弥生PAPカンファレンス 記帳代行支援サービスの”進化”と弥生PAP会員”活用事例”のご紹介 2021 開催レポート 弥生PAPカンファレンス 記帳代行支援サービスの”進化”と弥生PAP会員”活用事例”のご紹介 2021 開催レポート

2021年6月7月に「弥生PAPカンファレンス 2021」をオンライン配信、会場開催しました。
各発表内容は、動画と記事の2種類でご覧いただけます。

当日の発表資料をダウンロードできます。本レポートと合わせてご覧ください。(要ログイン)

弥生PAPカンファレンス 2021 発表資料

弥生の現況とこれから

弥生株式会社 代表取締役社長 岡本 浩一郎(発表資料PDF:01_PAPconference_弥生の現況とこれから)

社会全体のデジタル化をリードするために弥生が目指すのは、デジタル化による圧倒的な業務効率化の実現です。特にインボイス制度や年末調整業務のデジタル化への考え方や将来像、取り組みの進捗について具体的にお話ししました。また業務効率化のために今できることとは?詳細は動画、レポートにてご確認ください。

チャプター

  • 経営概況報告(0:58)
  • デジタル化への取り組み(4:14)
  • 年末調整業務のデジタル化(16:19)
  • 今できる業務効率化(21:29)

動画の操作方法を確認する

経営概況報告

2021年度の弥生シリーズの登録ユーザー数は245万を達成し、順調に成長しております。特にここ数年はクラウド、デスクトップアプリの両輪でユーザー数が増加しております。デスクトップアプリは2人に1人(以上)が弥生会計を選択、個人事業主の市場ではクラウドアプリの浸透が進み、その中で圧倒的なNo.1です。これもひとえにパートナーの皆様が弥生をご推奨いただいているおかげと考えています。

弥生PAP会員数も順調に成長し、11,000事務所を突破しました。ただ、単純に数が多ければ良いわけではなく、それ以上に同じ方向を向いていることが何よりも大事だと考えています。

デジタル化への取り組み

弥生は「法令改正対応」「業務のデジタル化」を両輪で進めていきます。一昨年(2019年12月)に社会的システム・デジタル化研究会を立ち上げ、昨年(2020年6月)に「社会的システムのデジタル化による再構築に向けた提言」を発表しました。徐々に電子化が進んできていますが、その前提となっている業務は本質的に変わっていません。しかし今後は、業務のあり方そのものをゼロから見直すデジタル化が必要であると考え、短期的な取り組みとしては2023年10月のインボイス制度導入に向け電子インボイスを実現すること、中長期的には確定申告制度、年末調整制度、社会保険の各種制度などの業務プロセスを根底から見直すべきという提言をいたしました。この提言の背景は海外の社会的システムのデジタル化に関する取り組みです。一例として、シンガポールやオーストラリアなどでは電子インボイスの普及が進んでいます。

昨年(2020年)7月には電子インボイス推進協議会(EIPA)を立上げました。大変注目を集め、既に100社以上が参加する協議会となっています。この電子インボイス推進協議会の目的はもちろんインボイス制度に対応することですが、それだけではなく、業務のあり方そのものを見直し、圧倒的な業務効率化を実現することを目指しています。中小企業においても売り手、買い手の中ではある程度システム化するケースも増えていますが、事業者間のやり取りはアナログにとどまっています。それが全体としての生産性向上の妨げになっており、これを変えるべきと考えています。ではどうするか、というと見積から請求まで全てをデータでやり取りする仕組みを目指すべきです。大企業では既にEDIという仕組みが利用されていますが普及は限定的です。中小企業では、まずはインボイス制度をきっかけにして請求から支払をデジタル化し、業務効率化を目指したいと考えています。

これを実現するために検討を進め、グローバルスタンダードに一番近い場所にあると思われる電子インボイスの国際規格「Peppol」(ペポル)を採用しました。

昨年12月にEIPAとして平井デジタル改革担当大臣を訪問し、Peppolをベースとして日本標準をつくり、今年9月に立ち上がるデジタル庁を司令塔として官民一体で普及活動を行っていくことを提言しました。これに対して平井大臣からは全面的に賛同いただき、本プロジェクトは「デジタル庁のフラッグシッププロジェクトとなる」とご発言をいただきました。今まさにPeppolをベースとした日本仕様の策定を進めています。

年末調整業務のデジタル化

社会的システム・デジタル化研究会では電子インボイス推進協議会を立ち上げた後、今度は年末調整について議論を行ってきました。年末調整制度は戦後にできた仕組みですが、以降令和になってもその基本的な成り立ちは変わっていません。一方で税制は複雑になり、年末調整は難しさが増しました。これを仕組みそのものから変える必要があると考えています。発生源から最後までデジタルデータとして一貫して取り扱うこと、つまり年末調整のデジタル化です。デジタルデータを取り扱う中で役割の見直しも必要です。現在、年末調整は紙が前提だからこそ、紙を従業員から集められる事業者でないとできません。しかしデジタルデータとして集めるならば、事業者が行う必要性や、時期も再考の余地があります。年内に行うと見積額で計算するため、場合によってやり直しが必要になり非効率です。「年末」調整ですが、確定した事実をもとに「年始」に行うことが一つ大きな議論の柱になっています。毎月給与を支払う段階でデータを行政と共有し、究極の姿として年末に事業者は何もしなくてよい、行政において年始に一気に計算することが目指す姿です。

夢物語に聞こえるかもしれませんが、早ければ今年の税制改正大綱に含まれるかもしれません。これらを社会的システム・デジタル化研究会として6月3日に平井大臣に提言を行い、全面的に賛同いただき、「是非実現させたい」、「今年の税制改正大綱に盛り込むよう動きましょう」という言葉をいただきました。この提言は財務省にも渡り、非常に前向きに受け止められていると聞いています。このように弥生は社会全体のデジタル化に向けた動きに取り組んでいます。

