納品書は再発行できる？具体的な方法や注意点、依頼時のマナーを解説

2026/06/30更新

「取引先から納品書を再発行してほしいと言われたが、応じても問題ないのだろうか」「受け取った納品書を紛失してしまった。角が立たないように再発行をお願いしたい」
このように、納品書の再発行について疑問や悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
納品書は、再発行をしても問題ありません。求めに応じて対応することも、依頼することも可能です。ただし、再発行する際は二重計上や二重請求といった会計上、税務上のトラブルにつながらないよう、適切な対応が必要です。
また、納品書を適格請求書（インボイス）として扱う場合は、受け取った側の紛失などを理由とした再発行には必ずしも応じる必要はありませんが、記載内容に不備があり適格請求書の要件が満たせないケースでは、適格請求書の要件を満たすように修正した納品書を再発行する義務が生じます。
本記事では、納品書を再発行する側の正しい手順やインボイス制度との関係、そして再発行を依頼する側のマナーやメール例文まで、詳しく解説します。

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目次: 納品書は再発行が可能; 納品書を再発行する際の3つの注意点; インボイス制度に対応した納品書の再発行; 納品書の再発行を依頼する際のマナーとメール例文; 納品書の再発行を効率化し手間をなくす方法; 納品書の基礎知識をおさらい; クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

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納品書は再発行が可能

納品書は、商品やサービスを相手に納入したことを証明する重要な書類です。原則として一度発行した納品書を安易に再発行することは避けるべきではありますが、一定の事情がある場合は再発行しても構いません。

納品書を再発行する主なケース

納品書の再発行が必要になる状況としては、主に以下の2つのケースが考えられます。

納品書を発行した側（受注者）の事情によるケース

金額、数量、日付などの記載内容に誤りがあった
宛名（会社名や担当者名）を間違えて発行してしまった

納品書を受け取った側（発注者）の事情によるケース

納品書を紛失してしまった
保存中に納品書を汚損してしまった

いずれのケースにおいても、正しく再発行を行えば法的に問題になることもありません。

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納品書を再発行する際の3つの注意点

まず、納品書を発行した側（受注者）の観点で、再発行する際に最も注意すべきなのは「二重発行」によるトラブルです。同じ内容の納品書が2枚存在してしまうと、取引先が二重に経費計上してしまうなど、税務上の問題に発展する可能性があります。

こうしたトラブルを未然に防ぐため、納品書を再発行する際には以下の3つのポイントを押さえるようにしましょう。

1.管理番号（納品書番号）は変えずに発行する

納品書を再発行する際、管理番号（納品書番号）は最初に発行したときと同じ番号を使用するのが基本です。別の番号を割り振ってしまうと、会計システム上・帳簿上で「全く別の新しい取引があった」と誤認され、二重計上の原因となります。

もし、社内の管理ルールの都合などで、再発行したことがわかるようにしたい場合は、元の番号の末尾に「-2」のような枝番を付けるといった工夫をしましょう。

2.納品書は初回発行時と同じ日付で作成する

再発行する納品書の日付は、「再発行を行った日」ではなく、「当初の納品日（最初に発行した納品書の発行日）」を記載します。

日付を変更してしまうと、売上や仕入を計上する取引日がズレてしまい、受注者・発注者ともに正しい会計処理ができなくなる恐れがあります。あくまで「元の書類をもう一度出す」という認識で取り扱うようにしてください。

3.再発行であることを明確に記載・押印する

管理番号や日付、その他の記載内容は基本的に変えませんが、「これが再発行した納品書である」ことが一目でわかるようにする処理も必要です。

その一般的な方法としては、納品書の余白や目立つ場所に、赤字で「（再発行）」と記載するか、市販の「再発行」スタンプを押印するというものがあります。これにより、取引先が誤って元の納品書と再発行された納品書の両方を処理してしまうミスを防ぐことができます。

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インボイス制度に対応した納品書の再発行

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、適格請求書発行事業者は、取引先から求められた場合、適格請求書（インボイス）を交付する義務があります。

納品書も要件を満たせばインボイスとして扱うことができるため、その内容に不備があった場合には、速やかに修正・再発行に応じる義務があります。

納品書の内容に不備がなく、受け取った側の紛失や汚損が理由の場合は、インボイス制度での再発行の義務はありません。ただし、良好な取引関係の維持や商慣習上、再発行に応じるのが一般的です。

再発行する際は、前述の通り「再発行」である旨を明記し、二重交付にならないよう注意して対応しましょう。紙で発行された納品書を紛失により再発行し、元の書類が見つかった場合は、どちらかの納品書を破棄してもらうよう取引先に連絡しておくと安心です。

参照：国税庁「交付した適格請求書に誤りがあった場合の対応」
参照：国税庁「交付を受けた適格請求書に誤りがあった場合の対応」

インボイス制度に対応した納品書の具体的な書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。

納品書の書き方・作り方｜インボイス制度への対応や注意点も解説

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納品書の再発行を依頼する際のマナーとメール例文

ここからは、納品書を受け取った側（発注者）の視点で、再発行を依頼する際のポイントについて解説します。納品書を紛失してしまったり、相手の記載ミスを見つけたりして再発行をお願いする場合は、相手との関係性も考慮し不用意に角を立てないよう配慮が必要です。

できれば電話で一報を入れ、その後記録を残すためにメールでも依頼するのが丁寧なマナーです。以下に、すぐ使えるメール例文を紹介します。

紛失・汚損による再発行の依頼メール例文

一度受け取った納品書の紛失や汚損など、発注者の側に非があるケースでは、まず謝罪の意をしっかりと伝え、再発行が必要な納品書を相手が特定しやすいように「発行日」や「納品書番号」を記載しましょう。

