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源泉徴収票とは?見方・記載内容や発行タイミングをわかりやすく解説

2024/03/01更新

源泉徴収票とは法定調書の1つで、1年間の収入総額や徴収した税金、社会保険料などの金額が記載された書類です。従業員を雇用している企業は、必ず源泉徴収票を発行しなければいけません。

ここでは、源泉徴収票の見方や記載内容、発行のタイミングなどをわかりやすく解説します。

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源泉徴収票とは?

源泉徴収票は、給与所得者や年金受給者などに対して交付される書類です。支給された給与や年金の額、徴収された税金、社会保険料などが票形式にまとめて記載されており「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票」「公的年金等の源泉徴収票」の3種類があります。ここでは、主に給与所得の源泉徴収票について解説していきます。

給与所得の源泉徴収票

給与所得の源泉徴収票は、従業員を雇用している企業や個人事業主が源泉徴収義務者として、従業員に発行する源泉徴収票です。源泉徴収票に記載される「所得税」は、年間の給与所得に対して課税される税金です。そして、1年間の給与総額が確定した時点で源泉徴収をした所得税と実際の所得税の過不足の調整を行います。これが年末調整です。

給与所得の源泉徴収票は、年末に在籍している給与所得者には、年末調整が終わって所得税額が確定した時点で作成します。また、作成には、各従業員が記入した「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の基礎控除、配偶者(特別)控除及び所得金額調整控除の申告書」の3点が必要です。

退職所得の源泉徴収票

退職所得があった人に対して、退職金を支払った企業が発行するのが退職所得の源泉徴収票です。退職所得からも所得税が徴収されますが、退職所得は給与所得とは合算されない分離課税であり、給与所得の所得税とは別の計算式にもとづいて算出されるため、源泉徴収票も給与所得とは別に発行します。

なお、退職した年に別の企業に転職した場合は、入社時または年末調整時に前職の源泉徴収票を転職先に提出する必要がありますが、退職所得の源泉徴収票の提出は不要です。また、退職時に「退職所得の受給に関する申告書」を提出して所得税計算を行っているのであれば、所得税と住民税が勤務年数などにもとづき正しく差し引かれるので、基本的に確定申告をする必要もありません。

公的年金等の源泉徴収票

公的年金等の源泉徴収票は、公的年金受給者に対して、日本年金機構が発行する書類です。1年間に支払われた年金の額や、源泉徴収された所得税の額、適用される控除、支払った社会保険料の額などが記載されています。所得税の確定申告が必要な場合は、公的年金等の源泉徴収票の内容の記載が必要になるので保管しておきましょう。

源泉徴収票の記載内容と見方

給与所得の源泉徴収票は、A4サイズ1枚に(受給者交付用)(税務署提出用)と印字されたものが発行されます。(受給者交付用)だけ印刷したい、あるいは(税務署提出用)だけ印刷したいといったように給与計算ソフトにより処理が異なる場合もありますので、どこに何が書かれているのか、記載内容と見方を知っておきましょう。

なお、何年分の源泉徴収票なのかは、上部に記載されています。転職者から前職の源泉徴収票の提出を受けた際は、対象年を必ず確認してください。前年分の場合、年末調整に反映させることはできません。

1.種別

「給与・賞与」と記載されます。給与は基本給に残業代や各種手当などが含まれる毎月の給料で、賞与は主にボーナスのことです。

2.支払金額

該当する年の1年間(令和5年分であれば令和5年1月1日から12月31日まで)に支給した給与・賞与の合計額を記載します。1月~12月分の給与は、発生ベースではなく支給ベースです。例えば、月末締め翌月10日払いの場合、前年12月分の給与(1月10日払い)から当年11月分の給与(12月10日払い)までが該当します。

3.給与所得控除後の金額

支払金額から、給与所得控除の額を差し引いた金額を記載します。給与所得控除とは、給与所得者が所得税計算をする際に差し引ける控除額のことです。給与所得控除の額は、給与等の収入金額によって変わります。

