勤怠管理ソフトとは？おすすめの製品10選もあわせて紹介【初めての導入ガイド】

監修者： 税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人古田土人事労務

2025/06/23更新

勤怠管理ソフトを導入する際、何を重視したらよいかお悩みの経営層や給与計算担当者の方は少なくないでしょう。本記事では、勤怠管理ソフトの選び方と、おすすめの10製品をまとめました。

クラウドタイプとオンプレミス（インストール）タイプの違いや、従業員・管理職・給与担当者それぞれの視点で使いやすい機能についても詳しく解説します。自社に最適な勤怠管理ソフトを検討する際の参考にしてください。

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勤怠管理ソフト（勤怠管理システム）とは？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間、労働時間、休暇などをデジタルで記録・管理するツールです。従業員はパソコンやスマートフォンを通じて、自ら打刻や申請ができます。企業側はリアルタイムで勤怠状況を把握できるようになり、手作業での集計が不要となることで、労務管理や人件費管理の効率化が実現します。

従来のタイムカードやExcelによる管理では、集計業務や法改正への対応が煩雑で、ミスが生じやすいという課題がありましたが、勤怠管理システムはそうした課題の解決にも役立ちます。

勤怠管理ソフトの必要性

勤怠管理ソフトは、従業員の出退勤時刻や残業時間を正確に記録し、把握するために重要なツールです。導入により、勤怠集計業務が自動化され、担当者の負担が軽減されるだけでなく、リアルタイムで労働時間を確認することが可能となり、法令順守や過重労働防止にもつながります。

近年、フレックスタイム制やテレワークなどの多様な働き方が広がっていますが、勤怠管理ソフトはこのような働き方に対応した管理を行うことができます。

タイムカードとの違い

タイムカードと勤怠管理システムは、従業員の労働時間を記録・管理するという点で共通していますが、さまざまな点で違いがあります。

・打刻方法

タイムカードは専用の打刻機を使用し、紙のカードに打刻します。それに対して、勤怠管理システムはパソコンやスマートフォン、タブレット、ICカードなど使ってデジタルで打刻できます。

・不正打刻防止機能

勤怠管理システムでは、個人IDによるログインや生体認証により、なりすましや不正な打刻を防止できます。

・打刻漏れを防止する機能

勤怠管理システムでは、打刻漏れがあればアラート通知や自動リマインダーで通知できます。

・集計方法

勤怠管理システムでは労働時間を自動で集計し、リアルタイムで確認できます。一般的にタイムカードでは手作業での集計が必要です。

・給与計算システムとの連携

タイムカードのデータは、手作業で給与システムに転記する必要があります。その一方で、勤怠管理システムでは、集計した勤怠データをCSV形式などで出力して取り込むことで、データ連携が可能です。自動連携の可否や連携方法は、利用する勤怠管理システムと給与ソフトの仕様によって異なりますが、基本的にはデータをファイルでやり取りできるため、手作業による入力の手間やミスを削減できます。

・打刻場所

タイムカードは、オフィスなど特定の場所でしか打刻できません。それに対して、勤怠管理システムは場所を選ばずに打刻でき、製品によってはGPS機能による位置情報の記録も可能です。

勤怠管理ソフトの種類

勤怠管理ソフトは、大きくクラウドタイプとオンプレミスタイプ（インストールタイプ）の2種類に分けられます。

ただし、クラウドタイプは、ブラウザ型やアプリ版などの利用形態があり、両者が連動しているサービスも多く、明確には区分できない面があります。例えばクラウドタイプのなかには、ブラウザからアクセスする形式だけでなく、PCやスマートフォンに専用アプリやソフトウェアをインストールして利用するケースもあります。インストールが必要でも、データ処理や保存がクラウド上で行われている場合は、クラウド型に分類されます。

各タイプの特性を理解し、自社の運用スタイルやニーズに適したシステムを選びましょう。

クラウドタイプ

クラウドタイプは、インターネット経由でサービスを利用する形態です。自社で専用サーバーを構築する必要がなく、月額または年額の契約で利用できる製品が多いため、導入しやすいことが特徴です。特に中小企業やスタートアップに適していると言われます。

インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや外出先からの打刻にも対応可能です。また、ベンダー（クラウド提供会社）がシステムの管理やメンテナンスを行うため、運用の手間を軽減できます。さらに、法改正やシステムのアップデートにも自動で対応でき、常に最新の環境で利用できる点もメリットです。

ただし、オフライン環境では利用が制限される場合があります。また、クラウドサービスのセキュリティはベンダーによって異なるため、データ暗号化やアクセス管理のしくみを事前に確認することが重要です。

