労働者名簿の書き方や必須項目は？保存期間や保管方法も解説

監修者： 税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人古田土人事労務

2025/09/22更新

労働者名簿は、従業員を雇用する場合に必ず作成しなければならない帳簿の1つです。作成するだけでなく、一定期間保存することも求められます。記載項目や保管方法などは法律によって明確に規定されているため、労務や総務の担当者は、労働者名簿の書き方や保管方法について正しく知っておきましょう。
本記事では、労働者名簿に記載が必要な項目や記入の仕方、管理方法、作成・管理における注意点などについて詳しく解説します。

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労働者名簿とは、雇用する労働者の情報を記載した書類のこと

労働者名簿とは、従業員の「氏名」「住所」「雇用年月日」などの情報を記載した書類です。従業員を雇用している事業主には、労働基準法第107条によって労働者名簿の作成と保存が義務付けられています。たとえ従業員の人数が1名の職場であっても、必ず作成しなければなりません。

また、記載内容に変更があった場合は更新し、常に最新の状態に保つことが求められます。労働基準法第107条においても、「労働者名簿に記入すべき事項に変更があった場合、遅滞なく訂正しなければならない」と定められています。例えば、従業員の通勤手当を計算する際には、労働者名簿で最新の住所を確認しましょう。また、助成金の申請や労働基準監督署の調査などの際に、労働者名簿の提出を求められる場合もあります。

• 参照：e-Gov「労働基準法第107条」

労働者名簿は法定三帳簿の1つ

労働者名簿は、労働基準法によって事業場ごとに作成・保存が義務付けられている、いわゆる「法定三帳簿」の1つです。法定三帳簿には、労働者名簿の他に「賃金台帳」と「出勤簿」が含まれます。

企業だけではなく個人事業主であっても、従業員を1名でも雇っているのであれば、法定三帳簿を作成しなければなりません。法定三帳簿は、労働基準監督署による調査時などに確認される重要なものであり、適切に管理・保存することが求められます。適切に管理・保存されていない場合は、行政指導や刑罰の対象となるため、注意が必要です。

賃金台帳については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 賃金台帳とは？記載方法や給与明細との違いを解説

出勤簿については、こちらの記事をご覧ください。

• 出勤簿とは？保存期間・必要事項・書き方・注意点などを解説

労働者名簿の対象者

労働者名簿に記載が必要な対象者は、原則として雇用しているすべての従業員です。正社員、契約社員、パートタイム、アルバイトなどの雇用形態は問いません。ただし、社内での立場や勤務状況によって例外的なケースもあります。労働者名簿に記載するか検討すべき対象者については、以下の表を参考にしてください。

なお、代表者および役員については、もともと労働者だった人が後から役員になる、または代表者・役員だった人が退任し労働者になるといったケースも想定されるため、記録しておくことをおすすめします。

社員名簿や従業員名簿との違い

労働者名簿と社員名簿・従業員名簿との違いは、名称と記載する項目にあります。

労働者名簿は、労働基準法で記載すべき項目が決められている帳簿です。そのため必要項目が記載されていれば、管理上の名称にかかわらず、労働者名簿としてみなされます。たとえ社内で社員名簿や従業員名簿と呼ばれていても、必要項目が明記されていれば、労働基準法における労働者名簿として認められます。その一方で、必要な記載項目が網羅されていない名簿は、社内で労働者名簿と呼んでいたとしても、労働基準法上の労働者名簿とはみなされません。つまり、名簿の名称ではなく、実態として労働者名簿に必要な情報が満たされているかどうかが重要です。

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労働者名簿の書き方やフォーマットのルール

労働者名簿に記載すべき項目は、労働基準法、および同法施行規則によって定められています。必要項目が不足なく記載されていれば、様式や書式に決まりはありません。見本やテンプレートが必要なときは、厚生労働省の公式Webサイトにある「主要様式ダウンロードコーナー」からダウンロードできます。ただし、このテンプレートは縦書き形式のため、エクセルでの作成には適していません。

• 参照：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」

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労働者名簿の無料エクセルテンプレート

労働者名簿の作成様式に縦書き・横書きの決まりはなく、どちらのスタイルでも作成してもかまいません。しかし、実務的な扱いやすさを考慮すると、エクセルで作成・編集できる横書きのテンプレートを使用すると便利です。とはいえ、独自のフォーマットを1から作成する場合、必要項目がきちんと含まれているのか、漏れや抜けがないか、といった懸念が残ります。

