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【2025年最新】おすすめの給与計算ソフト|タイプや比較ポイントを徹底解説

給与計算ソフトは、給与支払いに付随する計算などを自動で行うツールです。エクセルなどで給与を計算している方や、既にソフトを導入しているものの、使い勝手や機能に不満を感じている方もいるかと思います。ただし、給与計算ソフトにはさまざまなタイプや機能があり、選択を誤ると、思い描いていた運用ができず、効率化が実現できないこともあります。

自社で給与計算ソフトを導入する際には、どのタイプを選ぶべきか、どの機能が必要なのかを総合的に判断することが重要です。本記事では、給与計算ソフトのタイプや比較ポイント、導入のメリット・デメリットを詳しく解説しますので、ぜひ導入の参考にしてください。

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給与計算ソフトとは?

給与計算ソフトは、従業員の給与を自動で算出するシステムで、企業の人事労務部門にとって欠かせないツールです。

勤務時間や手当、保険料などの情報を入力するだけで簡単に正確な給与計算ができ、手作業でのミスを防ぎながら業務効率を高めることができます。基本給や残業代、賞与の計算はもちろん、税金や社会保険料の控除も自動で処理することができます。さらに、給与明細書の作成や勤怠管理、法定帳簿の作成、年末調整といった給与関連の幅広い業務もカバーしています。

また、社労士向けに、給与データから月額変更届や算定基礎届を自動作成できるソフトもあります。さらに、法改正にも適時対応できるため、法令を遵守しつつ安心して利用できる点も魅力的です。給与計算ソフトにはさまざまな種類があるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。

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給与計算ソフトのタイプ

給与計算ソフトは大きく分けて、「人事給与タイプ」「ERPタイプ」「給与計算特化タイプ」の3タイプがあります。

近年では、ほとんどの給与計算ソフトでクラウド(インターネットを通じて提供されるサービス)化が進んでいますが、オンプレミス(自社運用)版を利用している企業もあります。クラウド版はインターネット経由でどこからでもアクセスでき、データのバックアップやソフトウェアの更新も自動的に行われます。

その一方で、オンプレミス版は社内のサーバーにインストールされ、インターネット接続は不要ですが、メンテナンスやアップデートは自社で行う必要があります。また、セキュリティの強化やカスタマイズ性が高く、長期的なコスト管理がしやすいという特徴があります。特に、大規模な企業ではこれらの特徴を活かしてオンプレミス版を選ぶことが少なくありません。

人事給与タイプ

人事給与タイプは、人事管理と給与計算を統合的に行うソフトウェアです。従業員の給与データの管理に加えて、勤怠管理、社会保険料や税金の計算など、人事関連業務を一元的に管理できることが特徴です。

従来は、給与管理ソフト、勤怠管理ソフトなど、複数のソフトウェアを導入し、それぞれに従業員情報を登録する必要がありました。しかし、人事給与タイプ では従業員情報を1つのシステムに集約可能です。そのため、職種や役職、部署の異動があった場合でも、一度のマスター修正で給与計算や勤怠管理にも自動的に反映されます。

また、外部システムとの連携も容易で、データ入力の手間を大幅に削減し、人為的なミスを防止できます。人事給与タイプの多くのシステムでは、必要な機能を選択して、段階的にシステム化を拡張することが可能です。

ERPタイプ

ERPタイプは、企業のあらゆるデータを一元管理できるEPR(基幹系情報システム)を使用し、業務を効率化する統合型の情報システムです。

人事、経理、販売、生産など、多岐にわたる業務データを連携させ、リアルタイムに共有することで、経営の見える化を実現します。それゆえ、幅広いプロセスをサポートし、給与計算、勤怠管理、人事評価などをスムーズに行うことが可能です。また、経費精算や契約管理などのバックオフィス業務も自動化され、従業員はより創造的な業務に集中できる環境が整います。

ERPタイプには、主に大企業向けと中小・中堅企業向けの2種類があります。大企業向けは、多国籍企業や広範な業務フローを持つ企業に適した高度な機能を備え、スケーラビリティや複雑なデータ管理をサポートします。一方で、中小・中堅企業向けは、使いやすさやコスト効率を重視しており、導入や運用が簡単なことが特徴です。両タイプともにグローバル展開に対応した機能を備えた製品が数多くリリースされています。

給与計算特化タイプ

給与計算特化タイプは、給与の計算に特化した機能に絞り込むことで、低コストで導入できる点が特徴のソフトです。

主に給与の自動計算や明細書発行といった基本的な機能に特化しており、シンプルな操作性で、従業員が数十名程度の小規模企業に適しています。ただし、一部のソフトでは、マイナンバー管理機能やWeb明細発行機能、社会保険提出書類の作成支援機能なども搭載しており、給与計算だけでなく、労務管理の一部もサポートできます。これにより、小規模企業でも業務の効率化を図ることが可能です。

