エクセル（Excel）を使った勤怠管理とは？管理表の作り方やメリット・デメリットを解説

2024/10/17更新

給与計算を行う際に、重要な役割を果たしているのが勤怠管理です。従業員の勤怠は、細かいルールや法律に準じて正しく管理しなければなりません。また、従業員の労働時間を把握するための集計やデータ入力など多くの作業を必要とする業務です。勤怠管理の効率アップに有効な手法の1つに、エクセル（Excel）の活用が挙げられます。

本記事では、エクセルを用いた勤怠管理表の作成方法をわかりやすく解説します。また、勤怠管理をエクセルで行う際のメリットとデメリット、エクセルで勤怠管理しやすい企業の特徴、エクセル以外の管理方法も紹介します。
※Excelは、Microsoft Corporationの米国及びその他の国における商標または登録商標です。

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目次: エクセル（Excel）を使った勤怠管理表の作り方にはどんな方法がある？; 勤怠管理をエクセル（Excel）で行うメリット; 勤怠管理をエクセル（Excel）で行うデメリット; エクセル（Excel）での勤怠管理が向いている企業; エクセル（Excel）以外で勤怠管理を行う方法; 効率的な勤怠管理を行うならエクセルよりも勤怠管理システムを使おう; 「弥生給与 Next」で給与・勤怠・労務をまとめてサクッとデジタル化

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エクセル（Excel）を使った勤怠管理表の作り方にはどんな方法がある？

勤怠管理表は従業員ごとの労働時間や勤務状況を記録する重要な書類です。勤怠管理表を作成する際は、あらかじめ必要な項目を整理しておくとスムーズに作業を進められます。

エクセルで勤怠管理を行う際は、記録された従業員の勤怠情報を管理者が集計し、給与の支払いに必要な計算をするといった流れが一般的です。エクセルで勤怠管理表を作成する方法はいくつかあるため、それぞれの違いや特徴を理解しておきましょう。

マクロを組んで作成する方法

マクロとは、プログラムを組み、複数の作業や動作などを自動化させることを指します。プログラミングには、VBAというマイクロソフト用の言語を用います。通常、エクセルを利用する場合には、従業員の氏名や個人の時給といった情報をすべて手入力で行わなければなりません。しかしマクロを活用すれば、従業員の氏名や基本給などが記載されたマスターデータと連動できるため、従業員の個別データを自動でエクセルシートへ反映できます。

勤怠管理では複数の従業員に対して、同じ計算や作業を行うケースが多いため、マクロを作成して作業を自動化すれば大幅に手間を減らせます。マクロのプログラミングには一定の専門知識が必要ですが、自動計算の機能を使って勤怠管理の効率化を図りたい場合におすすめの方法です。

関数を用いて作成する方法

エクセルの関数とは、情報（引数）を渡すことで計算した結果（戻り値）を自動的に返してくれる機能です。

勤怠管理を行う際は、加算や減算を繰り返し用いる必要があるため多くの手間がかかりますが、関数を活用すれば複雑な数式を使うことなく必要な情報を取得できます。エクセルの関数には、合計勤務時間の計算や休憩時間を差し引いた実労働時間の算出など、勤怠管理業務の効率化に役立つ関数が複数あります。

SUM関数

SUM関数は、四則演算の足し算に近い機能であり、指定した範囲のセルに記載された数値を合計します。勤怠管理では、1か月の実労働時間や残業時間を集計したい場面で用いる関数です。

範囲を指定したセルの数にかかわらず、簡単に合計値を算出できるため、業務効率化に有用です。例えば、実労働時間がD2～D31まで記載されている場合、D32に1か月の合計勤務時間が自動的に算出されるといったように設定できます。具体的な手順は以下のとおりです。

1.

D32のセルをクリック
2.

メニューバーにある［数式］を選択
3.

一覧の中から［オートSUM］をクリック
4.

D1～31まで自動的に範囲選択されていることを確認してから［Enter］キーを押下し確定
5.

D32にD2～31までの合計値が正しく表示されていることを確認できたら完了

上の手順によって、さまざまなセルの合計値が算出できるため、勤務時間以外にも休憩時間や残業時間などの集計に応用できます。

IF関数

IF関数とは、事前に特定の条件を指定し、条件を満たす場合と満たさない場合に分けて計算式を設定できる関数です。IF関数を活用すれば、残業・深夜勤務・休日出勤といったように、通常の勤務とは異なる条件であっても簡単に算出できます。

IF関数では、条件を示す「論理式」の他に「値が真の場合」「値が偽の場合」の3つを指定する必要があります。例えば、所定労働時間を8時間として始業時間をB2、終業時間をC2のセルに設定した場合、残業時間の算出は以下のような手順によって求めることが可能です。

1.