今できる業務効率化を

記帳業務の自動化が進む中で、自計化と記帳代行のジレンマはなくなってきていますが、その中でも唯一残った問題、それが紙です。社会のデジタル化は着実に進みますが、紙がすぐになくなるわけではありません。そういった中で弥生が昨年秋に立ち上げたのが「記帳代行支援サービス」です。紙に関しては弥生が入力を代行します。そうすることによって、紙の証憑も含めて、記帳がほぼ自動化できてしまう。会計事務所が労力をかけて記帳するということがなくなるわけです。昨年秋にこのサービスが立ち上がりましたが、おかげさまで大変好評で利用は着実に広がっています。

法令改正対応だけではなく業務効率化も今そこにある問題であり、今できることです。一方で未来のことについても、我々が大きな問題意識のもとで社会全体のデジタル化をリードしようとしています。電子インボイス、年末調整のデジタル化、確定申告、社会保険手続など、どのようにデジタル化・効率化していくのか。これを皆様のために、事業者のためにしっかり取り組んでいきます。デジタル化をしっかり見据えながら、同時に今できる業務効率化を着実に進めていただきたい。そのためのお手伝いを弥生は全力でしていきたいと思っています。

記帳代行支援サービス

弥生株式会社 マーケティング本部 営業推進部部長 加藤 健一(発表資料PDF:02_PAPconference_「記帳代行支援サービス」)

昨年秋にリリースした「記帳代行支援サービス」は機能アップデートを重ね、確定申告期には紙証憑の取引データ化を納期1営業日、データ化精度99%の実績を出しています。またサービスの利用で記帳業務を5~7割削減できたとの声が半数以上ありました。紙証憑を受け取ってから取引データ化された仕訳の確認・修正まで、サービスの利用イメージをデモンストレーションにてご確認いただけます。

※「記帳代行支援サービス」契約事務所へのアンケートを独自集計(2021年4月~5月 有効回答数120件)

チャプター

  • 記帳代行支援サービスの提供価値や特徴(0:39)
  • 確定申告期の実績と利用事務所の声(4:10)
  • デモンストレーション(7:35)

    証憑スキャン、アップロード(11:16)
    弥生会計への仕訳取り込み、確認(19:04)

  • 導入に向けて(30:45)

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「記帳代行支援サービス」の提供価値や特徴

「記帳代行支援サービス」は、会計事務所の記帳業務の効率化と標準化を支援するサービスです。私どもが日々、会計事務所の皆様と経営における困りごとや業務上の課題についてお話をする中で、採用難や定着化難など人材面での課題に起因して、記帳業務にかかる工数を減らせない。なかなか品質が安定しない。そうした状況の中で、有資格者やベテランスタッフの工数をチェックに回さざるを得ない。その結果、本来事務所が取り組んでいきたい領域や差別化したい領域になかなかシフトしていけないという声を多く聞きます。皆様の事務所はいかがでしょうか?「記帳代行支援サービス」はこうしたお悩みを解決するために開発し、提供を開始しました。

サービスの特徴は大きく4つあります。1点目は紙証憑のデータ化です。紙の証憑をスキャンして弥生にお送りいただければ、取引データにしてお戻しします。2点目は明細データの自動取り込みです。顧問先がネットバンキング等をご利用の場合、明細データを自動で取り込む機能を提供しています。メディアやクラウドストレージを通したデータの受け渡しや、効率性、安全性に問題のある作業を削減できます。3点目は自動仕訳の機能です。取引データや明細データを取り込む際に、自動で仕訳が作成されます。仕訳を学習する機能やルール設定機能を活用することで、仕訳の判断に関する工数を削減できます。最後の4点目は仕訳のチェックについてです。自動仕訳の結果を弥生会計 AEで仕訳と証憑画像を対比しながら確認できます。ポイントは、仕訳画面からワンクリックで証憑画像が開くので、証憑を探す手間も大きく削減できます。

確定申告期の実績と利用事務所の声

紙証憑の取引データ化における確定申告期の納期実績は、皆様からイメージデータをお預かりし、弥生から取引データとしてお戻しするまで1営業日で対応できています。また証憑データ化の精度は99%以上の実績を出しています。こうした安心と信頼の実績を積み重ねる中で、ありがたいことに新規の導入や導入事務所における活用も着実に進んでおり、6月1日時点では270件超の会計事務所において、4,900件を超える顧問先にご利用いただいています。

確定申告期明けにご利用事務所にアンケート調査を実施したところ、88.4%の事務所が満足している、56.4%の事務所が5~7割の記帳業務の削減ができたとお答えいただきました。

ご利用事務所の声
  • 紙証憑をデータ化する機能は、手入力の時と比べて入力時間を大幅に削減できた

  • 仕訳からすぐ証憑画像を確認できる機能は、証憑を探す時間を削減できた

  • 削減できた時間をどう有効活用して顧問先の期待に答えていこうかと、職員が自立的に考えるようになった

さらに進化を続ける「記帳代行支援サービス」

私どもは決してこの高い評価に満足することなく、常に商品の磨き込みも続けていきます。直近5月には、大きく2点の機能アップデートを行いました。1点は、証憑データ化で、現金出納帳の対応を開始しました。もう1点は部門対応です。証憑をアップロードする際に、部門を指定できるようになりました。ここで指定した部門は弥生会計 AEと自動で同期しますので、仕訳データを取り込みすると弥生会計 AE上で部門が確認できます。

「記帳代行支援サービス」は多様な証憑や受け渡し様式に対応していますので、あらゆる顧問先に対応できます。新しい仕組みを導入するときには不安もあると思いますが、ご安心ください。弥生の営業スタッフが導入の運用から定着化までしっかりサポートします。顧問先のインターネットバンキングの利用状況や受領データ、紙証憑についてヒアリングさせていただき、どの顧問先からどのような形で導入するかをプランニングいたします。さらに、ご利用していく中で、他の顧問先にも展開する際や、新しいスタッフが入った際には説明会や勉強会を開催する支援もしています。