給与計算ソフトの選び方

上記のように、給与計算ソフトには3つのタイプがあります。実際にソフトを選ぶ場合、どのような視点が必要なのか以下に解説します。

従業員数に応じて選ぶ

給与計算・管理業務は、企業規模が大きくなるほど複雑化し、人事労務管理や勤怠管理など、関連する業務との連携が不可欠となります。特に中堅以上の規模になると、多様な働き方や雇用形態に対応するため、より詳細な条件設定ができるシステムが必要です。 そのため、従業員数が300名を超え、多数の拠点を持つ企業の場合、要件の定義や自由な設定が可能な統合型システムERPタイプの導入がおすすめです。

その一方で、小規模企業であっても将来的な成長が見込まれる場合は、人事給与タイプの導入がおすすめです。人事給与タイプは、給与計算を中心に、勤怠管理や社会保険手続きなど、人事関連の業務をサポートするシステムで、企業の成長に合わせて柔軟に機能を拡張できるため、将来的な変化にも対応できます。

料金体系やコストで選ぶ

給与計算ソフトの導入を検討する際、初期費用だけでなく、月額利用料、メンテナンス費用、アップグレード費用など、トータルのコストを把握することが重要です。そのうえでニーズに合わせて導入するソフトウェアのコストバランスを慎重に検討してください。

ソフトウェアによっては、1ライセンスで複数人が利用できる定額制や、利用人数に応じて料金が変動する従量課金制など、さまざまな料金体系があります。特に、アルバイトやパートスタッフなど人員の変動が激しい場合は、利用人数に応じて料金が変動するアクティブユーザー課金制を利用する方法も効果的です。

無料トライアル期間の有無で選ぶ

給与計算ソフトの導入を検討する際は、無料トライアルを活用することで、操作性や機能性、自社の業務への適合性を事前に試すことができます。

正社員や契約社員などのさまざまな雇用形態への対応や、給与計算の正確性など、実際の業務に即した検証が可能となり、より精度の高いソフトウェア選びに役立ちます。さらに、トライアル期間中にサポート体制の充実度を確認することで、運用時のトラブルやシステムのアップデートに関するサポートが適切かどうかを判断することが可能です。

給与計算ソフトの比較ポイント

多数の給与計算ソフトの中から自社に合ったものを選ぶには比較することが重要です。どのようなポイントを押さえればよいのかを以下に解説します。

外部システムとの連携性

勤怠管理や人事情報などの各システムや、会計ソフトとのスムーズなデータ連携が可能な給与計算ソフトであれば、入力作業の手間を大幅に削減し、業務効率化に大きく貢献します。勤怠管理システムと連携すれば、従業員の勤務時間がそのまま給与計算に反映され、人事情報システムとの連携で各種手当の調整もスムーズに行えます。

外部システムとの連携性を確認する際は、CSV連携やAPI連携などの方法に注目しましょう。API連携ならリアルタイムでのデータ共有が可能で、さらなる効率化が期待できます。さらに、e-Govと連動できれば、電子申請が可能になります。また、給与明細のWeb配信機能があるソフトなら、従業員がオンラインで給与明細を確認できるため、ペーパーレス化が進み、利便性も向上します。

サポート対応

給与計算では、処理が集中する月末や締め日、年末などに操作上の疑問や対応の遅れが発生しやすい傾向にあります。そのため、円滑な給与計算を実現するためには、迅速なサポートが欠かせません。給与計算ソフトの導入前に、サポート窓口の対応日時や時間帯、問い合わせ方法(電話、メール、チャットなど)、実際の返信までの時間などを比較検討することが重要です。

近年では、チャットやメールでの対応が主流となっています。また、クラウド型ソフトウェアでは、電話サポートなどが有料のケースもあり、プランによっては利用できない場合もあります。インストール型でも、サポート体制は製品によって異なり、有償・無償のサービスが提供されています。実際の利用者の口コミも参考にして、自社のニーズに合ったサポート体制が整っているかを確認してください。

給与計算ソフトを導入するメリット

給与計算ソフトの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。以下では、具体的なメリットを確認していきます。

業務の効率化を図れる

給与計算システムを導入することで、勤怠データの取得や給与明細の作成、さらには銀行振込まで、給与計算にかかわる一連の業務を自動化できます。これにより、入力ミスや計算ミスを大幅に減らし、業務効率を向上させることが可能です。また、複雑な勤務形態や給与体系にも対応できるため、給与明細の発行や社会保険料、所得税などの計算も迅速に行え、業務全体のスピードアップが期待できます。

業務の属人化を解消できる

給与計算業務を特定の担当者が行う場合、その担当者が不在になると業務が滞るリスクがあります。しかし、給与計算ソフトを導入することで業務フローが標準化されるため、属人化を防ぐことが可能です。これにより、仮に担当者が退職や異動した場合でも、スムーズに業務を引き継げる体制が整うため、業務に支障が出ません。 ただし、ソフトを正確に運用するには、一定の実務経験や基本的な知識が求められるため、担当者には適切な研修を受講していただくのが望ましいです。

