電子取引とは？電子帳簿保存法のデータ保存要件を解説

監修者：小林祐士（税理士法人フォース）

2024/07/09更新

電子取引とは、電子メールで送受信した請求書、クラウドサービスで発行した契約書、WebサイトからダウンロードしたPDFの領収書など、紙ではなく、電子データでやりとりしたものを指します。

その電子取引での書類の保存方法の規定が、2022年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正により大幅に変更されました。この改正における大きな変更点は「電子取引のデータ保存」が義務化されるとなったことです。2023年12月31日までは宥恕措置がありましたが、2024年1月1日からは完全義務化となり、法人や個人事業主を問わず、副業で収入を得ている人も含め、ほぼすべての事業者が電子取引データの保存に対応することとなります。

そこで、電子帳簿保存法の改正に関連する電子取引のデータ保存について、詳しく解説します。電子取引に関して正しく理解し、データ保存の義務化に向けて適切な対応をとれるようにしましょう。

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目次: 電子取引における電子データ保存への対応; 「電子取引のデータ保存」の保存要件; 電子取引された書類の保存方法; 電子取引された書類の保存義務化までに準備しておくべきこと; 電子取引された書類の保存手順; 電子取引以外の電子帳簿保存法による電子データの保存方法; 電子帳簿保存法のその他の改正点; 電子取引に関する書面の保存義務化に向けた準備を進めよう; クラウド請求書サービスと証憑管理サービスなら、改正電帳法に対応

電子取引における電子データ保存への対応

電子帳簿保存法とは、国税関係（法人税法・所得税法など）の帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱い方などを定めた法律です。

この電子帳簿保存法における電子取引とは、請求書や見積書、領収書などの取引に関する書類を、電子的にやりとりすることをいいます。

電子取引とは？電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式によリ行う取引」のことをいいます。電子メールやクラウドサービス、EDIシステムなどによる取引情報の授受がこれにあたリます。電子メール電子メールにより、請求書や領収書などのデータを受領。ホームページインターネットのホームページから、請求書や領収書などのPDFをダウンロード。クラウドサービスクラウドサービスを利用し、電子請求書や電子領収書を受領。カードクレジットカードや交通系ICカードの利用明細のクラウドサービスにより、請求書や領収書などを受領。ペーパーレスFAX ペーパーレスFAXで、請求書や領収書などのPDFファイルを受領。DVDなどの記録媒体 DVDなどの記録媒体により、請求書や領収書などのデータを受領。EDIシステム EDIシステムの利用。

ここではまず、電子取引のデータ保存の義務化によって、事業者にどのような対応が求められるのかを確認していきましょう。

電子取引データの義務化とは？

2024年1月より電子帳簿保存法によって、電子取引データの保存が完全義務化されます。詳しくは後述しますが、簡潔に言うと「電子取引（電子データでやりとりした）場合は、そのまま電子データとして保存しましょう」という内容になります。原則として、電子データで授受した請求書等の書類を紙にプリントして保存することができなくなります（なお、紙で受け取った請求書や領収書は、そのまま紙で保存してかまいません）。

義務化の対象者や宥恕（猶予）期間は下記のとおりです。

義務化の対象者

電子帳簿保存法の対象となるのは、ほぼすべての事業者です。法人税を納める法人や公益法人、所得税を納める個人事業主などが該当します。また、副業で収入を得ている場合についても同様です。

2022年分の確定申告から、業務に係る雑所得でも前々年の収入金額が300万円を超える場合は、その業務についてやりとりした請求書や領収書などの取引関係書類を保存する義務があります。そのため、電子データで請求書や領収書を授受した場合は、当該データを電子保存する必要があります。この場合、所得ではなく収入金額であることに注意しましょう。

※国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

義務化の宥恕（猶予）期間

電子取引のデータ保存の義務化にあたっては、2022年1月から2年の宥恕（猶予）期間が設けられており、2023年12月31日までは紙での保存も認められます。完全義務化されるのは2024年1月1日以後の電子取引からです。

電子取引データは紙で保存できない

電子取引のデータ保存の義務化により、電子取引をした書類は原則として紙で保存できなくなります。例えば、電子メールに添付された請求書や、通販サイトからダウンロードした領収書などが対象です。前述のように、2023年12月31日までは紙に印刷して保存する方法も認められますが、2024年1月1日からは、電子データのままでの保存が義務化されます。

一方、電子取引のデータ保存の対象とならない紙での取引については紙のまま保存してかまいません。取引先から受け取る書類と、自分が作成した書類とで取り扱い方が変わってきます。

