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給与台帳とは?賃金台帳との違いや保存期間、書き方などを解説

監修者:税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

2024/03/19更新

給与計算に関係する帳簿の1つに「給与台帳」があります。しかし、給与台帳という言葉を聞いたことがあっても、労務管理をするうえで給与台帳がどのような役割を持つのか、よくわからないという方も多いかもしれません。

また、給与台帳は、名称の似ている「賃金台帳」や「給与明細」とも混同されがちです。それぞれの帳簿や書類を正しく作成するためにも、給与台帳の定義を把握しておきましょう。ここでは、給与台帳の概要や役割、記載項目などのほか、給与台帳と賃金台帳の違いについても詳しく解説します。

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給与台帳とは給与情報を記載した帳簿のこと

給与台帳とは、従業員の給与に関する情報のみを記載した帳簿です。従業員別に作成し、給与に関する情報以外は記載されません。

給与関係の帳簿というと、賃金台帳を思い浮かべる方も多いかもしれませんが、給与台帳と賃金台帳は似ているものの違う性質の帳簿です。

給与台帳は企業が任意で作成する

給与台帳は企業が任意で作成するものです。給与台帳の作成は各企業の自由であり、法律による規定はありません。給与台帳を作成する場合は、基本的に正社員をはじめ、パートやアルバイトも含めた全従業員が記載対象となります。ただし、記載対象についても決まりがあるわけではないので、正社員分しか給与台帳を作成しなくても特に問題はありません。

一方、給与台帳と似ている賃金台帳は、労働基準法によって作成と保存が義務付けられています。賃金台帳は、労働者名簿、出勤簿と合わせて「法定三帳簿」と呼ばれています。法定三帳簿は、従業員を1人でも雇い入れたら必ず作成し、保存しなければならない帳簿です。

給与台帳の書式や用紙は特に規定がない

給与台帳は企業が任意で作成する帳簿なので、書式や用紙などに規定はありません。レイアウトや用紙のサイズなどは各企業の自由です。紙の書類ではなく、ExcelやWordなどで作成してもかまいません。ただし、記入する担当者によってフォーマットがバラバラだと管理しにくいので、社内で書式を統一しておきましょう。

給与台帳の保存期間の目安

法的な作成義務のない給与台帳は、保存期間も各企業の自由です。3年間や5年間を目安に処分する企業もあれば、10年間保存する企業もあります。保存期間の規定はないので、社内でルールを定めておくといいでしょう。

給与台帳に記載する8つの項目

給与台帳には、従業員別に下記の8つの項目を記載します。ここからは、各記載項目について詳しく解説します。

氏名

給与を支払った従業員の氏名を記入します。社員番号などを設定している場合は、併せて記載しておくと管理がしやすくなります。

性別

従業員の性別を記載します。名前と性別を記載することで、どの従業員の情報なのかがより明確になります。

賃金計算期間

賃金計算期間とは、給与計算の対象になる期間のことです。例えば、月末締めなら「4月1日~4月30日」、25日締めなら「4月26日~5月25日」というように記載します。

労働日数

賃金計算期間のうち、実際に労働した日数を記載します。休日出勤も含めたすべての出勤日数を記入しましょう。なお、有給休暇は労働したものと見なされるため、労働日数に含まれます。記載にあたっては、有給休暇であることが後で見てわかるようにしておきます。

労働時間数

労働日数と併せて、時間外労働や休日労働の時間も含めた労働時間数も記載します。また、労働日数と同様に、有給休暇分の時間も労働時間に含みます。

労働時間は1分単位で計算するのが原則のため、タイムカードなどの出勤記録を基に、正確な数字を記入しましょう。

時間外労働時間数

上記の労働時間数のうち、時間外労働の時間数を記載します。時間外労働とは、原則として1日8時間・1週間40時間の法定労働時間を超える労働時間をいいます。

基本給、手当の種類とその額

従業員に支払う給与について、基本給や手当といった項目ごとに記入します。基本給は、手当や割増賃金などを含まない金額です。時給や日給の場合は、「時給×労働時間数」または「日給×労働日数」が基本給となります。

