電子定款のメリットや自分で作成する方法、認証方法を解説

2023/12/04更新

株式会社や合同会社を設立するときに、必ず作成しなければならない書類の1つに、定款（ていかん）があります。定款は、会社を経営していくためのルールをまとめたもので、会社設立において重要な書類です。

現在では、紙以外にPDFファイル形式の電子定款の作成が可能です。紙の定款にはないメリットもあるため、電子定款を選ぶケースが増えています。ただし、電子定款には電子署名の付与が必要なため、作成が難しそうと思って迷っている方はいるかもしれません。

ここでは、会社設立時に知っておきたい電子定款の作成や認証の方法、紙と比較した際の電子定款のメリットとデメリットなど、会社設立手続きの基礎知識について解説します。

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電子定款は電子署名を付与したPDF形式の定款

会社を設立するときには、定款の作成が義務付けられており、法律で定められた事項を記載する必要があります。定款に決まったフォーマットはありませんが、作成方法は紙か電子定款のいずれかです。紙の定款の場合は、一般的にパソコンで作成して、印刷・製本します。一方、電子定款はPDFファイル形式で作成し、電子署名を付与します。

株式会社も合同会社も定款の作成を行いますが、株式会社の場合のみ公証役場で定款の認証が必要です。定款の認証とは、正当な手続きによって定款が作成されたことを、公の機関である公証役場（公証人）に証明してもらうための手続きです。認証された定款は法的な効力を持ちます。

※合同会社の定款の作成方法については以下の記事を併せてご覧ください

• 合同会社の定款の作成方法と注意点は？株式会社との違いも解説

電子定款のメリット

電子定款のメリットは、紙の定款に必要な印紙税4万円がかからないことです。紙の定款は課税文書に該当し、印紙税が必要になるため、収入印紙代がかかります。また、紙の定款は印刷して製本する必要がありますが、電子定款はその手間を省けます。

さらに、電子定款なら、登記・供託オンライン申請システム「登記ねっと 供託ねっと 」、またはデジタル庁のマイナポータル「法人設立ワンストップサービス 」からオンライン上で申請が可能なため、公証役場に持っていく必要はありません。

ただし、認証済みの定款をインターネット経由で受け取ることはできないため、オンラインで認証の申請をしてから公証役場に出向いて、データが保存されたCD-Rなどを受け取る必要があります。

電子定款のデメリット

電子定款のデメリットは、電子署名のためのソフトやICカードリーダー／ライターなどが必要な点です。1度の申請のためにこのような機器を揃えたくない場合は、電子定款の作成を行政書士などの専門家に依頼したり、会社設立のクラウドサービスなどを利用したりすることをおすすめします。機器を揃えなくても電子署名付きの電子定款の作成が可能になります。

例えば、無料のクラウドサービス「弥生のかんたん会社設立」なら、電子署名のためのソフトや機器は不要で、専門家が監修した電子定款を簡単に作成することができます。その他、会社設立に必要な書類の作成も無料でできるので、上手に活用することで会社設立にかかる費用と手間を抑えられるでしょう。

弥生のかんたん会社設立　入力画面イメージ

電子定款の作成から認証までの流れ

ここからは、電子定款の作り方から株式会社の場合に必要な認証までの流れを解説します。電子定款の作り方と認証方法の5つのステップを詳しく見ていきましょう。

なお、合同会社の場合は公証役場での認証は不要で、電子定款の作成後は、出資金（資本金）の払い込みと法人登記へと進みます。

STEP1. 電子定款の原本を作成する

まずは、定款に記載しなくてはいけない商号（社名）や事業目的、本店所在地、発行される株式総数、決算月といった事項を決め、文書作成ソフトなどで定款の原本を作成します。

定款の作成は、会社設立手続きの中でも時間のかかる作業の1つです。特に株式会社の場合、資本金の金額や株主構成、役員報酬などの金額、決算月などが会社設立後の納税額に大きく関わります。会社設立前に税の知識がないままこれらを決めてしまうと、会社設立後に思った以上に税を負担することになるかもしれません。

定款の作成にあたって判断に迷うことがあったら、税理士などの専門家に相談することをおすすめします。会社設立前から税理士に相談しておけば、事業内容や売上予測、資金繰りの見通しなどを踏まえたうえで、資本金の金額や役員報酬などの金額、決算月をどう決めたらいいか、アドバイスがもらえるでしょう。

また、定款の認証後に記載内容を修正すると費用がかかりますので、認証前に専門家や公証役場にチェックしてもらうのがおすすめです。公証役場での面談は、原則として予約が必要ですのでご注意ください。

※定款の記載内容については以下の記事を併せてご覧ください

• 定款とは？会社（法人）設立時に必要な定款の記載内容や注意点を解説

STEP2. 公証役場に面談の予約をする

株式会社の場合は、公証役場での定款の認証手続きが必要です。認証手続きを行う前に、公証人に定款の内容に不備がないかを事前に確認してもらうには、認証を申請する公証役場に、電話またはFAXで面談の予約をします。