給与等の収入金額
(給与所得の源泉徴収票の支払金額)
給与所得控除額
1,625,000円まで 550,000円
1,625,001円から1,800,000円まで 収入金額×40%-100,000円
1,800,001円から3,600,000円まで 収入金額×30%+80,000円
3,600,001円から6,600,000円まで 収入金額×20%+440,000円
6,600,001円から8,500,000円まで 収入金額×10%+1,100,000円
8,500,001円以上 1,950,000円(上限)

引用:国税庁「No.1410 給与所得控除新規タブで開く

例えば、給与等の収入金額が500万円の従業員の給与所得控除額は144万円となります。

4.所得控除の額の合計額

下記のうち、該当の従業員が利用できる控除額の合計を記載します。

  • 社会保険料控除
  • 小規模企業共済等掛金控除
  • 生命保険料控除
  • 地震保険料控除
  • 障害者控除
  • 寡婦控除
  • ひとり親控除
  • 勤労学生控除
  • 配偶者控除
  • 配偶者特別控除
  • 扶養控除
  • 基礎控除

5.源泉徴収税額

年末調整によって確定した該当年の所得金額に対して、課税される所得税額を記載します。なお、年末調整をしていない従業員については、源泉徴収した所得税額を記載してください。

6.(源泉)控除対象配偶者の有無等/配偶者(特別)控除の額

控除の対象となる配偶者がいる場合は該当する欄に◯を入れ、その控除額を記入します。配偶者控除・配偶者特別控除の額は、納税者の所得金額と配偶者の所得金額によって異なります。

7.控除対象扶養親族の数/16歳未満扶養親族の数/障害者の数/非居住者である親族の数

該当する家族がいる場合は、その人数を記入します。

8.社会保険料等の金額

社会保険料等には、毎月の給与から天引きされている健康保険料や厚生年金保険料などの合計金額を記入します。なお、「給与所得者の保険料控除申告書」に親族が負担することになっている社会保険料を支払い、記載した場合は、社会保険料控除として控除可能です。

確定拠出年金法に規定する企業型年金加入者掛金、確定拠出年金法に規定する個人型年金加入者掛金に加入しているのであれば、本来は小規模企業共済掛金控除ですが、社会保険料控除内に合算されて記入されます。

社会保険料等の金額は、2段で記載しなければなりません。上段には小規模企業共済等掛金の額を記載し、下段には社会保険料等の金額を記載します。

9.生命保険料の控除額/地震保険料の控除額/住宅借入金等特別控除の額

生命保険料の控除額、地震保険料の控除額、住宅借入金等特別控除額は、事前に従業員が記入した2つの書類にもとづいて計算した金額を算出します。

  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 年末調整のための住宅借入金等特別控除証明書及び給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書兼住宅借入金等特別控除計算明細書

10.備考(税務署提出用のみ)

控除対象扶養親族が書ききれない場合に、マイナンバーを記載します。なお、マイナンバーの前に「摘要」欄の氏名と紐づけられるよう、同一の番号を振ってください。

11.摘要

摘要は、ほかの欄に記載できなかった内容や項目について書く欄です。

摘要欄の記載内容例

  • 前職の給与などを含めて年末調整した場合:前職の給与支払者の住所・名称・退職年月日・前職の給与額・所得税額・社会保険料額を記載します。
  • 控除対象扶養親族を書ききれなかった場合:氏名を記載します(氏名の前に備考欄と紐づける番号をカッコ書きで記載)。
  • 16歳未満の扶養親族を書ききれなかった場合:氏名を記載します(氏名の後に(年少)と記載)。
  • 年末調整をしていない従業員や中途退職者に発行する場合:義務ではありませんが、年末調整が済んでいないことを意味する「年調未済」と書いておくとよいでしょう。

12.中途入社・退職

年の途中で入社した従業員や、退職した従業員に対して源泉徴収票を発行する際に、入社日や退社日を記載します。「就職」または「退職」のうち、該当する方にチェックを入れてください。なお、入社と同じ年に退職した場合は、退職日を記載します。

源泉徴収票に「手取り額」は記載されない

源泉徴収票には、給与の手取り金額や、所得税の算出根拠となる課税所得額の金額は記載されません。手取り金額の概算を算出したい場合は、「支払金額」から「源泉徴収税額」と「社会保険料等の金額」を差し引き、さらに住民税額を引けばわかります。しかし、通勤費や出張の日当、家賃補助など非課税となる収入もあるため、あくまでも概算であることを理解しておきましょう。

