予算管理とは？対象となる予算の種類や流れ、注意点を解説
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予算管理とは、企業が一定期間ごとに設定された数値目標の達成を目的に計画を立て、それを管理することを指します。企業の経営状態を可視化し、成長に向けた適切な判断を行うためには、予算管理が必要不可欠です。
本記事では、予算管理の対象となる予算の種類や予算管理の流れ、ポイントに加え、予算管理を行ううえでの注意点についても解説します。
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予算管理とは事業年度における企業の予算計画を策定・管理すること
予算管理とは、一定期間ごとに設定された数値目標の達成を目的に、予算計画を策定・管理することを指します。企業にとっての予算とは、一定期間における売上や費用、利益などの目標値を明確にしたものです。企業は、事業年度開始前に策定した利益目標に基づいて、必要な予算を算定し、計画を立てます。そして、期中・期末には、実績との比較を通じて、計画との差異や目標の達成度を把握します。未達だった場合は、その原因を分析し、状況に応じて目標や予算計画を柔軟に見直す必要があるでしょう。また、部署や担当者ごとに目標を細分化することで進捗を可視化し、迅速な経営判断を可能にして、生産性の向上・コスト削減にも効果が期待されます。このような一連の取り組みを予算管理と呼び、企業経営にとってなくてはならないものといえます。
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予算管理の対象となる予算の種類
予算管理の対象となる予算には、「売上予算」「原価予算」「経費予算」「利益予算」の4種類があり、いずれも事業年度開始前に策定されます。それぞれの予算がどのようなものかを確認しておきましょう。
売上予算
売上予算とは、翌期の売上高の計画を指し、売上目標と同じ意味で使用されます。
売上予算は、過去の実績や市場動向、顧客ニーズ、為替の変動などを踏まえて策定される、企業の成長戦略の基盤となる重要な予算です。売上予算が過大または過小な場合、他の予算計画にも影響を及ぼすため、定期的な見直しや状況に応じた柔軟な調整が求められます。
原価予算
原価予算とは、商品や製品の製造に必要な原材料費などを見積もる予算で、売上予算に連動して策定されます。
具体的には、仕入代金や材料費、製造業における製造コストなどが含まれます。市場価格の変動や為替の影響を受けやすく、原価が増加すれば利益を圧迫するため、継続的なコスト管理と見直しが不可欠です。
経費予算
経費予算とは、企業活動を継続するうえで発生するさまざまな費用を見積もる予算です。
経費予算の対象になるのは、販管費（販売費および一般管理費）で、具体的には人件費、交通費、オフィスの賃料、光熱費、広告宣伝費などが含まれます。経費予算の策定にあたっては、経営目標や売上、資金状況などを考え、適正な金額を編成することが重要です。
利益予算
利益予算とは、利益の目標金額のことで、企業の経営成果を数値で示す重要な指標です。
企業の利益は、売上から原価および経費を差し引いて算出されます。そのため、利益予算を達成するためには、売上の拡大、原価の適正化、経費の削減など、各部門がバランスよく施策を実行する必要があります。予算達成に向けて売上、原価、経費のそれぞれの課題を洗い出し、早期に対策を講じることで、より安定した収益体制の構築が可能です。
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予算管理と予実管理の違い
予算管理と予実管理の違いは、その目的と範囲にあります。
予算管理とは、一定期間の売上高、費用、利益など、数値目標を達成するために、あらかじめ予算を策定し、その後の実行状況や進捗を管理・見直す一連のプロセスを指します。経営戦略に基づき、部門ごとの予算配分や中長期的な資源配分を行うなど、企業経営の根幹を担う活動です。
それに対して、予実管理は、予算管理プロセスの一部で、「計画（予算）」と「実績」を比較・照合することでその差異を把握し、原因を分析・報告する実務的な業務を指します。これにより、予算どおりに実績が推移していない場合には、早期に課題を発見し、改善策を講じることが可能になります。
このように、予算管理が「計画から評価まで」を含む包括的な経営管理を指すのに対し、予実管理は、特に予算と実績の比較・分析に重点を置いている点が両者の主な違いです。