利用にあたり、基本料金は月額10,000円で10顧問先分のライセンスを提供しています。11顧問先以上の場合は追加ライセンス料金がかかります。基本料金の中でインターネットバンキングの取り込みやCSVの取り込みに関しては、明細数の上限なくご利用いただけます。紙証憑のデータ化の料金は使った分だけ1明細当たり18円※1です。こちらについては、1顧問先当たり最大1,000円の値引きをする導入キャンペーンを実施しています。また、最大3か月間、5顧問先までご利用可能な「無料体験プラン」もありますので、ぜひご検討ください。

最後に、「記帳代行支援サービス」で皆様の事務所における記帳業務の効率化、今後の差別化、デジタル化に向けた新しい業務へのシフトを皆様と一緒に進めていきたいと思っています。

  • ※1
    小書きあり指定の領収書の場合は1明細あたり25円です。

当日いただいたご質問のご紹介

  • Q紙証憑をアップロードする場合、写真(JPEG等)でもOKでしょうか?

    A

    はい、スマートフォン等で撮影いただいた写真、画像でも「日付/金額/摘要」が読み取ることができれば、アップロードいただけます。
    アップロード可能なファイル形式は(.JPEG/.PDF/.PNG/.JPG/.XDW)です。

  • Q記帳代行支援サービスは、どこまでが会計事務所が請け負い、弥生がどこまで請け負うのですか?

    A

    会計事務所様の作業は証憑のアップロードまでとなります。
    アップロード後のデータ化は弥生で行います。
    データ化完了後はメールにて会計事務所様に連絡いたしますので、その後会計事務所様で弥生会計に取り込んでいただきます。

  • Q無料体験プランの詳細を教えてください。(件数の制限、顧問先数の制限、無料期間、申込期限について)

    A

    最大3カ月間お試しいただくことができ、データ化する証憑枚数に制限はございません。
    ご利用できる顧問先数は1カ月あたり5社までとなります。
    記帳代行ライセンスを毎月付け外しいただければ、3カ月間で最大15社分ご利用いただけます。
    記帳代行支援サービス無料体験プランの「最大3か月」は、お申込月の残日数+2か月となります。無料体験プランはいつでもお申込みいただけます。

全ての質問を見る(PDF) 新しいウィンドウで開く

「記帳代行支援サービス」詳細・お申込み

サービスの詳細、お申し込み、最大3か月間無料の無料体験プランへのお申し込みはこちらから(要ログイン)

会計事務所の記帳代行業務をトータルに効率化 記帳代行支援サービス 詳しくはこちら

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それぞれのサービス内容、機能、活用シーン、おすすめの運用方法をご案内します。

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記帳代行支援サービス事例紹介

実際にサービスを利用している弥生PAP会員に活用方法をご紹介いただきました。

事例1:弥生の記帳代行支援サービスの導入とスマート取引取込の効果的な使い方

伊藤会計事務所 代表 税理士 伊藤 桜子(発表資料PDF:03_2_伊藤会計事務所)

記帳代行が増えるほど生産性が下がる、人材が定着化しない、業務の集中で社員が疲弊するという問題を抱えた中で、業務改善の取り組みとして記帳の自動化を行いました。効果の決め手は記帳業務プロセスで製販分離を行ったことと、スマート取引取込のルール設定を活用したこと。その結果、記帳業務を4分の1にまで削減し、残業が減ったおかげで人材定着率も上がりました。具体的な取り組みやルール設定のコツ、マニュアルなどを紹介しました。

チャプター

  • 記帳の自動化までの取り組み(1:22)
  • 「記帳代行支援サービス」を使うメリット(8:54)
  • 「スマート取引取込」をうまく活用する(13:39)
  • 記帳の自動化で得られた効果(21:22)

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伊藤会計事務所は福岡市にあります。2008年に開業し今年で14年目になります。

社員数はグループ会社を含めて25名です。お客様の割合は、記帳代行が63%、自計化が37%です。記帳代行の割合が多く、「記帳代行支援サービス」の導入・効率化の原動力になりました。

記帳の自動化まで取り組み

事務所課題として採用市場の人材不足により経験者採用ができず、新人育成の時間的余裕もありませんでした。結局ベテラン社員に業務が集中し長時間労働となり、生産性が下がってしまいました。社員はみんな疲弊しており、採用してもすぐ辞めてしまう負のスパイラルに陥っていました。そこで、残ってくれている社員のために何とかしなくてはと、記帳を自動化する業務改善に取り組みました。

記帳の自動化とは、「人がする作業」と「システムがする作業」を明確に分けることです。データからの明細取得、ルールに則った勘定科目設定やAIによる推測といったルーティン業務はシステムに任せ、ルール設定やイレギュラーの作業、最終確認・登録などは人が行います。全くの無人で記帳業務を行う訳ではありません。データからの明細取得とは、ネットバンクの通帳利用・クレジットカード・現金出納帳などすべてをデータで取り込めるように仕組みづくりをするということです。弊所では、「弥生スマート取引取込」を使ってデータ回収による紙の削減と徹底的な手入力の排除にこだわっています。毎月同じ内容の取引はシステムに任せ、前述した「人がする作業」に注力しています。この中で重要なのは一部でも手入力を残さないということです。残すことでかえって煩雑になり、仕組みづくりに工夫をしなくなります。できる限りデータでの回収に努めていますが、どうしても紙の資料でしか回収できないものもあります。そこで活用しているのが弥生の「記帳代行支援サービス」で紙のデータ化をすることです。

