支払管理とは？重要性や課題、効率化する方法などを解説
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自社に届いた請求書を適切に管理し、支払を円滑に行うことは、企業としての信頼性を維持するうえで重要なポイントです。このように、請求書の処理や支払業務を正確かつ確実に実行する取り組みを「支払管理」といいます。
本記事では、支払管理の重要性や課題、効率化する方法について解説します。支払管理ソフトの選び方にもふれていますので、ぜひ参考にしてください。
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支払管理とは、日常的に発生する各種支払業務を確実に実行すること
支払管理とは、企業が行うさまざまな支払について、金額や期日を正確に実行する業務管理の取り組みのことです。事業活動においては、仕入先への仕入代金や外注費の決済など、日常的に発生する支払業務の適切な管理が不可欠です。そのため、納品や契約内容に沿って「誰に」「いつ」「いくら」支払うかを明確にし、着実に対応していくことが求められます。多くの企業では、複数の仕入先・得意先との取引が発生することから、支払業務を漏れや遅れなく実行しなければなりません。
また、支払管理が適切に行われることにより、予算との整合性や債権債務のバランスも適切に保たれます。これにより、資金の流れや取引全体の透明性が確保され、支出の過不足を防ぐことができます。期日どおりに支払を実行することは取引先との信頼関係を築き、良好な関係性を保つうえでも欠かせません。このように、支払管理は企業にとって単なる経理業務の一環ではなく、資金繰りや取引先との信頼維持に直結する重要な業務といえるでしょう。
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支払管理のプロセス
支払管理を適切に行うには、各請求・契約ごとに、所定のプロセスに沿って確実に処理することが大切です。ここでは、支払管理の基本的なプロセスを確認しておきましょう。
1. 請求書の受領と確認
取引先から請求書を受領したら、記載されている取引内容や金額が発注内容と一致しているか必ず確認します。
発注書や注文書などと照らし合わせ、品名・数量・支払期日・振込先口座などに間違いがないか、別の取引と混同していないか十分に確認することが大切です。請求内容にずれや誤認が生じていると、後の支払および承認手続きに支障をきたすことにもなりかねません。
請求書をメールや書面で受領したら、速やかに社内システムでの支払データ登録(または出金伝票を発行)したうえで、会計ソフトなどの社内システムに登録するか、管理簿に記録しましょう。確認や登録がなされていない未処理の状態が続くと、請求書の紛失、確認漏れといった問題につながりやすくなります。そのため、未確認や未処理の状態の請求書が、長期間放置されていることのないよう注意する必要があります。所定の手順に沿ってできるだけ速やかに処理することにより、後のトラブルを未然に防ぐことが大切です。
2. 支払管理表の作成と更新
次に、支払予定をまとめて記載するための支払管理表を作成します。
最新の支払状況を支払管理表に反映させることにより、支払が完了している案件・未払いの状態の案件をひとめで把握できるためです。
支払管理表には支払先の名称や取引内容の他、請求日、請求金額、支払期日、支払日、支払状況といった項目を設けておきます。また、支払管理表が最新の状態に更新されているか確認するためにも、更新日を記入できるようにするのがおすすめです。他に、複数名の担当者が支払管理表を記入する場合、最後に記入した担当者の氏名も記載する欄を設けておきます。これにより、支払管理表が最新の状態になっているか確認でき、支払処理の漏れやミスを防ぐ効果が期待できるでしょう。また、こうした手作業による管理のほか、近年は銀行明細や会計ソフトとの連携により、支払記録や消込作業の自動化も進んでいます。
支払管理表を整備することにより、支払業務の正確性が向上するだけでなく、関係部署との情報共有もスムーズに行いやすくなり、業務効率の向上にもつながります。請求内容を確認する際に速やかに照合できるよう、請求書や納品書など必要な書類と共に支払管理表を保管するのがおすすめです。
3. 振込作業と記帳
振込前には、取引内容をあらためてチェックし、金額や振込先などに誤りがないか慎重に確認しておきましょう。