まず、取引先から紙で受け取った書類については、紙のまま保存するか、スキャンして電子的に保存するかを選ぶことが可能（スキャンする場合は電子帳簿保存法「スキャナ保存」の保存要件を満たす必要があります）です。自分が紙で作成した書類についても、控えを紙に印刷して保存してかまいません。また、電子で作成した見積書や請求書、領収書などを取引先に紙で渡した場合、その控えは紙または電子データのどちらでも、任意の方法で保存（電子データで保存するには「電子取引のデータ保存」の要件を満たす必要があります）できます。

2024年1月から適用の電子帳簿保存法の改正

電子帳簿保存法は、もともとは国税関係（法人税や所得税）の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律でした。2022年1月1日から大幅に改正され、施行されています。

また、令和5年度税制改正では、電子帳簿保存法がさらに改正されています。2022年1月からの変更点を踏まえて、2024年1月から完全義務化になる電子取引データの保存についてどのように変わるのかを確認しておきましょう。

「電子取引のデータ保存」の保存要件

電子取引のデータ保存にはルールがあり、真実性と可視性を確保できる形で保存する必要があります。それぞれどのような要件があるのか、保存要件が不要となる場合と併せて見ていきましょう。

電子データの真実性・可視性を確保する要件

真実性の確保

保存する帳簿や書類の電子データの改変が行われていないことを担保するために、下記のいずれかを満たす必要があります。

電子データの真実性を確保する要件

タイムスタンプを付した後で授受する
授受後、すみやかにタイムスタンプを付する
訂正や削除を確認できるシステムの導入
訂正削除防止規程を備え付け、運用する

可視性の確保

保存した帳簿や書類の電子データは、必要なときにいつでも確認できるようにしておかなければなりません。そのため、下記の要件をすべて満たす必要があります。

電子データの可視性を確保する要件

保存場所に、電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書式に整然とした形式および明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておくこと
電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
検索機能を確保すること

なお、検索機能の担保については、下記の電子帳簿の検索要件を満たす必要があります。

検索機能を担保する要件

取引年月日、取引金額、取引先で検索できる
日付または金額の範囲指定で検索できる
2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる

保存時に満たすべき要件が不要となる場合

改正で新たに整備された措置もあります。2024年1月からは「電子取引データ保存への移行ができなかったと税務署が認める相当の理由がある」「税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの要請およびその電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができる状態である」という2つの条件を満たす事業者については、電子保存データを書面に出力し、かつ電子データをダウンロードできる状態にしておけば、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件は不要になります。

また、基準期間（法人なら2事業年度前、個人なら前々年）の売上高が5,000万円以下（2023年12月31日までは1,000万円以下）の方は、上記と同様にダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は検索要件のすべてが不要です。

このように、改正によって保存要件の見直しや緩和も行われているため、保存要件が不要となるケースもあります。

電子取引された書類の保存方法

電子取引された書類の保存場所については、特に決まりはありません。しかし、保存するべき電子データが点在し、必要なときに見つけられないという事態にならないよう、保存場所を明確にしておく必要があります。

ここでは、電子取引された書類の保存方法について、発行側と受領側に分けて見ていきましょう。

発行側の場合

電子で発行した請求書や領収書の控えは、電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷して元の電子データを破棄することは、ルール違反となります。

受領側の場合

電子データで受け取った請求書や領収書は、電子データのまま保存する必要があります。発行側と同様に、紙に印刷して元の電子データを破棄することはできません。

電子取引された書類の保存義務化までに準備しておくべきこと

電子取引された書類の保存が2024年1月1日から完全義務化されるまでに、事業者側はどのような準備をしておくべきなのでしょうか。ここでは、2つのポイントをご紹介します。

自社の電子取引とその保存方法ついて把握する

まずは、自社または自分が電子取引を行っているのか、またどれくらい電子取引を行っているのか、把握が必要です。盲点となりがちな電子取引として、営業担当者の立替経費や、交通費のICカードによる支払いデータなどもあります。

電子メールの本文に取引に関する情報が記載されている場合は、その電子メール自体を保存しなければなりません。なお、当該メールをPDFなどに変換して保存することも認められています。

また、Webサイトから取引の情報をダウンロードできない場合は、画面のスクリーンショットを保存することでも電子データとして認められます。

社内に周知する

電子取引のデータ保存について、すべての従業員に周知することも重要です。営業担当者の立替経費や交通費のICカードによる支払いデータなども電子取引に該当するため、経理担当者以外もその保存義務について把握しておく必要があります。

