納品書は再発行できる？記載内容や注意点について詳しく解説

監修者：辻・本郷税理士法人／辻・本郷ITコンサルティング

2023/03/29更新

納品書は、商品やサービスを納品したことを発注者に伝えるための書類です。法律で発行が義務付けられているわけではありませんが、納品書があると納品物の詳細を確認でき、取引先の安心感にもつながります。

では、もし納品書を再発行してほしいと取引先から依頼されたら、どうすれば良いのでしょうか。ここでは、納品書の再発行が可能かどうかと、納品書を再発行する場合の記載内容や注意点などについて、詳しく解説していきます。

納品書とはどのような書類？

納品書は、発注された商品や仕事が納品・完了したことを示す証憑です。納品書を発行する側にとっては、商品などを発注どおりに納品したことを証明する意味があります。

また、納品書を受け取る側は、納品書と実際の納品物を照らし合わせて、注文どおりの内容で納品されているかどうかをチェックすることができます。

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納品書は再発行が可能

結論からいえば、納品書は再発行が可能です。取引先から「納品書を再発行してほしい」と依頼されたら、再発行に応じても問題ありません。

そもそも、納品書は法律で発行が義務付けられている書類ではないため、本来は再発行の義務もありません。しかし、その後の取引先との関係性を考えれば、依頼に応じて再発行した方が望ましいといえるでしょう。

納品書の再発行が求められるのは、次のようなケースです。

納品書を再発行するケース

• 納品書の紛失
  取引先の担当者が納品書をなくしてしまった、または誤って捨ててしまったというケースです。相手のミスが原因ではありますが、依頼されたら再発行に応じても問題ありません。
• 納品書の記載ミスや記載漏れ
  商品名や数量、金額など、納品書の記載内容にミスや漏れがあるケースでも、納品書を再発行します。この場合は自社のミスなので、すみやかにお詫びの連絡を入れると共に、正しい内容の納品書を再発行することが大切です。対応が遅れると、取引先からの不信感を招くおそれもあります。

納品書を再発行する際の注意点

取引先が納品書を紛失した場合は同じ内容の納品書を、記載内容に誤りなどがあった場合は正しい内容に修正した納品書を再発行します。いずれのケースでも納品書を再発行する際には、下記の3点に注意が必要です。

同じ納品書番号で作成する

一般的に納品書には、正確な管理を行うために、1通ごとに「納品書番号」が割り振られています。納品書を再発行するときには、新しく番号をつけるのではなく、元の納品書の納品書番号をそのまま使用します。当初発行した納品書と再発行の納品書で番号が異なると、納品先で確認するときに混乱が生じる可能性があるからです。

また、1つの取引に対して2つの納品書番号が存在すると、自社で管理をするうえでもミスの原因になりかねません。同じ納品書番号で作成することで、再発行であることが明確になり、その後の混乱や管理ミスを防ぐことができます。

納品した日付は変更しない

再発行する納品書に記載する納品日は、納品書を再発行した日ではなく、元の納品書と同じ日付を記載するようにしてください。

納品日とは「実際に商品やサービスを納品した日」のことです。納品書を再発行したからといって、納品日が変わるわけではありません。日付を変更してしまうと、実際にいつ商品を納品したのかがわからなくなり、混乱を招くおそれがあります。

納品書が再発行であることを明確にする

再発行する納品書には、「再発行」と明記するかスタンプを押すなどして、再発行であることがわかるようにしておきましょう。パッと見て再発行であることがわからないと、取引先で誤って二重に処理してしまうことも考えられます。取引先に渡す納品書はもちろん、自社で保管する納品書の控えにも、再発行であることをきちんと明記しておきます。

納品書に記載する内容

納品書に記載する主な項目は、企業や業種、取引内容などによっても異なります。しかし、「いつ・何を・いくつ・いくら分・どこへ納品したのか」がわかるよう、下記のような項目は必須といえるでしょう。
なお、他にも必要に応じて納品書に記載する項目があります。初回の契約時や打ち合わせの際に、納品書に記載すべき内容について取引先に確認しておくと安心です。

納品書の交付を受ける事業者の氏名または名称

発注者の氏名や会社名を正式名称で記載します。株式会社や一般社団法人といった名称も、「（株）」「（一社）」などと略さずに正式名称で記載します。なお、企業によっては担当部署や担当者名まで記載が必要なこともあるので、事前に確認しておくと安心です。

取引年月日

商品やサービスを実際に納品した日付を記載します。配送の都合などにより、納品物が先方に到着する正確な日付が把握できない場合は、出荷日を記載するのが一般的です。

納品書番号

納品書を社内で管理するための番号です。見積書や請求書などの番号とリンクさせて一括管理するケースもあります。

納品書作成者の氏名または名称

納品書の発行者である自社の社名（個人事業主なら氏名や屋号）、住所を記載します。電話番号やメールアドレスなども併せて記載しておくと、発注者側から確認事項があったときに連絡をとりやすくなるでしょう。

