請求書をWeb上で発行、送付
あなたの業務をもっと便利に

結論から言えば、請求書を電子データで発行・送付をしても法律上、問題ありません。
慣習的に紙での送付が定着していると、それを電子データでのやり取りに切り替えることに不安を感じられるかもしれません。しかし昨今では、業務に必要な備品をECサイトで購入したり、出張の飛行機や宿泊先をインターネット予約するのは当たり前となっています。こうした購入費や運賃・宿泊費の領収書は、あとからサイト上でPDFをダウンロードする仕組みが取られていますが、これらはもちろん税務調査上も有効な証明書となります。請求書もこれと同じ扱いだと考えれば、電子データで相手先に届けても問題ないことがご理解いただけるかと思います。

「Web請求」は、自社業務の効率化のためにオススメするものですが、取引先に対してもメリットがあります。たとえば以下のようなメリットが挙げられます。

手元に届く時間を短縮できる
郵送の場合は、月次で締め処理を行ってから、発行・郵送して相手先が受け取るまでに数日間は必ずかかります。その点、「Web請求」だと即時に届くので、相手先ですぐに費用計上の処理が行える、ちゃんと期日内に届くか気にし続ける必要がなくなる、といったメリットがあります。

不達のトラブルや紛失リスクを防ぐことができる
取引先に請求書を送ったはずなのに見当たらないと言われたり、再発行を依頼されたことはありませんか？「Web請求」なら送信履歴が残るので、送った・送られていないといったトラブル回避にもなりますし、万が一相手先が紛失してしまった場合にも、クラウド上のデータを再度ダウンロードしていただくことができます。

受領のための出社が不要になるのでテレワークにも最適
企業のテレワークの導入が広がりつつありますが、テレワークを阻害する理由のひとつとして「取引先からの請求書を受け取るために出社しなければならない」という問題が注目されています。実は皆さんの取引先の中にも、本当は紙ではなく、電子データでの送付を望んでいる企業がたくさんいるのではないでしょうか。

このように「Web請求」は決して自社だけのメリットではなく、受領側にもメリットがある仕組みです。

「Web請求」は一部の取引先に対して適用するだけでも効果を実感できますので、承諾を得られそうな取引先から段階的に始めることをオススメします。たとえば、半数の取引先に対して郵送を無くすことができれば、それだけで毎月の郵送コストを50％減らせます。Web請求に切り替えていただく取引先数を徐々に増やしていくと良いでしょう。

法律上、請求書は原本を保存する義務があります。ただし従来の慣習から「原本＝紙」のことを指すという誤解があるかもしれません。『Misoca』のように最初から電子データとして請求書を作成し、これを相手先に届けた場合には、この電子データ（PDF）が原本として見なされます。また、PDFを取引先自身で印刷したものを原本として扱い、それを保存しておくことも問題ありません。

最近では仕入れやオフィスの消耗品の購入に利用できるビジネス向けのECサイトが普及してきましたが、これらのサービスでは請求書の郵送には基本的に対応しておらず、PDFの請求書の通知のみが一般的です。

法律上は請求書への押印がなくても有効とされていますが、取引先から「押印されたもの」の提出を求められるなどを理由に、紙の請求書をやめられないケースもあると思います。『Misoca』なら印影の画像データを登録しておけば請求書へ自動的に表示されるので、わざわざ印刷して押印する手間もなく、そのまま取引先へ「Web請求」ができます。
これまでの慣習上、押印が欠かせないという場合には「印影の登録設定」をご活用ください。

取引先にとってはこれまで紙で届いていた請求書がなくなるため、紙での保存が必要な場合^※には、取引先自身でPDFを印刷してもらうことになります。「Web請求」に切り替えることで、こうした印刷の手間や業務処理方法の変更を負担に感じる担当者がいるかもしれない、と考えておくことは大事だと思います。したがって唐突に切り替えるのではなく、必ず事前に取引先への連絡や理解を得ておくようにしましょう。（文面のサンプルはこちら）

「Web請求」を導入する企業は徐々に増えてきていますので、「弊社も今後は請求書の郵送を取りやめ、Webでのご案内となります」という事実をそのまま伝えれば問題ないでしょう。ただし前述したとおり、相手先の業務処理方法の変更を伴う場合もありますので、丁寧に伝えることが大事です。相手先にもメリットがあることを添えると印象が良いでしょう。
ご案内文のサンプルを用意しましたので、参考にしてください。

現実的には、従来どおり「紙」での郵送を求められる取引先もあると思います。取引先にも社内処理上の理由などがあるでしょうから、その場合は無理に押し付けず、基本的には相手先のご要望にあわせて対応すると良いでしょう。

『Misoca』には、請求書の郵送代行サービスがあります。「Web請求」と同様に、印刷・封入・投函といった業務をなくすことができ、取引先にはこれまでどおり「紙」での請求書を届けることができます。詳しくは「郵送機能」の説明をご覧ください。