また、通勤手当や住宅手当、家族手当、臨時手当などの各種手当、さらにはボーナスを種類ごとに金額を記載します。

控除項目とその額

社会保険料や税金など、給与から控除される項目とその金額を、それぞれ記載します。積立金や組合費など、会社独自の控除項目がある場合も、忘れずに記入しましょう。

給与台帳は給与明細で代替できない

従業員の給与に関する情報は、給与明細にも記載されているため、「給与台帳は給与明細で代替できるのでは?」と考える方もいるかもしれませんが、基本的に役割が異なることから給与台帳を給与明細で代替することはできません。

給与明細とは、勤怠情報や給与の支給額、控除額を明記し、給与の支払日までに従業員に交付するものです。一方、給与台帳は、労務管理のために会社が作成し、保存するものです。

給与明細は従業員が給与額の内訳を確認するための書類であり、給与台帳とは細かい記載項目が異なるため代替することはできません。なお、給与台帳を作成するかどうかは任意ですが、給与明細を従業員に交付することは会社の義務です。

給与台帳と異なり賃金台帳の作成は義務

給与台帳と賃金台帳は混同されやすいですが、大きな違いは法的な作成・保存義務の有無です。
賃金台帳は、労働者名簿や出勤簿と共に「法定三帳簿」と呼ばれ、労働基準法によって作成と保存が義務付けられています。また、賃金台帳は記載事項についても、労働基準法による定めがあります。

賃金台帳に記載する10の項目

労働基準法では以下の項目について、従業員別に賃金台帳に記入しなければならないと定めています。

賃金台帳に記載が必要な項目

  • 氏名
  • 性別
  • 賃金計算期間
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 休日労働時間数
  • 深夜労働時間数
  • 基本給、手当の種類とその額
  • 控除項目とその額

賃金台帳の書式や用紙は特に規定がない

賃金台帳は法律によって作成が義務付けられている帳簿で、記載項目にも定めがありますが、書式や用紙の規定はありません。決められた記載内容が守られていれば、レイアウトや用紙のサイズ、データのファイル形式などは、各企業が自由に決めることができます。

厚生労働省のWebサイトには賃金台帳のテンプレートが公開されているので、参考にするのもよいでしょう。

賃金台帳の保存期間

賃金台帳の保存期間は、最後の賃金に記入した日から5年間です。
ただし、法改正の経過措置として、当分の間は保存期間が3年間となっています。

賃金台帳の作成・保存を怠った場合には罰則もある

賃金台帳を適切に作成・保存していなかった場合は労働基準法違反となり、罰則として同法第120条により30万円以下の罰金刑の対象となります。

賃金台帳の作成を怠ったり記載項目に不備があったりした場合は、労働基準監督署から、違反内容や是正の期日などが記載された是正勧告書が交付されるのが一般的です。もし、この是正勧告に従わなかった場合は、罰則を受ける可能性が高まります。

給与台帳は賃金台帳の内容でカバーできる

給与台帳と賃金台帳は異なる帳簿ですが、それぞれの記載項目を見てもわかるように、給与台帳の内容は賃金台帳でカバーできます。

また、給与台帳の作成は企業の任意ですが、賃金台帳は労働基準法によって作成と保存が義務付けられています。そのため、給与台帳を作成せず、賃金台帳だけを作成する企業も少なくありません。給与台帳を作成するかどうかは、管理のしやすさや手間を考えて判断するといいでしょう。

ただし、「給与台帳だけを作成して、賃金台帳を作成しない」ということは、法律上認められないので注意してください。

賃金台帳は給与計算ソフトで作成・保存すれば効率的

給与台帳は、従業員の給与に関する情報を記載した帳簿です。給与台帳は賃金台帳と混同されがちですが、賃金台帳が労働基準法で作成・保存が義務付けられているのに対して、給与台帳は企業が任意で作成する帳簿であるという違いがあります。

また、記載項目も給与台帳より賃金台帳の方が多く、賃金台帳があれば給与台帳の記載内容もカバーしていることになります。そのため、給与台帳と賃金台帳を別々に作成するよりも、賃金台帳だけを作成して保存する方が効率的です。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

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