IF関数を設定するセルをクリック
2.

メニューバーにある［数式］を選択
3.

一覧の中から［fx関数の挿入］をクリック
4.

［関数名］でIFを選び［OK］ボタンを押下
5.

［論理式］の欄に「C2-B2>TIME(8,0,0)」と入力
6.

［値が真の場合］の欄に「C2-B2-TIME(8,0,0)」と入力
7.

［値が偽の場合］の欄に空欄を意味する「””」を入力

このような方法により、所定労働時間を超えた残業時間をスムーズに算出できます。

TIME関数

時間を計算式に用いる際はTIME関数を利用すると便利です。エクセルでは「1:00」のような60進法を計算式に使用できないため「時間」「分」「秒」の引数に指定した数値に置き換える必要がありますが、TIME関数を利用すれば、休憩時間を差し引いた実労働時間の計算もエクセル上で簡単に算出できます。

TIME関数の記述は、半角英数字で「TIME（時間,分,秒）」です。例えば、休憩時間を差し引いた実労働時間を算出したいときには「＝終業時間－始業時間－TIME（休憩時間,分,秒）」の計算式をセルに設定すれば、必要な情報を入力するだけで就労時間が自動的に算出されます。

TEXT関数

勤怠管理では、平日と土日祝日を分けて計算する必要があります。そのため、日付だけでなく曜日も意識して勤怠管理表を作成しなければなりません。TEXT関数は、数値や日付を文字列に変換する際に用いる関数です。

TEXT関数を設定しておけば、日付に合わせた曜日を簡単に表示することが可能です。「月」や「金」のように曜日を1文字で表示させたい場合のTEXT関数は、半角英数字で「＝TEXT（日付のセル,”aaa”）」と入力します。なお「月曜日」や「金曜日」といったように表記させたい場合には、aを1つ増やして「”aaaa”」とすれば対応できます。

テンプレートを利用する方法

エクセルを使って勤怠管理表を作成する際、よく用いられているのが無料のテンプレートです。勤怠管理用のテンプレートは、関数やマクロがあらかじめ設定されているため、作成に要する手間を削減できます。

従業員の勤怠情報を入力するだけで実労働時間や残業時間、勤務日数の自動計算と集計が自動的に行われるため、大幅な業務効率化につながるはずです。

勤怠管理をエクセル（Excel）で行うメリット

エクセルで勤怠管理を行う際は、マクロや関数を組み込むための知識が必要です。しかし、エクセルの機能をうまく活用すれば、さまざまなメリットが享受できます。

導入・運用コストがかからない

すでにエクセルを利用している企業であれば、追加費用をかけることなく勤怠管理の自動化が可能です。予算が限られていたり、あまり初期費用をかけられなかったりする際は、導入・運用コストのかからないエクセルの活用を検討してみましょう。

また、普段から使い慣れているエクセルならば、操作方法を覚える時間も最小限で済むでしょう。新たなシステムを導入する際は、使い方に慣れるまで時間がかかる場合があります。しかし、エクセルであれば業務に慣れるまでの負担も軽減できます。マクロや関数を組み込むことが必要なときは、エクセルに詳しい従業員にサポートを依頼することも可能です。

手で計算するよりもミスを防げる

従業員の勤怠管理から給与計算まで、すべて紙と電卓などの手作業で行うと、多大な手間と時間を要するうえに、人的ミスが発生しやすくなります。その一方で、勤怠管理にエクセルを用いれば、項目ごとマクロや関数を設定しておくだけで労働時間の集計や給与計算の手間を軽減できます。

関数などの初期設定は必要ですが、始業時間・終業時間・休憩時間を入力するだけで労働時間の集計が可能です。人的ミスを抑えられるだけでなく、これまでチェック業務に充てていたリソースをより重要な業務に活用できるのもメリットです。

カスタマイズの自由度が高い

エクセルによる勤怠管理は、自由度の高さも魅力です。エクセルを用いるメリットの1つに、自社の勤怠管理に必要な項目や機能だけを設定して運用できる点が挙げられます。ルールの変更があった際は、自社のタイミングにあわせて柔軟に設定を変えられるのもメリットです。エクセルで使用できるプログラミング言語「VBA」を用いたり、操作の自動化を実現するマクロを利用したりすれば、複雑な条件も設定できます。

勤怠管理をエクセル（Excel）で行うデメリット

エクセルの計算機能や関数をうまく活用すれば勤怠管理を効率化できますが、デメリットもあります。エクセルで勤怠管理を行う際の注意点や課題をあらかじめよく理解しておきましょう。

複雑な就業規則の企業は使いにくい

従業員数が多い企業や、シフト制やフレックスタイム制など複数の勤務形態を採用している企業は、エクセルのみの勤怠管理は合わない場合が多いでしょう。日にちをまたいだ深夜勤務などが発生する場合も注意が必要です。

