入金伝票とは？伝票の書き方や仕訳方法、出金伝票との違いを解説

監修者： 税理士法人 MIRAI合同会計事務所

2024/05/21更新

入金伝票は、伝票式会計において、会社に現金が入ってきたときに起票する伝票です。取扱方法は比較的シンプルですが、伝票そのものに慣れていないと、いつ、どのように作成すれば良いかわからず戸惑うことがあるかもしれません。

入金伝票をうまく活用すれば、仕分業務の効率化にもつながります。本記事では、伝票式会計における入金伝票の役割と、入金伝票の書き方や仕訳方法、入金伝票を作成するメリットなどについて解説します。

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入金伝票の役割とは？

入金伝票は会社に現金が入ったときに作成（起票）される伝票で、いつ、どのような取引が、誰によって行われたかを記録する役割があります。入金伝票の記載内容を見れば、取引の内容をかんたんに理解することが可能です。

仕訳帳を使って取引を記録する方法とは異なり、入金伝票は後述する伝票式会計で使われるものです。仕訳帳などの紙の帳簿を使っている場合、それぞれの帳簿は原則として1冊ずつしか作成されないため、誰か1人が仕訳をしていると他の方は作業ができなくなってしまいます。しかし、伝票式会計では、伝票さえあれば自由なタイミングで取引を記録することができます。

現金の入金があったときにすぐ入金伝票を起票すれば、作業分担によって業務の効率化につながるうえ、記入漏れなどのリスクも低減できるようになるのです。

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入金伝票を作成するタイミング

入金伝票を作成するタイミングは、会社に現金による入金があったときです。例えば、商品やサービスの代金を現金で受け取った場合や、取引先から売掛金が現金で支払われた場合などが挙げられます。特に、飲食店や小売店のように現金取引を行うことが多い会社や店舗では、入金伝票が多く用いられます。

伝票を使って取引を記録する伝票式会計

伝票式会計とは、仕訳帳を使って取引を記録するのではなく、取引内容を簡易に示した伝票を使って記録する会計手法です。仕訳帳や総勘定元帳を作成する前段階で、伝票を用いて取引を仮計上し、それを後で集めて総勘定元帳に転記します。仕訳の仮計上を複数人で行える伝票は、シンプルでありながらも非常に便利なツールだといえるでしょう。

伝票式会計は、利用する伝票の数によって、「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の大きく3種類に分けられます。中でも、現金取引を中心とした業種で多く取り入れられているのが3伝票制です。3伝票制では、入金伝票の他、出金伝票と振替伝票という伝票を使用します。

入金伝票

入金伝票は、会社に現金が入ってきたときに記入する伝票です。内容は現金の入金に限定されるため、総勘定元帳に転記するときは借方が常に「現金」になります。

出金伝票

出金伝票は、会社から現金の出金があったときに記入する伝票です。例えば、交通費や経費などを現金で支払った場合に用いられます。入金伝票とは逆に、総勘定元帳に転記するときは貸方が常に「現金」になります。

振替伝票

3伝票制における振替伝票は、現金以外の取引の際に用いられます。取引内容によって勘定科目が異なるため、仕訳と同じように借方・貸方の両方を記入します。

入金伝票の書き方

最近では会計ソフトに直接取引内容を入力する会社も増えていますが、ここでは、基本的な紙の入金伝票に起票するときの書き方を説明します。

入金伝票の一般的な記入項目は、「伝票番号」、「日付」、「勘定科目」、「摘要」、「金額」、「起票者」です。伝票番号については、あらかじめ番号が振られている場合は特に記入の必要はありません。番号がなければ、社内ルールにもとづいて伝票番号を記入してください。なお、汎用的な入金伝票の多くは、出金伝票と区別するために文字や罫線が赤色で印刷されています。

1　日付を記入する

日付欄には、現金が入金された日付を記入します。売掛金が入金された場合、記入する日付は、売上が上がった（取引先に商品やサービスを引き渡した）日ではなく、実際に入金があった日になります。

2　勘定科目欄を記入する

入金伝票の借方の勘定科目は現金と決まっているため、入金伝票では借方を省略し、貸方の勘定科目だけを記入します。売掛金が入金された場合、勘定科目欄は売掛金になります。