保存すべき電子取引情報が誤って破棄されないよう、電子取引のデータ保存の概要や保存ルール、具体的な対応方法などを周知しましょう。

電子取引された書類の保存手順

電子取引された書類の保存手順は、使用するシステムや社内ルールによって細かい部分は変わってきますが、基本的な流れは同じです。

ここでは、通信販売で事業に必要な物品を購入し、「領収書はPDFデータをダウンロードするように」という指示があった場合を例に、保存手順をご説明します。

1. データをダウンロードする

まずは、領収書のPDFデータをダウンロードします。電子メールに添付されていたり、メールの本文にPDFが保存されているURLが記載されていたりします。URLが記載されている場合は、そのURLをクリックしてPDFをダウンロードします。

2. 検索要件に従ってファイル名を変更する

ダウンロードした領収書のPDFデータは、ファイル名を内容がわかるものに変更しておくと、管理の手間が省けます。ファイル名の付け方の法則を決めて、電子データを保存する際には法則に従ってファイル名をつけるといいでしょう。

例えば、「日付」「取引先」「金額」とした場合、ファイル名は、「20240101_◯◯ショップ_1000」となります。

3. 所定の場所にデータを保存する

ダウンロードした領収書のPDFデータを所定の場所に保存します。保存場所は、クラウドでもパソコンのハードディスクでも問題ありません。

さまざまな電子データが混在してしまわないよう、領収書フォルダや請求書フォルダ、取引先別のフォルダなど、電子データの内容ごとにフォルダを分けて作っておき、その中に保存します。

電子取引以外の電子帳簿保存法による電子データの保存方法

電子取引以外の電子帳簿保存法による電子データの保存方法には、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」があります。義務化される電子取引データの保存とは異なり、これらの保存方法は2024年以降も任意となっているため、紙での保存も認められます。それぞれの概要を確認しておきましょう。

「国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）」

自社もしくは自分がパソコンなどで作成した国税関係帳簿や国税関係書類を、電子データとして保存する形式です。ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどに保存します。

国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためには、2021年までは複数の保存要件を満たす必要がありました。しかし、2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正によって要件は大幅に緩和されています。

「スキャナ保存」

紙で受領した書類や、自社または自分が作成・発行した紙の国税関係の帳簿や書類などをスキャンして読み取ったデータを保存する形式です。

スキャナ保存は、可視性を担保することと、改ざん防止のために真実性を担保すること、また検索機能を確保することが要件となります。

電子帳簿保存法の対象文書

電子帳簿保存法のその他の改正点

電子帳簿保存法では、「国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）」「スキャナ保存」の2つの保存方法についても改正点がありました。それぞれどのような点が変更されたのかご説明します。

国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）に関する改正点

国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）に関する改正は、下記の2点です。

事前承認の廃止

これまでは、パソコンなどで作られた帳簿を電子データとして保存したい場合は、事前に税務署へ申請し、署長の承認を受ける必要がありました。

しかし、改正後は2022年1月からは承認申請制度が廃止され、承認なしで電子データでの保存が可能となっています。

国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）の要件の緩和

国税関係帳簿書類の電磁的による保存（電子帳簿等保存）を行うためには、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用など複数の要件を満たす必要がありました。

2022年1月以降、国税関係帳簿の電子帳簿保存は「その他の電子帳簿」と最大65万円の青色申告特別控除を適用できる「優良な電子帳簿保存」の二種類になりました。税務署長の事前承認は不要です。

なお、電子帳簿保存で青色申告特別控除65万円控除の適用を受けるためには、優良な電子帳簿の要件を満たして電子データによる備付けおよび保存を行い、一定の事項を記載した届出書を法定申告期限までに提出することが必要です。

事前準備や保存要件を満たす環境などが必要な優良な電子帳簿保存よりもe-Taxでの申告の人が、最大65万円の青色申告特別控除を受けやすいと言えるでしょう。

スキャナ保存に関する改正点

スキャナ保存については、下記の4つの改正が行われています。

事前承認制度の廃止

スキャナ保存も、2022年1月以後、税務署長の事前承認なしで行えるようになりました。

スキャナ保存の要件の緩和

タイムスタンプに関する要件や検索要件などが緩和され、2021年までよりもスキャナ保存に対応しやすくなりました。

事務処理の簡略化

スキャナ保存をする際の事務処理の簡略化が認められ、データ入力時の別人による原本との照合や、定期検査などが不要となりました。

罰則

スキャナ保存された国税関係の書類について悪質な隠蔽や改ざんがあった場合は、それによって起こった申告漏れに対する重加算税が10％加重されます。二重帳簿の作成や帳簿類の隠匿、破棄などの不正行為も罰則の対象です。

電子取引に関する書面の保存義務化に向けた準備を進めよう

2024年1月から完全義務化される電子取引に関する書面の保存は、ほぼすべての事業者が対象となります。電子取引を行っている事業者は、義務化した際に慌てて対応することのないよう、猶予期間中に保存方法の見直しや社内での周知などの準備を進めておきましょう。

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