごとに利用権限（削除・移動など）やアクセスできるフォルダ設定ができます。ユーザーIDはどれだけ作成しても追加料金0円です。
チャットツール
Chatwork
Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。ビジネスコミュニケーションに必要な機能と、チャットに不慣れな人でも直観的に使える画面デザインで、誰でも簡単にテレワーク時におけるコミュニケーションのスピードを上げ、仕事の生産性を向上できます。
他の業務アプリと連携することで、様々な業務を一元化し、無駄のない働き方を実現することも可能です。
Slack
「Slack」はチーム内でのコミュニケーションを円滑に行うことができるビジネスチャットサービスです。画像のアップロードやファイル共有などの機能も充実しており、メールに比べシンプルなやり取りでコミュニケーションが行えます。また「外部連携」の機能により連携できるアプリケーションが非常に多く、欲しい機能を自由にカスタマイズすることもできます。
オンライン会議
Zoom
「Zoom」はテレビ会議と同様に映像（ビデオ）と音声を使って、社外にいる相手とのコミュニケーションを可能にし、ビジネスシーンでの活用に優れたツールです。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなども利用できるため、専用の設備がなくとも簡単に始められるのも特徴です。
顧問先管理・工数管理
MyKomon
「MyKomon」は会計事務所の生産性向上を実現するクラウド型グループウェアです。
スケジュールや顧客対応履歴、タスクの進捗状況確認などが一元管理できます。
職員の作業が見えづらくなるテレワークでも高い生産性を維持することが可能です。
勤怠管理
KING OF TIME
「KING OF TIME」はPCや携帯電話、また、PCログオン・ログオフ打刻などテレワークでの勤怠管理にも役立つサービスです。いつでも、どこでもリアルタイムに労働時間の確認、集計を行うことができます。
また打刻漏れによる勤怠エラー情報を抽出することで、スムーズな給与計算作業にも貢献でき、申請・承認機能など豊富な機能を搭載しているため、勤怠管理におけるペーパーレス化も実現できます。
PAP会員特典あり
弥生PAP会員が「KING OF TIME」を自社にてご利用される場合、全機能を永年無償にてご利用いただけます
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電子契約
クラウドサイン
クラウドサインは累計導入社数10万社以上、国内シェア80％を超える電子契約サービスです。契約書だけでなく、発注書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりにご利用可能です。弁護士監修のもと開発しており、日本の法律に適した形でサービスを提供しているため、大手金融機関をはじめ、セキュリティ要件や法的な信頼感を高水準でお求めのお客さまにも多くご利用いただいております。
顧問先の遠隔操作サポート
リモートサポート by 弥生PAP
顧問先のパソコン画面を会計事務所のパソコン画面に映し出して、操作指導をすることができるサービスです。
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弥生PAP会員は会員サービスとして無償でご利用いただけます。
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参考記事
弥生株式会社 カスタマーセンター
03-5207-8857
受付時間 9:30～12:00/13:00～17:30（土・日・祝日、および弊社休業日を除きます。）