法改正に自動で対応できる

人事・労務分野では、雇用保険や社会保険における料率の変更が頻繁に行われるため、担当者は常に最新の知識を基に正確な計算を行う必要があります。しかし、手作業では法改正の見落としや誤解が生じるリスクがあります。

こうした問題は、給与計算システムの導入により大幅に改善することが可能です。法改正のたびにシステムが自動でアップデートされるため、担当者が個別に対応する手間を省き、常に最新の法規に基づいた正確な給与計算ができます。これにより、従業員からの信頼を維持し、企業のコンプライアンス遵守にも貢献します。

給与計算ソフトを導入するデメリット

給与計算ソフトの導入には、さまざまなメリットがありますが、以下のようなデメリットもあります。ただし、これらのデメリットは適切な対策を講じることで回避することが可能です。

初期費用・運用費用がかかる

給与計算システム導入には、クラウド型であれば月額利用料、インストール型であればまとまった初期費用が発生します。コストの面での負担があるため、導入を検討する際には、給与計算業務の削減できる時間や人件費との費用対効果をしっかりと考慮することが重要です。導入によって得られる効率化や業務の正確さが、費用を上回る場合には、導入を検討するとよいでしょう。

データの移行に時間がかかる

エクセルや手作業で給与計算を行っていた場合、給与計算ソフトへの移行には、給与計算のルールをシステムに組み込む作業が必要です。また、既に別の給与計算ソフトを使用している場合には、データの移行作業も行わなければなりません。設定に不安がある場合や、移行にかかる手間を軽減したい場合には、初期設定や運用のサポートを利用するのも1つの方法です。

給与計算ソフトに関するよくある質問

給与計算ソフトの導入やソフトウェアの切り替えを検討する際によく寄せられる質問を、以下にご紹介します。

給与計算ソフトを導入する際の注意点は?

給与計算ソフトの導入を検討する際は、料金体系、機能、サポート体制など、さまざまな要素を比較検討することが重要です。給与計算ソフトは提供会社ごとに特徴や料金が異なるため、使用感やサポート体制の差も含め、複数の会社を比較することでコストパフォーマンスの違いが把握しやすく、適切なサービスを選定しやすくなります。

料金体系についても、従量課金制や定額制などの違いがあり、導入前に確認が必要です。単なる価格ではなく、削減できる人件費や業務時間との費用対効果や、目的とする使い方ができるかどうかも重要な判断ポイントです。また、価格に大きな差がない場合は、機能の違いが選定の際の決め手になります。

加えて、自社の就業規則などに合わせた機能が備わっているかも確認が必要です。例えば、就業規則に定められた条件を反映できない場合、運用に支障をきたす可能性があります。また、給与計算実務の経験がある担当者がソフトウェアを運用しないと、計算ミスなどのリスクが生じるため、経験者の管理の下で導入することが望ましいででしょう。

複数のソフトウェアを比較し、コストパフォーマンスと機能性のバランスが取れたシステムを選ぶことで、スムーズな導入と業務効率化が期待できます。

会計ソフトと給与計算ソフトの違いは何ですか?

会計ソフトは企業全体のお金の動きの管理を目的とし、売上や経費、決算や税金計算など幅広い会計業務をサポートします。給与計算ソフトは従業員の給与計算に特化しており、給与明細の作成や社会保険料の計算などを自動化します。すなわち、会計ソフトは企業全体の財務状況を把握するためのツールであり、給与計算ソフトは従業員への支払業務を効率化するツールです。

少人数でも使いやすい給与計算ソフトは?

少人数の企業では、クラウド型の給与計算ソフトの導入がおすすめです。直感的な操作性で、給与計算が初めての方でも簡単に利用できる点が理由としてあげられます。また、クラウド型では多くの場合、従業員数に応じて料金が変動する従量課金制を採用しているため、少人数の企業ほどコストを抑えられます。さらに、一定人数までは無料で利用できるソフトウェアもあり、導入しやすいのも特徴です。

自社に最適な給与計算ソフトで業務を効率化しよう

給与計算ソフトの導入により、業務の効率化や法改正への自動対応など、多くのメリットが得られます。給与計算ソフトにはオンプレミス型(自社のサーバーにインストールして運用するタイプ)やクラウド型(インターネット経由でアクセスし、提供者のサーバーで管理されるタイプ)など複数のタイプがあり、それぞれに特徴があるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

特にクラウド型を検討している方には、弥生のクラウド給与サービスがおすすめです。給与の自動計算はもちろん、年末調整のペーパーレス化も可能で、業務負担を軽減します。給与計算の効率化を目指す方は、ぜひ一度検討してみてください。

  • 2024年10月時点の情報を基に制作しています。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

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