予実管理については、こちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
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予算管理と経営管理の違い
経営管理と予算管理は密接に関連していますが、それぞれの目的と役割には明確な違いがあります。
経営管理は、企業の持続的な成長と収益性の向上を目指して、計画の立案・実行・評価を通じて企業活動全体を最適化するマネジメント手法です。事業戦略の策定、人材配置、業績評価、財務管理など、多岐にわたる領域を含む包括的な仕組みといえます。
このような経営管理の中に含まれる重要な要素の1つが、予算管理です。予算管理は、一定期間内の売上や利益などの数値目標を達成するために、予算の策定・執行・評価を行う活動を指します。事業年度開始前に策定した目標に対して、期中・期末で実績と比較し、進捗状況を確認することが基本的なサイクルです。必要に応じて予算の見直しや修正を行うことで、計画通りに事業を進めるための調整が可能になります。
つまり、経営管理が企業全体を最適化するための「大きな枠組み」とすれば、予算管理はその中で財務的な側面を数値ベースでコントロールするための「具体的な手段」といえるでしょう。
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予算管理と予算統制の違い
予算管理と予算統制は、それぞれ異なる役割とプロセスを持つ概念です。
予算管理は、企業の目標達成に向けて予算を策定し、その実行状況を定期的に把握・評価する一連の管理活動を指します。一般的には、「予算の策定」「運用」「評価」といったフェーズで構成されることが多く、これにより全体的な予算の流れを把握できます。
それに対して、予算統制は、その中でも「運用」「評価」のフェーズに特化したプロセスです。具体的には、予算と実績の差異を把握し、その原因を分析した上で、必要に応じて是正措置を講じる活動を意味します。
予算管理が広い意味での予算運用全体を指すのに対し、予算統制はその中のコントロール機能に焦点を当てたものです。企業によっては、予算管理業務を「予算編成」と「予算統制」の2段階に分けて実施している場合もあります。
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予算管理の流れ
予算管理は、「Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）」のPDCAサイクルに沿って行われることが一般的です。ここからは、予算管理の流れについて、ステップごとに見ていきましょう。
1. 予算編成を行う（Plan）
予算管理の第一ステップは、企業の経営目標に基づいて予算や経営資源を配分する「予算編成」です。
予算の決定方法には、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2つがあります。日本企業では、ボトムアップで吸い上げた数字を最終的にトップが調整するといった形のトップダウン方式とボトムアップ方式を組み合わせて運用するケースも多く見られます。
トップダウン方式
トップダウン方式は、経営陣が決めた予算計画に基づいて予算管理を行う方法です。
この方式では、現場の意見を集約・調整するプロセスが不要なため、スピーディーに予算の方針を決定・配分できます。ただし、経営陣から一方的に予算が決定されるため、現場の負担が増加し、従業員のモチベーションの維持が難しくなる可能性があります。
ボトムアップ方式
ボトムアップ方式は、各部門や事業部単位で予算を策定し、それを積み上げて企業全体の予算を決定する方法です。
現場の状況に詳しい各部門の担当者が予算編成に関わるため、より現実的な予算計画の策定が可能になります。ただし、各部門からの予算案を集約・調整する必要があることから、予算計画の完成までに時間がかかる他、全社的な視点での予算編成が困難になる可能性があります。
2. 予算に基づいて実行する（Do）
策定した予算に基づき、具体的な事業活動を遂行していきます。週次・月次・四半期といった単位で目標の進捗を確認しながら、日々の業務を遂行します。
予算管理の対象となる主な項目は、売上予算、原価予算、経費予算、利益予算です。それぞれの予算を適切に管理し、定期的に確認することで、計画とのズレが大きくなる前に、早期に軌道修正を行うことが可能になります。
3. 期末に予算と実績の分析を行う（Check）
期末または一定の区切りごとに、予算と実績を比較し、その差異を分析します。