件名：納品書再発行のお願い（株式会社〇〇）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（自分の名前）です。

大変恐縮なお願いで申し訳ありませんが、
〇月〇日付で発行いただきました下記案件の納品書につきまして、
再発行をお願いできないでしょうか。

・納品書番号：〇〇〇〇
・案件名：〇〇〇〇
・納品日：〇〇年〇月〇日

当初の納品書を弊社にて誤って紛失してしまった可能性が高く、
経理処理上、改めて納品書が必要となっております。

こちらの不手際でお手数をおかけすることとなり大変恐れ入りますが、
ご確認・ご対応をいただけますと幸甚です。

何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————————–
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇
TEL：000-000-000
メールアドレス：example@example.com

記載内容ミスによる修正・再発行の依頼メール例文

受注者の側で納品書を発行した際に金額や宛名などのミスがあったことを見つけ、再発行を依頼することになった場合は、相手に非があるものの責めるような表現は避け、「確認のお願い」というトーンで事実を伝えるようにします。

件名：納品書の内容確認と再発行のお願い（株式会社〇〇）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇（自分の名前）です。

〇月〇日付で発行いただいた納品書（番号：〇〇〇〇）につきまして、
記載内容の確認をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

納品書の合計金額が「〇〇円」となっておりますが、
見積書の時点での合計金額「〇〇円」と相違しているようにお見受けいたします。
（このように記載ミスについて端的に指摘）

お忙しいところ大変恐れ入りますが、記載内容をご確認いただき、
誤りがある場合は修正済みの納品書を再発行していただくことは可能でしょうか。

本メールと行き違いで既にご対応いただいている場合はどうぞご容赦ください。
ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————————–
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇
TEL：000-000-000
メールアドレス：example@example.com

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納品書の再発行を効率化し手間をなくす方法

納品書の再発行は、作業自体はそれほど難しいものではありませんが、手書きやExcelなどで納品書を作成・管理している場合は、いざ再発行を求められると想像以上の手間がかかってしまうことがあります。

これまで発行した納品書から該当のファイルを探し出すのに時間がかかる
元の納品書から内容を転記する際にミスをしてしまうリスクがある
印刷・押印・郵送の手続きを再度やり直さなければならない

また、紙で納品書をやり取りしている限り、取引先の方で「紛失されてしまうリスク」は常につきまといます。

クラウド化で「すぐ再発行できる」「紛失されにくい」仕組みを

このような再発行にかかる手間やリスクの解消に有効なのが、納品書作成業務の「クラウド化」と「ペーパーレス化」です。

弥生のクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」なら、これらの悩みを一挙に解決できます。

過去の書類をクラウドで一元管理

過去に発行した納品書がクラウド上に保存されているため、検索機能ですぐに探し出すことができます。
ワンクリックで複製・再発行が可能

元データの内容のまま、ワンクリックで複製を作成でき、再発行の手間が大幅に削減されます。
メール送信や共有リンクで紛失リスクを低減

作成した納品書はメールや共有リンクの発行で送付でき、取引先は紙ではなくデータで受け取れるので、紛失されるリスクを小さくできます。
インボイス制度にも対応

最新の法令に対応したフォーマットで納品書を作成でき、適格請求書（インボイス）としての要件も満たせます。

日々の事務作業の負担を減らし、より生産性の高い業務に集中するためにも、クラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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納品書の基礎知識をおさらい

最後に、納品書に関する基本的な知識をおさらいしておきましょう。

納品書に記載する基本内容

一般的な納品書には、以下の項目を記載します。

宛名（納品書を受け取る事業者の氏名または名称）
取引年月日（納品日）
納品書番号（管理番号）
自社情報（納品書を発行した事業者の氏名または名称）
取引内容（品名、単価、数量）
合計金額（税抜金額、消費税額、軽減税率の対象品目である旨など）

納品書の記載内容についてより詳しく確認したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

納品書とは？領収書や請求書との違い、必要性、作成方法、注意点を解説

納品書の保存期間

納品書・納品書控えの保存期間は、法人で原則として7年（青色申告で欠損金がある場合は10年）、個人事業主は原則として5年です。

納品書が適格請求書（インボイス）に該当する場合は、発行した側（受注者・交付側）・受け取った側（発注者）ともに原則7年間の保存（交付側は控えの保存）が必要です。副業の雑所得においても、適格請求書発行事業者の場合は、適格請求書に該当する納品書の保存が必要です。

また、電子データとして発行・受領した納品書は、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」の要件に沿って保存する必要があります。

納品書の保存についてより詳しく確認したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

納品書が不要なケース

納品書は商品やサービスが納品されたことを証明する書類ですが、納品時に必ずしも発行しなければいけないわけではありません。例えば、次のようなケースでは、納品書は不要とされることが少なくありません。

その場で代金が支払われるケース

領収書の発行により、納品と支払いの確認が同時に行えるため、納品書の発行が省略されるのが一般的です。商品などの納品と同時に、その場で代金が支払われる場合は、わざわざ納品書と照らし合わせなくても、発注どおり納品されているかを確認することができるからです。

定期納品や長期契約のケース

サブスクリプションのような納品・契約形態の場合は、1回の納品ごとに納品書を発行せず、一定期間分をまとめて発行することがあります。ただし、この「一定期間」には特にルールはないので、納品書の発行タイミングについては取引先に確認するようにしましょう。

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