取引内容

納品物の品名・数量・単価・金額（単価に数量を掛けた金額）を記載します。品名は、商品名や品番など、自社と相手先の双方にとってわかりやすく記載することが大切です。また、数量は一般的に個数を記しますが、具体的な数量の記載が難しい納品物の場合は「一式」でも構いません。

合計金額（軽減税率の対象品目である旨）

納品した商品やサービスと消費税の合計金額を記載します。

なお、商品の中に、軽減税率（8%）の対象品目が含まれている場合は、その旨がわかるように記載する必要があります。なお、納品書をインボイス制度の適格請求書として使用することを前提とするのであれば、消費税の税率ごとの合計金額と適用した税率も記載する必要があります。

納品書が不要なケース

納品書は商品やサービスが納品されたことを証明する書類ですが、納品時に必ずしも発行しなければいけないわけではありません。基本的には納品書があった方が管理に役立ちますが、場合によっては納品書が不要なケースもあります。

例えば、次のようなケースでは、納品書は不要とされることが少なくありません。

その場で代金が支払われるケース

商品などの納品と同時に、その場で代金が支払われる場合は、わざわざ納品書と照らし合わせなくても、発注どおり納品されているかを確認することができます。そのため、一般的には納品書の発行は省略されることが多いです。ただし、何も書類を作成しないわけではなく、代金の支払いと引き換えに領収書を発行することがほとんどです。

定期納品や長期契約のケース

定期納品や長期契約などの場合は、1回の納品ごとに納品書を作成するのではなく、一定期間分をまとめた納品書を発行することがあります。ただし、企業によって、どれくらいのペース・期間で納品書が必要かという、認識は異なります。後々トラブルを招かないように、契約時には、納品書の発行ペースやタイミングについても取引先に確認しておきましょう。

納品書の保存期間

納品書は法律で発行が義務付けられている書類ではありませんが、発行または受領した場合は、一定期間保存しなければなりません。納品書の保存期間は、法人は法人税法、個人事業主は所得税法によってそれぞれ定められています。これは、紙の納品書も電子データの納品書も同様です。

法人の場合、納品書の保存期間は、「事業年度の最終日から2か月（事業年度の確定申告書の提出期限）が経った翌日から7年間」です。なお、青色申告で赤字決算の場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。

個人事業主の場合は、青色申告・白色申告ともに、「確定申告期限の翌日から5年間」です。なお、インボイス制度の開始後は、納品書をインボイスとして取り扱う場合の保管期間は7年間となります。

納品書を電子データ化するメリット

従来は紙での保存が基本だった納品書も、電子帳簿保存法によって電子データ化が可能になりました。
納品書を紙で作成・発行していると、入力、確認、印刷、封入、発送と、一つひとつの作業に人の手が必要になり、時間もコストもかかってしまいます。

また、前述したように、納品書は法人なら7～10年間、個人事業主なら5年間の保存義務があります。それだけの期間、紙の納品書を保存するには、ファイリング作業や保管スペースの確保、キャビネットや棚の購入、管理体制の構築など、やはり多大な手間とコストがかかります。

納品書を電子化すれば、このような紙代、印刷代、封筒代、郵送代、保管場所などが不要になり、作業の効率化とコスト削減につながります。電子化した納品書はシステム上で一元管理できるので、情報の共有もしやすくなり、過去の納品書を確認したいときにも簡単に検索できるようになります。

さらに、郵便事故などのトラブルも防ぐことができ、もし取引先から再発行を依頼された場合も、オンライン上で手間なくスピーディーに再発行が可能です。紙の納品書では起こりがちな紛失や劣化、破損などのリスクも低減でき、保管時のセキュリティも強化できます。

納品書の発行には便利なクラウドサービスを活用しよう

納品書の作成方法は、必要な項目が記載されていれば、手書きやExcelでも問題ありません。しかし、手書きやExcelでは印刷や郵送などの手間がかかるうえ、記入ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。納品書にミスがあると再発行が必要になり、さらに手間やコストがかかってしまうでしょう。

納品書の発行業務を効率化するには、クラウドサービスの利用がおすすめです。「Misoca」なら、品目管理機能が入力を補完してくれるので、すべてをいちいち手入力する必要がありません。過去の納品書からの複写や、請求書・領収書への変換もできるので、転記ミスや記入漏れも防げます。2023年10月からのインボイス制度への対応も電子帳簿保存法に則って電子データでの納品書発行も可能です。

また、納品書のメール送付・PDF発行・リンク共有は、ワンクリックで完了。作成した納品書はステータスと共に一覧表示され、取引先への送付漏れがないかひと目で確認できます。もし取引先から納品書の再発行を依頼された場合も、ワンクリックでスピーディーな対応が可能です。

なお、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法によって、電子データで発行した納品書は、電子データのままで保存することが義務付けられました（2023年12月末までは経過措置あり）。「Misoca」なら、作成した各種帳票を電子帳簿保存法の要件を満たす形で自動電子保存・管理することができ、紙への印刷や原本での保管が不要になります。納品書をはじめとする証憑の効率的な作成とペーパーレス化の促進のためにも、便利なクラウドサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

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この記事の監修者辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
Webサイト：https://www.ht-tax.or.jp

この記事の監修者辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。