有料なので、その分コストがかかるのではと思われるかもしれませんが、弊所では紙の提出の場合は記帳報酬を高く設定しています。何より人件費を考えるとコストを十分吸収できています。人件費は時給だけではなく社保、採用、教育、場所、備品コストなど考えると思ったより高いものです。単純作業を速く、正確にできる人は貴重な存在だと思うので、そういう人にはもっと生産性の高い仕事をしてもらうようにしています。

「記帳代行支援サービス」を使うメリット

他社サービスではなく、弥生の「記帳代行支援サービス」を使う理由は、「弥生会計」の中ですべて完結するのがベストだからです。すごく気に入っているのは、「弥生会計」の中で原始証憑を確認できる点です。仕訳に領収書が紐づく「証憑ビューアー」がとても便利です。

弊所の記帳業務プロセスは、役割分担と順番の製販分離に取り組んでいます。製販分離し業務を細分化することでそれぞれの能力や特性にあった業務を適切に割り振ることができます。記帳業務に関わる人数が多いため、前述した証憑を「弥生会計」で見れる「証憑ビューアー」が活きてきます。入力者以外の人がすぐに会計ソフト上で証憑を確認できると、領収書の山から1枚の「ものを探す時間」、仕訳だけを「迷う時間」、答え(証憑)があるので間違えず「やり直す時間」といった三大ムダ時間を排除することができます。

「スマート取引取込」をうまく活用する

「記帳代行支援サービス」でいいなと思うのは、取引データすべてが「スマート取引取込」を通過して「弥生会計」に流れていく点です。

「スマート取引取込」の中でルール設定を行うことでシンプルな業務フローを実現できます。「スマート取引取込」は初期から利用していますが、以前と比較してとても使いやすくなっています。過去に使いかけて挫折してしまった方はぜひリトライしてもらいたいです。

「スマート取引取込」で、こういう経験はないでしょうか?

  • 使ってみたがイマイチ効果を感じられない

  • システムでもたつきくことがあり、生産性が悪くなったのでは?と感じる

  • ベテラン社員の「手打ちした方が早いです」というトドメの一言

これらは弊所の実体験なので気持ちはとてもわかりますが、諦めてしまうのはすごくもったいないです。生産性は必ず上がります。なぜこのような悩みがあるのか?実は、「スマート取引取込」を“正しく”使えていないケースが多いと思われるからです。

ベテランスタッフにありがちな落とし穴は、「スマート取引取込」の画面でルール設定をせず勘定科目をパパっと変更し、そのまま「弥生会計」に取り込んでいるというケースです。これではいつまでたっても手打ちするのと時間は変わりません。ルール設定をきちんと行い「弥生会計」に取り込むことを徹底すると、以下の3つを実現できるので生産性は大きくアップします。

  • 標準時間を短くできる

  • 会計ソフト上にルールが蓄積されていくので、属人化を防ぐことができる

  • 入力者が変わっても、イチから前月分の確認やマニュアルを見返すこともなくなる

  • システムは人と違って間違えないので、科目のブレがなくなる

なぜルール設定を省いてしまうのでしょうか。ルール設定に時間を割くと一時的に生産性が下がってしまうからです。弊所のある顧問先の記帳では、ルール設定により2か月間生産性が下がりましたが、年間を通して従来の記帳時間を4分の1にまで削減することができました。会計事務所のスタッフは多くの業務を抱えているため、つい目先の業務を早く終わらせようとしがちです。しかし長い目でみればどれだけの時短になるか計算してもらえば、一時的に生産性を落としてもやる価値があることは一目瞭然です。

ルール設定をスタッフに劇的に浸透させた方法を順番にご紹介します。

  1. 実際の画面を見せながら勉強会を行う

  2. ルール設定を、いつまでに、どの顧問先のルール設定を行うか、ミッションを各人に与える

  3. できたルールをチェックしアドバイスする

  4. 再び勉強会で共有する

  5. 工数がかかりすぎているところを定期的にパトロールする

ルール設定の簡単なコツについて2つご紹介します。まず1つ目に「スマート取引取込」ではルール設定が完了しているものとできていないものが一目でわかるようになっています。「取引の登録」の「未定」のものをルール設定する、これだけです。

2つ目に、初めてルール設定をする月は過去月の正しい仕訳を見ながらルール設定をするとスムーズです。ルール設定が終わったら「スマート取引取込」を再起動し、取り込みを行ってください。

ちなみに弊所は全員デュアルモニター(2画面)で作業をしています。

記帳の自動化のためには、ルール設定がうまくできるかが肝になります。2021年末までの期間限定となりますが、弊所のマニュアルを公開します。グループ会社の株式会社エスアンドシーのページにある弥生のスマート取引取込ルール設定マニュアル 新しいウィンドウで開くからお申し込み・閲覧いただけます。

記帳の自動化で得られた効果

工数が4分の1に削減され、記帳業務の生産性アップが実現できただけでなく、社員のストレス軽減につながり採用定着にとてもいい効果がでました。会計入力をしている2名のスタッフに「記帳代行支援サービス」を使った感想を聞いてみました。「こんなの私が入力した方が早いです」と言っていた50代のベテランスタッフは「違いを知ったので手入力には戻れません」と言うようになりました。また、昨年入社で未経験のスタッフは初めて自分でルール設定をした翌月にきちんと仕訳ができていたとき、「とても感動しました」と言っていました。スタッフは共通して、ルールを整えて標準工数が削減していることを「楽しい」と感じているようです。

いつから記帳の自動化を始めようか迷っている方は1日でも早く始めて従業員の皆さんとともに感動体験を味わってもらいたいです。年々ノウハウが蓄積されどんどん生産性アップができていると実感しています。さらに、スムーズな記帳業務によって試算表を早く仕上げることができるようになりました。お客様の黒字化のため数値の早期化はとても価値があります。これによって顧客満足度も高まりました。