3　摘要欄を記入する

摘要欄には取引の内容を記入します。後で誰が見てもわかりやすいように、簡潔かつ具体的な表現を心掛けましょう。なお、入金伝票の中には、摘要欄とは別に入金先という欄が設けられているものもあります。その場合は入金先に相手の会社名などを記入します。

4　金額欄を記入する

金額欄には、実際に入金があった金額を記入します。入金された現金の金額と金額欄の数字が一致しているか、しっかりと確認してください。

5　起票者（係印）の欄を記入する

起票者の欄には起票した方の名前を記入するか、押印します。起票者の他に承認者の押印欄がある場合は、起票者欄には取引担当者が、承認者欄には経理担当者が押印するのが一般的です。

入金伝票の仕訳方法

入金伝票の借方科目は現金で固定なので、記入が省略されています。そのため、仕訳する際には、借方に現金の勘定科目を補う必要があります。入金伝票を仕訳するときは、借方の勘定科目は必ず現金になると覚えておいてください。以下に、入金伝票の仕訳方法の例をご紹介します。

A社に10万円の商品を販売し、代金を現金で受け取った場合

A社に10万円の商品を販売し、代金を現金で受け取った場合、入金伝票の勘定科目には売上と記入し、金額には販売した金額を記入します。適用にはA社への売上だとわかるように記入しましょう。

この入金伝票を仕訳する際には、仕訳帳に以下のように記入します。

A社に10万円の商品Bを掛取引で販売した場合

商品を現金で販売したとしても、売掛（掛取引）の場合、売上時には入金伝票は使いません。売上時に売上伝票か振替伝票を使って仮計上し、後日現金で入金があったときに入金伝票で売掛金として計上します。
この場合は、売上伝票（または振替伝票）と入金伝票をそれぞれ起票する必要があります。具体例を挙げて見ていきましょう。

まず、売上伝票か振替伝票を起票しますが、今回は売上伝票とします。

そして、後日売掛金が現金で入金されたら、入金伝票を起票します。勘定科目は売掛金とし、金額には販売した金額を記入、摘要欄にはA社への売上だということがわかるよう記入します。

なお、このような売上伝票と入金伝票を使う方法は、売上と同時に現金で代金を受け取った場合でも可能です。その場合は、まず売掛金で販売したものとして売上伝票で処理し、すぐに入金伝票を起こして現金で回収した形をとります。つまり、実際は商品の受け渡しと同時に現金が入金されていても、書類上は売掛金で販売したことにするのです。

担当者によっては、入金伝票だけで処理するよりも、「売上＝売上伝票」と考えた方がわかりやすいという方もいるかもしれません。どちらでも最終的な仕訳は変わりませんが、手順をよく理解しておくことが大切です。

入金伝票を作成するメリット

入金伝票を作成する大きなメリットは、記帳業務を複数の人で分担できるということです。仕訳帳や総勘定元帳は基本的に1冊ずつしかありませんが、紙の伝票なら複数人が同時に作成することができます。

入金伝票では、借方の勘定科目は現金と決まっているので、伝票に記入する主な項目は貸方の勘定科目と金額です。複式簿記の知識がなくてもかんたんに起票できるので、例えば、取引の営業担当者などに伝票作成を分担してもらうことも可能になります。経理担当者はそれを集めて仕訳するだけで済み、業務負担の軽減につながることが期待できます。

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仕訳効率化には会計ソフトの利用がおすすめ

入金伝票は、会社に現金の入金があったときに作成する伝票です。入金伝票は複式簿記の知識がなくてもかんたんに作成でき、うまく利用することで記帳業務の分担が可能になります。会計業務の基本となる帳簿付けの効率化のために、伝票式会計を採用している会社は少なくないかもしれません。ただ、紙の伝票を起こしてからその内容を帳簿に転記していると、手間がかかったりミスや漏れが起こったりする可能性があります。また、紙の伝票には、紛失や破損などのリスクもあるでしょう。

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この記事の監修者税理士法人 MIRAI合同会計事務所

四谷と国分寺にオフィスのある税理士法人。税理士、社会保険労務士、行政書士等が在籍し確定申告の様々なご相談に対応可能。開業、法人設立の実績多数。
「知りたい！」を最優先に、一緒に問題点を紐解き未来に向けた会計をご提案。