事業者が行うべきマイナンバー制度対応

マイナンバー制度に伴う、社内業務の対応も進めなければなりません。
対象業務を洗い出し、組織として対応について決定します。

マイナンバーの適正な取扱のため、取得→保管→利用→廃棄といった運用手順に従って、自社のルールを決定します。

組織体制、取扱区域の管理、盗難・漏えい防止策、社内システムのセキュリティ対策を講じます。

上記で決定した内容を、会社の基本方針、それに基づいた運用方法等の取扱規程にまとめます。それらを従業員へ周知します。

ただし、 中小規模事業者においては、取扱規程等を策定するかわりに、業務マニュアルや、業務フロー図、チェックリスト等に特定個人情報等の取り扱いを加えるなどの方法も考えられます。

詳しくは特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）をご参照ください

事業者は、番号法によって決められている事務の範囲の中で、利用目的を特定してからマイナンバーを利用するのが原則です。あらかじめマイナンバーの利用目的を従業員や取引などに説明する必要があります。
なお、事業者がマイナンバーを利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続書類に従業員などのマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合などに提出する場合です。

マイナンバーに関係する事務を行う必要がなくなり、法令で決められている保存期間が過ぎたときには、マイナンバーを出来るだけ速やかに復元できないようにしてデータの削除や書類の廃棄をする必要があります。

また、マイナンバー若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存します。削除又は廃棄の作業を外部業者に委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要です。

なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断します。

保存期間は文書によって異なるため、毎年度ごとに廃棄すべき文書のリストを作るなどして工夫すると良いでしょう。