労働人口の減少やリモートワーク、電子帳簿保存法など私たちを取り巻く社会的環境を考えたときに、記帳業務の自動化はやるかやらないかの選択ではなくいつやるか?という時期の選択の問題になったと、個人的には思います。そのためにも弥生の「スマート取引取込」には改善の余地もあると思いますので、より開発を進め、使いやすくしてほしいと希望します。

「記帳代行支援サービス」の詳細・お申込み・ご相談はこちら

事例2:「子育てママの一人税理士事務所」における記帳代行支援サービスの活用とその効果について

髙野妙子税理士事務所 代表 税理士 髙野 妙子(発表資料PDF:03_1_髙野妙子税理士事務所)

小さな子供の育児と一人税理士事務所の仕事を充実するため、ワークライフバランスの取れる、自由度のある働き方を目指しています。確定申告などの繁忙期は家庭や自分のために時間が割けず、深夜や早朝まで業務を行うこともありました。しかし今年の確定申告は「記帳代行支援サービス」の活用で急な記帳依頼も受ける余裕ができ、何よりお客様対応、家庭への時間創出ができるようになりました。サービスの導入から運用方法、所感についてお話しました。

チャプター

  • 事務所の目指す方向と課題(2:45)
  • 記帳代行支援サービスの導入から運用まで(7:31)
  • サービス利用後の変化と所感(12:30)
  • 記帳業務の時間短縮効果(19:31)

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私の事務所は2012年1月に新潟市で設立し、2021年で9年目になります。

1人事務所のため、顧問先数はすべてのお客様に目が行き届くように30件程度に絞っている状況です。自計化と記帳代行の割合は8:2としていて、基本的には自計化をお願いしています。やむを得ない理由で入力が難しいお客様には記帳代行もお受けしています。

事務所の目指す方向と課題

サービスの方針は3つあります。

  • 代表税理士が直接訪問、お客様の税務・会計・経営上の相談に即時対応

  • お客様とのコミュニケーションを大切にし、きめ細やかな対応を実施

  • 自計化を進めることにより、経営に必要な財務情報をお客様自身で管理できるように指導

また、ワークライフバランスの充実と人を使うことをできるだけ少なくし、自由度のある働き方をすることを目指しています。

「記帳代行支援サービス」導入前の背景として、2つの課題がありました。

  • 家事や育児に時間を要するため、業務に充てられる時間に限りがあること

  • 自計化の指導を行っているものの、お客様の要望で一部記帳代行業務を受けざるを得ないこと

記帳代行を引き受けることで、事務所での作業を増やさなくてはいけません。

仕事と家庭の両立した働き方の実現や、身近な相談役としてお客様とコミュニケーションをとる時間の確保ができなくなる危機感がありました。

記帳業務で抱えていた問題点は、特に繁忙期(1月~3月)は確定申告業務と重なることで、資料預かり後の納期遅れの発生や、家庭や自分の時間が割けないことです。土日に夫や母に子供を預けて出勤し、睡眠時間を削り深夜や早朝に業務を行うこともありました。従業員の採用も、移動などで私自身が不在にしたり、家庭の用事で変動的なことが多いため、定時の業務時間(9時~17時30分)で事務所勤務をしてもらうのは難しいと考えていました。

こういった問題から、記帳業務の効率化や時間削減を求めて、弥生の「記帳代行支援サービス」の導入を決定しました。

「記帳代行支援サービス」の導入決定から運用まで

弥生の「記帳代行支援サービス」を選んだ理由は3つあります。1つ目に、日常使用している「弥生会計」と親和性が高いことです。「弥生会計」で登録している勘定科目が仕訳で反映されるので修正も少ないです。会計ソフトとの親和性が高いことは重視していました。証憑画像を確認できる点もありがたい機能です。

2つ目に、弥生担当者のきめ細やかな導入説明とフォローアップがあったことです。Zoomで実際の画面を見ながらの細かい操作指導やスキャナーの貸与、使用方法の説明があり、環境面のサポートは助かりました。

3つ目に、繁忙期突入前(10月頃)のちょうどよいタイミングで提案があったことです。無料体験時に3件の顧問先で試した結果、十分な導入効果を実感しました。

導入にあたり、最初は証憑のスキャンしやすい1~2社を選択し、使い勝手を試しました。スキャン可能なものを試しにどんどんアップロードし、お客様の記帳内容に合わせ適用できる部分を徐々に拡大していきました。導入した業種は、食品卸売業、不動産業、自動車整備業、各種サービス業、飲食業があげられます。

運用に関しては、約30㎝のモバイルスキャナー(ScanSnap iX100)を持ち運ぶことで、事務所でも自宅でも作業ができる点が助かりました。こちらは弥生から貸与いただいたものですが、思った以上に操作が簡単で起動時間も短く、原稿の自動補正やスキャン速度も速いのでストレスが少ないです。それから、紙証憑をノートに貼って送っていただいていたところを貼り付けなしで送ってもらうようにしました。今後レシートはクリアファイルに入れて科目ごとに分けて提出していただくようにする予定です。

サービス利用後の変化と効果

作業時間も変化がありました。仕訳数150件、証憑数は100枚のお客様の例ですが、180分かかっていた時間が約50%削減され、90分で完了するようになりました。仕訳チェックをする時間が少し増えましたが、使っていくことで学習効果により仕訳チェックにかかる時間は減っていきます。さらに仕訳ルールの登録で消費税の税率ごとに科目を変えるなどより詳細な設定ができるので、修正箇所は少なくなります。また、18時までに画像をアップすると翌営業日にデータ化されているので、業務の予定を立てやすくなり非常に便利です。

記帳業務時間削減による効果は3点あります。

  • お客様対応や家庭の時間を創出することができた

  • 納期遅れが解消され、急な記帳の依頼や記帳代行業務に躊躇することがなくなった

  • 入力業務の担当者採用を考えなくなった

創出できた時間で、今後は元々充実させたいと考えていた資産税業務や業務スキルアップに充てる予定です。また、自計化のお客様へ入力効率化のためにスマート取引活用提案などをしていきたいと考えています。

