法令改正情報

事業者が行うべきマイナンバー制度対応

マイナンバー制度に伴う、社内業務の対応も進めなければなりません。
対象業務を洗い出し、組織として対応について決定します。

マイナンバーを取り扱うルールの決定

マイナンバーの適正な取扱のため、取得→保管→利用→廃棄といった運用手順に従って、自社のルールを決定します。

安全管理措置の構築

組織体制、取扱区域の管理、盗難・漏えい防止策、社内システムのセキュリティ対策を講じます。

ガイドラインで示されている安全管理措置

内容
1.組織的安全管理措置 1.組織体制の整備
2.取扱規程等に基づく運用(システムログ、利用実績の記録)
3.取扱状況を確認する手段の整備
4.情報漏えい時の体制整備
5.安全管理措置の評価、見直し、改善
2.人的安全管理措置 1.事務担当者の監督
2.事務担当者への周知・教育
3.物理的安全管理措置 1.マイナンバー取り扱い区域の管理
2.機器および電子媒体などの盗難等の防止
3.電子媒体などを持ち出す場合の漏えいなどの防止
4.マイナンバーの削除、機器および電子媒体等の廃棄
4.技術的安全管理措置 1.アクセス制御
2.アクセス者の識別と認証
3.外部からの不正アクセス等の防止
4.情報漏えい等の防止

マイナンバーが漏えいしてしまった場合

事業者において講ずることが望まれる措置

  • 1. 事業者内部における責任者への報告、被害の拡大防止
  • 2. 事実関係の調査、原因の究明
  • 3. 影響範囲の特定
  • 4. 再発防止策の検討・実施
  • 5. 影響を受ける可能性のある本人への連絡等
  • 6. 事実関係、再発防止策等の公表

なお、特定個人情報の安全の確保に係る「重大な事態」が生じたときに、個人情報保護委員会に報告することが法令上の義務となります。

詳しくは 個人情報保護委員会ウェブサイト 「マイナンバー(個人番号)が万が一漏えいしてしまったら」 をご参照ください。

従業員教育

上記で決定した内容を、会社の基本方針、それに基づいた運用方法等の取扱規程にまとめます。それらを従業員へ周知します。

ただし、 中小規模事業者においては、取扱規程等を策定するかわりに、業務マニュアルや、業務フロー図、チェックリスト等に特定個人情報等の取り扱いを加えるなどの方法も考えられます。

詳しくは 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q13-2 をご参照ください

マイナンバーの利用

事業者は、番号法によって決められている事務の範囲の中で、利用目的を特定してからマイナンバーを利用するのが原則です。あらかじめマイナンバーの利用目的を従業員や取引などに説明する必要があります。
なお、事業者がマイナンバーを利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続書類に従業員などのマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合などに提出する場合です。

マイナンバーを記載する主な書類

税の分野 給与所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
マイナンバー記載省略可能となる特例 があります。
所得税及び復興特別所得税の確定申告書
消費税及び地方消費税の申告書
社会保障 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定届
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
健康保険被扶養者(異動)届
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届

マイナンバーの廃棄

マイナンバーに関係する事務を行う必要がなくなり、法令で決められている保存期間が過ぎたときには、マイナンバーを出来るだけ速やかに復元できないようにしてデータの削除や書類の廃棄をする必要があります。

また、マイナンバー若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存します。削除又は廃棄の作業を外部業者に委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要です。

なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断します。

主な書類の保存期間

文書名 起算日 保存期間
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 法定申告期限 7年間
源泉徴収簿 法定申告期限 7年間
雇用保険の被保険者に関する書類 完結の日 4年間
労災再保険に関する書類 完結の日 3年間
健康保険・厚生年金保険に関する書類 完結の日 2年間

保存期間は文書によって異なるため、毎年度ごとに廃棄すべき文書のリストを作るなどして工夫すると良いでしょう。

お客様のマイナンバー業務をバックアップ!弥生でマイナンバー対応 毎年の年末調整でマイナンバーを取り扱う必要があります!

本件に関するお問い合わせ※ 事前に「法令改正情報に関する免責事項」をご確認のうえ、お問合せください。

弥生株式会社 カスタマーセンター

製品操作に関するお問い合わせ:
050-3388-1001(IP電話)
上記以外のお問い合わせ:
050-3388-1000(IP電話)
受付時間:
9:30~12:00/13:00~17:30

(土・日・祝日、および弊社休業日を除きます)

  • ※ 「音声ガイド」に従って操作をしてください。