担当者必見！給与計算を効率化するには？給与ソフトの検討ポイントも解説
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従業員を雇っている会社で毎月必ず発生する業務が給与計算です。給与計算は、従業員に給与を支払うために必要不可欠なものですが、計算が複雑だったり時間がかかったりして、面倒に感じている担当者が多いのも事実です。また、「専門知識がないと給与計算を行うのは難しい」と思っている方も多いのではないでしょうか。
面倒な給与計算を楽にするには、いくつかのポイントがあります。ここでは、多くの企業が「面倒」と感じる給与計算を効率的に進める具体的な方法や、給与計算の効率化を目指す際に検討すべき点などを解説します。
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給与計算が面倒な理由
毎月発生する給与計算はとても重要な業務ですが、「計算が面倒」「作業負荷が大きい」など、ネガティブな印象を持っている担当者は多いものです。給与計算が面倒に思われがちな背景には、次のような理由があります。
時間がかかる
「給与計算が面倒」と感じる大きな理由は、計算が複雑で意外に時間がかかることです。
従業員の給与は、ただ決められた基本給を支払えばいいというものではありません。給与計算には、従業員の勤怠情報を取りまとめ、それをもとに支給額と控除額をそれぞれ求める必要があります。
勤怠情報一つとっても、出勤日数と有給休暇取得状況、欠勤日数の他、遅刻や早退の有無と労働時間、残業時間、休日出勤時間など、確認すべき事項は多岐にわたります。また、通勤手当や役職手当、家族手当など、従業員ごとに内容や金額が異なる各種手当についても、正しく反映する必要があります。
さらにそこから、税金や社会保険料をはじめとした控除額を差し引き、実際に支給する給与額を導き出さなければなりません。
こうした業務には手間と時間がかかるため、中小企業などで経営者や担当者が手作業で計算をしているような場合、時間的にタイトで他の業務を圧迫してしまう可能性もあります。
ミスの起きやすさとミス発生時のリスクの大きさ
上述したように、給与計算には何段階もの複雑なステップがあります。そのため1人または少人数の担当者が手作業で給与計算をしていると、人為的ミスが発生する可能性があります。そうした給与計算ミスにより、支給額が不足して給与未払いになると、法令違反になってしまいます。
通常は、給与計算ミスについて従業員に謝罪し、迅速に不足分を支払うことで解決するケースがほとんどですが、給与未払い後の対応を怠り、従業員が労働基準監督署に告発すると、是正勧告を受ける場合もありますので注意が必要です。
また、ミスが許されない業務であるにもかかわらず、人為的ミスが発生しやすい点も、担当者の精神的負担を大きくしてしまう要因のひとつです。
給与計算ミスについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
専門的な知識が必要
給与計算には、労働基準法や雇用保険法、健康保険法、厚生年金保険法、所得税法など、さまざまな法律が関係します。また、給与から控除する所得税や住民税、社会保険料の料率は、改訂が頻繁に行われます。正しく給与計算を行うには、法改正や保険料率改訂などの最新情報をチェックし、随時対応していかなければなりません。
やはり専門知識がないと対応が難しく、「面倒」「大変」であると感じる方が多いでしょう。
面倒な給与計算を効率化する方法
面倒な給与計算を効率化するには、「給与計算業務をアウトソーシングする」または「給与計算ソフトなどのツールを活用する」という、2つの方法があります。いずれの方法でも、面倒な給与計算を効率化することが可能ですが、それぞれメリットとデメリットがあります。
給与計算のアウトソーシング
給与計算のアウトソーシングとは、社会保険労務士（社労士）や税理士などに給与計算業務の代行を依頼することです。アウトソーシングする場合は、依頼先に社内規程や勤怠データなどの必要な情報を預け、給与や賞与の計算を依頼します。
また、給与計算に加えて、給与の振込みや年末調整、住民税の更新なども依頼できる場合があります。
アウトソーシングのメリット・デメリットは、以下のとおりです。
アウトソーシングのメリット
給与計算をアウトソーシングすると、給与計算業務を自社で行う必要がなくなります。経営者や他部署の従業員が兼任で給与計算を行っていた場合などは、外部に依頼することで業務負担が格段に軽減されます。また、社会保険や労働関連法の専門家である社会保険労務士や、税の専門家である税理士に依頼すれば、社会保険制度や税制改正への対応も安心です。
アウトソーシングのデメリット
給与計算業務を外部にアウトソーシングすると、当然のことながら依頼内容に応じた費用がかかります。また、社内にノウハウが蓄積されないので、将来「アウトソーシングをやめたい」と思った場合に、給与計算をできる人材を育成しなければなりません。
加えて、従業員の大切な個人情報を外部に預けることになるため、万が一にも情報漏洩などが起こらないよう、セキュリティにも十分な注意が必要です。