弥生株式会社では、社会保険労務士監修の下、労働基準法で定められた必要記載事項を網羅した無料エクセルテンプレートをご用意しました。エクセルで労働者名簿を作成するときに、ぜひご活用ください。こちらのページからダウンロードできます。

• 労働者名簿（一覧表）の無料エクセルテンプレート

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労働者名簿の必須項目と記入例

ここからは、労働者名簿に必ず記載しなければならない項目と、各項目の記載方法について解説します。

氏名・生年月日・性別

従業員の氏名と生年月日、性別を記載します。氏名は、戸籍に登録されているものを正しく記入することが求められます。例えば、戸籍上の氏名が旧字体なら、日常的に使用している氏名が新字体でも、旧字体で記入するようにしましょう。

また、業務上、旧姓など戸籍上の氏名以外を使っていたとしても、労働者名簿には戸籍上の氏名を記入します。在職中に婚姻や養子縁組などで氏名が変わった場合は、その都度、労働者名簿の氏名も変更する必要があります。

住所

従業員が、現在住んでいる住所を記載します。住民票の住所と現在の居住地が違う場合や、単身赴任をしている場合などは、実際に住んでいる場所の住所と住民票の住所、両方を把握しておくとよいでしょう。

転居によって住所が変わった場合は、その都度変更が求められます。氏名や住所に変更があったときは必ず申告するように、あらかじめ従業員に周知しておくことが大切です。

履歴

従業員情報の履歴を記載します。労働基準法では、従業員情報の履歴についてどこまで記載するべきかといった定めはありません。一般的には、異動や昇進といった社内での履歴や、最終学歴などを記載することが多いでしょう。また、中途入社の場合は、最終学歴から入社までの職歴について記載するケースもあります。

履歴の記入例

履歴の項目は、例えば次のように記載します。

学歴・職歴に加え、社内での異動や昇進、業務内容の変更、資格取得、特定業務の従事歴なども、必要に応じて記載しましょう。

従事する業務の種類

従業員が、日常的に行う業務の種類を記載します。部門や職種などの業務内容と併せて、役職や業務に関する資格の有無についても記載しておくとよいでしょう。万が一、労災が発生した場合には申請書類に従事している業務の内容などを記載する必要があるため、日常の業務内容を正確に記録しておくことが大切です。

なお、労働基準法施行規則第53条第2項により、常時使用する労働者が30人未満の事業では、「従事する業務の種類」の記載を省略することができます。

• 参照：厚生労働省「労働基準法施行規則」

従事する業務の種類の記入例

従事する業務の種類は、例えば次のように記載します。

このように、「部門名＋役職」や「職種名」など、できるだけ具体的に記載しましょう。

雇い入れた年月日

従業員を実際に雇用した年月日（在籍の初日）を記載します。採用が決定した日ではないので、間違えないように注意しましょう。なお、試用期間を設けている場合は、本採用の日ではなく、試用期間の開始日が雇い入れた日になります。

退職または死亡年月日と理由や原因

退職した従業員については、退職した年月日とその事由（退職理由）を記載します。ただし、従業員の都合による退職の場合は「一身上の都合」など一般的な表現のみでよく、詳細な理由についての記載は不要です。その一方で、会社都合による退職の場合は、「整理解雇」などの具体的な理由を記録しておかなければなりません。これは、従業員から請求があった場合、会社は解雇理由証明書等を発行する義務があるからです。労働者名簿に具体的な解雇理由を記載しておくことで、迅速かつ正確に証明書を発行できます。

また、在職中に従業員が亡くなった場合は、死亡した年月日と同時に死亡原因についても記載しなければなりません。死亡原因を記載する理由は、その死亡が労災に該当するかどうかを判断するためです。

その他の記載項目

労働者名簿には、必須ではないものの、記載しておくと役立つ項目もあります。例えば、健康保険や厚生年金、雇用保険に関連する情報や緊急連絡先などを、労働者名簿に記載する企業もあります。また、名簿を使用する際に読み間違いを防ぐため、氏名にフリガナを振っておくと安心です。

どのような項目を記載するかは事業場によって異なるため、それぞれ追加すべき項目を検討しましょう。

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労働者名簿の保存期間と保管方法

労働者名簿は、作成するだけでなく適切な管理を行うことも求められます。従業員を雇用するすべての事業者は、労働基準法で定められた保存期間や保管方法のルールを守らなければなりません。ルールを正しく把握し、適切に管理しましょう。

労働者名簿の保存期間

労働者名簿の保存期間は、労働基準法により、その従業員が退職・解雇となった日、または死亡した日から5年間と定められています。入社日や名簿の作成日から5年間ではないので注意しましょう。

