会計ソフトのメリットとは？導入の注意点と選び方のポイントを解説

2023/07/13更新

会計ソフトを利用すれば、会計業務が飛躍的に効率化できるのは間違いありません。とはいえ、会計ソフトを使ったことがなければ、「いったい何が便利になるのかよくわからない」というのも当然です。
ここでは、会計ソフトのメリットと導入する際の注意点をご紹介します。また、会計ソフトの選び方のポイントについても見ていきましょう。

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会計ソフトとは？

事業を行うと、売上や経費などの収支が必ず発生します。会計ソフトとは、そうしたさまざまなお金の動きを記録・集計して、必要な帳簿書類を効率良く作成することができるソフトウェアです。
会計ソフトに取引内容を入力すれば、関連する帳票にも自動で反映されるため、転記や集計で起こりがちな人的ミスも防げます。

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会計ソフト導入のメリット

会計業務の自動化による人的ミスの防止策として、会計ソフトを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットについて見ていきましょう。

業務が効率化できる

会計業務にかかる手間と時間を大幅に減らせるのが、会計ソフト導入の最大のメリットといえるでしょう。事業を行うと、取引を記録し、それをもとに各種帳簿を作成・保存する作業が日々発生します。これをExcel（エクセル）や手書きで作成していては、会計担当者の負担は増えるばかり。
しかし、会計ソフトを導入すれば、担当者は仕訳（取引を借方と貸方に分け、帳簿などに記載すること）を行うだけ。あとは、ソフトが自動でデータの集計や転記を行ってくれるので、会計処理が驚くほどスピーディーに完了します。

入力ミスや計算ミスのリスクが減らせる

「帳簿上で借方と貸方の金額が合わない」という問題が起こるのは、ほとんどが簿記を理解していないことによる単純な入力ミスが原因です。しかし、会計ソフトは、簿記の知識が乏しくても入力が簡単に行えるので、ミスを大幅に減らせます。さらに、前述したように入力したデータは自動で集計や転記が行われるため、計算ミスや転記漏れのリスクもなくせます。
会計ソフトの中には、銀行口座などの取引データや、スキャンやスマートフォンで取り込んだ領収書のデータを、自動で仕訳してくれるものもあります。そのようなソフトを選べば、記帳の手間と時間がさらに削減できるでしょう。

簿記の知識なしで誰でも使える

手書きやエクセルで帳簿付けを行う場合、ある程度の簿記の知識は必須です。しかし、経理初心者は、仕訳の時点でどの勘定科目にすればいいかわからず、戸惑ってしまうことが多いでしょう。
ほとんどの会計ソフトは、初心者でも簡単に帳簿付けができるよう、仕訳入力を補助する機能が備わっています。さらに、取り込んだ取引データが自動的に仕訳される機能もついているので、簿記知識がなくても、仕訳に悩むことなく誰でも帳簿付けができるのです。

財務状況がリアルタイムで把握できる

会計ソフトには、キャッシュフローや売上実績のレポートが自動作成できるものもあります。日々、入力した取引データをもとに都度集計が行われるため、財務状況をリアルタイムに把握することが可能です。中には、取引の集計結果を、わかりやすくグラフ表示できるソフトもあります。これで、経営陣は会社の状況をいつでも把握しやすくなり、経営改善に役立てたり、経営方針の判断をスピーディーに行うことができたりするのです。

会計ソフト導入には注意すべき点もある？

会計ソフトを導入することに、注意すべき点はあるのでしょうか。導入を検討する際によく出る疑問に答える形で、注意すべき点について見ていきましょう。

導入費や維持費が高額では？

会計ソフトの導入を検討する際に、やはり気になるのがコストです。
会計ソフトの中には、専用サーバーに専用のシステムをインストールするような、高額・高性能なタイプもありますが、それは大企業でなければ必要ないでしょう。通常は、スタンダードな会計ソフトで十分なので、導入費用や維持費もそれほど高額にはなりません。
また、多くの会計ソフトは、無料で使用できる期間が設けられています。無料期間で、使い勝手やどれくらい業務が効率化されるかを体感してから選ぶと、導入後に期待と違ったので別のソフトに切り替えるという事態も避けられるはずです。