現状満足していますが、要望をあげるとすれば、例えばこの摘要が出たら交際費、など仕訳ルールの登録がより細かくできる機能拡充や、担当者のフォローだけではなく、誰にでもわかる導入説明の動画や冊子によるフォローアップツールがあればさらによいなと思います。

最後に、弥生の「記帳代行支援サービス」を導入する前までは、私も「自分で入力したほうが早い」と思っていましたし、誰かにお願いすることを躊躇して自分で記帳を行っていましたが、誰かにお願いすることで、自分のキャパシティが広がるので、使ってみて損はないと実感しています。私は、事務所規模にかかわらず、先生の時間こそがすべての源となり、お客様の幸せにつながることだと考えています。このサービスを有効に利用されて、先生の時間を創出していただき、お客様とご自身(事務所)の幸せのために、使っていただきたいと思います。

「記帳代行支援サービス」の詳細・お申込み・ご相談はこちら

事例3:「記帳代行支援サービス」導入と会計事務所における導入効果について

村山公認会計士事務所 代表 村山 秀幸(発表資料PDF:03_3_村山公認会計士事務所)

確定申告期の繁忙期を乗り切るため、記帳業務の省力化が必要と考えていました。そこで、「記帳代行支援サービス」を3か月試した結果、効果を実感できたため、導入を決意しました。スタッフにもどんどん使ってもらいたいため、まずは代表の私が率先して試し、実感した効果や喜びをスタッフに共有しました。他社サービスと比較した上で導入を決めた理由、利用効果についてお話しました。

チャプター

  • 事務所の課題と導入までの決め手(5:24)
  • 導入から立ち上げまで(14:37)
  • サービス利用効果(21:45)

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私の事務所は従業員数10名で、山形県山形市にあります。対応範囲は山形県全域、宮城県、福島県エリアが中心ですが、一部岩手県、秋田県にも足を運んでいます。事業は公認会計士業務をメインで行っています。

クライアントの業種は製造業、建設業、飲食業、ホテル業など様々あり、特に山形県は城下町が多く保守的で実利を重視する風潮があります。事務所の特徴として税務調査のフルサポートや公益法人の支援をしています。また、情報ネットワークを強化しており他士業との連携を積極的に進めています。

弊所は労働生産性の高い事務所を目指しており、実際に生産性は高いと自負しています。保険やリース関連で手数料を取るというビジネスはしておらず、本業でクライアントの笑顔を集めることを事務所として目指しています。

事務所の課題と導入までの決め手

中小企業、小規模企業のお客様がいる中で、どちらも記帳代行の割合が高いです。事務所では「弥生会計」とMJSの会計システムを使用しています。MJSは法人税や申告書システムを主に利用していますが、会計入力のしやすさ、Excelにデータを落として分析するなど「弥生会計」の方が全体的に使い勝手がいいと感じています。結果、「弥生会計」のクライアント数も多いです。

記帳代行の仕訳入力に関してはスタッフだけでなく私自身も行っています。特に個人事業で年1回の依頼が多く、確定申告時期は仕訳入力が集中して非常に忙しくなります。そこで課題として、確定申告時期の繁忙期を乗り切るため、記帳業務を省力化する必要があると考えていました。そんな中、2020年6月に弥生の営業から「記帳代行支援サービス」の提案をいただき、試してみた上で導入を決めました。

決めた理由としてはクライアントの「弥生会計」の利用率が高く、弥生のサービスで一貫して業務を行える方がいいと思ったからです。他社のサービスも検討しましたが、トラブルが起きたときに他のサービスを使うとどちらに不具合があるかわからなくなるため、導入に逡巡していました。弥生のサービスなら「弥生会計」の操作と直結しており、ステップも短く、操作も簡単なことをトライアルで実感でき、今後も重宝できると思ったので、弥生の「記帳代行支援サービス」を選定しました。また料金が比較的安価だったのもよかったです。

導入から立ち上げまで

導入提案を2020年6月にいただき、7月からトライアルをスタート、10月に勉強会を実施して順調に立ち上げが進みました。

具体的には確定申告時期の業務平準化をするため、「年1事業有り個人」のお客様を中心に取り組みを開始しました。2020年の確定申告前の7月、12月に私自身が「記帳代行支援サービス」を利用して預金通帳や証憑を読み込みした結果、非常に便利なことを実感しました。他のスタッフにも伝えて、スタッフにもいいサービスだと感じてもらいました。

取引のボリュームが増えれば増えるほど仕訳形式になって返ってくるだけで、かなりの業務省力化ができます。返ってくる仕訳は多少間違いやずれはでますが、そこは確認して修正しています。

入社歴が長いベテランで仕訳の入力スピードが速いスタッフは、導入に消極的な傾向があるため、私自身が率先して試してみて、実感した効果や喜びをスタッフに伝えることが今後も必要だと思っています。そうして所内でサービス利用者を増やしていき、みんなが利用するようになることが、今後進めていく上での課題です。

サービスを使った業務の流れ(一例)をご紹介します。

  1. クライアントへ半期分の証憑や通帳を準備してもらうように依頼する。

  2. 現金払いとカード払いの領収書は分けてクリップで綴じてもらうようにお願いする。重仕訳回避のための重要なポイント。

  3. もらった領収書を確認し、読み込ませるものと読み込ませないもので整理。現金払いの領収書はすべて読み込ませる方が効率的。

  4. ScanSnapを使って証憑を読み込み、「記帳代行支援サービス」に依頼する。

  5. 中1日で納品される仕訳データを「弥生会計」へ取り込む。

  6. 二重仕訳は付箋で確認、修正して作業完了。

サービス利用効果

控え目に言って作業は4分の1に短縮したと実感しています。膨大な仕訳量になればなるほど短縮化が図れます。そのため、仕訳の入力時間に充てていた時間を別の作業に充てられるようになりました。12月までにその効果を実感できたので確定申告時期で活用しようとしていたのですが、今年は確定申告期限が延長されたことで所内の処理スピードが弛緩したこともあり、使用回数は減ってしまいました。次年度の確定申告は例年通りの繁忙になると思うので「記帳代行支援サービス」を使うことで、より効果が期待できると予想しています。