振込後は速やかに支払管理表を更新すると共に、記帳して帳簿に反映させることが大切です。実際には支払を終えているにもかかわらず、記帳されないままになっている取引が発生しないように注意する必要があります。具体的には、取引によって発生した買掛金と支払による出金が一致していることを確認し、消込処理を行います。この作業を確実に実行することで、常に未払いの状態の買掛金のみが帳簿上に残っている状態にするのがポイントです。
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支払管理の重要性
支払管理は、企業が安定して取引を継続するうえで欠かせない業務といえます。支払管理が適切に行われていない場合、支払の遅延が生じて買掛金の増加を招くだけでなく、取引先との信頼関係を損なうおそれがあるためです。このような状況が続くと、取引先からの信用が低下し、契約条件や取引内容の見直しを余儀なくされるなど、事業運営に支障をきたす可能性があります。
その一方で、適切な支払管理がなされていれば会計処理を円滑に進められるだけでなく、自社の財務状況を健全に保つことにも役立ちます。支払処理とその記録が正確に行われていれば、自社の支出状況を効率的に一元管理しやすくなり、これによって「いつまでにいくら支払うか」が明確になれば、資金ショートのリスクを抑えられるでしょう。
さらに、キャッシュ・フローの予測精度が高まることも、支払管理の重要性を示すポイントの1つです。現状のお金の動きが帳簿に正確に反映されていれば、営業活動に必要な資金を実態に基づいて確保でき、資金繰りの悪化を防ぐことにもつながります。
このように、支払管理は企業全体の広範な活動に影響を与える大切な業務といえます。財務の健全性や事業の継続性を維持していくうえでも、適切な支払管理は欠かせません。
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支払管理における課題
支払管理は企業にとって重要な業務ですが、実務ではさまざまな課題に直面することが少なくありません。ここでは、一般的に発生しやすい課題とその解決策を見ていきましょう。
支払漏れや二重払いのリスク
支払管理における課題の1つは、支払漏れや二重払いのリスクです。
特に、取引先が複数にわたる場合、それぞれの支払状況が曖昧になり、支払漏れや二重払いといった問題が発生しやすくなる傾向があります。
こうしたミスを未然に防ぐには、取引先情報を整理し、支払履歴を明確に記録することが必要です。支払の有無だけでなく、具体的にいつ、どこに、いくら支払ったか、誰がその業務を担当したのか、といったことを正確に記録しなくてはなりません。経理担当者の記憶に頼るのではなく、誰が見ても確認できる形で記録を残すことが大切です。
業務の煩雑さと情報の分散しやすさ
支払管理における課題として、業務の煩雑さと情報が分散しやすいこともあげられます。
支払業務には複数の書類が関わるだけでなく、手続きや処理方法が取引先ごとに異なるケースも多いことから、業務の流れや処理が複雑になりやすい傾向があります。特に、業務内容が部門ごとに大きく異なる企業においては、情報が分散しやすく、処理の進捗が把握しづらくなるでしょう。
こうした課題を解消するには、伝票類や各種資料の一元管理が有効です。書類の保管場所を統一し、どの部門でも共有できるようにすることで、確認漏れやミスを防ぎやすくなります。これにより、「経理に提出した請求書が処理されていない」「支払期日を過ぎた未払金がある」といったトラブルの防止につながります。業務フローを見直し、支払に関わる一連の情報の流れを整理することが大切です。
ヒューマンエラーの発生
ヒューマンエラーの発生も、支払管理における課題の1つです。
入力ミスや記載内容の誤り、承認漏れなどが代表的なものとしてあげられます。支払管理表や仕訳で入力ミスがあれば、その後の処理も誤ったまま進みかねません。
このような事態を防ぐには、ヒューマンエラーが発生しやすいプロセスとその原因を特定し、業務フローを改善することが第一です。改善に取り組む際には、業務フローをどのようにして標準化するかがカギとなるでしょう。経理担当者によって業務の進め方に違いがあると、「処理済みにしたつもりが、実際には未処理だった」「支払が完了しているかどうか判断できなかった」といった事態に陥りやすくなります。
