給与明細のペーパーレス化とは?メリット・デメリットや進め方を徹底解説

2024/03/01更新

給与明細のペーパーレス化を検討する際「メリットは?」「具体的になにしたらいい?」といった疑問を持つ方が多いのではないでしょうか。給与明細のペーパーレス化には、業務効率化やテレワークへの対応など、多くのメリットがあります。パソコン上だけで給与明細の作成や交付が行えるようになり、アナログ作業が減少するためです。

ただし、給与明細の電子交付を開始するには、所得税法などに則った運用方法の検討や、システムの導入が必要です。

本記事では、給与明細のペーパーレス化のメリット・デメリット、電子給与明細の配信開始までのフローや注意点を解説します。給与明細のペーパーレス化を推進する担当者の方は、本記事を参考にして準備を進めてみてください。

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給与明細のペーパーレス化とは?電子交付の3つの方法も解説

給与明細のペーパーレス化とは、会社が給与の支払い時に発行する給与明細を電子化し、インターネット上などで交付することです。国税庁新規タブで開くによると、電子交付の方法としては下記3つが認められています。

  • 電子メールでの送信
  • 社内LAN・WAN(社内ネットワーク)やインターネットなどを通した開示
  • CDなどの媒体に記録して交付

媒体での交付は手間がかかるため、電子メールでの送信か、社内ネットワークやインターネットを通じた開示が、業務効率化には効果的です。ペーパーレス化により会社は紙の給与明細作成の手間が省け、従業員はテレワークや出張中でも給与明細を確認できるようになります。

なぜペーパーレス化が推進されているのか?

給与明細に限らず、ペーパーレス化を推進する企業の背景としては、主に下記の4つが挙げられます。

  • 1.
    デジタル技術の発展
  • 2.
    電子帳簿保存法の改正
  • 3.
    テレワークの普及
  • 4.
    環境保護意識の高まり

1つ目はデジタル技術の発展です。技術の発展により、さまざまな書類をペーパーレス化できるサービスが生まれています。デジタル技術を用いて業務の変革を実現する「DX(デジタルトランスフォーメーション)」を推進する企業が、DXの第一歩としてペーパーレス化に取り組む例もあります。

ペーパーレス化が進んでいる2つ目は電子帳簿保存法の改正です。タイムスタンプ要件の緩和といった電子データ保存の規制緩和や、電子的な方法で受領した取引情報の電子保存義務化により、書類の電子化を進める企業が多くなっています。またテレワークの普及で、自宅でも社内と同様に書類を確認できる体制が必要になっています。

4つ目は環境保護意識の高まりです。紙の利用削減によりCO2排出量を減らす試みが広まっています。

給与明細のペーパーレス化のメリット

給与明細のペーパーレス化には、下記4つのメリット・効果があります。

  • 担当部署の業務効率化につながる
  • 個人情報の漏洩リスクが減る
  • テレワークに対応できる
  • SDGsの目標達成に貢献できる

それぞれのメリットについて以下より解説していきます。

担当部署の業務効率化につながる

ペーパーレス化を進めると紙の給与明細の印刷・封入・郵送が不要になるため、経理や総務、人事など給与明細に関わる部署の業務効率化につながります。また、電子給与明細作成のシステム導入により、給与明細を給与のデータから自動で作れるようになります。給与明細の作成業務を効率化できるので、残業時間の削減も期待できるでしょう。

個人情報の漏洩リスクが減る

ペーパーレス化で個人情報の漏洩リスクが減るため、プライバシー保護対策ができます。紙の給与明細の場合、印刷・封入・郵送の過程で宛先や封入する書類の間違いなど、ミスが発生する可能性があります。ペーパーレス化により、上記のようなアナログ作業が減少するため作業の精度が上がり、リスクの低減につながるでしょう。

テレワークに対応できる

ペーパーレス化によって給与明細に関するすべての作業がオンライン上で完結するため、テレワークにも対応が可能です。経理・総務・人事など給与明細の担当者は、システムを通じて自宅でも給与明細の作成・交付ができます。給与明細を受け取る従業員は、テレワーク中も自分のパソコンやスマートフォンから給与明細の閲覧が可能です。テレワークに限らず出張中やフリーアドレスでも、給与明細を確認しやすくなるでしょう。

SDGsの目標達成に貢献できる

ペーパーレス化により紙の消費・廃棄が減り「SDGs(持続可能な世界を目指すための17の目標)」のうち、以下の3つの目標達成に貢献できます。

  • 12番:つくる責任 つかう責任(持続可能な消費と生産のパターンを確保する)
  • 13番:気候変動に具体的な対策を(気候変動とその影響に立ち向かうため、緊急対策を取る)
  • 15番:陸の豊かさも守ろう

SDGsは、政府だけでなく企業や個人にも取り組みが求められています。SDGsに取り組むと企業イメージの向上にもつながると言われており、顧客や優秀な人材の確保にも効果があるでしょう。

