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会計帳簿の書き方とルール

会計帳簿を付ける際には、まず、領収書やレシート、請求書、通帳など、取引の内容が分かる資料を見ながら、日々の取引を仕訳して仕訳帳に記入します。その後、仕訳帳に記録した仕訳を、総勘定元帳や補助簿に転記する流れになります。総勘定元帳は勘定科目ごとに記載し、補助簿は必要に応じて該当する帳簿に記入してください。

手書きの会計帳簿で、もし数字や文字を書き間違えた場合は、修正ペンなどは用いず、修正箇所に2本線を引いて修正します。その後、線の上下左右の余白部分に正しい数字や文字を書き、訂正印を押すという手順で修正しましょう。

会計帳簿は手書きでも作成することはできますが、記載ミスや転記漏れが起こりやすくなり、計算の手間などもかかります。そのため、多くの企業では、会計ソフトを使用して各種帳簿を作成しています。会計ソフトを使えば、入力した仕訳が総勘定元帳や補助簿に自動的に反映されるため、わざわざ転記する必要がありません。

会計帳簿の保存期間

「会計帳簿」や、取引などに関して作成または受領した「書類」は、税法上7年の保存が義務付けられています。会計帳簿には、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳などがあり、書類には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

ただし、会社法で定められている会計帳簿の保存期間は10年です。また、欠損金の繰越控除を受ける事業年度についても、原則として10年間(2018年4月1日より前に開始した事業年度のものは9年間)の保存が必要です。そのため、法人の場合は、会計帳簿の保存期間は10年間と考えておくといいでしょう。

必要な帳簿書類をきちんと保存しておかないと、過去の取引やデータを確認できないなど経営上の不利益はもちろんのこと、税務上もさまざまな不利益を受ける可能性があります。

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