そのため、支払履歴の管理方法を統一し、業務の属人化を防ぐことにより、支払管理の透明性を高めることが大切です。業務の標準化はヒューマンエラーの抑止につながるだけでなく、支払管理を継続的かつ安定的に運用することにもつながります。
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請求書管理ソフトや会計ソフトを導入して支払管理を効率化する
請求書管理ソフトや会計ソフトを活用することで、従来は手作業で行っていた請求書の照合、インボイス登録番号の照合、支払処理などを自動化できます。こうした作業の自動化は、手作業で発生しやすいヒューマンエラーを抑制し、業務効率を高めるのに効果的です。
また、支払に関するすべての取引が電子データとして記録されることで、経理の透明性が高まり、監査対応も円滑に進むでしょう。複数の部門や拠点から届く請求情報がリアルタイムで反映される他、請求書の再発行などに伴う支払情報の変更にも即時対応でき、常に最新の支払情報を把握できる点も大きなメリットといえます。
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支払管理ソフトの選び方
支払管理に用いられるソフトには、請求書管理ソフトや会計ソフトなどさまざまな種類があります。導入するソフトウェアを選ぶ際に着目しておきたいポイントを見てきましょう。
自社のニーズに合った機能を選ぶ
支払管理ソフトを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能を持つものを選定することが大切です。
支払管理ソフトは、多機能であればあるほど使いやすくなるとは限りません。そのため、自社の業務プロセスを正確に把握し、必要な機能を事前に洗い出すことがおすすめです。この作業を行っておくことで、自社にとって必要不可欠な機能を備えているソフトウェアかどうかが判断しやすくなります。
なお、支払管理ソフトによっては、自社の要件に応じて、機能の追加や取捨選択などのカスタマイズが可能な場合もあります。自社の業務フローに合わせてカスタマイズすることによって、長期的に安定した運用を行いやすくなるでしょう。既存のソフトウェアやツールとの連携が可能か、連携する場合は標準機能の範囲内で実現できるのか、追加開発が必要かどうか、といった点も十分に確認することをおすすめします。
操作性とユーザビリティを確認する
操作性とユーザビリティを確認することも、支払管理ソフトを選ぶ際のポイントです。
導入した支払管理ソフトが仮に高機能であっても、操作が複雑で経理担当者にとって使いにくいものであれば、効果は得られないでしょう。操作マニュアルを読まずとも直感的に操作できるようなインターフェースかどうか、必要な操作が多く煩雑に感じられないか、といった点を確認することが重要です。トライアル期間などが設けられているなら、経理担当者が実際に操作して使いやすさを確認することで、導入後の失敗を防ぎやすくなります。
また、導入後に作業をスムーズに進めるには、操作マニュアルの有無やサポート体制の充実度も確認しておく必要があります。なお、サポートの有無だけでなく、サポート対応の手段（電話・メール・チャットなど）や対応可能な曜日・時間帯といった詳細に関しても確認することが大切です。
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支払管理の効率化には会計ソフトの活用がおすすめ
支払管理は、仕入先への支払や外注費の決済など、日常的に発生する支払業務を適切に管理するうえで欠かせない取り組みです。支払管理においては、誰に、いつまでに、いくら支払うかを明確にし、支払状況が一目でわかる仕組みを整える必要があります。取引先との信頼関係を維持し、自社の財務状況を正確に把握するためにも、支払管理を適切に行うことが大切です。
その一方で、取引先が多岐にわたる場合や、複数の部門・拠点から請求書が届く企業では、支払管理が煩雑になる傾向があります。入力ミスや記載内容の誤り、承認漏れといったヒューマンエラーのリスクもあることから、統一された業務フローに基づく支払管理体制を構築する必要があるでしょう。支払管理を効率化するには、会計ソフトを活用するのも有効な手段の一つです。支払管理を円滑化し、より正確で効率的に業務を進めたい場合は、会計ソフトの導入をぜひご検討ください。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