スタッフには、よりサービスを使ってもらいたいため、所内でどう浸透させていくかは今後の課題です。私自身がサービスを使って省力化した実感、結果をもって、スタッフを説得していこうと思っています。

弥生への要望を1点あげるとすると、補助科目の学習精度をさらに改善してほしいというところです。例えば個人の確定申告で事業所得と不動産所得の2つがあるときに、不動産所得の経費でも事業所得の科目で入ってきてしまうことがあります。不動産所得用のPLと事業所得用のPLを分けて作成できるのは「弥生会計」のいいところですが、仕訳の学習は最初に学習させた科目にすべて充て込まれてしまっていると思うので、そこを改善してもらいたいです。

今後は「記帳代行支援サービス」を使ってより生産性の高い事務所の実現を目指し、スタッフ一人あたりの給与水準を上位レベルにしていきたいです。そして従業員が働きがいのある職場にするために仕訳の単純入力作業は省力化していき、付加価値の高いサービスに注力してほしいと思っています。

「記帳代行支援サービス」の詳細・お申込み・ご相談はこちら

活用事例インタビュー

弥生PAP会員様に、記帳代行支援サービスの導入効果などをお話しいただきました。

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実際にサービスを利用している弥生PAP会員の導入事例をご紹介します。(要ログイン)

サービス導入事例ページ

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弥生の新サービス紹介

ビジネスアップデート

弥生株式会社 マーケティング本部 営業推進部 東京支店支店長 川上 悠記(発表資料PDF:04_PAPconference_BusinessUpdate)

今回PAP会員向けに新たに2つの新サービスをご紹介しました。2021年3月にリリースした起業家を総合支援する「起業・開業ナビ」、弥生PAP会員は特別価格で利用できる教育支援サービス「実トレ試験」です。

  • 起業家の顧問契約獲得をしたいが、必要な業務工数、コストに課題を感じている

  • 職員教育のためのカリキュラムや体制がなく、所内の研修や教育体制に課題を持っている

そんな事務所の課題解決のヒントとなるサービスをご紹介しています。

チャプター

  • 起業家支援サービス「起業・開業ナビ」(1:21)
  • 職員向け研修「実トレ試験」(5:48)

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ご紹介したサービス

起業家支援サービス『起業・開業ナビ』を提供開始

2021年3月31日に起業家を総合支援する『起業・開業ナビ』を新たにリリースしました。一言で申し上げると、「起業に必要な情報・モノ・サービスを網羅提供する起業支援ポータルサービス」です。起業家を総合支援するといっても一つのサービスで起業家のすべての課題を解決することは難しいです。そこで5つのカテゴリに分けて、起業家の課題をワンストップで解決できることを目指したサービスとなっております。起業家の方はすべて無料でご利用いただけます。

例えば「弥生のかんたん会社設立」は会社設立の電子定款作成~登記後書類作成までオンラインで作成することができます。士業の方も利用可能で、書類作成の代行ができます。クラウド上で複数会社の管理もできますのでぜひお試しください。

『起業・開業ナビ』がPAP会員にとってどのように活用できるのかイメージをお伝えします。

起業家は既設法人に比べて獲得に必要な業務工数、コストが大きくなりがちだという点があるかと思います。起業家の期待はコストをかけずに専門家に相談したい、その上で顧問契約を判断したいというニーズがあります。一方、会計事務所としては業務量が増えてしまうので、無料で相談を受けづらい、また、起業家は事業継続が難しい場合があるので、未収リスクといったものを考慮しなくてはいけない、ここに起業家の期待と会計事務所の間にギャップがあると考えています。

そこで弥生からのご提案として、起業家から相談を受けた際には、『起業・開業ナビ』をご紹介ください。会計事務所が従来行っていた創業支援業務は起業家ご自身でできるようになります。そうすることで会計事務所は創業支援に関わる業務負担を軽減でき、起業家の顧問契約に纏わる初めの税務周りの診断、契約料の見積、相談に注力できると考えています。

『起業・開業ナビ』は起業家が使いやすいように作っておりますが、弥生PAP会員をはじめとする士業の方もご利用可能です。例えば各種業務代行であれば、法人登記書類の作成代行、事業計画書の作成代行が可能ですし、「起業・開業」応援パックであれば起業家の事業・業務基盤を構築する際のご提案としても利用可能です。無料でお試しいただけますので、弥生PAP会員には使い勝手をご体感いただき、起業家の方へぜひご紹介ください。

※ 電子定款作成機能のご利用に1件5,000円(税抜)が必要です

弥生PAPサービスの強化~職員向け研修『実トレ®試験』について~

辻・本郷税理士法人が提供する職員向け教育支援サービス『実トレ®試験』を弥生PAPサービスとして「特別価格」で提供を開始しました。このサービスは職員基礎スキルの向上、事務所内教育の標準化、育成担当職員の時間削減に役立てることができます。