給与明細のペーパーレス化のデメリット

給与明細のペーパーレス化には、デメリットもあります。

  • システム導入に金銭的コストがかかる
  • システム導入に手間がかかる
  • システム障害の影響を受ける可能性がある

デメリットへの対応策も含めて解説します。

システム導入に金銭的コストがかかる

給与明細のペーパーレス化には専用のシステムが必要なため、システム導入の初期費用・システム利用料がかかります。

その一方で、紙の給与明細の印刷や郵送の費用、これらの作業にかかっていた人件費が減少します。システム導入にかかるコストと、削減できるコストを比較し、導入するシステムを選択しましょう。従業員10名程度の企業なら、1年間無料ですべての機能が使える『やよいの給与明細 Next』がおすすめです。やよいのやよいの給与明細 Nextについては、小規模事業者におすすめのソフト『やよいの給与明細 Next』とは?で詳しくご紹介します。

システム導入に手間がかかる

ペーパーレス化のシステム導入には、下記のような手間がかかります。

  • 1.
    現状の給与計算システムとの連携の検証
  • 2.
    従業員への説明・フォロー

現状の給与計算システムとの連携の検証に手間がかかります。給与データから給与明細を作成する際、給与計算システムと給与明細作成システムを連携させる必要があります。システム導入の際に、給与計算システムと連携できるかの検証が必要です。連携が難しい場合は、給与計算の機能をもつ給与明細電子化のシステムに移行する方法もあります。給与計算から給与明細の交付がひとつのシステムで完了するため、業務効率化につながるでしょう。

手間がかかる2つ目の点は、ペーパーレス化についての従業員への説明・フォローです。電子化した給与明細を全従業員が確認できるよう、説明・フォローを行う必要があります。説明会や、問い合わせ窓口の設置を行うのがおすすめです。

システム障害の影響を受ける可能性がある

システムや社内ネットワークの障害により「電子給与明細が作成できない」「給与明細を閲覧できない」といった影響を受ける可能性があります。このようなケースに備え、紙の給与明細をいつでも作成できる状態にしておく必要があります。過去の給与・給与明細のデータ消失リスクにも対応するため、データのバックアップはこまめに取ることがおすすめです。

給与明細のペーパーレス化の進め方

給与明細のペーパーレス化実施までの進め方は、下記のとおりです。

  • 1.
    給与明細のペーパーレス化に関する法律を理解する
  • 2.
    従業員の同意を得る
  • 3.
    専用のソフト・ツールを導入する
  • 4.
    給与明細を電子化して配信・交付する

それぞれの進め方について以下より解説します。

手順1:給与明細のペーパーレス化に関する法律を理解する

所得税法や租税特別措置法の、給与明細の電子交付に関する項目を確認します。重要な点は、下記の4つです。

  • 従業員の同意
  • 電子交付ができる書類
  • 電子交付の条件
  • 電子交付の方法

1つ目の従業員の同意については「手順2:従業員の同意を得る」で詳しく解説します。重要なポイントの2つ目は電子交付ができる書類についてです。電子交付が可能な給与関連の書類は下記4つです。

  • 給与所得の源泉徴収票
  • 給与等の支払明細書
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 退職手当等の支払明細書

電子交付に関して重要な3つ目のポイントは電子交付の条件です。電子交付では、下記2つの条件を満たす必要があります。

  • 映像面への表示および書面への出力ができる
  • 電子交付した旨を従業員に電子メールなどで通知する(従業員のPCへの直接送信・磁気媒体に記録して交付する場合を除く)

また、電子交付の方法を理解しておくことも大切です。電子交付の方法は、下記3つから選択しなくてはいけません。

  • 電子メールでの送信
  • 社内ネットワークやインターネットなどを通した開示
  • CDなどの媒体に記録しての交付

電子化する書類の種類、電子交付の条件・方法はすべてクリアしましょう。

参照:1. 基本的な事項|国税庁新規タブで開く

手順2:従業員の同意を得る

給与明細などの電子交付には、従業員の同意が必要です。国税庁新規タブで開くは電磁的方法で従業員に電子交付の詳細を示し、下記の内容を回答してもらうことを例として挙げています。

  • 電子交付について承諾する旨
  • 承諾日
  • 従業員の氏名

なお令和5年度税制改正で、下記書類の電子交付への同意については、設定した期限までに従業員から回答がなければ電子交付を承諾したとみなせるようになりました。

  • 給与所得の源泉徴収票
  • 給与等の支払明細書

同意を得る際に「期限までに回答がない場合は承諾したとみなす」と通知すれば、回答しない従業員にも電子交付が可能です。従業員の勤務状況などを考慮し、回答に必要な期間を十分見積もった上で回答期限を設定しましょう。なお、同意後でも書面での交付依頼があれば対応する義務があるため、紙の給与明細も交付できる状態にする必要があります。