また、給与から差し引かれた住民税額は源泉徴収票には記載されていないため、別途給与明細などを確認する必要があります。

企業が源泉徴収票を発行するタイミング

企業が給与所得の源泉徴収票を発行するタイミングは、大きく3つに分けられます。必要なときに遅滞なく発行できるようにしておきましょう。

年末調整のとき

年末調整を行った際は、全従業員の源泉徴収票の発行が必要です。従業員を雇っている事業者の義務ですから必ず発行し、従業員本人に交付しなければいけません。また、作成した給与所得の源泉徴収票のうち給与等の支払金額が500万円を超えるなど一定の人は、翌年1月31日までに管轄の税務署にも提出する必要があります。

年末調整は、12月支給の給与や賞与が確定しないと行えません。そのため、12月の給与時に行うのが一般的です。1月に行うケースもありますが、源泉所得税の納付手続きなどその後の処理が慌ただしくなってしまいますから、12月に処理するのがいいでしょう。そのためには、余裕を持って従業員に必要書類の提出を促す必要があります。

なお、アルバイトやパート従業員も基本的に年末調整は必要です。2か所以上から給与の支払いを受けている人の場合は、他の給与の支払者に扶養控除等(異動)申告書を提出しているかどうかを必ず確認して、こちらが主たる給与で働いているのであれば年末調整を行いましょう。

従業員が退職したとき

従業員が退職した際は、退職から1か月以内に源泉徴収票を発行して本人に交付しなければいけません。なお、中途入社してきた従業員がいる場合は、入社時に前職の源泉徴収票を受け取ります。発行されていない場合は、前職から取り寄せてもらいましょう。ただし、前職を退職したのが前年で、今年に入ってから支給された給与や賞与がないのであれば不要です。

従業員から依頼されたとき

家を借りたりローンを組んだりする際に、管理会社や金融機関などから源泉徴収票の提出を求められることがあります。

源泉徴収票は毎年、年末調整時に企業から交付されるものですから、保管してあれば問題ありません。しかし、従業員がなくしてしまった場合には、勤務先に発行を依頼します。従業員から発行依頼があったときは、できるだけ早めに源泉徴収票を発行しましょう。しかし、企業が従業員に対して源泉徴収票を交付しなければならないという規定は所得税法第226条に記載されていますが、回数や遡及期間までは明記されていません。

企業側にもパソコンや給与計算ソフトの破棄・入れ替えなどさまざまな事情が想定されます。したがって従業員には、源泉徴収票のコピーやスキャンニング、バックアップファイルを残しておくなど従業員自身の保全を促してください。

源泉徴収票の提出先

給与所得の源泉徴収票は、原則「受給者交付用」「税務署提出用」の2枚を作成します。受給者交付用の源泉徴収票は、該当の年の翌年1月31日(退職者は退職後1か月以内)までに本人に交付し、税務署提出用の源泉徴収票は、該当の年の翌年1月31日までに管轄の税務署に提出します。ただし、税務署に提出する方は下表のように一定の制限があるので注意しましょう。

受給者交付用と税務署提出用の違い

受給者の区分 提出範囲
年末調整をしたもの (1)法人(人格のない社団等を含みます。)の役員(取締役、執行役、会計参与、監査役、理事、監事、清算人、相談役、顧問等である方)及び現に役員をしていなくても令和5年中に役員であった方 年中の給与等の支払金額が150万円を超えるもの
(2)弁護士、司法書士、土地家屋調査士、公認会計士、税理士、弁理士、海事代理士、建築士等(所得税法第204条第1項第2号に規定する方) 年中の給与等の支払金額が250万円を超えるもの
(3)上記(1)及び(2)以外の方 年中の給与等の支払金額が500万円を超えるもの
年末調整をしなかったもの (4)「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出した方 イ)令和5年中に退職した方、災害により被害を受けたため、令和3年中の給与所得に対する源泉所得税及び復興特別所得税の徴収の猶予又は還付を受けた方 年中の給与等の支払金額が250万円を超えるものただし、法人の役員の場合には50万円を超えるもの
ロ)主たる給与等の金額が2,000万円を超えるため、年末調整をしなかった方 全部
(5)「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出しなかった方(月額表又は日額表の乙欄もしくは丙欄適用者等) 年中の給与等の支払金額が 50万円を超えるもの