事務所から研修・教育に関するたくさんの課題をお聞きします。

  • 税務会計制度は日々多様化しているが継続的に学習する時間がさけない

  • 育成担当職員が多忙で未経験者に教える時間が無い

  • 育成カリキュラムや体制がない

  • 職員研修は時間かかるため、コストを抑えながら効率化を実現していきたい

そういった課題をお持ちの先生にお勧めのサービスです。

『実トレ®試験』は毎週1回5問の試験問題を20分間で解くことで会計・税務知識を継続的に磨けます。クラウド型の学習システムで、その場で解答、解説が確認できます。

確定申告、年末調整など、時期に応じた問題や辻・本郷税理士法人の実例に基づく事例も出題されますので、実務上のミス軽減にも役立ちます。オプションになりますが、受けた職員の学習状況がわかるのでどこに課題があるのかも可視化されます。1回あたり5問の問題が出題、1年間続けると最大250問程度の試験のボリュームになります。その結果、お客様からの質問対応力の向上にもつながったと実際の利用事務所の声もいただいております。

弥生PAP会員の皆様は特別価格で『実トレ®試験』の利用が可能です。通常、月額基本料金5,000円かかるところが無料となり、一人当たり1,000円で安価に職員研修をスタートできます。さらに今なら一回5問の試験問題を実際に受けられる「無料トライアル」を実施しておりますので、この機会にぜひ一度お試しください。お申込みは弥生PAP会員専用サイトから行えます。

※「実トレ🄬」は、辻・本郷 税理士法人の登録商標です。

お役立ちセミナー/コンテンツ

「記帳代行支援サービス」などの弥生製品・サービスの理解、活用支援についてもセミナーやコンテンツを強化しています。会計事務所の価値を高めていただくための支援セミナーも随時展開していますので、事務所内の職員研修、スキルアップにぜひお役立てください。

今後も弥生は弥生PAP会員とのパートナーシップをより強化しまして、お客様の事業発展に寄与していきたいと考えておりますので、引き続きご協力のほどよろしくお願いいたします。

「弥生PAPカンファレンス 2021」アンケート結果

ご参加いただいた皆様にはアンケートをお願いし、748名の方にご回答いただきました。
ご協力いただきました皆様には、この場をお借りして御礼申し上げます。

(有効回答数 748)

本日ご案内した内容の満足度を教えてください。

「非常に満足」「満足」

今回はオンラインと一部会場の開催となり、過去最大数の事務所様にご参加いただきました。特に記帳は手入力の方が早いと思われている事務所様から、今回の発表を聞いたことで、考え方の見直しにつながった、自動化が必要と再確認できたとの声もいただきました。また、約45%の初参加事務所には、内容にご満足いただき、今後の開催においても参加意向を示す声を多くいただいています。今後もパートナーである皆様へ役立つ情報をご提供できるようにいたします。

参加者のコメント

  • 今後の弥生の方向性の確認と、事例の二つ目はどこの税理士事務所も抱えている課題であり、 内容に共感が持てた
  • もう紙のままでいいやと考えていた自分に決別できるように思えたから
  • 記帳代行をすることでかなり作業の時短になることを知りました。 手入力の方が早いと思っていましたが、考え直す機会になりました

弥生の現況とこれからについてよく理解できましたか。

「よく理解できた」「理解できた」

今後の業務のデジタル化の必要性とデジタル化に向けた弥生の取り組み、方向性についてご理解いただきました。電子インボイスや年末調整などのデジタル化の将来像に期待の声もありました。

参加者のコメント

  • DXに弥生が必要不可欠だと感じた
  • 会計事務所の業務内容が急激にかわっていくことへの危機感を覚えました
  • 自動化、オンライン化、作業の効率化、人の減る中で生産性を上げることの重要性を再認識した

弥生の記帳代行支援サービスを利用したいですか。

「すぐに利用したい」「利用を検討したい」

約半数弱の方に利用(検討)したいというご意向をいただきました。特にデモンストレーションや、弥生PAP会員による事例紹介で、実際に活用した事務所の業務効率化ができた効果や声を聞いたことで、利用イメージを持てた事務所様が多かったようです。

参加者のコメント

  • 入力業務を最小限にして、人手不足、付加価値業務に移行したい
  • 繁忙期の残業時間の短縮につなげたい
  • デモンストレーションが非常にわかりやすかった。会計業界の環境変化に早期に対応する必要性を感じている
  • 記帳代行支援サービスの進化に驚いた

「記帳代行支援サービス」の活用事例について、貴事務所の業務にも役立つと思いますか。

「とてもそう思う」「そう思う」

事務所の現状や抱える課題に共感した声や、サービスを活用することで課題解決のヒントになったという声を複数いただきました。また、スマート取引取込を過去に使ったことがある事務所様も、今回の発表を聞いて、効果的な使い方がとても参考になり、試してみたいとの声が多数ありました。今後も事務所様の声を拾いながら、よりよいサービスを提供できるよう進化していきます。

参加者のコメント

  • 属人化からの脱却に有効
  • 業務の品質を均一化できる
  • まさに失敗した時の文言が例示された
  • 現状現在進行形で使用されている事務所さんの状況がよくわかりよかったです。 同じような環境・考えで業務を進められている事務所さんの事例でとても良かったです

貴事務所の課題または今後取り組みたいことを教えてください。(複数回答可)

22.7%
顧客満足度の向上
時間単価アップ17.8% 顧客満足度の向上22.7% 働き方改革・残業時間削減14.9% 所内の情報共有9.9% 顧客拡大12.9% 職員教育11.4% テレワーク対応8.2% その他1.0% 無回答1.2%

事務所様が抱える課題、今後取り組みたいことで最も多かったのは「顧客満足度の向上」。続けて「時間単価アップ」「働き方改革・残業時間削減」という結果でした。事務所の業務効率化、生産性を向上させて、顧客満足度につながる業務に専念したいという事務所様の声もよく聞きます。弥生は今後も事務所業務の効率化を推進し、サービスの提供、ご支援をしてまいります。

ご質問・お問い合わせ

カンファレンスで紹介している弥生製品・サービスについて、ご質問やご要望がございましたら、弥生カスタマーセンターへお問い合わせください。

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弥生株式会社 カスタマーセンター03-5207-8857

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