オンプレミスタイプ（インストールタイプ）

オンプレミスタイプの勤怠管理ソフトは、自社のサーバーにシステムをインストールして運用する形態です。クラウドタイプとは異なり、社内ネットワーク内で完結するため、強固なセキュリティ環境を構築しやすいのが特徴です。一般的に、機密情報を扱う企業や、厳格なセキュリティポリシーを持つ大企業に適していると言われます。

多くはパッケージ製品というよりもOEMに近い形で提供されることが多く、導入する企業の業務フローに合わせて勤怠システムそのものを柔軟にカスタマイズできるのが大きなメリットです。打刻方法や集計ルール、承認フローの変更といった機能面の調整だけでなく、他の社内システムとの複雑な連携も実現しやすくなっています。

ただし、導入時の初期費用やシステム管理の負担が大きいため、導入を検討する際は運用コストやIT人材の確保も考慮しましょう。

勤怠管理ソフトの主な機能

勤怠管理ソフトには、従業員の出退勤記録や労働時間の集計を効率化するさまざまな機能があり、加えて、勤務シフトの作成や管理など、現場の運用に役立つ機能を備えているソフトも多くあります。導入にあたっては、従業員・管理職・給与計算担当者といった各立場から必要な機能を把握しておくとよいでしょう。

従業員向けとしては、スマートフォンやパソコンからの打刻機能や、休暇申請・シフト確認ができるワークフロー機能があります。管理職向けには、残業時間のアラートや申請・承認管理などの機能が、適正な労務管理を支援します。給与計算担当者向けには、勤務時間の自動集計や給与計算システムとの連携機能が、業務の負担を軽減します。

従業員視点で使用するのは打刻機能・ワークフロー機能

勤怠管理ソフトの基本機能として、従業員が日々の出勤・退勤を記録する「打刻機能」と、休暇申請や残業申請を行う「ワークフロー機能」があります。

打刻機能は、パソコンやスマートフォンから簡単に出退勤を記録できるもので、ICカードや指紋認証、顔認証など多様な方法に対応しています。外出先やテレワーク時でも打刻でき、柔軟な働き方に適応可能です。打刻データは自動集計され、給与計算に活用できるため、手作業のように入力ミスなどが生じるリスクも抑えられます。

ワークフロー機能では、従業員が有給休暇や残業申請、打刻修正をオンラインで行い、管理者がシステム上で承認できます。残業時間や休憩時間の記録も可能で、適正な労働時間管理に役立ち、申請・承認業務の効率化にもつながります。

管理職視点で使用するのはワークフロー機能・アラート機能

管理職が勤怠管理ソフトを利用する際は、ワークフロー機能とアラート機能が大きな助けとなります。ワークフロー機能では、従業員の休暇や残業申請をオンラインで承認でき、リアルタイムで承認状況を確認することで手続きが効率化します。

また、アラート機能は、長時間労働や打刻漏れなど、勤怠における注意すべき兆候を事前に検知できるため、従業員の健康管理や法令順守に役立ちます。特に、従業員の労働時間が上限に近づいている状況を把握しやすく、過重労働を未然に防ぐことが可能です。こうした機能により、管理職の負担軽減と管理業務の効率化を図れることができます。

給与計算（業務）担当者で使用するのは集計機能

集計機能により、従業員の労働時間や残業時間、休憩時間、深夜労働時間、休日労働時間などを自動的に集計できます。法定労働時間の超過や、36協定に基づく残業時間の制限も自動でチェックできるため、労務リスクの軽減に役立ちます。また、手作業と比べて集計ミスなどのリスクも減り、業務の効率化に貢献します。

多くの勤怠管理ソフトでは、集計データをCSV形式などでエクスポートできる機能を備えており、給与計算ソフトとの連携が可能です。給与計算の手間を削減し、入力ミスを防げるだけでなく、業務の負担を大幅に軽減できます。

さらに、勤怠管理ソフトで集計したデータは、労働環境の改善や生産性の向上に向けた分析にも活用できます。例えば、前年の勤怠データを分析することで、繁忙期や特定の部門に業務が集中する時期を把握でき、事前に業務を調整したり、人員を増やしたりといった対応が可能になります。また、勤怠データと売上や人件費データを組み合わせて分析すれば、収益性の高い部門に人員を適切に配置するなど、経営判断にも役立ちます。

勤怠管理ソフトの選び方

勤怠管理ソフトを導入する際は、自社の運用に適した機能やコスト、他システムとの連携の可否を考慮することが重要です。業務効率化を図るためには、単に打刻や集計の機能があるだけでなく、管理業務の負担を軽減できるしくみも確認しましょう。加えて、個人情報や労働時間データを扱うため、データの暗号化やアクセス制限などセキュリティ対策が整っているかも重要な選定ポイントです。サポート体制や無料トライアル期間の有無なども比較したうえで、自社に最適な製品を選んでください。