給与計算ソフトの活用
給与計算ソフトは、毎月の複雑な給与計算をミスなく効率的に行うことができるシステムです。あらかじめ賃金規程や従業員情報などを設定しておくことで、給与の計算だけでなく、給与明細の発行や年末調整などの給与処理も効率化できるようになります。
給与計算ソフトのメリット・デメリットは、以下のとおりです。
給与計算ソフトのメリット
給与計算ソフトを使用すれば、自社に合わせたデータの集計や帳簿の作成など、社内に給与計算業務のノウハウを蓄積することができます。また、給与計算ソフトは初心者にも使いやすいように設計されているので、担当者が変わっても業務の引き継ぎは難しくありません。さらに、給与計算に関わる法改正にも自動で対応するため、担当者が逐一最新情報をチェックする必要がありません。
その他、導入までのスピードが速いことも、給与計算ソフトのメリットです。就業ルールや給与体系などに変更があった場合も、給与計算ソフトなら社内ですぐに対応できます。
給与計算ソフトのデメリット
給与計算ソフトの利用にあたって、スムースな業務のために給与計算に関する知識はある程度必要ですが、特別な専門知識までは必要ありません。ただし、給与計算業務をすべて外部に依頼できるアウトソーシングとは異なり、給与計算の担当者を社内に置く必要があります。
また、アウトソーシングに比べれば安価ではあるものの、給与計算ソフトの導入には一定の費用がかかります。給与計算ソフトの中には、無料のお試し期間を用意しているソフトもありますので、導入前に試用して実際の使用感を確認するといいでしょう。
給与計算の効率化を検討する際のポイント
給与計算を効率化するためにベストな方法は、企業によって異なります。給与計算の効率化を検討する際には、以下のポイントを意識して、最適な方法を選んでください。
企業の規模に適しているか
給与計算にかかる手間は、従業員の人数によって大きく変わります。例えば、従業員の数がそれほど多くなければ、アウトソーシングサービスを利用するよりも、給与計算ソフトを使って自社で対応するほうがコストを抑えられます。
また、中規模以上の企業では、人事労務管理ソフトや勤怠管理ソフトをすでに導入していることがありますが、給与計算ソフトを導入する際は、これらのソフトと連携がとれるかどうかで判断することも重要です。
その他、顧問契約を結んでいる社会保険労務士や税理士がいれば、通常の顧問契約がある分、比較的低価格で給与計算にも対応してもらえるケースもあります。
費用に見合っているか
給与計算のアウトソーシングも給与計算ソフトも、導入にあたっては一定の費用がかかります。また、料金プランも「月額◯◯円」といった定額タイプから、「従業員1人あたり◯◯円」など、人数に応じて費用が変動するものなどさまざまです。
社会保険労務士や税理士にアウトソーシングする場合は、依頼先や依頼する業務内容、顧問契約の有無などによっても費用が変わります。業務によっては追加費用が発生する可能性もあるため、価格に見合ったサービスが受けられるかどうかを検討する必要があります。
同時に、「どのようなサポートが受けられるか」「サポートは定額内か別料金か」など、サポート体制についても確認しておくことが大切です。
社内に人材がいるか
給与計算のアウトソーシングと、給与計算ソフトの違いのひとつが、給与計算業務担当者を専任しなければならいことです。アウトソーシングなら、給与計算業務をすべて外部に依頼できるので、必要なことは、毎月のデータのやりとり程度です。一方、給与計算ソフトを導入した場合は、手作業に比べれば格段に楽とはいえ、社内に給与計算の作業担当者を置く必要があります。
業務の効率化や、担当者の負担軽減が目的であれば給与計算ソフト、給与計算業務を担当できる人材が社内に1人もいない場合はアウトソーシングという観点で検討するのも一つの方法です。
面倒な給与計算は給与計算ソフトを使って効率化しよう
給与計算は、従業員の給与に関わる重要な業務であることに加えて、ミスが発生した場合には、社員との信頼関係を損ないかねません。しかし、給与計算を手作業で行うには専門知識が必須なうえ、作業も複雑であることから、気を付けていても人為的ミスが発生しやすいもの。「許されないミスが起こりやすい」という状況は、担当者に大きな精神的負担を与えてしまいます。
給与計算のミスを防ぎ、業務を効率化するには、給与計算ソフトの利用がおすすめです。「弥生給与 Next」は、勤怠情報を入力すればあとは自動計算。給与・賞与明細や源泉徴収票のWeb配信にも対応しています。自社に合った給与計算ソフトを活用して、ミスなく効率的に給与計算を進めましょう。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
中小企業を経営する上で代表的なお悩みを「魅せる会計事務所グループ」として自ら実践してきた経験と、約3,000社の指導実績で培ったノウハウでお手伝いさせて頂いております。
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