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2024年1月「電子取引のデータ保存が義務化」

「電子帳簿保存法の影響は？」「やるべきことは？」「いつまでにやる必要があるか？」
そんな方に向けて、電子帳簿保存法のポイントや弥生の対応製品・サービスをまとめました。

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電子帳簿保存法を理解しよう
いつまでにどんな対応が必要？
電子帳簿保存法の対応ステップ
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電子帳簿保存法を理解しよう

電子帳簿保存法とは

税法で保存を義務付けられた帳簿・書類や、電子取引（オンライン上で注文書や契約書などをやり取りする取引）の取引情報を電子保存する際のルールを定めた法律です。各データの電子保存は、電子帳簿保存法上の要件を満たす方法で行わなければなりません。

誰が対象？

電子帳簿保存法の対象者: 事業の規模などにかかわらず、すべての企業・個人事業主が対象

電子保存にはどんな保存方法がある？

電子帳簿保存法の主な保存区分は、①電磁的記録による保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の3種類に分けられます。

請求書・領収書など受領電子的に入力・作成国税関係帳簿仕訳帳、総勘定元帳など決算関係書類賃借対照表、損益計算書など ①電磁的記録による保存電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存任意：導入を希望する事業者紙をスキャン・読み取り ②スキャナ保存紙で受領・作成した書類を画像データで保存任意：導入を希望する事業者取引先と自社との取引情報を電子メール等で授受／ネット上からダウンロード（PDF、JPGなど） ③電子取引電子的に授受した取引情報をデータで保存義務：2024年1月から義務化

いつまでにどんな対応が必要？

電子帳簿保存法で対応が必要な部分は？

最大のポイントは「電子取引」

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引の取引情報は原則として、紙に印刷せずに電子データのまま保存することが義務付けられました。
事業者は特に以下のポイントに留意して、電子帳簿保存法への対応を進める必要があります。

2024年1月から電子対応が必要

電子取引の取引情報は原則として、電子データのまま保存することが義務付けられる
電子取引の取引情報をデータ保存する際には、「真実性」と「可視性」の要件を満たす必要がある
保存区分には電磁的記録による保存・スキャナ保存・電子取引の3種類があり、それぞれ保存時の要件が異なる

具体的にはどんな対応が必要？

2024年1月1日からは電子取引データを「保存要件」を満たした形で、データのまま保存することが必要になります。
電子取引とは、ネット売買などの電子決済や、PDFで送付された領収書や請求書、EDI取引など、紙を介在しない取引情報を電子データでやりとりすることを言います。
電子取引データはデータのまま保存することが義務化されますが、2024年1月1日以降も、「相当の理由」があり、所轄税務署長がそれを認めれば、電子取引の保存要件（タイムスタンプを付与したり、検索機能を確保したりすること）をせずに保存することが認められます。

対象となる書類領収書、請求書、注文書、見積書などを電子メール、ホームページ、クラウドサービス、カード、ペーパーレスFAX、DVDなどの記録媒体、EDIシステムの方法で受領電子で受け取った請求書などは電子保存。紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません！ PDF等の電子データをメール／ECサイトなどで授受しストレージに保存電子取引データの保存要件真実性の確保データの真実性を担保する措置可視性の確保システム概要に関する書類の備え付け見読可能装置の備え付け検索機能の確保

電子取引保存の重要な2つの要件【真実性・可視性の確保】

電子データ（PDFなど）によって交付または受領した請求書等は、データのまま保存することが義務化されます。しかし、データファイルを単に保存すればよいのではなく、真実性および可視性の確保に関する措置を講じた上で保存しなければなりません。

※検索要件の確保については、全部または一部が免除される場合があります。

真実性の確保保存されたデータがな改ざんされないようにする以下のいずれかの措置を行うこと ①タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う ②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく ③訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う ④訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用を行う可視性の確保保存されたデータを誰もが検索・視認できるようにする保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと電子計算機処理システムの概要書を備え付けること検索機能を確保すること※ ①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること ②日付または金額の範囲指定により検索できること ③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること ※税務調査の際に、税務署員から電磁的記録のダウンロードを求められる場合があります。この求めに対応できる状態であれば、検索要件の②・③は不要となります。また、基準期間の売上高が5,000万円以下の方は、上記同様にダウンロードの求めを応じることができるようにしている場合は検索要件のすべてが不要とされます。

電子帳簿保存法の対応ステップ

1対象となる自社の電子取引について把握する

電子取引はさまざまな部署で行われていますので、社内の全部署を対象に電子取引の状況を把握・リストアップして、電子帳簿保存法への対応を進めましょう。

たとえば以下の方法により、請求書・領収書・利用明細等をやり取りする取引は「電子取引」に当たります。
2保存要件「真実性の要件」への対応

リストアップした各電子取引について、取引情報の保存方法と保存先を決めましょう。電子帳簿保存法では、真実性の確保の観点から、以下のいずれかの措置の実施を求めています。
3-1保存要件「可視性の要件」への対応

電子取引の取引情報に関するデータは、保存先を決め、保存先に入れておくだけではなく、必要なときにいつでも確認できるようにしておかなければいけません。具体的には、以下の可視性の要件を満たす必要があります。
3-2電子データを検索できるようにしておく

保存した電子取引のデータは、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく必要があります。検索要件を確保する義務がない場合でも、後でデータを確認する必要が生じた場合に備えて、検索要件を確保しておくのが便利です。
4保存方法に応じた準備や社内ルールの整備・共有

電子取引データ保存に関しては、システムを導入するか、導入せずに事務処理規程に基づく保存を行うかによって、必要な準備が異なります。