従業員についてはアルバイトやパート、途中退職者などを含めてすべて交付する必要があります。

源泉徴収票が必要になるタイミング

源泉徴収票が必要なタイミングは、転職と収入証明の2つです。給与担当者は従業員から質問を受けたとき、スムーズに答えられるよう理解しておきましょう。

転職のとき

転職して新しい会社に入社するときは、前職で受け取った源泉徴収票を提出しなければなりません。前職の収入を含めて年末調整を行うため、前職を退職時に受け取った源泉徴収票が必要になります。したがって、給与担当者が退職する従業員に源泉徴収票を渡すとき、転職先で必要になると伝えてください。また、「前職の源泉徴収票を持っていない」と従業員に言われた場合は、前職の給与担当者に連絡すれば発行してもらえると伝えましょう。

収入証明が必要なとき

源泉徴収票は収入を証明するときにも必要です。具体的には以下のシーンが考えられます。

  • 住宅ローンの契約
  • 保育所入所の申し込み
  • 家族の扶養に入るとき
  • 奨学金を申請するとき
  • 公営住宅入居の申し込み

上記で挙げた例はあくまでも一例です。他の状況でも源泉徴収票の提出を求められるケースもあります。源泉徴収票は収入を証明するときに有効な書類で、課税(非課税)証明書では代用できないケースもあります。また、市役所やコンビニでは発行できないため、源泉徴収票の発行を求められた給与担当者は速やかに対応しましょう。

源泉徴収票は確定申告時には不要

確定申告をする方は、源泉徴収票の添付は不要です。2019年4月1日から、所得税の確定申告で源泉徴収票の添付が不要になりました。納税者の利便性向上を図るために、手続きが簡素化されています。

ただし、確定申告は課税所得金額などをもとに行うことから、源泉徴収票に記載されている情報は必要です。従業員から「確定申告で源泉徴収票は必要か」と質問を受けたときは「添付は不要だが手元にあると便利」と伝えましょう。また、確定申告ソフトを使うとより手軽に確定申告ができます。

確定申告についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

従業員が源泉徴収票をもらっていないときの対処法

源泉徴収票をもらっていない従業員がいる場合は、給与担当者等が発行する必要があります。退職後に源泉徴収票が必要なら、前職の給与担当者に発行を依頼してください。

倒産や手続きの滞りなどにより源泉徴収票をもらえないと従業員が困っているときは、所轄の税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する旨を伝えましょう。以下の交付期限を過ぎていれば、随時提出できます。

  • 中途退職者は退職してから1か月経過後
  • それ以外の方は翌年1月31日経過後

源泉徴収票不交付の届出書を提出すると税務署から企業に指導が入ります。なお、源泉徴収票はコンビニや市役所では発行できません。勤務先以外では発行できないので、源泉徴収票の発行を求められた給与担当者は速やかに対応してください。

従業員が確定申告をする場合の利用方法

従業員本人が、医療費控除や住宅ローン控除の初年度の申請など年末調整で行えない場合は、所得税の確定申告をします。その際には、源泉徴収票が必要です。なぜなら、源泉徴収票が手元にないと、正確な給与所得金額や控除の金額などを確定申告書に記載できないからです。交付した源泉徴収票は、必ず従業員本人に保管してもらいましょう。

ただし、2019年4月1日から所得税の確定申告書に、源泉徴収票を添付する必要はありません。また、所得税の確定申告後の源泉徴収票の保管も、義務ではありません。しかし、源泉徴収票は所得税の確定申告以外にも家を借りたりローンを組んだりする際に、管理会社や金融機関などからの提出を求められることがあります。安易に処分せず、いざという場合のときにスキャンしておくなど、数年分は保管しておいたほうがいいでしょう。

