請求書の入金予定日管理がなぜ大事か?入金遅延や回収漏れを防ぐコツ
執筆者: カトウ・マユ
更新
取引先に請求書を送ったり、仕入先から請求書を受け取ったりと、仕事をするうえで請求書のやり取りは必ず発生します。その際に、請求書に書かれている期日どおりに支払われているか確認するのは大事な作業です。売掛金の入金遅れや回収漏れが起きないよう、請求書の入金日を管理するポイントをご紹介します。
POINT
- 請求書の管理と保管を見直し、入金遅れや回収漏れを防ぐ
- 請求書管理の大事な作業「入金消込」
- 請求書の入金予定日をカレンダーアプリで管理するには
請求書の管理と保管方法
請求書は、所得税法や消費税法、法人税法などの法律で保管が義務付けられています。
その期間は法人であれば法人税の申告から7年間、個人事業主で青色申告の場合は、確定申告から7年間(白色申告は、5年)と長く、その期間の請求書の数は膨大な量となってしまいます。
請求書の発行後に大事なのは、期日どおりに入金や支払いが行われたか確認することです。どのように請求書を管理すれば、スムーズに確認できるか見ていきましょう。
取引先へ送付する請求書
送付後は手もとに控えを残し、入金予定日までは「未入金請求書控え」用のバインダーやケースなど用意し支払期限順に保管すると便利です。入金を確認したら「済」の印を押して振込日を記入し、発行月別に「入金済み請求書控え」へ分類して保管します。取引先が多い場合は、取引先別に分類する方が便利です。
請求書の管理に「済み印」の印鑑をひとつ持っておくと便利です。「発送済」「支払済」など用途別にそろえてもいいですね。
請求書管理の大事な作業「入金消込」
納品や役務提供など取引が発生するとその日の売上金額を売掛金として記録します。入金があったら、売掛金を消し、同じ金額を現金や預金に計上します。その入金金額と見合いの売掛金(厳密には売掛金の明細)をマッチングさせて、その得意先の売掛金残高を減少させることを「入金消込」と言います。この売掛金が、請求書の金額や入金予定日と一致しているか確認を忘れないようにしましょう。
売掛金が期日を過ぎても入金されていなければ、すぐに得意先に確認しましょう。なぜ支払われていないのかを把握していなかったことで、手続きが遅れて売掛金を回収できないことも考えられます。請求書の入金日管理は、そのような損を未然に防ぐためにも大事なものなのです。
請求書の支払期日(入金予定日)を管理するには、アプリを使うのも1つの手
取引先が増えると、当然ながら請求書の作成や郵送の作業も増えます。入金回数も増えるので、その確認にも時間が必要です。その管理を負担に感じるなら、請求書作成サービスを使ってみるのも手です。例えば、請求書作成サービスの「Misoca」は、web上で請求書のメール送信や郵送代行手続きが完了するので、自分で印刷や封入、切手を貼ってポストに投函するなどの手間が省けて大変効率的です。すでに使っている方も多いのではないでしょうか?
Misocaの機能で注目したいのは、請求書に記載する支払期日(入金予定日)をMisocaで管理できる点です。
まず請求書を作成する際に、支払期日(入金予定日)を登録します。
他項目を入力し保存すると、支払期日が請求書一覧のページから一目で確認できるようになります。またワンクリックで請求・入金のステータスを変更できるため、管理も面倒くさくないのがポイントです。
さらに、支払期日(入金予定日)での検索も可能なため、月末に一覧で確認する際も問題なく見ることができます。これで入金確認の漏れを防ぐことができますね。
請求書の管理は、売掛金の未回収リスクを回避し、仕事を円滑に進めるためにも、忘れてはいけない大事な作業です。だからこそ、便利なツールも使ってミスのないようにしたいですね。
photo:Getty Images
クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる
クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。
見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成
Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。
各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減
見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムーズにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。
インボイス制度(発行・保存)・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”
Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。
会計・確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化
Misocaで作成した請求書データは、弥生会計、やよいの青色申告、弥生会計 オンライン、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンラインなどの会計・確定申告ソフトに連携することが可能です。請求データを会計ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。
この記事の執筆者カトウ・マユ
1974年生まれ。大学卒業後、出版社等に勤務。出産後は個人事業主として、主にwebメディアの編集業務を行う。会社員時代に子会社の経理・決算業務に携わる機会があり、簿記3級を取得。