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【テンプレートあり】見積書のかがみとは?書き方例、記載内容などを解説

2024/05/01更新

見積書の「かがみ」とは、ひと言でいえば「送付状」のことです。

書類を送付する際に、「宛先」「標題」「日付」「送付物の内容・部数」「作成者名・送付者名」などを記載した表紙をつけますが、それがかがみです。

見積書に限らず、請求書や納品書などさまざまな書類を送る際に付されます。

この「かがみ」は、以下のような理由によりつけたほうがいいものです。

  • 必要事項を簡潔に伝えるため
  • 秘匿性を高めるため
  • 相手に対してていねいな印象を与えるため

また、「かがみ」に記載するのは一般的に以下の項目です。

  • 1 発送年月日
  • 2 宛名
  • 3 見出し
  • 4 前文
  • 5 送付物の内容
  • 6 送付者

さらに、以下のようなルールがありますので、これに従って作成しましょう

  • 一般的には横書きで作成する
  • かがみの用紙サイズは見積書と揃える(一般的にはA4サイズ)
  • 見積書とあわせて三つ折りにし、長形3号の封筒に入れて送る
  • かがみ、見積書、封筒の宛名は一致させる

この記事では、見積書のかがみについて知っておきたいことを解説します。

  • 見積書の「かがみ」とは
  • 見積書にかがみをつけたほうがいい理由
  • 見積書のかがみの書き方
  • 見積書のかがみのルール
  • 見積書のかがみの例
  • 見積書のかがみのテンプレート

見積書の「かがみ(鏡)」とは

見積書の「かがみ」とは「送付状」のこと

見積書の「かがみ」とは、ひと言でいえば「送付状」のことです。

紙の書類を送付する場合は、その前に表紙のような紙を1枚つけ、「宛先」「標題」「日付」「送付物の内容・部数」「作成者名・送付者名」などを記載しておくのが一般的なビジネスマナーとなっています。

この表紙が「かがみ」です。

「鏡」「鑑」と書くことも、「送付状」「頭紙」と呼ばれることもあり、見積書だけでなく、請求書、納品書などさまざまな書類を送る際に同様に用いられます。

シンプルなかがみの例

メールで見積書を送ることもありますが、その場合はメールの本文にかがみの役割を持たせ、書類はデータファイルとして添付するのが通例です。

見積書にかがみをつけたほうがいい理由

前述したように、ビジネスシーンで見積書などの書類を送付する際には、かがみをつけるのが一般的です。

それはなぜでしょうか?

主に、以下のような理由、メリットがあるためです。

  • 必要事項を簡潔に伝えるため
  • 秘匿性を高めるため
  • 相手に対してていねいな印象を与えるため
必要事項を簡潔に伝えるため
第一に、かがみがあることによって、受け取った側は「何が送られてきたのか」「誰がいつ送ってきたのか」といった必要な情報を端的に知ることができます。
それにより、相手はこの書類をどうするか(いますぐ処理するか、のちほどゆっくり検討するかなど)をすぐに判断できるでしょう。
また、書類の内容や部数が書かれていれば、もし不足や紛失があった場合は、「◯◯の書類が◯部足りない」と気づくこともでき、トラブル防止につながります。
秘匿性を高めるため
見積書をはじめ、取引上の書類には、他の人にあまり見られたくないものもあるはずです。
そんなとき、かがみをつけておけば、もし相手がデスクの上に放置してしまっても、重要な書類本体は人の目に触れることはありません。
万が一の情報漏洩を防ぐためにも、かがみは役立つのです。
相手に対してていねいな印象を与えるため
かがみには、必要事項に加えて挨拶文や説明文を添えるのが一般的です。
これにより、受け取る側に「ていねいな仕事をする相手だ」「信頼できそうだ」といった印象を与える効果も期待できます。
もし見積書1枚だけを送った場合は、このような好印象は与えられない可能性があります。
今後の取引を円滑に行うためにも、かがみは必要だと言えるでしょう。

見積書のかがみの書き方

このように、見積書を送る際に大切なかがみですが、ではどのように書けばいいのでしょうか?

具体例やテンプレートも挙げて、わかりやすく説明します。

見積書のかがみに記載すべき内容

まず、見積書のかがみには何を書くべきでしょうか?