1. 使用したい機能があるか

勤怠管理ソフトを選ぶ際には、まず自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。基本的な機能としては、出退勤管理・残業申請・有給休暇管理などが挙げられます。加えて、シフト管理やプロジェクトごとの工数管理といったオプション機能が備わっていれば、業務の効率化がさらに進みます。

また、将来的な事業拡大や、働き方の変化に柔軟に対応できるかといった点も重要です。例えば、リモートワーク対応やICカード・スマートフォン打刻、アラート機能などを備えているか、といったことも確認しましょう。

2. 料金プランが予算に適しているか

勤怠管理ソフトの料金プランは、初期費用・月額費用・利用人数に応じた費用など、製品ごとに異なります。特にクラウドタイプとオンプレミスタイプではコスト構造が異なるため、導入前に比較検討が必要です。

クラウドタイプは、月額課金制が一般的です。利用人数に応じた従量課金モデルを採用しているケースが多く、月々の費用は比較的安価ですが、長期間の運用でかかるコストも考慮しておきましょう。

オンプレミスタイプは、一括ライセンス費用に加え、サーバー機器費用や保守費用が発生します。初期投資は高額ですが、クラウド型と比較してコスト面で有利になるケースもあります。ただし、実際のトータルコストは、運用期間や従業員数、メンテナンス・更新時の費用、追加機能の有無、サポート体制などによって大きく変動します。導入を検討する際はこれらの要素も十分に考慮しましょう。

3. 給与計算システムなど他システムとの連携できるか

給与計算システムや人事管理システムとの連携が可能かどうかも確認しましょう。既存の他システムと連携できれば、データ入力の手間を省き、業務効率が大幅に向上します。例えば、勤怠データが自動的に給与計算システムに反映されることで、手作業での入力ミスや時間のロスを防げます。

連携方法としては、API連携やCSVエクスポートが一般的です。API連携が可能であれば、システム間でリアルタイムにデータをやり取りでき、業務がよりスムーズに進行します。

また、同じベンダーやシリーズのシステムを既に導入している場合、独自の連携機能が提供されることもあり、この場合は、よりシームレスなデータ連携が可能です。システム間でのデータのやり取りがスムーズであれば、さらなる業務効率化が期待できます。

4. サポート体制は充分か

サポート体制が充分かどうかは非常に重要です。システムの導入時だけでなく、運用中にもさまざまなサポートが必要になるためです。例えば、設定方法や操作方法についての質問や、導入後に発生するトラブルへの対応がスムーズに行えるか確認しましょう。特に、労働基準法など法令に関する質問が生じる場合、専門的な知識を持った担当者からのアドバイスを受けられると非常に助かります。

サポートの方法についても、電話やメール、チャットなど、複数の連絡手段が用意されていると安心です。また、対応日や対応時間も確認しておくとよいでしょう。

5. 無料トライアル・お試し期間はあるか

無料トライアルやお試し期間の有無も重要です。実際に操作して使い勝手や機能を試せば、自社の要件に合致しているかをより正確に評価できます。従業員にも試用してもらい、使用感や意見を収集すれば、導入後のスムーズな運用につながります。特に初めて導入する場合は、無料トライアルを利用して、機能性や操作性を徹底的にチェックしましょう。

おすすめの勤怠管理ソフト10選

クラウドタイプとオンプレミスタイプ、それぞれに特徴があるため、目的に応じた選定が求められます。最後に、クラウドとオンプレミスのタイプごとに、おすすめの勤怠管理ソフトを5つずつ紹介します。いずれも使いやすさ、機能性、サポート体制などを総合的に評価して選んだものです。自社のニーズに合った製品を選ぶ参考にしてください。

クラウドタイプ（クラウド型）おすすめ5選

クラウドタイプ勤怠管理ソフトのおすすめ製品には、使いやすさや機能の充実度が評価されている以下の5つがあります。

インストールタイプ（オンプレミス型）おすすめ5選

インストールタイプ（オンプレミスタイプ）の勤怠管理ソフトのおすすめ製品としては、以下の5つが挙げられます。

初めての勤怠管理ソフト導入は無料体験での試用がおすすめ

勤怠管理ソフトの導入は、企業の業務効率化や労務管理の強化に大きく貢献します。しかし、どの製品が自社のニーズに最適かは、実際に使ってみないとなかなかわかりません。無料体験を活用して、操作感や機能の使い勝手を事前に確認することをおすすめします。

例えば、弥生株式会社の 「弥生給与 Next」では、給与計算に加えて、勤怠管理機能・労務管理機能を最大3か月無料でお試しできるプランを提供しています。無料体験で操作性や機能を確認して、自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

中小企業を経営する上で代表的なお悩みを「魅せる会計事務所グループ」として自ら実践してきた経験と、約3,000社の指導実績で培ったノウハウでお手伝いさせて頂いております。
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