エクセルに設定する関数が複雑になると、効率的に運用できるまでの期間は試行錯誤を重ねなければなりません。昨今では、時差出勤を採用したり、オフィス勤務とテレワークをローテーション制にしたりするほか、休暇取得も柔軟に対応するなど多様な働き方が進められています。働き方に応じて、エクセルの勤怠管理をカスタマイズするには限界があり、勤怠管理の効率低下につながりかねません。

法改正が実施された場合の対応が難しい

労働に関する法律が改正された場合には、その都度、表や計算式を変更する必要があります。

近年では、残業時間の上限規制や有給休暇取得の義務化、育児・介護休業法の改正が行われました。多少の改定であれば対応できる可能性があるものの、全体に変更が生じるケースや自社に該当するかどうかといった判断が難しい場合には、認識の誤りが法律違反のリスクにつながる可能性があります。そのため勤怠管理の担当者は、常に労働に関する法律の最新情報に精通し、法的な問題が生じないよう迅速に対応しなければなりません。

また、2020年4月から中小企業においても改正労働基準法が適用されました。これにより、従業員の労働時間を客観的に把握することが義務づけられています。

2017年に策定された厚生労働省のガイドラインでは、従業員が出退勤時刻や休暇情報をエクセルに手入力する場合、その情報が正確であるかどうか必要に応じて実態調査を行う必要があると明記しています。エクセルで勤怠管理を行う際、管理者はそれぞれの従業員が働いた日ごとの労働時間を正しく記録するために情報をきめ細かくチェックしなければならないなど、大きな負担が生じる可能性があります。

参照：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

入力ミスが起きる可能性がある

エクセルで勤怠管理を行う場合、従業員の出勤・退勤時刻のデータが必要です。必要な情報を入力するために、従業員が直接エクセルへ入力するか、勤怠管理の担当者が毎日タイムカードからエクセルへ入力する方法が考えられます。しかし、いずれも人的ミスの発生に注意しなければなりません。特に、規模が大きく複数の勤務体系がある企業の場合、管理の煩雑さによって思わぬミスを招く可能性が考えられます。

残業時間や休日出勤の日数、計算式などに間違いがあれば、本来支払うべき額の給与が正しく支払われず、企業の信用低下につながるおそれもあります。また、給与の支払いが適切に行われなかった場合、従業員に大きな迷惑がかかるため、トラブルにつながる可能性もあります。

エクセルによる勤怠管理は、設定したマクロや関数、数式に間違いがあると正しい計算ができないため、定期的にチェックを行うことが大切です。ミスを早めに発見し、適切な修正を行うためにも、チェック体制を構築しておきましょう。

労働時間を改ざんされる可能性がある

タイムカード方式で出退勤を打刻する場合、あとから情報を改ざんすることは基本的に不可能です。しかし、従業員の手によって直接エクセル上に出退勤時間を入力する場合、労働時間を容易に改ざんできるというリスクが生じます。勤怠管理表のエクセルにアクセスできる従業員であれば、データを簡単に変更できるため、たとえ遅刻した場合でも始業時間前に出社したと虚偽の情報を入力することも可能です。

このような改ざんを防ぐ対策として、エクセルだけに頼らず、客観的なデータを収集する別のシステムを用意する方法が挙げられます。また、従業員に直接入力してもらう際には、ファイルをパスワードで保護し、アクセス権限の管理を細かく設定するなどの工夫が必要です。これらの対策は、改ざんを防止するとともに、誤ってデータ変更してしまうリスクを抑える点でも有効な手段です。

属人化する可能性がある

エクセルが得意な従業員1人だけで勤怠管理を行っている場合は、業務が属人化している可能性があります。特にVBAを使ったマクロで作業を自動化しているケースでは、業務内容と担当者以外のメンバーが把握できていないことも多いでしょう。1人の担当者に全てを任せるのではなく、マニュアルを作成しておく、複数人で業務を分担して運用するなどの対策を講じておきましょう。

エクセル（Excel）での勤怠管理が向いている企業

エクセルによる勤怠管理が適している企業の特徴もチェックしておきましょう。

従業員数が30人以下の小規模な企業

エクセルでの勤怠管理は、小規模な企業（従業員数30人以下程度）に向いています。日常的に使い慣れたエクセルならば手軽に利用できるため、手入力や有給休暇などの申請・承認が必要になった際もそれほど大きな負担を感じることはありません。エクセルの汎用性と手軽さを活かして勤怠管理を行えます。

その一方で、従業員数が多い企業の場合、エクセルのみで勤怠を管理することは困難です。手作業による出退勤時間の入力や集計作業だけでも勤怠管理担当者に大きな負担がかかるため、人的ミスの発生も懸念されます。