以下の見本を見てください。

①発送年月日
見積書を発送した日付を記載します。
西暦か和暦かは特に決まりはありませんので、社内ルールがあればそれに従うか、他の文書とあわせて管理しやすく統一するといいでしょう。
②宛名
見積書を送る相手の名前を書きます。
企業の場合は、正式名称で書きましょう。
「(株)」などの省略もせず、「株式会社◯◯」とするのが正式です。
特に担当者がいない場合は、「株式会社◯◯ 御中」とし、担当者と所属部署がわかっている場合は、「株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯ ◯◯様」と相手の名前もフルネームで記載します。
③見出し
何の連絡なのかがわかるよう、見出しをつけます。
見積書のかがみであれば、「見積書のご送付」「見積書送付のご案内」などと書きましょう。
④前文
簡単な挨拶文で、「前略」で始めて「草々」で結ぶか、「拝啓」で始めて「敬具」で結ぶのが一般的です。
内容は、見本のような短いものでも十分ですし、「先日はお問い合わせいただきありがとうございます。」「よろしくご検討ください。」「ご不明な点があれば、ご遠慮なくお問い合わせください。」といった文章を付け加えて、よりていねいな内容にしてもよいでしょう。
⑤送付物の内容
送付する文書とその部数を記します。
見積書のかがみであれば、「見積書 ◯通」と書きましょう。
他に同送するものがあれば、「見積書 1通/カタログ 2部」といったように併記します。
これにより先方が内容を確認することができ、紛失や送り忘れなどによるトラブルを未然に防ぐことができますので、忘れず記載してください。
⑥送付者
こちらの社名、氏名、連絡先などは記載しなくてもかまいません。
ですが、先方の便利などのために記載したいという場合は、見本の位置か、あるいは右下などに書くとよいでしょう。
その際は、問い合わせができるよう担当者の所属部署、フルネーム、電話番号やメールアドレスなどを書いておくようにしてください。

見積書のかがみのルール

見積書のかがみには、記載内容以外にも以下のようなルールがあります。

  • 一般的には横書きで作成する
  • かがみの用紙サイズは見積書と揃える(一般的にはA4サイズ)
  • 見積書とあわせて三つ折りにし、長形3号の封筒に入れて送る
  • かがみ、見積書、封筒の宛名は一致させる

かがみには法的な決まりなどはなく、いずれもビジネスマナーや慣例ですが、これを守れば相手に失礼に当たることはないでしょう。

見積書のかがみの例

かがみの例をいくつか挙げておきますので、実際に作成する際の参考にしてください。

シンプルなかがみの見本

ていねいな前文付きのかがみの見本

メールのかがみ=本文

Sample 株式会社
営業部 第二営業グループ
山田太郎 様

いつもお世話になっております。
株式会社Misoca 第二営業部の田中一郎です。

この度は「◯◯◯◯」のお見積もりをご依頼いただきまして、ありがとうございます。
早速ですが、お見積書をPDFにてお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点などございましたら、ご連絡ください。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【添付内容】
・◯◯◯◯御見積書(PDFファイル)1通
※御見積書の有効期限:20◯◯年◯月◯日
・◯◯◯◯製品資料(PDFファイル・全◯ページ)1部
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

お忙しいとは存じますが、期限内にお返事いただけましたら幸いです。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

見積書のかがみのテンプレート

また、「見本を見て一から作成するのは手間がかかる」という人もいるでしょう。

そこで、簡単に利用できるテンプレートも紹介しておきます。

以下からダウンロードしてご利用ください。

シンプルな見積書のかがみテンプレート

見積書のかがみ(部署名、担当者名付き)テンプレート

手書きで一言添えたい人向け・見積書のかがみテンプレート

まとめ

  • 見積書の「かがみ」とは「送付状」のこと
  • 見積書にかがみをつけたほうがいい理由は、
    • 必要事項を簡潔に伝えるため
    • 秘匿性を高めるため
    • 相手に対してていねいな印象を与えるため
  • 見積書のかがみに記載すべき項目は、
    • 1 発送年月日
    • 2 宛名
    • 3 見出し
    • 4 前文
    • 5 送付物の内容
    • 6 送付者
  • 見積書のかがみのルールは、
    • 一般的には横書きで作成する
    • かがみの用紙サイズは見積書と揃える(一般的にはA4サイズ)
    • 見積書とあわせて三つ折りにし、長形3号の封筒に入れて送る
    • かがみ、見積書、封筒の宛名は一致させる

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