手順3:専用のソフト・ツールを導入する

給与明細をペーパーレス化するには、オンラインで給与明細を交付できる専用ソフトが必要です。ソフトの導入時は、下記の項目を確認して検討しましょう。

  • 初期費用・ランニングコストは予算内か
  • 給与計算もできるシステムにするか
  • スマホに対応しているか
  • 明細のメール配信は可能か
  • サポート体制は十分か
  • 外国語対応は可能か
  • セキュリティ対策は十分か

従業員10名程度の会社には『やよいの給与明細 Next』がおすすめです。やよいの給与明細 Nextについては、小規模事業者におすすめのソフト『やよいの給与明細 Next』とは?で詳しくご紹介します。

手順4:給与明細を電子化して配信・交付する

給与明細を電子交付する準備が整ったら、システム上で給与明細を作成し、配信・交付します。具体的な交付方法の例は下記のとおりです。

  • PDF化した給与明細の電子メールでの送信、またはインターネット上へのアップロード
  • 給与明細を確認するポータルサイトの開設

電子交付の開始前に従業員に配信・閲覧方法の説明も必要であり、作業が複雑な場合には利用方法を説明する研修を実施すると効果的です。

給与明細をペーパーレス化するときの注意点

給与明細のペーパーレス化における注意点は下記の3つです。

  • ペーパーレス化に同意しない従業員への対応
  • 給与明細を受け取れない従業員への対応
  • 給与支給日までの給与明細交付の厳守

ペーパーレス化に同意しない従業員への対応

給与明細のペーパーレス化に同意しない従業員には、同意してもらうよう説得が必要になります。同意しない従業員には紙の給与明細の発行が必要になり、担当部門の業務が煩雑になるためです。不同意の理由により、下記のように対応策を伝えることがおすすめです。

  • 紙の給与明細が必要→自分で印刷ができることを伝える
  • 給与明細システムの使用が不安→使用方法を説明する機会を作る
  • 自分にメリットがない→いつでも給与明細が確認できるメリットを伝える

全従業員の同意を得て、業務効率化につなげましょう。

給与明細を受け取れない従業員への対応

社内システムや社内メールで給与明細を閲覧する方法をとった場合、退職者や休職中で給与明細を閲覧できない人に、下記のような個別対応が必要です。

  • 紙の給与明細を自宅へ郵送
  • PDF化した給与明細をプライベートのメールアドレスに送付

給与明細交付日までに、給与明細を閲覧できない従業員をチェックする仕組みも整える必要があります。

給与支給日までの給与明細交付の厳守

いかなる場合も、給与支給日までの給与明細交付は厳守しなければなりません。所得税法第231条第1項新規タブで開くに、「給与などの支払いの際に支払明細書を交付しなければいけない」と定められているためです。システムやネットワークのトラブルで給与支給日までに給与明細が交付できない場合、紙の給与明細を交付して対応しましょう。

小規模事業者におすすめのソフト『やよいの給与明細 Next』とは?

給与明細のペーパーレス化を検討している従業員10名程度の小規模事業者には『やよいの給与明細 Next』がおすすめです。おすすめの理由は下記の3つです。

  • 給与計算も同じシステムで対応できる
  • 法改正や保険料率変更に対応している
  • 1年間無料で利用できる

給与計算も同じシステムで対応できる

やよいの給与明細 Nextは給与計算にも対応しており、従業員情報や必要項目を入力するだけで支給額が自動で計算されます。下記のような法定控除項目も、料率の設定をしておくだけで自動計算が可能です。

  • 健康保険料
  • 介護保険料
  • 厚生年金保険料
  • 雇用保険料
  • 所得税

給与支給に関するタスクもリスト化されており、業務が漏れるリスクも減らせるシステムです。給与計算の業務スケジュールはタイトな会社が多いと思われるため、業務をできるだけデジタル化・自動化すると、業務の大幅な効率化につながります。

法改正や保険料率変更に対応している

社会保険の保険料率変更や法改正に、システムが自動で対応してくれます。保険料率は毎年のように変更されるため、自動対応により給与担当者の業務を削減できます。保険料率の変更漏れや間違いによって、給与計算にミスが起こるリスクも減らせるでしょう。

給与明細のペーパーレス化で業務効率化・柔軟な働き方に貢献しよう

給与明細のペーパーレス化には、業務効率化や個人情報漏えいリスクの低減、テレワークへの対応など、さまざまなメリットがあります。システム導入・従業員への説明といった業務は発生するものの、電子給与明細の運用開始後は、給与担当部門の業務を大きく減らせます。

給与明細配信システムは、機能・コスト・セキュリティ対策などを比較して決定することがおすすめです。会社に合ったシステムを導入し、業務効率化や柔軟な働き方を推進しましょう。低コストで給与明細を電子化したい、給与計算も同じシステムで行いたいという小規模事業者の場合は『やよいの給与明細 Next』の利用をぜひ検討してみてください。

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