時給制で働く従業員が多い企業

アルバイトやパートなど、月給制ではなく時給制で働く従業員が多い企業も、エクセルでの勤怠管理が向いています。エクセルの計算機能を用いれば、従業員の時給に労働時間を乗じて給与を算出する作業を自動化できるだけでなく、各週や各月の勤務時間の合計や残業時間の集計も容易に行えます。

ただし、人数が増えるとそれだけ管理に要する作業も多くなるため、担当者にかかる負担を配慮しなければなりません。時給制ではなく月給制のアルバイトやパートが多い企業では、各種手当や社会保険料なども発生するため、エクセルのみで勤怠管理を行うのは困難です。月給制の従業員が多い企業の場合、エクセルで管理するよりも、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

エクセルの操作が得意な従業員がいる企業

エクセルでの勤怠管理を行う際は、基本操作の理解や関数の知識が必要です。オンライン上のテンプレートをダウンロードすれば、自社で勤怠管理表を作成する手間は省けますが、自社独自の要件やルールに対応するためのカスタマイズが必要です。テンプレートを編集したり修正したりする業務が発生するため、エクセルの操作が得意な従業員が担当者になる場合は向いている手段といえるでしょう。

エクセル（Excel）以外で勤怠管理を行う方法

従業員の労働時間を把握する方法は、時刻を記録する手段によって分類されます。それぞれ給与計算担当にかかる負担や必要なコストが異なるため、エクセル以外の勤怠管理の特徴も知っておきましょう。

紙を使った出勤簿での管理

従業員が出退勤するタイミングで紙の出勤簿に時間を手書きする方法です。1枚のシートに出勤・退勤時刻、残業・休憩時間、遅刻・早退、休日取得など勤務状況にかかわる、あらゆる情報を記入して管理する方法です。紙と筆記用具だけで導入できるため、コストを最小限に抑えられます。また、1枚のシートにまとめて管理できる一覧性もメリットの1つです。

その一方で、毎月の集計は手作業で行わなければならず、手間と時間を要します。転記ミスの発生リスクだけでなく、従業員の自己申告に依存するため客観性に乏しく、毎日同時刻の申告や不正申告、サービス残業が発生する可能性があるというデメリットがあります。

タイムカードの打刻による管理

従業員が出退勤するタイミングでタイムカードをタイムレコーダーへ差し込み、打刻する方法です。タイムレコーダーを購入すれば用紙を補給するだけで使用できるため、比較的低コストで導入できます。複雑な操作は必要ないため、幅広い年代の従業員が覚えやすく、負担にならないなどのメリットがあります。

紙の出勤簿と比較した場合、担当者の負担軽減はやや見込めるものの、集計業務には手間を要します。また、打刻忘れや違う日付に打刻してしまうなど、ミスの発生時には担当者が確認作業に時間を割かなければなりません。さらに、他の従業員が簡単に打刻できるといったデメリットもあるため注意が必要です。

タイムカードの打刻は社内に限られているため、直行・直帰の勤務には対応できないといった課題もあります。また、テレワークを導入している場合、リアルタイムの打刻に対応できないといった不便さがあります。

勤怠管理システムを使った管理

勤怠管理システムは従業員の出退勤の打刻や記録、残業時間や休暇申請などをまとめて管理できるツールです。

クラウドの勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコン、タブレットからのアクセスが可能なことに加え、ブラウザ、アプリ、ICカード、生体認証、GPS、SNSなどさまざまな方法でリアルタイムに打刻できるシステムも多くリリースされています。

導入コストはかかるものの、承認申請がワンクリック実行できるなど、さまざまな場面での効率化が期待できます。また、集計や分析にかかる手間を削減できたり給与計算システムと連携したりして活用できるため、転記ミスを心配する必要がありません。このような勤怠管理システムを導入すれば、直行・直帰が多い従業員や、テレワークの従業員がいてもリアルタイムで勤怠管理を行うことが可能です。

効率的な勤怠管理を行うならエクセルよりも勤怠管理システムを使おう

エクセルでの勤怠管理は、導入コストをかけずに導入できるなどのメリットがある一方で、デメリットや課題もあります。勤怠管理の担当者は、労働関連の法改正があるたびに迅速に対応しなければなりません。

勤怠管理や毎月の給与計算業務の負担軽減の実現に向けて、勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。システムを導入すれば、入力ミスや改ざんなどのリスクも最小限に抑えられます。弥生のクラウド給与サービス「弥生給与 Next」は、他社の勤怠管理システムとの連携に対応しており、勤怠データを取り込むことでデータ入力の手間を削減できます。自社にあったシステムを導入して業務を効率化しましょう。