在職中の従業員については、入社日にかかわらず、常に労働者名簿に情報を記載しておかなければなりません。また、記載事項に変更があった場合は遅延なく訂正することが求められ、退職・死亡・解雇から5年が過ぎた従業員の名簿は削除するなどの更新・管理が必要です。

労働者名簿の保管方法

労働者名簿は紙とデータのどちらの形で保存してもかまいませんが、電子データの場合は次のような要件を満たす必要があります。

• 参照：国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」

近年では労務業務のデジタル化に伴い、人事データをクラウド上で管理する企業が増えています。クラウド管理には、情報漏えいの防止や保管スペースの削減など、さまざまなメリットがあります。クラウドによる人事データ管理は「弥生給与 Next」でも可能です（プランによって利用できる機能が異なります）。ぜひご検討ください。

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労働者名簿の作成・管理での注意点

労働者名簿を作成・管理する際は、労働基準法などの関連法令に基づいた正しい対応が求められます。ここからは、ミスにつながりやすいポイントについて詳しく解説します。

事業場ごとに作成する

労働者名簿の保管方法は、事業場ごとに作成・管理する必要があります。

事業場とは、支店や事務所、工場、店舗などのように、組織上独立して業務が行われている単位のことです。複数の事業場でそれぞれ従業員を雇用している場合は、事業場ごとに労働者名簿を作成・保管しなければなりません。本社での一括作成・管理は原則的にできないので注意しましょう。電子データで作成する場合も、事業場ごとに確認や印刷ができるようにする必要があります。
ただし現在は、クラウド化により同一の人事情報データに、どこの営業所からでもアクセスできるようなサービスもありますので、検討してもよいでしょう。
なお、労働者名簿の作成対象となるのは、正社員・パート・アルバイトなど雇用形態を問わず、原則すべての従業員です。ただし、2か月を超えて使用しない日雇い労働者については作成義務がありません。

変更があった場合は遅滞なく訂正する

従業員が引っ越したときや、結婚して姓が変わったときなど、労働者名簿の記載事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければなりません。これは労働基準法第107条第2項にも明記されています。具体的な訂正期限は設けられていませんが、「遅滞なく」とされていることから、できるだけ早く訂正することが求められます。変更があったにもかかわらず訂正をしなかった場合は、労働基準法に抵触しているとして労働基準監督官から指摘を受ける可能性があります。住所や氏名、業務内容など記載事項に変更が生じた際は、速やかに名簿を修正しましょう。

• 参照：e-Gov「労働基準法」

マイナンバーを記載しない

労働者名簿には、従業員個人のマイナンバーを記載してはなりません。マイナンバーは、納税や社会保険、災害対策など、法律で定められた特定の目的にのみ利用が認められている特定個人情報です。そのため、企業がマイナンバーを収集・管理する際は、利用目的を従業員に明示し、必要な手続きにのみ使用することが求められます。

労働者名簿は人事労務管理など幅広いシーンで閲覧される帳簿であり、マイナンバーのような特定個人情報の管理には適していません。記載してしまうと、目的外利用や情報漏えいのリスクが高まります。

このため、マイナンバーの情報は労働者名簿とは分け、専用の管理簿やデータベースで厳重に管理しましょう。加えて、必要な行政手続きの際にのみ利用できるよう、アクセス権限や管理体制を分離して運用するのがおすすめです。

セキュリティ対策を行う

労働者名簿には従業員の個人情報が記載されているため、セキュリティ対策も必須です。個人情報保護法に基づいて必要な安全管理措置をとり、情報漏えいなどが起こらないようにしなければなりません。例えば、「特定の場所で施錠のうえ保管する」「関係者以外は閲覧できないようにする」といったルールの整備としくみづくりが求められます。

その一方で、労働基準監督署から名簿の提示を求められた場合には、速やかに提出できる状態にしておく必要があります。デジタルデータで管理する場合は、各事業場で即座に画面表示や印刷ができる体制を整えましょう。紙で保管する場合も、保管場所を決め、すぐに取り出せるようにしておくことが重要です。

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労働者名簿は正しく作成・管理しよう

労働者名簿は、従業員を雇用している事業場ごとに作成・保存が義務付けられている帳簿です。正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、すべての従業員が対象となります。記載すべき事項は法令によって定められているため、漏れや不足のないように正しく作成しなければなりません。加えて、情報漏えいなどが発生しないように適切に管理し、変更があった場合は速やかに更新する必要があります。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

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