期末時点でのかい離を防止するため、月次や四半期ごとに定期的な差異分析を行うことが大切です。このとき重要なのは、単なる結果の集計だけではなく、「なぜ計画どおりに進まなかったのか」「計画よりも良い実績が出たのはなぜか」といった要因分析になります。差異の大小だけでなく、その背景にある要因や構造的な問題を見極めることが、次の改善につながります。なお、原材料の価格変動や為替の影響などによって、予算と実績に差が生じるケースもあるため、許容される差異の範囲をあらかじめ社内で定めておくとよいでしょう。
4. 予算管理を改善する（Action）
分析結果を基に、必要な改善策を講じるステップです。
ここでは、予算の立て方や運用方法、関係部門との連携体制などを見直し、翌期以降の予算精度を高めることが目的となります。予算と実績の差異が生じた場合は、その原因を明確にし、次期の予算編成や運用に反映させましょう。数値・データに基づく分析を通じて改善を積み重ねることが、持続的な成長や柔軟な経営判断を支える基盤となります。
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適切に予算管理を行うポイント
経営資源を効果的に活用し、企業の目標を達成するには、適切な予算管理が重要です。予算管理を適切に行うために意識すべきポイントを見ていきましょう。
予算計画にこだわりすぎない
適切に予算管理を行うためには、予算計画にこだわりすぎないことが大切です。
予算計画はあくまで策定時点の見通しであり、実際のビジネス環境では経済状況の変動や顧客ニーズの変化など、予期しない事態が起こることも少なくありません。そのため、状況に応じて柔軟に見直し、調整していくことが重要です。
部門間で連携する
部門間で連携することも、適切に予算管理を行うポイントの1つです。
適切な予算管理には、部門間の連携が欠かせません。経営方針だけでなく、各部門の実情やリソースを反映させることで、より実行可能な予算計画が立てられます。各部門と情報を共有し、全社的な目標との整合性を取りながら調整することが大切です。
予算項目の細かさを正しく設定する
適切に予算管理を行うポイントとして、予算項目の細かさ（粒度）を目的や運用体制に合わせて調整することが大切です。予算の項目を細かく設定しすぎると、管理や報告にかかる工数が増え、現場の負担が大きくなる可能性があります。反対に、粒度が粗すぎると、必要な分析ができず、予算達成のための施策が打ちにくくなります。実務とのバランスを考えながら、適切な予算項目の細かさを設定しましょう。
予算を月次単位でも作成する
予算を月次単位でも作成することも、適切に予算管理を行うポイントの1つです。
予算は年間予算だけでなく、月次単位で予算を細分化して設定することで、計画と実績の差異を定期的にチェックできるようになります。これによって、進捗の遅れや予想外の支出にも早期に対応でき、目標達成に向けた軌道修正がしやすくなるでしょう。
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予算管理における注意点
効率的な予算管理を実現するためには、注意点を正しく把握することが大切です。予算管理を行う際には、以下の点に注意しましょう。
予算管理が目的になりやすい
予算管理は本来、利益目標を達成するための手段ですが、時として、予算どおりに進めること自体が目的となってしまう場合があります。
実際のビジネスでは、外部環境の変化や市場の動向により、当初の予算と実績にかい離が生じることは避けられません。そのような場合、かい離を単に失敗と見なすのではなく、その原因を分析し、必要に応じて予算の見直しを行う柔軟性が求められます。なお、実績が予算を下回るだけでなく、大きく上回る場合も、予算精度の観点では見直しが必要なかい離として捉えることが大切です。予算に固執せず、状況の変化に応じて柔軟に対応し、最終的な目的である利益の確保につなげましょう。
手間と時間がかかる
予算管理には、精度の高い目標設定と継続的な進捗確認が求められるため、多くの時間と手間がかかります。
特に、予算編成時には、売上見込み、原価、経費など、多様なデータを分析しながら、数値を正確に積み上げる必要があります。また、期中も差異の確認や修正を継続的に行うため、作業が煩雑になりがちです。Excelなどを用いた手作業による管理では、手間がかかるうえに入力ミスといったヒューマンエラーの発生リスクが高まるため、十分に注意しましょう。負担やミスを軽減するには、システムの導入などの対策を検討することをおすすめします。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