定款の認証を行う公証役場の連絡先は、日本公証人連合会のWebサイト「公証役場一覧 」で確認しましょう。

STEP3. 電子署名を付与する

公証役場の面談で内容に問題がなければ、PDFファイルに変換し、電子署名を付与します。電子署名を付与するためには、会社設立を行う代表者のマイナンバーカードやマイナンバーカード対応のスマートフォン、パソコンで作業する場合はICカードリーダー／ライターなどが必要です。自分で作成を行う場合は、電子署名に必要な機器やソフトを揃えましょう。

なお、専門家に作成を依頼したり、クラウドサービス「弥生のかんたん会社設立」を活用したりする場合は、専用の機器やソフトは不要になります。

STEP4. オンライン申請する

電子定款のオンライン申請は、「登記・供託オンライン申請システム 」または、デジタル庁のマイナポータル「法人設立ワンストップサービス 」から行います。それぞれ手順はWebサイトで確認できます。事前に申請者情報登録を行ったり、必要な機器やソフトを準備したりして、手順に沿って進めましょう。

STEP5. 認証済みの電子定款を受け取りに行く

認証が終わると、公証役場から連絡が来ますので、電子定款を受け取りに行きます（受け取りの際に必要なものは後述します）。電子定款を受け取れば、認証手続きは完了です。その後、出資金（資本金）の払い込みや法人登記を進めます。
なお、インターネットを経由して受け取ることはできませんのでご注意ください。

※会社設立手続きについては以下の記事を併せてご覧ください

• 会社設立の流れとは？株式会社を設立するためにやることや必要書類を解説
• 合同会社設立の流れ 合同会社のメリットや手順、手続きに必要なもの

認証済みの電子定款を受け取る際の注意点

認証済みの電子定款を公証役場に受け取りに行く際には、いくつか注意すべき点があります。主な注意点は以下の2点です。

電話で事前予約をする

公証役場は基本的に予約制です。認証済みの電子定款を受け取りに行く際には、あらかじめ電話で予約を取る必要がありますので注意しましょう。

必要な持ち物がある

認証済みの電子定款を受け取る際には、いくつか必要なものがあります。紙の定款の場合と必要なものが異なりますのでご注意ください。認証済みの電子定款の受け取りに必要なものは以下のとおりです。

定款の作成をかんたんにする方法

会社設立手続きには定款をはじめ、多くの書類の作成や提出が必要です。全てを一から自分で作成しようとすると手間や時間がかかるうえ、ミスや漏れのリスクもあります。そんなときにおすすめなのが、起業に強い専門家に会社設立手続きを依頼できる「弥生の設立お任せサービス」と、自分でかんたんに書類作成ができる「弥生のかんたん会社設立」です。

専門家が会社設立を代行する「弥生の設立お任せサービス」

「弥生の設立お任せサービス」は、弥生の提携先である起業に強い専門家に、会社設立手続きを丸ごと代行してもらえるサービスです。専門家を探す手間を省ける他、電子定款や設立登記書類の作成、公証役場への定款認証などの各種手続きを依頼でき、確実かつスピーディーな会社設立が可能。事業の展望などを踏まえ、融資や助成金、節税などのアドバイスも受けられるので安心です。

会社設立後、専門家とご相談のうえ会計事務所との税務顧問契約を結ぶと、割引が受けられ、サービス利用料金は実質0円になります。定款の認証手数料や登録免許税など行政機関への支払いは別途必要です。

自分で手軽に申請書が作れる「弥生のかんたん会社設立」

「弥生のかんたん会社設立」は、画面の案内に沿って必要事項を入力するだけで、定款をはじめとする会社設立時に必要な書類を自動生成できるクラウドサービスです。各官公庁への提出もしっかりガイドしますので、事前知識は不要。さらに、パソコンでもスマートフォンでも書類作成ができます。

サービス利用料金は無料。会社設立に必要な書類の作成はもちろん、専門家による電子定款作成／電子署名費用もすべて0円です。また、「弥生のかんたん会社設立」をご利用の方限定で、創業に必要な実印を特別価格でご案内しています。

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電子定款の作成には便利なクラウドサービスを活用しよう

電子定款は、紙の定款のような収入印紙代や印刷・製本の手間がかかりません。そのため、会社設立にあたって、紙ではなく電子定款を選ぶケースが増えてきています。ただし、電子定款を作成するには、電子署名のためのソフトや機器などが必要です。

専門家に作成を依頼したり、会社設立のクラウドサービスを活用したりすることで、専用の機器やソフトを用意しなくても、電子署名の付与が可能です。また、定款の記載事項は法律で定められており、専門知識がないと自分1人で内容を決めたり、作成したりするのは大変かもしれません。

手間と時間をできるだけ省いて、スムースに会社設立をするには、「弥生の設立お任せサービス」や「弥生のかんたん会社設立」の活用の他、適切に専門家に相談して進めましょう。