データ漏洩の危険はある？

特に、インターネットを経由して利用するクラウドアプリ型の会計ソフトの場合、データ漏洩を心配される方もいらっしゃるかもしれません。しかし、クラウド上に保管されるデータは、金融機関と同レベルの厳しいセキュリティによって守られているので、不正アクセスなどによる漏洩の心配は不要です。
さらに、日々のデータはクラウド上でバックアップされるので、データの紛失のリスクも防げます。紙やエクセルで帳簿を管理するよりも、はるかに安全といえるでしょう。

会計ソフトの使用経験がいる？

会計ソフトは、多くの機能が自動化されています。普段、パソコンの操作に慣れていないレベルの人でも、比較的迷わずに使い始めることができるでしょう。ガイド機能も充実しているため、導入時の設定も迷わず進められます。
また、チャット・メール・電話などのサポート体制が整っている会計ソフトを選べば、使い方がわからないときなどに、すぐに相談することも可能です。

自社に合った会計ソフトの選び方とは？

会計ソフトのタイプやサービスの違いから、初めて導入を検討する際に、どれを選べばいいか迷ってしまうこともあるでしょう。自社に合った会計ソフトを選ぶために、主に次の3つのポイントに注目してみてください。

1　クラウドアプリかデスクトップアプリか

会計ソフトには、インターネットを経由して利用する「クラウドアプリ」と、パソコンにソフトをインストールして使う「デスクトップアプリ」があります。
クラウドアプリは、インターネット上でサービスにアクセスするだけで、どこでもパソコンを選ばず使用可能。ブラウザ起動なので、WindowsでもMacでも使えます。反対に、インターネット接続が不安定な環境では、操作がもたつく可能性は否めません。
一方、デスクトップアプリは、インターネットに接続しなくてもオフライン環境での作業が可能。ネット環境や通信速度に依存しないため、一般的にはクラウドアプリに比べて処理スピードが速いのが特長です。ただし、Mac非対応のソフトが多いので、Macユーザーは確認が必要でしょう。

2　まずは無料で試せるか

前述したように、多くの会計ソフトには、無料のトライアル期間が設定されています。
会計ソフトは、種類により操作性や機能に違いがあるもの。最初から有料で使用するのではなく、まずは無料期間で問題なく操作できるかを確認すると、安心して導入できるでしょう。

3　自社に必要なサポート体制があるか

特に、初めて会計ソフトを導入する場合、サポートの手厚さも製品を選ぶ上での重要なポイントです。サポート内容は通常、ソフトの種類や料金プランによって異なります。チャット・メール・電話と対応方法が選べる場合もあれば、どれかに限られる場合もありますので、その点についても確認が必要です。
また、操作などについてだけではなく、会計業務へのアドバイスが受けられるソフトも中にはあります。それらの点を比較・検討し、自社の会計スキルに応じたサポートを備えたソフトを選びましょう。

初めてでも安心して使える弥生の会計ソフト

事業者の会計業務を30年以上支援してきたのが、弥生です。会計ソフトは、クラウドアプリの「弥生会計 オンライン」と、デスクトップアプリの「弥生会計」のラインナップから選べます。

どちらにもついているのが、「スマート取引取込」です。これは、銀行口座やクレジットカードの取引データ、スキャンやスマートフォンで取り込んだ領収書やレシートのデータ、オンラインの請求書データ、POSレジシステムで入力したお店の売上データなどがすべて、クラウド経由で自動取込できる機能になります。取り込んだデータは、AIにより自動で仕訳されるため、手間と時間を大幅に削減することも可能です。

さらに、業界最大規模のカスタマーセンターによる充実したサポートサービスも、弥生の会計ソフトの特長。多くの税理士・会計事務所との豊富なネットワークがあるのも、信頼の証といえます。
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