源泉徴収票と似た名称の書類との違い

源泉徴収票には、複数のよく似た書類があります。同時期に発行するものなので、混同しないように気を付けましょう。

給与支払報告書

給与支払報告書は、源泉徴収票とほぼ同一の事柄が記載されている書類で、「弥生給与 Next」など年末調整対応の給与計算ソフトでは源泉徴収票とともにプリントアウトできます。左側に「給与支払報告書(個人別明細書)」「(市区町村提出用)」と記載があるのが給与支払報告書です。

給与支払報告書は、それぞれの従業員が居住している市区町村の市民税課に雇用している事業者が提出します。提出期限は、年末調整をした年の翌年1月31日です。市区町村は、これをもとに住民税や退職者の場合には国民健康保険料などを計算しますから、必ず期限内に提出しましょう。

なお、年末調整をしていない従業員や、退職者の給与支払報告書も提出が必要です。給与支払額30万円未満の場合、義務はありませんが、特別な事情がなければ提出しましょう。

法定調書

法定調書とは、税務署に提出しなければならないさまざまな書類の総称です。源泉徴収票も法定調書の1つです。

法定調書合計表

法定調書合計表は、法定調書と一緒に税務署に提出する書類です。正式名称は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」です。複数枚にわたる法定調書の支払金額等について、項目ごとに合計して記載します。なお、年末調整に関連して提出が必要なのは、下記の法定調書合計表です(すべて1枚にまとまっています)。

  • 給与所得の源泉徴収票合計表
  • 退職所得の源泉徴収票合計表
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書合計表
  • 不動産の使用料等の支払調書合計表
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書合計表
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書合計表

支払調書

支払調書にはいくつかの種類がありますが、多くの場合は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を指します。これは、源泉徴収義務者である企業や個人事業主が弁護士や税理士、フリーランスのデザイナー、作家などに源泉徴収の必要がある仕事を依頼した際に発行する書類です。該当の1年間に支払った報酬額と源泉徴収税額が記載されています。

なお、支払調書は源泉徴収票とは異なり、報酬を支払った相手に対する発行義務はありません。しかし、税務署には同一人に対するその年の支払金額の合計が5万円を超えるなど一定の場合には提出義務があります。

源泉徴収票はPDFでの交付も可能

源泉徴収票は、給与受給者、税務署、給与受給者の所在する市町村と提出する箇所が複数あるため、かつては3枚または4枚複写の用紙に手書きすることで発行していました。その後、専用用紙などに企業が印字して交付するのが一般的でしたが、2019年4月に確定申告書への原本添付が不要になってからは、PDFでの交付も広く行われています。

従業員は、PDFで発行された源泉徴収票を画面上で見ながら確定申告書に転記したり、自宅で印刷したりして利用が可能です。

源泉徴収票でよくある質問

源泉徴収票を見ると何がわかる?

源泉徴収票を見ると以下のことがわかります。

  • 支払金額
  • 給与所得控除後の金額
  • 所得控除の合計額
  • 源泉徴収税額 など

源泉徴収票を見れば、会社からいくらお金が支払われたか、税金をいくら納めたのかがわかります。ただし、上記はあくまでも一例です。より具体的な内容は「源泉徴収票の記載内容と見方」に記載しているので、こちらもチェックしてください。

源泉徴収票はパートやアルバイトでも発行される?

源泉徴収票は、パートやアルバイトの方にも発行する必要があります。源泉徴収票の発行を依頼された給与担当者は、依頼主の働き方にかかわらず、速やかに対応するよう心がけてください。

源泉徴収票は再発行できる?

源泉徴収票は再発行できます。コンビニや市役所では発行できない書類なので、再発行を依頼された給与担当者は対応しなければなりません。源泉徴収票が必要で困っている従業員がいたら、社内で対応できる旨を伝えてください。

源泉徴収票の概要を理解しよう

源泉徴収票には支払金額や給与所得控除後の金額、源泉徴収税額などが記載されています。年末調整が完了したら、1月31日までに必ず源泉徴収票を発行し、従業員に交付するとともに、一定の条件に該当する場合は税務署にも提出しなければいけません。また、転職や収入証明のときに必要な書類で、発行を求められた給与担当者は速やかに対応する必要があります。

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